Belegverknüpfungen

Für Belege, die einem Geschäftsvorgang angehören, wird in der Regel automatisch ein Belegbezug hergestellt. Wenn z.B. ein Auftrag in einen Lieferschein übernommen wird, dann wird der Belegbezug zwischen dem Auftrag und dem Lieferschein automatisch hergestellt. In der Belegverknüpfung können Sie den Belegbezug nachvollziehen. So sehen Sie z.B., ob aus einem Auftrag ein Produktionsauftrag oder eine Bestellung generiert und der Auftrag bereits berechnet wurde.

In bestimmten Fällen ist kein Belegbezug vorhanden, so z.B. bei der Belegübernahme ohne Belegpositionen (Ausnahme: Belegübernahme Angebot in Auftrag). Wenn Sie einen Beleg ohne Positionen übernehmen und anschließend eine Belegposition erfassen, gehört dieser zu einem neuen Geschäftsvorgang. Somit hat der Beleg keinen Belegbezug zum Vorgänger. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie aus einer archivierten Rechnung nur Kopfzuschläge in eine Gutschrift übernehmen und in der Gutschrift eine neue Belegposition erfassen.

Zusätzlich erhalten Sie in der Belegverknüpfung Informationen zu den Belegen, wie z.B. die Herkunft der Belege. Anhand der Herkunft erkennen Sie, welche Belege dem ausgewählten Beleg vorausgehen (Vorgängerbelege) und welche folgen (Folgebelege). Nicht ersichtlich ist der nachfolgende Beleg eines vorausgehenden Belegs oder der vorausgehende Beleg eines nachfolgenden Belegs. Um z.B. die nachfolgenden Belege eines vorausgehenden Belegs einzusehen, können Sie den vorausgehenden Beleg direkt aus der Belegverknüpfung aufrufen.

Belegverknüpfung aufrufen

Die Belegverknüpfung ist in proALPHA bereichsübergreifend verfügbar. Die Belegverknüpfung können Sie an verschiedenen Stellen wie folgt aufrufen:

Aufruf

Erläuterungen

Im Belegkopf von Einkaufs- und Vertriebsbelegen

Die Belegverknüpfung für Belege enthält Informationen, welche Belege miteinander verknüpft sind. Voraussetzung für die Anzeige der Belege ist, dass die Belege Belegpositionen enthalten.

Rufen Sie die Belegverknüpfung aus einem Beleg auf, so sehen Sie alle mit diesem Beleg verbundenen Belege in proALPHA.

In den Belegpositionen von Einkaufs- und Vertriebsbelegen

Die Belegverknüpfung für Belegpositionen enthält Informationen, in welche Belege die einzelnen Belegpositionen eines Belegs übernommen wurden.

Beim Aufruf der Belegverknüpfung aus einer Belegposition sind die Belege ersichtlich, die mit dieser Belegposition verbunden sind.

Im Management-Informationssystem

Wenn Sie die Belegverknüpfung im MIS aufrufen, dann können Sie Belege anhand verschiedener Kriterien suchen.

Beim Aufruf der Belegverknüpfung aus dem MIS zeigt proALPHA je nach Bereich, z.B. Vertrieb, die Belegarten dieses Bereichs. Den Bereich können Sie im Menü Ansicht wechseln.

In der Belegverknüpfung des MIS können Sie die Belege in Belegverknüpfungen suchen.

Die Reihenfolge der Belegarten in den Auswahlfeldern sind in verschiedenen Compilerkonstanten pro Bereich wie folgt hinterlegt:

Hinweis: Bei einem Geschäftsvorgang, der unter einer Kommission der Kommissionsverwaltung abgewickelt wird, sind die Belege durch die Kommissionsnummer miteinander verbunden. Diese Verbindung wird auch als Kommissionsbezug bezeichnet. Wenn Sie z.B. für den Auftrag des Geschäftsvorgangs einen Produktionsauftrag generieren, dann wird auch hier der Belegbezug automatisch hergestellt. Da in beiden Belegen die Kommissionsnummer des Geschäftsvorgangs hinterlegt ist, besteht zusätzlich ein Kommissionsbezug.

Belegverknüpfung manuell herstellen

In einigen Fällen kann es erforderlich sein, eine Belegverknüpfung (Belegbezug) manuell herzustellen. Je nach Geschäftsvorgang können Sie den Belegbezug zwischen verschiedenen Belegen herstellen. Einen Belegbezug stellen Sie her, indem Sie einem Beleg einen anderen Beleg zuordnen. Sie können u.a.:

  • Einen Belegbezug zwischen einem Bedarfsbeleg und einem Deckungsbeleg herstellen. So können Sie z.B. einem Dispositionsvorschlag den Auftrag zuordnen, aus dem der Bedarf resultiert. Somit wird die Deckung aus dem Dispositionsvorschlag mit dem Bedarf aus dem Auftrag verbunden (Bedarfsdeckungsbindung).

