Abwicklung der Inventur

Die Abwicklung kann für jedes Unternehmen individuell organisiert und konfiguriert werden.

Arbeitsschritte bei der Abwicklung der Stichtagsinventur

Arbeitsschritte können u.a. sein:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Themen

Inventur vorbereiten

Vor dem Erzeugen der Inventurpositionen wird empfohlen, negative Pufferbestände auszugleichen, damit keine Inventurpositionen mit negativen Pufferbeständen entstehen. Da die Erfassung von negativen Istbeständen nicht zulässig ist, können Sie zu einer solchen Inventurposition nur einen Nullbestand erfassen. Somit kann durch das Verbuchen der Inventurposition der Lagerbestand verfälscht werden. Um dies zu verhindern, können Sie die Pufferbestände vor dem Erzeugen der Inventurpositionen ausgleichen.

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Vor dem Erzeugen der Inventurpositionen müssen Sie sicherstellen, dass zu allen körperlichen Lagerbewegungen die zugehörigen Lagerbuchungen in proALPHA durchgeführt wurden. Umgekehrt müssen zu allen durchgeführten Lagerbuchungen die körperlichen Lagerbewegungen erfolgt sein. Nur unter diesen Voraussetzungen kann realistisch geprüft werden, ob die tatsächlich vorhandenen Lagerbestände (Istbestände) mit den in proALPHA erfassten Lagerbeständen (Sollbestände) übereinstimmen.

Damit die Istbestände mit den Sollbeständen abgeglichen werden können, dürfen zwischen dem Erzeugen der Inventurpositionen und dem Zählen der Lagerbestände keine körperlichen Lagerbewegungen auf den betreffenden Lagerorten erfolgen. Lagerbuchungen können in dem Zeitraum durchgeführt werden. Jedoch dürfen Sie körperliche Lagerbewegungen erst dann vornehmen, wenn die Zählung der Lagerbestände abgeschlossen ist. In Ausnahmefällen kann es jedoch erforderlich sein, dass in dem Zeitraum dringend benötigte Teile von den Lagerorten entnommen werden. In einem solchen Fall ist organisatorisch sicherzustellen, dass die entnommene Menge zusätzlich zur körperlich vorhandenen Menge als gezählt aufgenommen wird. Dazu muss die Person, die die Zählung durchführt, über die Entnahme informiert werden, z.B. durch eine Notiz am Lagerplatz.

Wenn während der Stichtagsinventur auch keine Lagerbuchungen durchgeführt werden sollen, dann können Sie diese verhindern, indem Sie Buchungssperren für die betreffenden Lagerorte setzen. Die Buchungssperren setzen Sie direkt vor dem Kopieren der Sollbestände. Beim Kopieren der Sollbestände werden auch Lagerorte mit Buchungssperre berücksichtigt, sodass auch für solche Lagerorte Inventurpositionen erzeugt werden. Die Buchungssperren müssen Sie wieder aufheben, bevor Sie die Inventurpositionen verbuchen.

Buchungssperre

Inventuraufnahme anlegen und Inventurpositionen erzeugen

Wenn Sie eine Inventuraufnahme für die Stichtagsinventur anlegen, dann kopieren Sie die Sollbestände. Dadurch werden die zugehörigen Inventurpositionen automatisch erzeugt. Dabei erfolgt eine Momentaufnahme der aktuellen Lagerbestände zum Inventurdatum.

Das Kopieren der Sollbestände ist nur am Tag des Inventurdatums zulässig, solange die Inventur noch nicht abgeschlossen ist.

Inventuraufnahme anlegen

Inventurpositionen für die Stichtagsinventur erzeugen

Inventuraufnahme pflegen

Wenn durch das Kopieren der Sollbestände versehentlich zu viele Inventurpositionen erzeugt wurden, dann können Sie die nicht benötigten Inventurpositionen in einem Arbeitsschritt löschen.

Inventurpositionen löschen

Zähllisten für die körperliche Bestandsaufnahme ausgeben

Anhand der Zähllisten führen Sie die körperliche Bestandsaufnahme der Lagerbestände durch.

Zählliste gestalten und ausgeben

Zählliste chaotische Lager gestalten und ausgeben

Zählliste chaotische Lager mit Bestand gestalten und ausgeben

Gezählte Lagerbestände als Istbestände erfassen

Die gezählten Lagerbestände erfassen Sie als Istbestände zu den Inventurpositionen.

