Electronic Data Interchange (EDI)

Für den Datenaustausch mit Ihren Geschäftspartnern können Sie Electronic Data Interchange (EDI) nutzen. EDI unterstützt Sie beim Austausch von Belegen im Rahmen Ihrer Geschäftsprozesse im Vertrieb und im Einkauf. So können Sie Belege zwischen den Mandanten Ihres Unternehmens oder zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäftspartnern austauschen.

Komponenten des EDI

Komponenten

Bedeutungen

EDI-Konverter

Über den EDI-Konverter und die EDI-Schnittstelle erfolgt der Datenaustausch. Dabei übergibt der Konverter empfangene Daten an die Schnittstelle und übernimmt Daten zur Übertragung von der Schnittstelle. Als Übertragungsweg kann u.a. das Internet genutzt werden.

EDI-Schnittstelle

EDI-Nachrichten

Eine EDI-Nachricht ist eine Übertragungsdatei, in der die auszutauschenden Daten enthalten sind. Aus proALPHA gesendete EDI-Nachrichten werden als Ausgangsnachrichten bezeichnet, in proALPHA empfangene EDI-Nachrichten als Eingangsnachrichten.

Für den Datenaustausch können verschiedene Nachrichtenstandards genutzt werden, z.B. "VDA" oder "pAI". Je Nachrichtenstandard stehen EDI-Nachrichten für unterschiedliche Belege zur Verfügung (Nachrichtenarten).

Welche EDI-Nachrichten verwendet werden können, ist anhand der Anwendungsparameter SD_EDIMessageStandards... und SD_EDIDocumentTypes... konfiguriert.

Damit EDI-Nachrichten ausgetauscht werden können, muss der Datenaustausch mit EDI für die betreffende Nachrichtenart konfiguriert sein.

EDI-Monitor

Der EDI-Monitor unterstützt Sie bei der Bearbeitung von fehlerhaften Eingangsnachrichten mit Lieferabrufen und/oder Feinabrufen zu Abrufaufträgen.

Belege austauschen

Im Rahmen von Geschäftsprozessen wie z.B. der Abwicklung von Kundenaufträgen können Belege über EDI gesendet und empfangen werden. So können z.B. Kunden Bestellungen über EDI an Ihr Unternehmen senden. Bei der Übernahme der Bestellungen werden in proALPHA neue Aufträge automatisch erfasst.

Hinweis: Der Austausch von Belegen über EDI kann als Alternative zum Austausch über die INWB genutzt werden. Ob die Belege einer Belegart über die INWB oder über EDI ausgetauscht werden, ist von der jeweiligen Konfiguration abhängig.

Datenaustausch überwachen

Der Datenaustausch kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informiert werden. Dazu sind für die WorkflowAutomation für den Datenaustausch über EDI verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

Eingangsnachrichten, bei deren Übernahme Probleme aufgetreten sind, werden zur leichteren Identifizierung des Problems zusätzlich mit Fehlercodes gekennzeichnet.

Wenn die WorkflowAutomation für den Datenaustausch über EDI nicht eingerichtet ist, dann werden EDI-Nachrichten, die nicht übernommen oder gesendet werden konnten, den zuständigen Sachbearbeitern automatisch wiedervorgelegt. Welcher Sachbearbeiter die Wiedervorlage erhält, ist abhängig von dem Modul, für das die EDI-Nachricht bestimmt ist oder aus dem die EDI-Nachricht gesendet wurde. So erhält z.B. der EDI-Sachbearbeiter für den Vertrieb eingehende EDI-Nachrichten mit Lieferabrufen für Abrufaufträge. In der Übersicht der Wiedervorlagen ist je Nachricht in der Spalte Bemerkung der Grund der Wiedervorlage ersichtlich. Die Bemerkungstexte für die automatische Wiedervorlage sind in dem Anwendungsparameter SD_EDIMessageToDoListStatus_... hinterlegt.

Die Wiedervorlage einer EDI-Nachricht kann in der EDI-Schnittstelle auch manuell veranlasst werden (Menüpunkt Extras | Workflow/Wiedervorlage). So kann z.B. Systemverwalter die Wiedervorlage an einen Sachbearbeiter veranlassen, wenn dieser über den Inhalt einer EDI-Nachricht mit dem Geschäftspartner Rücksprache halten soll. Die Vorgehensweise beim Wiedervorlegen entspricht im Wesentlichen der Vorgehensweise beim Wiedervorlegen von Belegen.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Informationen zum EDI

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Protokolle über eingegangene Nachrichten

EDI-Schnittstelle; Nachrichteneingang; Menüpunkt Info | Protokoll

Das Protokoll zu einer eingegangenen Nachricht enthält z.B. Informationen über Datum und Uhrzeit der Übernahme einer Nachricht in die Schnittstelle.

Inhalte eingegangener Nachrichten

EDI-Schnittstelle; Nachrichteneingang; Menüpunkt Info | Nachrichteninhalte

Daten einer eingegangenen Nachricht. Zusätzlich können Sie je Zeile einer Nachricht die Struktur der Nachrichtenzeile sowie die Feldinhalte einsehen.