    Thema: Belegbezug zwischen Bedarfs- und Deckungsbelegen

  • Einen Belegbezug zu einem Call herstellen. In der Belegposition eines Calls können Sie z.B. den Lieferschein zuordnen, mit dem das reklamierte Teil an den Kunden geliefert wurde.

    Thema: Vertriebsbelege den Calls zuordnen

Belege in Belegverknüpfungen suchen

In der Belegverknüpfung des proALPHA Management-Informationssystems können Sie Belege suchen. Dies gilt sowohl für offene als auch für archivierte Belege. Für die Suche von Belegen in der Belegverknüpfung sind die Daten der Belegverknüpfung relevant.

Grundsätzlich können Sie alle Belege über deren Belegnummern suchen. Zusätzlich können Sie in einigen Bereichen Belege anhand von Fremdbelegnummern suchen. Einen Vertriebsbeleg können Sie z.B. anhand der Kundenbelegnummer suchen. Diese ist im Belegkopf des Vertriebsbelegs im Feld Bestellung hinterlegt. In Angeboten sind die Kundenbelegnummern im Feld Anfrage hinterlegt. Gesucht wird nach dem Inhalt des Felds. Das bedeutet: Wenn in dem Feld ein Kommentar hinterlegt ist, dann können Sie auch danach suchen.

Ebenso können Sie einen Vertriebsbeleg anhand der Kundenbelegnummer und der Kundennummer suchen. Bei dieser Kombination sucht proALPHA die Vertriebsbelege des Kunden, in denen diese Kundenbelegnummer enthalten ist.

Bevor Sie in der Belegverknüpfung die Suche nach Belegen starten, wählen Sie den Bereich und die Belegart des gesuchten Belegs aus. Danach erfassen Sie entweder die Belegnummer oder die Fremdbelegnummer des gesuchten Belegs.

Haben Sie eine Belegnummer erfasst, starten Sie die Suche über die entsprechende Schaltfläche, z.B. Beleg suchen. Haben Sie eine Fremdbelegnummer erfasst, starten Sie die Suche über eine andere Schaltfläche. Diese Schaltfläche ist je nach Bereich unterschiedlich beschriftet. So lautet die Schaltfläche für den Bereich Vertrieb Kundenbeleg suchen und für den Bereich Einkauf Lieferantenbeleg suchen.

Dadurch wird der gesuchte Beleg ermittelt und zusammen mit den vorausgehenden und nachfolgenden Belegen in einer Übersicht dargestellt.

Informationen in Belegverknüpfungen

In einer Übersicht sind z.B. folgende Informationen zu einem Beleg ersichtlich:

  • Belegnummer

  • Fremdbelegnummer

    Bei Vertriebsbelegen enthält die Spalte "Fremdbelegnummer" Kundennummern. Anhand der Kundennummer ist ersichtlich, für welchen Kunden ein Vertriebsbeleg ausgestellt wurde. Bei der Belegübernahme eines Auftrags in einen Auftrag kann der Kunde des neuen Auftrags abweichen von dem Kunden des übernommenen Auftrags. Anhand dieser Spalte erkennen Sie den Kunden des übernommenen sowie des neuen Auftrags. Das Gleiche gilt auch für das Kopieren von Angeboten.

  • Belegdatum

  • Sachbearbeiter

  • Belegstatus

  • Herkunft

    Anhand der Herkunft erkennen Sie, welche Belege dem ausgewählten Beleg vorausgehen (Vorgängerbelege) und welche folgen (Folgebelege).

Zudem können Sie zu den in der Belegverknüpfung aufgelisteten Belegen z.B. Zustände des Belegs und Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System einsehen.

In der Belegverknüpfung zeigt proALPHA zu einem Beleg die vorausgehenden und die nachfolgenden Belege. Nicht ersichtlich ist der nachfolgende Beleg eines vorausgehenden Belegs oder der vorausgehende Beleg eines nachfolgenden Belegs. Um beispielsweise die nachfolgenden Belege eines vorausgehenden Belegs einzusehen, können Sie den vorausgehenden Beleg direkt aus der Belegverknüpfung aufrufen. In der Belegverknüpfung dieses Belegs sind u.a. die nachfolgenden Belege ersichtlich.

Hinweis: Eine Belegverknüpfung ist nicht mehr vorhanden, wenn z.B. ein Angebot in einen Auftrag übernommen wurde und im Auftrag die übernommenen Belegpositionen gelöscht wurden.