Das Erfassen der Istbestände ist auch zu einem späteren Datum als das Erzeugen der Inventurpositionen zulässig.

Das Erfassen von Istbeständen zu den Inventurpositionen einer Inventuraufnahme ist Voraussetzung für das Verbuchen der Inventurpositionen der Inventuraufnahme.

Nullbestände können für mehrere Inventurpositionen in einem Arbeitsschritt automatisch erfasst werden.

Istbestände zur Stichtagsinventur erfassen

Nullbestände automatisch erfassen

Istbestände zur Stichtagsinventur mobil erfassen

Erfasste Istbestände und Inventurdifferenzen kontrollieren

Bevor Sie die Inventurpositionen verbuchen, kontrollieren Sie die erfassten Istbestände.

Erfassung der Istbestände und Inventurdifferenzen kontrollieren

Buchungssperren der Lagerorte aufheben

Wenn während der Inventur Lagerbuchungen für die Lagerorte durch Buchungssperren verhindert wurden, dann müssen Sie die Buchungssperren wieder aufheben, bevor Sie die Inventurpositionen verbuchen.

Buchungssperre

Inventurpositionen verbuchen

Nachdem Sie alle Istbestände zu einer Inventuraufnahme erfasst haben, verbuchen Sie deren Inventurpositionen. Durch das Verbuchen werden die Inventurdifferenzen ermittelt, die Lagerbestände korrigiert und die Inventurpositionen abgeschlossen.

Das Verbuchen der Inventurpositionen ist auch zu einem späteren Datum als das Erzeugen der Inventurpositionen und das Erfassen der Istbestände zulässig.

Das Verbuchen aller Inventurpositionen einer Inventuraufnahme ist Voraussetzung für das Abschließen der Inventuraufnahme.

Durch das Verbuchen von Inventurpositionen mit Inventurdifferenzen werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht.

Inventurpositionen verbuchen

Mengen- und Werteflüsse durch die Inventur

Verbuchung der Inventurpositionen kontrollieren

Damit eine Stichtagsinventur abgeschlossen werden kann, müssen alle Inventurpositionen verbucht sein. Daher ist es sinnvoll, nach der Verbuchung zu kontrollieren, ob tatsächlich alle Inventurpositionen verbucht wurden.

Verbuchung der Inventurpositionen kontrollieren

Inventurdifferenzen in die Bestandsbewertung übernehmen

Wenn während einer laufenden Bestandsbewertung Inventurdifferenzen verbucht werden, dann werden die daraus resultierenden Änderungen nicht automatisch in die Bestandsbewertung übernommen. Die Änderungen können Sie als Nachträge manuell in die laufende Bestandsbewertung übernehmen.

Nachträge zur Bestandsbewertung

Inventur abschließen

Eine Inventuraufnahme kann abgeschlossen werden, nachdem die Istbestände zu allen Inventurpositionen erfasst und alle Inventurpositionen verbucht wurden.

Je nach Konfiguration wird die Inventuraufnahme durch das Verbuchen der Inventurpositionen abgeschlossen oder im darauffolgenden Tagesabschluss.

Inventur abschließen

Bestandsbewertung durchführen

Nachdem die Lagerbestände durch die Inventur korrigiert wurden, können Sie auch die Bestandsbewertung durchführen. Dabei werden die Bestandswerte der Lagerbestände neu bewertet.

Lagerbestände bewerten

Arbeitsschritte bei der Abwicklung der permanenten Inventur

Arbeitsschritte können u.a. sein:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Themen

Inventur vorbereiten

Bei einer Inventur muss den Mitarbeitern im Lager bekannt sein, dass sich Lagerbestände in der Inventur befinden und keine Teile entnommen werden dürfen. Da es bei der bestandgesteuerten permanenten Inventur keine festen Termine für das Aufnehmen der Lagerbestände gibt, erfordert sie besondere organisatorische Voraussetzungen.

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Inventurvorschläge erzeugen

Wenn der Lagerbestand eines Teils auf einem Lagerort bei der permanenten Inventur berücksichtigt wird, dann wird dazu im ersten Schritt ein Inventurvorschlag erzeugt. In der Regel wird ein Inventurvorschlag erzeugt, wenn durch eine Lagerabgangsbuchung der Inventurmeldebestand unterschritten wird.

Unabhängig davon, ob Inventurmeldebestände unterschritten sind, können Inventurvorschläge für mehrere Teile und Lagerorte durch Verarbeitungsprogramme erzeugt werden.