Protokolle über gesendete Nachrichten

EDI-Schnittstelle; Nachrichtenausgang; Menüpunkt Info | Protokoll

Das Protokoll zu einer gesendeten Nachricht enthält z.B. Informationen über Datum und Uhrzeit der Übergabe einer Nachricht in die Schnittstelle.

Inhalte gesendeter Nachrichten

EDI-Schnittstelle; Nachrichtenausgang; Menüpunkt Info | Nachrichteninhalte

Daten einer gesendeten Nachricht. Zusätzlich können Sie je Zeile einer Nachricht die Struktur der Nachrichtenzeile sowie die Feldinhalte einsehen.

Protokolle über fehlerhafte Nachrichten

EDI-Schnittstelle; Menüpunkt Info | Fehler

Zu einer fehlerhaften Nachricht sehen Sie u.a. folgende Informationen:

  • Fehlernummer und Bezeichnung des Fehlercodes

  • Fehlerhafter Nachrichtenbestandteil

  • Fehlerstufe

Protokolle über Import- und Exportvorgänge

EDI-Schnittstelle; Menüpunkt Info | Fehlerdatei

Das Protokoll über Import- und Exportvorgänge enthält z.B. Informationen über Datum und Uhrzeit der Import- und Exportvorgänge. Aus dem Protokoll ersehen Sie u.a., ob eine Nachricht auf Grund von Fehlern wiederholt importiert oder exportiert wurde.

Administration

Objekte

Bedeutung

EDIDir

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verzeichnis, in dem Ausgangsnachrichten und Eingangsnachrichten gespeichert werden

Im Standard wird der Parameter ohne Wert ausgeliefert.

Konfigurationstabelle Fehlercodes (EDI)

Vordefinierte Fehlercodes

SB_DocTransWflTaskExecNumRetriesOnLock

Anzahl der Ladeversuche, wenn ein Beleg gesperrt ist.

SD_EDIDataTypes_...

ACM: Master | Master EDI

Datentypen für EDI

SD_EDIDocumentTypes_...

ACM: Master | Master EDI

Belegarten für EDI

SD_EDIMessageComponents_...

ACM: Master | Master EDI

Nachrichtenbestandteile für EDI

SD_EDIMessageFileCodepage

Codepage, die beim Import und Export von Nachrichtendateien für die Konvertierung verwendet wird

SD_EDIMessageStandards_...

ACM: Master | Master EDI

Nachrichtenstandards für EDI

SD_EDIMessageToDoListStatus_...

Bemerkungen zu EDI-Nachrichten für die automatische Wiedervorlage

pa_FlagDatei_proALPHA

Flag-Datei für den Zugriff auf die Übertragungsdateien durch proALPHA

pa_SD_GADifferenz

Maximal zulässige Differenz zwischen einem Preis in einer EDI-Gutschriftenanzeige und dem zugehörigen Lieferschein

pa_V_Traeger_manuell

Ergebnisträger oder Kostenträger für Aufträge, die durch Übernahme von EDI-Bestellungen automatisch erfasst werden

Speicher SDA

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten und Ausgangsnachrichten mit Abrufen aus Abrufaufträgen (Belegart "VUA") oder Abrufen aus Abrufbestellungen (Belegart "ECO")

Speicher SDG

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten mit Gutschriftenanzeigen (Belegart "L")

Speicherdauer für archivierte und stornierte Ausgangsnachrichten mit Gutschriftenanzeigen (Belegart ERR)

Speicher SDL

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten und Ausgangsnachrichten mit Lieferscheinen (Belegart "L"), Transportbelegen (Belegart "VSD") oder Lieferavisen (Belegart "EDA")

Speicher SDN

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten und Ausgangsnachrichten mit Angeboten (Belegart "A")

Speicher SDR

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten und Ausgangsnachrichten mit Rechnungen und Gutschriften (Belegarten "R", "G" und "ERR")

Speicher SDU

Speicherdauer für archivierte und stornierte Eingangsnachrichten und Ausgangsnachrichten mit Bestellungen und Bestelländerungen (Belegarten "U" und "EB")

Datenaustausch überwachen

Für die Überwachung können Sie die WorkflowAutomation entsprechend der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens konfigurieren. Dazu wurden im Workflow-Bereich EDI-Schnittstelle (SDEDI) verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert, die in der WorkflowAutomation für den Datenaustausch über EDI genutzt werden können.

Eingangsnachrichten, bei deren Übernahme Probleme aufgetreten sind, werden zur leichteren Identifizierung des Problems zusätzlich mit Fehlercodes gekennzeichnet. Dabei wird unterschieden, ob das Problem zum Abbruch der Verarbeitung geführt hat oder ob die Nachricht trotz des Problems übernommen werden konnte. Bei einem Abbruch verbleiben die fehlerhaften Eingangsnachrichten in EDI-Schnittstelle. Dort können Sie die Eingangsnachrichten ggf. bearbeiten.