Seriennummernverwaltung

Zur eindeutigen Identifizierung von Teilen können Sie diesen Seriennummern vergeben. Anhand einer Seriennummer können Sie die Herkunft und die Verwendung eines einzelnen Teils verfolgen. Anhand des Seriennummernstatus erkennen Sie, wo sich das Teil mit einer bestimmten Seriennummer gerade befindet, z.B. noch in der Produktion oder bereits beim Kunden.

Teile, die mit Seriennummern geführt werden, werden in proALPHA als seriennummernführende Teile bezeichnet. Die Seriennummernverwaltung ermöglicht die Verwaltung und Überwachung der Seriennummern von seriennummernführenden Teilen.

In den Seriennummernarten bestimmen Sie, in welchen Modulen zu welchem Zeitpunkt und somit, in welchen Belegen Seriennummern für die Teile zu vergeben sind. Teile, deren Vorgaben für die Seriennummernvergabe identisch sind, gehören derselben Seriennummernart an.

Mit Hilfe von Seriennummerntypen bestimmen Sie u.a. den Aufbau der Seriennummern (Seriennummernformate).

Seriennummern zählen zu den Stammdaten.

Basiswissen: Stammdaten

Stammdaten für die Seriennummernverwaltung

Zu den Stammdaten zählen:

Seriennummernführung für Teile festlegen

Seriennummernführende Teile erfassen Sie wie für Teile üblich im Teilestamm. Damit ein Teil seriennummernführend wird, ordnen Sie im Teilestammdatensatz eine Seriennummernart zu. Mehr dazu unter: Seriennummernführende Teile im Teilestamm definieren

Die Teilearten, deren Teile Seriennummern führen können, sind in der Compilerkonstante pa_MS_PTList_SerialNumber hinterlegt. Seriennummernführende Teile können nicht chargenpflichtig sein.

Seriennummern erfassen

Seriennummern können im Seriennummernstamm wie folgt erfasst werden:

  • Einzelne Seriennummern können Sie manuell erfassen (Stammdatenfenster Seriennummern).

    Dabei erfassen Sie u.a. die Seriennummernart und den Seriennummerntypen der Seriennummer. Die neue Seriennummer erhält automatisch den Seriennummernstatus "freie Nummer".

  • Mehrere Seriennummern können generiert und somit automatisch erfasst werden (Schaltfläche im Stammdatenfenster Seriennummern).

    Dies kann z.B. für den Einkauf von Teilen hilfreich sein, deren Seriennummern bereits feststehen und daher vom Lieferanten auf die Teile gedruckt werden. So können Sie die Seriennummern generieren und dem Lieferanten bei der Bestellung der Teile mitteilen. Beim Wareneingang ordnen Sie die Seriennummern den gelieferten Teilen zu.

    Im Vorlauf zum Generieren erfassen Sie u.a. die Seriennummernart und den Seriennummerntypen der Seriennummern. Die neuen Seriennummern erhalten automatisch den Seriennummernstatus "freie Nummer".

  • Eine Seriennummer wird automatisch erfasst, wenn Sie in einem Beleg eine neue Seriennummer vergeben.

    Je nach Beleg erhält die neue Seriennummer automatisch den entsprechenden Seriennummernstatus, z.B. "im Einsatz" für Seriennummern in Lieferscheinen.

  • Mehrere Seriennummern werden automatisch erfasst, wenn Sie in einem Beleg mehrere neue Seriennummern generieren und vergeben.

    Je nach Beleg erhalten die neuen Seriennummern automatisch den entsprechenden Seriennummernstatus, z.B. "im Einsatz" für Seriennummern in Lieferscheinen.

Hinweis:

  • Seriennummern sind nicht mandantenübergreifend und werden daher je Mandant erfasst.

    Die Seriennummern einer Seriennummernart sind eindeutig. Daher kann eine Seriennummer mit einer Seriennummernart nur einmal erfasst werden. Dies ist unabhängig vom Seriennummerntyp. Jedoch kann z.B. eine Seriennummer "BA-123" mit der Seriennummernart "BA" erfasst werden und eine Seriennummer "BA-123" mit der Seriennummernart "BA1".

  • Für die Suche von Seriennummern können Sie Seriennummernmerkmale in Merkmalsleisten erfassen.