Der Inventurvorschlag ist die Vorstufe zur Inventurposition.

Inventurvorschläge erzeugen

Inventurvorschläge pflegen

Einen nicht benötigen Inventurvorschlag können Sie manuell löschen.

Inventurvorschläge löschen

Zähllisten für die körperliche Bestandsaufnahme ausgeben

Anhand der Zähllisten führen Sie die körperliche Bestandsaufnahme der Lagerbestände durch.

Zählliste permanente Inventur gestalten und ausgeben

Zählliste permanente Inventur (chaot) gestalten und ausgeben

Inventurpositionen erzeugen

Auf Grund der Inventurvorschläge werden Inventurpositionen erzeugt. Inventurpositionen können durch das Kopieren der Sollbestände erzeugt werden oder durch das Erfassen von Istbeständen zu Inventurvorschlägen.

Die Inventurpositionen der permanenten Inventur werden - wie die Inventurpositionen der Stichtagsinventur - in einer Inventuraufnahme zusammengefasst.

Inventurpositionen durch das Kopieren der Sollbestände erzeugen

Inventurpositionen durch das Erfassen von Istbeständen erzeugen

Inventuraufnahme pflegen

Wenn durch das Kopieren der Sollbestände versehentlich zu viele Inventurpositionen erzeugt wurden, dann können Sie die nicht benötigten Inventurpositionen in einem Arbeitsschritt löschen.

Inventurpositionen löschen

Gezählte Lagerbestände als Istbestände erfassen

Die gezählten Lagerbestände erfassen Sie als Istbestände zu den Inventurvorschlägen oder den Inventurpositionen.

Je nach Konfiguration können Inventurpositionen automatisch verbucht werden, wenn Sie Istbestände zu den Inventurvorschlägen erfassen.

Nullbestände können für mehrere Inventurpositionen in einem Arbeitsschritt automatisch erfasst werden.

Istbestände zur permanenten Inventur erfassen

Nullbestände automatisch erfassen

Erfasste Istbestände und Inventurdifferenzen kontrollieren

Bevor Sie die Inventurpositionen verbuchen, kontrollieren Sie die erfassten Istbestände.

Erfassung der Istbestände und Inventurdifferenzen kontrollieren

Inventurpositionen verbuchen

Nachdem Sie alle Istbestände zu einer Inventuraufnahme erfasst haben, verbuchen Sie deren Inventurpositionen, sofern diese nicht automatisch verbucht werden. Durch das Verbuchen werden die Inventurdifferenzen ermittelt, die Lagerbestände korrigiert und die Inventurpositionen abgeschlossen.

Das Verbuchen aller Inventurpositionen einer Inventuraufnahme ist Voraussetzung für das Abschließen der Inventuraufnahme.

Durch das Verbuchen von Inventurpositionen mit Inventurdifferenzen werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht.

Inventurpositionen verbuchen

Mengen- und Werteflüsse durch die Inventur

Verbuchung der Inventurpositionen kontrollieren

Damit eine Inventuraufnahme abgeschlossen werden kann, müssen alle Inventurpositionen der Inventuraufnahme verbucht sein. Daher ist es sinnvoll, nach der Verbuchung zu kontrollieren, ob tatsächlich alle Inventurpositionen verbucht wurden.

Verbuchung der Inventurpositionen kontrollieren

Inventurdifferenzen in die Bestandsbewertung übernehmen

Wenn während einer laufenden Bestandsbewertung Inventurdifferenzen verbucht werden, dann werden die daraus resultierenden Änderungen nicht automatisch in die Bestandsbewertung übernommen. Die Änderungen können Sie als Nachträge manuell in die laufende Bestandsbewertung übernehmen.

Nachträge zur Bestandsbewertung

Inventur abschließen

Eine Inventuraufnahme kann abgeschlossen werden, nachdem die Istbestände zu allen Inventurpositionen erfasst und alle Inventurpositionen verbucht wurden.

Je nach Konfiguration wird die Inventuraufnahme durch das Verbuchen der Inventurpositionen abgeschlossen oder im darauffolgenden Tagesabschluss.

Inventur abschließen

Bestandsbewertung durchführen

Nachdem die Lagerbestände durch die Inventur korrigiert wurden, können Sie auch die Bestandsbewertung durchführen. Dabei werden die Bestandswerte der Lagerbestände neu bewertet.

Lagerbestände bewerten