Abwicklung der Rechnungskontrolle

Die Abwicklung sowie deren Überwachung mit der WorkflowAutomation können für jedes Unternehmen individuell organisiert und konfiguriert werden.

Arbeitsschritte können u.a. sein:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Lieferantenrechnung prüfen/Rechnungskontrollbeleg erfassen

Je nach Geschäftsvorgang gibt es für die Erfassung von Rechnungskontrollbelegen verschiedene Vorgehensweisen.

Anhand der in dem Rechnungskontrollbeleg als Vergleichsgrundlage erfassten Daten, z.B. der vorangegangenen Bestellung, können Sie die Lieferantenrechnungen prüfen. Wenn Sie in den Rechnungsdaten Abweichungen gegenüber den Vereinbarungen aus der Bestellung feststellen, z.B. höhere Rechnungsbeträge, dann entscheiden Sie, ob und welche Abweichungen Sie akzeptieren wollen.

Hinweis: Rechnungen inländischer Lieferanten können in Deutschland mit dem "Abzugsverfahren" abgewickelt werden (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, auch als Reverse-Charge-Verfahren bezeichnet). Dabei stellt der Lieferant die Rechnungen netto (ohne Umsatzsteuer). Ihr Unternehmen als Kunde ermittelt die Umsatzsteuer, führt sie ab und macht sie als Vorsteuer geltend. Diese Verfahrensweise können Sie abbilden, indem Sie für die Berechnung der Steuerbeträge aus Rechnungen einen Steuerschlüssel mit der Berechnungsart "Faktor" verwenden. Diese Berechnungsart bewirkt, dass unabhängig von den weiteren Einstellungen für die Steuerfindung immer ein Steuersatz von 0% verwendet wird. Somit wird für die Rechnungskontrolle im Einkauf zu der Rechnung keine Umsatzsteuer ermittelt.

Rechnungskontrollbeleg prüfen

Je nach Geschäftsvorgang kann ein Rechnungskontrollbeleg zur Prüfung z.B. an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden.

Die Prüfung kann in der WorkflowAutomation veranlasst werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Beleg prüfen.

Rechnungskontrollbeleg für die Verarbeitung und Archivierung im Tagesabschluss freigeben

Ein freigegebener Rechnungskontrollbeleg wird im Tagesabschluss automatisch archiviert und für die Verbuchung in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Zum Anfordern von Gutschriften für nicht akzeptierte Rechnungsbeträge kann dabei eine Belastungsanzeige generiert werden.

In der Finanzbuchhaltung wird der Rechnungskontrollbeleg verbucht, sodass die Zahlungsregulierung erfolgen kann. Als Adresse des daraus resultierenden offenen Posten wird die Zahlungsadresse des Rechnungskontrollbelegs übernommen.

Hinweis: Bestimmte Rechnungspositionen können nicht über die Rechnungskontrolle im Einkauf, sondern nur direkt in der Finanzbuchhaltung verarbeitet werden. Dies betrifft Rechnungspositionen, mit denen ein Lieferant steuerlich nicht vollständig abzugsfähige Ausgaben berechnet hat, z.B. Bewirtungskosten. Solche Rechnungspositionen werden mit entsprechenden Vorsteuerschlüsseln geführt. Wenn Sie einen Rechnungskontrollbeleg mit einer solchen Rechnungsposition freigeben wollen, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert. Sie können den Rechnungskontrollbeleg mit der betreffenden Position nicht freigeben.