  • Zu seriennummernführenden Teilen können Sie Produktakten führen.

Basiswissen: Stammdaten erfassen

Seriennummern pflegen

Die Daten einer Seriennummer können Sie ändern. Wichtige Änderungen sind u.a.:

  • Änderung der Daten zur Gewährleistung

    Diese Daten können wie folgt geändert werden:

    • Sie ändern die Gewährleistungsdaten manuell.

      Wenn die Seriennummer bereits in einem Beleg für ein Teil vergeben wurde, dann werden die neuen Gewährleistungsdaten automatisch in den Beleg übernommen.

    • Die Gewährleistungsdaten werden automatisch geändert, wenn Sie die Seriennummer für ein Teil in einem Beleg vergeben und dabei die Gewährleistungsdaten ändern.

  • Änderung des Seriennummernstatus

Eine Seriennummer, die z.B. irrtümlich erfasst wurde, können Sie löschen. Eine Seriennummer, die einem Teil bereits in einem Beleg vergeben wurde, können Sie nicht löschen. Eine Seriennummer können Sie auch dann nicht löschen, wenn sie in einer Produktaktenposition hinterlegt ist.

Hinweis: Verschiedene Änderungen im Stammdatensatz einer Seriennummer können in die Produktakte der Seriennummer übernommen werden. So kann die zugehörige Produktakte entsprechend aktualisiert werden. Auch können die Daten einer Seriennummer durch das Erfassen und Pflegen der Produktakte automatisch geändert werden. Dies betrifft Änderungen, die in den Produktakten nach Änderungsarten unterschieden werden.

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Seriennummern verwenden

Seriennummern werden für die unterschiedlichen Geschäftsvorgänge mit seriennummernführenden Teile benötigt, u.a. beim Einkauf der Teile oder bei der Produktion. Beim Erfassen der Belege zu den Geschäftsvorgängen hinterlegen Sie die Seriennummern der Teile in den Belegen. Dazu müssen Sie den Teilen die Seriennummern vergeben. In welchen Belegen Seriennummern zu vergeben sind, ist von der jeweiligen Seriennummernart abhängig.

Im Rahmen des Kundenservices können Sie Wartungen und Reparaturen an Anlagen oder Maschinen durchführen, die bei Kunden im Einsatz sind. Bei der Erfassung der dazu benötigten Servicebelege, z.B. Serviceaufträge, hinterlegen Sie jeweils die Seriennummer der betreffenden Anlage oder Maschine. Als Hilfsmittel zur Vorbereitung und Durchführung der Serviceeinsätze können Sie im Stammdatensatz einer Seriennummer u.a. folgende Daten erfassen:

  • Serviceobjekt, dem die Anlage oder Maschine mit der Seriennummer angehört

  • Ressource des Einsatzleiters, der für Serviceeinsätze an der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer verantwortlich ist

  • Kostenträger oder Ergebnisträger, auf den die Kosten verbucht werden sollen, die aus Serviceeinsätzen an der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer resultieren.

  • Betriebsleistungen der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer

    Die Betriebsleistungen werden zur Ermittlung der Wartungstermine für leistungsabhängige Wartungen herangezogen.

  • Wartungsplanintervalle der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer

    Die Wartungsplanintervalle werden zur Ermittlung der Wartungstermine für leistungsabhängige Wartungen herangezogen.

  • Stillstände der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer

  • Produktakte der Anlage oder Maschine mit der Seriennummer

In seriennummernführenden Baugruppen können seriennummernführende Bestandteile eingebaut sein. Um in proALPHA den Zusammenhang zwischen den Seriennummern einer Baugruppe abzubilden, müssen Sie die Seriennummern der Bestandteile in die Seriennummer des übergeordneten Teils einbauen. Zudem können Sie den Zusammenhang zu chargenpflichtigen Bestandteilen herstellen, indem Sie die Chargen einbauen.

Ebenso können seriennummernführende Teile bei der Produktion anderer seriennummernführender Teile verwendet werden.

Bestandsabgleich für Seriennummern durchführen

Durch den Bestandsabgleich erhalten Sie Informationen darüber, ob die Bestände eines seriennummernführenden Teils mit der Anzahl der vorhandenen Seriennummern übereinstimmen.