Beispiel "Belegverknüpfung Vertrieb"

Zum besseren Verständnis der Informationen in den Belegverknüpfungen hier ein Beispiel zur Belegverknüpfung. Im Vertrieb liegt der folgende Geschäftsvorgang vor.

Für einen Kunden wurde ein Angebot angelegt. Das Angebot wurde übernommen in einen Auftrag. Aus der ersten Belegposition des Auftrags wurde eine Bestellung generiert. Die zweite Belegposition des Auftrags wurde übernommen in einen Lieferschein.

In den Belegverknüpfungen der Vertriebsbelege sind die folgenden Belege ersichtlich:

  • Belegverknüpfung im Belegkopf des Angebots

    Der Auftrag, die Bestellung und der Lieferschein sind als Folgebelege ersichtlich.

  • Belegverknüpfung im Belegkopf des Auftrags

    Das Angebot ist als vorausgehender Beleg ersichtlich.

    Die Bestellung und der Lieferschein sind als Folgebelege ersichtlich.

  • Belegverknüpfung im Belegkopf des Lieferscheins

    Das Angebot und der Auftrag sind als vorausgehende Belege ersichtlich.

    Die Bestellung, die aus der Belegposition des Auftrags generiert wurde ist nicht ersichtlich, da diese ein Folgebeleg zu dem Auftrag ist. Folgebelege zu vorausgehenden Belegen zeigt proALPHA nicht. Um die Folgebelege zu dem Auftrag einzusehen, können Sie den Auftrag direkt aus der Belegverknüpfung des Lieferscheins aufrufen. In der Belegverknüpfung des Auftrags ist die Bestellung ersichtlich.

  • Belegverknüpfung im Belegkopf der Bestellung

    Das Angebot und der Auftrag sind als vorausgehende Belege ersichtlich. Der Lieferschein ist nicht ersichtlich, da dieser ein Folgebeleg zu dem Auftrag ist.

Übersicht Webshop-Belege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Webshop-Bestellung

Rahmenauftrag

Auftrag

Übersicht Vertriebsbelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Angebot

Angebot

Angebot, Auftrag, Rahmenauftrag, Demo-Lieferschein, Proforma-Rechnung, Angebotsauftrag, Projekt

Auftrag

Angebot, Auftrag, Rahmenauftrag, Webshop-Bestellung, Ressourcenplanung (Teile) zum Projekt

Auftrag, Kommissioniervorschlag, Lieferschein, Lieferschein an Lager, Lieferschein ohne Berechnung, Demo-Lieferschein, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Anzahlungsgutschrift, Proforma-Rechnung, Call, Bestellung, Produktionsauftrag, Projekt

Abrufauftrag

-

Kommissioniervorschlag, Lieferschein, Lieferschein an Lager, Rechnung, Proforma-Rechnung, Call, Produktionsauftrag

Rahmenauftrag

Angebot

Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Webshop-Bestellung

Entnahmemeldung für Kunden

Lieferschein an Lager

Lieferschein, Rechnung

Lieferschein

Auftrag, Rahmenauftrag, Abrufauftrag, Lieferschein an Lager, Entnahmemeldung für Kunden

Rechnung, Projekt, Proforma-Rechnung, Transportbeleg

Lieferschein ohne Berechnung

Auftrag

Teilrechnung, Schlussrechnung, Projekt

Demo-Lieferschein

Angebot, Auftrag, Serviceauftrag

Projekt, Transportbeleg, Proforma-Rechnung

Transportbeleg

Lieferschein, Demo-Lieferschein, Lieferschein an Lager, interner Lieferschein

-

Rechnung

Auftrag, Rahmenauftrag, Abrufauftrag, Serviceauftrag, Lieferschein, Gutschrift, Wartungsvertrag, Entnahmemeldung für Kunden

Gutschrift, Projekt

Anzahlungsrechnung

Auftrag

Teilrechnung, Schlussrechnung, Anzahlungsgutschrift, Projekt

Teilrechnung, Schlussrechnung

Auftrag, Lieferschein ohne Berechnung, Anzahlungsrechnung, Anzahlungsgutschrift

Projekt

Proforma-Rechnung

Angebot, Auftrag, Abrufauftrag, Lieferschein, Demo-Lieferschein

Projekt

Gutschrift

Rechnung, Call

Rechnung, Call, Projekt

Anzahlungsgutschrift

Auftrag, Anzahlungsrechnung, Call

Teilrechnung, Schlussrechnung, Call, Projekt

Übersicht Servicebelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Call

Auftrag, Abrufauftrag, Gutschrift, Anzahlungsgutschrift

Serviceauftrag, Reparaturserviceauftrag, RMA-Beleg, Gutschrift, Produktionsauftrag, Ersatzteilauftrag, Demo-Lieferschein