Den Bestandsabgleich veranlassen Sie, indem Sie die WorkflowAutomation zu dem Ereignis "Seriennummernbestände unausgeglichen" für ein Teil oder für mehrere Teile manuell starten.

Beim Bestandsabgleich eines Teils werden folgende Werte abgeglichen:

  • Anzahl der Seriennummern, die für das Teil vergeben wurden und die sich laut Seriennummernstatus auf den Lagerorten befinden. Dies sind Seriennummern mit dem Seriennummernstatus "am Lager verfügbar", "Ware an WE-Lager" und "an Konsilager".

  • Lagerbestände des Teils auf den Lagerorten.

Wenn die Lagerbestände des Teils nicht mit der Anzahl der Seriennummern übereinstimmen, dann wird die Differenz angezeigt.

Das Ergebnis des Bestandsabgleichs können Sie im Teilestamm je Teil einsehen (Menüpunkt Extras | Bestandsabgleich Seriennummern).

Stillstände für Seriennummern erfassen

Zu seriennummernführenden Anlagen oder Maschinen können Stillstände erfasst werden, z.B. Maschinenstillstände während Wartungen.

Stillstände können wie folgt erfasst werden:

  • Im Rückmeldewesen des Services wird ein Stillstand rückgemeldet, wodurch der Stillstand im Seriennummernstamm automatisch erfasst wird.

  • Sie erfassen im Seriennummernstamm einen Stillstand manuell (Menüpunkt Funktion | Stillstände im Stammdatenfenster Seriennummern).

    Den Stillstand erfassen Sie für die Seriennummer der betreffenden Anlage oder Maschine. Dabei hinterlegen Sie die Stillstandszeit, die Stillstandsart sowie eine Bemerkung zum Stillstand.

Seriennummern austauschen

Seriennummern können Sie u.a. wie folgt austauschen:

  • Seriennummern im Seriennummernstamm austauschen

    Thema: Seriennummern austauschen

  • Seriennummern in Produktakten austauschen

    Thema: Teile mit Seriennummern in Produktaktenpositionen austauschen

  • Seriennummern über Serviceaufträge austauschen

    Seriennummern, die über Serviceaufträge ausgetauscht wurden, erhalten den Seriennummernstatus ausgetauscht. Eine solche Seriennummer können Sie nach der Wiederaufbereitung durch einen Wiederaufbereitungsproduktionsauftrag wiederverwenden. Dazu erfassen Sie einen Wiederaufbereitungsproduktionsauftrag für das betreffende Teil. Anschließend ordnen Sie die ausgetauschte Seriennummer dem Wiederaufbereitungsproduktionsauftrag zu. Nachdem die Wiederaufbereitung abgeschlossen ist, melden Sie den Wiederaufbereitungsproduktionsauftrag fertig. Durch die Fertigmeldung erhält die Seriennummer den Seriennummernstatus am Lager frei verfügbar. Somit können Sie das wiederaufbereitete Teil für einen beliebigen Geschäftsvorgang wiederverwenden. Wenn Sie den Wiederaufbereitungsproduktionsauftrag stornieren, dann erhält die Seriennummer wieder den Seriennummernstatus ausgetauscht.

Seriennummern überwachen

Die Stammdatenerfassung sowie verschiedene Arbeitsschritte der Geschäftsvorgänge zu Seriennummern können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Seriennummernstammdatensätze an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. die Verschrottung einer Seriennummer.

    Dazu sind für die WorkflowAutomation für die Seriennummernverwaltung verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

  • Seriennummern mit Zuständen sperren, z.B. für die Erfassung von Produktakten.

Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Pflege von Seriennummern kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Seriennummernstammdatensatz manuell starten.

Informationen zu Seriennummern

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Auflistung der Daten von Seriennummern

Liste "Seriennummern"

Seriennummern der Baugruppen, in denen Seriennummern einer Seriennummernart eingebaut sind

Stammdatenfenster der Seriennummernart; Menüpunkt Info | Seriennummernverwendung

In der Seriennummernverwendung erhalten Sie je Seriennummernart Informationen darüber, in welchen Baugruppen, z.B. Maschinen, Seriennummern eingebaut sind. Dazu können Sie je Seriennummernart in einem Filter die Seriennummern eingrenzen, über die Sie Informationen zur Seriennummernverwendung benötigen. Im Infofenster Seriennummernverwendung werden die Daten zu den eingegrenzten Seriennummern angezeigt. Je Seriennummer wird u.a. die Seriennummer der Baugruppe, in der die Seriennummer eingebaut ist, angezeigt. Zu der Seriennummer der Baugruppe können Sie aus dem Infofenster z.B. die Produktakte öffnen.