Wartungsvertrag

-

Serviceauftrag, Rechnung

Serviceauftrag

Wartungsvertrag, Call

Bestellung, Kommissioniervorschlag, Demo-Lieferschein, Lieferschein, Lieferschein an Lager, Rechnung

Reparaturserviceauftrag

Call

Bestellung, Produktionsauftrag, Kommissioniervorschlag, Lieferschein, Lieferschein an Lager, Rechnung

RMA-Beleg

Call

Warenannahmebeleg

Übersicht Einkaufsbelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Anfrage

Manuelle Bedarfsanforderung (gilt nur für belegbezogen disponierte Teile)

Bestellung

Bestellung

Auftrag, Serviceauftrag, Anfrage, Rahmenbestellung, Ressourcenplanung (Teile) zum Projekt, Manuelle Bedarfsanforderung (gilt nur für belegbezogen disponierte Teile), Produktionsauftrag/Fremdleistungsaktivität

Wareneingangsbeleg, Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung), Auftragsbestätigung, Lieferavis, Liefermahnung, Lieferschein an Lager

Bestellung mit Lieferplan

Rahmenbestellung

Lieferavis, Wareneingangsbeleg, Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung), Liefermahnung, Lieferschein an Lager

Rahmenbestellung

-

Bestellung, Bestellung mit Lieferplan, Webshop-Bestellung

Abrufbestellung

-

Lieferavis, Wareneingangsbeleg

Lieferavis

Bestellung, Abrufbestellung, Bestellung mit Lieferplan

Wareneingangsbeleg

Rücklieferungsbeleg

Wareneingangsbeleg

Wareneingangsbeleg, Rechnungskontrollbeleg (Belastungsanzeige), Liefermahnung

Rechnungskontrollbeleg (Belastungsanzeige)

Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung), Rücklieferungsbeleg

Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung)

Wareneingangsbeleg

Bestellung, Abrufbestellung, Lieferavis, Rücklieferungsbeleg

Rücklieferungsbeleg, Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung)

Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung)

Bestellung, Abrufbestellung, Wareneingangsbeleg, Rechnungskontrollbeleg (Belastungsanzeige), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung), Entnahmemeldung, Rahmenbestellung

Rechnungskontrollbeleg (Belastungsanzeige), Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung)

Rechnungskontrollbeleg (Anzahlung)

Bestellung, Bestellung mit Lieferplan

Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung), Rechnungskontrollbeleg (Belastungsanzeige)

Liefermahnung

Bestellung, Bestellung mit Lieferplan, Rücklieferungsbeleg

-

Auftragsbestätigung

Bestellung

-

Entnahmemeldung

-

Rechnungskontrollbeleg (Lieferantenrechnung)

Übersicht Materialwirtschaftsbelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Kommissioniervorschlag

Auftrag, Abrufauftrag, Produktionsauftrag, Werksbestellung, Projekt

-

Lieferschein an Lager

Bestellung, Auftrag, Abrufauftrag, Serviceauftrag, Produktionsauftrag, Werksbestellung

Entnahmemeldung für Kunden, Transportbeleg

Interner Lieferschein

-

Transportbeleg

Manuelle Bedarfsanforderung

-

Projekt, Anfrage (gilt nur für belegbezogen disponierte Teile), Bestellung (gilt nur für belegbezogen disponierte Teile), Produktionsauftrag

Werksbestellung

-

Lieferschein an Lager, Kommissioniervorschlag

Übersicht Produktionsbelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Angebotsauftrag

Angebot, Call

-

Produktionsauftrag

Auftrag, Abrufauftrag, Serviceauftrag, Call, Produktionsauftrag, Ressourcenplanung (Teile) zum Projekt, Manuelle Bedarfsanforderung

Bestellung, Kommissioniervorschlag, Lieferschein an Lager

Produktionsauftrag/Fremdleistungsaktivität

-

Bestellung

Übersicht Projektmanagementsbelege

Belegarten

Mögliche Vorgängerbelege (1. Stufe)

Mögliche Folgebelege (1. Stufe)

Projekt

Angebot, Auftrag, Abrufauftrag (Voraussetzung: Die Industry Component Base ist im Einsatz), Serviceauftrag, Lieferschein, Lieferschein ohne Berechnung, Demo-Lieferschein, Proforma-Rechnung, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Anzahlungsgutschrift, Call, Manuelle Bedarfsanforderung

Bestellung, Auftrag, Produktionsauftrag, Kommissioniervorschlag

Ressourcenplanung (Teile) zum Projekt

-

Bestellung, Auftrag, Produktionsauftrag, Kommissioniervorschlag