Seriennummern der Bestandteile, die in einer Baugruppe eingebaut sind

Verschiedene Infofenster, u.a. Infofenster Struktur Seriennummer mit Chargen und Verwendungsnachweis Seriennummern.

Thema: Seriennummern und Chargennummern von Baugruppen beauskunften

Seriennummer der Baugruppe, in der ein Bestandteil mit einer bestimmten Seriennummer eingebaut ist

Seriennummern der Teile in den Belegpositionen von Vertriebsbelegen

Erfassungsfenster der Belegposition; Menüpunkt Info | Seriennummern | Info | Seriennummer

Produktakten der Seriennummern der Teile in den Belegpositionen von Vertriebsbelegen

Erfassungsfenster der Belegposition; Menüpunkt Info | Seriennummern | Info | Produktakte

Übersicht der Wartungsverträge, die zu einer Seriennummer existieren

Stammdatenfenster der Seriennummern; Menüpunkt Info | Wartungsverträge

Übersicht der Serviceaufträge, die zu einer Seriennummer existieren

Stammdatenfenster der Seriennummern; Menüpunkt Info | Serviceaufträge

Seriennummernreferenzen zu einer Seriennummer

Infofenster "Belege Seriennummer"

Übersicht der Seriennummern von Maschinen und Anlagen, die bei einem Kunden im Einsatz sind

Infofenster des Kunden; Menüpunkt Mawi | Seriennummern

Im Infofenster Seriennummern Kunde werden die Seriennummern der Maschinen und Anlagen angezeigt, die bei dem Kunden im Einsatz sind. Je Seriennummer erhalten Sie Informationen zu den Seriennummernreferenzen der Seriennummer. So sehen Sie z.B., in welchen Belegen eine Seriennummer hinterlegt ist.

Hinweis: Wenn Sie im Stammdatensatz einer Seriennummer die Kundennummer manuell erfassen, dann wird auch diese Seriennummer angezeigt, jedoch ohne Buchungsdatum.

Liste "Seriennummern"

Die Daten von Seriennummern können Sie in Listen über Seriennummern ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Seriennummern in der Liste ausgegeben werden. Zudem können Sie die Seriennummern u.a. nach deren Seriennummernstatus eingrenzen.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

MS_CheckSNPartMaster

Festlegung, ob Seriennummern nur seriennummernführende Teile zugeordnet werden können

MS_DocAdoptDetWarrantyDate

Festlegung, welches Datum bei der Belegübernahme als Anfangsdatum der Garantiezeit für seriennummernführende Teile verwendet wird

MS_DocTypeInstallationSN_...

Werte für das Auswahlfeld Belegart im Filter Ein-/Ausbau Seriennummern

MS_EntryOfMfgMonthAndYear

Festlegung, ob beim Fertigmelden eines seriennummernführenden Teils der Baumonat und das Baujahr in den Seriennummernstamm übernommen werden.

MS_EntrySerialNoInProFormaInvoice

Festlegung, ob für seriennummernführende Teile in den Belegpositionen von Proforma-Rechnungen Seriennummern vergeben werden können

MS_ReferenceExchange

Austausch von Seriennummern protokollieren

MS_ReferenceStatusChange

Manuelle Änderungen der Seriennummernstatus von Seriennummern protokollieren

MS_SerialNoStatus_...

Seriennummernstatus von Seriennummern

MS_SuggSerialNoForAssyIssue

Festlegung, ob bei der Entnahme von seriennummernführenden Teilen für einen Kopfproduktionsauftrag die Seriennummern aus den fertiggemeldeten untergeordneten Produktionsaufträgen vorgeschlagen werden

MS_UndoWKORef

Festlegung, ob beim Zurücksetzen eines Produktionsauftrags die Zuordnungen der Seriennummern gelöscht werden

pa_MS_PTList_SerialNumber

Teilearten, deren Teile Seriennummern führen können

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren