Rechnungskontrollbelege

Für Waren und Dienstleistungen, die Ihr Unternehmen bei Lieferanten bestellt, erhalten Sie Rechnungen von Ihren Lieferanten, die Lieferantenrechnungen. In der Regel werden Lieferantenrechnungen vor dem Rechnungsausgleich durch die Rechnungskontrolle auf Korrektheit geprüft. Dazu können die Daten der Lieferantenrechnungen in proALPHA in Rechnungskontrollbelegen erfasst und z.B. den zu Grunde liegenden Bestellungen gegenübergestellt werden. In der Rechnungskontrolle wird entschieden, ob und welche Abweichungen bei Mengen, Terminen und Konditionen akzeptiert werden. Wollen Sie z.B. einen Rechnungsbetrag nicht in voller Höhe akzeptieren, weil der Lieferant mehr berechnet hat, als vereinbart ist, dann können Sie dies im Rechnungskontrollbeleg festhalten und eine Belastungsanzeige zum Anfordern der Gutschrift erstellen.

Abhängig von der Unternehmensorganisation wird eine Lieferantenrechnung entweder direkt im Einkauf erfasst und geprüft (Verbuchungsverfahren) oder zuerst in der Finanzbuchhaltung als Eingangsrechnung erfasst und dann durch den Einkauf geprüft (Umbuchungsverfahren). Welches Verfahren in Ihrem Unternehmen genutzt wird, ist anhand des Anwendungsparameters ER_TransferPostingForAPIV konfiguriert.

Rechnungskontrollbelege zählen zu den Einkaufsbelegen.

Basiswissen: Belege

Arten von Rechnungskontrollbelegen

Arten

Belege

Rechnungskontrollbelege für Warenlieferungen und Dienstleistungen, die vom Lieferanten auf Grund vorausgehender Bestellungen oder Lieferungen berechnet werden

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Rechnungskontrollbelege für Warenlieferungen und Dienstleistungen, die im Rahmen von Streckengeschäften berechnet werden

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Bestellungen in Rechnungskontrollbelege übernehmen (Streckengeschäft)

Rechnungskontrollbelege für Anzahlungen, die im Rahmen von Anzahlungsgeschäften anfallen

Rechnungskontrolle (Belegart "ERZ")

Thema: Rechnungskontrollbelege für Anzahlungsrechnungen erfassen

Rechnungskontrollbelege für Schlusszahlungen, die im Rahmen von Anzahlungsgeschäften anfallen

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Anzahlungsgeschäfte im Einkauf

Rechnungskontrollbelege für Warenlieferungen, die vom Lieferanten im Rahmen der Beschaffung von Anlagengütern berechnet werden

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Anlagengüter einkaufen

Rechnungskontrollbelege für Gutschriften, die der Lieferant Ihnen auf Grund einer Belastungsanzeige gewährt.

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Belastungsanzeigen in Rechnungskontrollbelege übernehmen

Rechnungskontrollbelege für Warenlieferungen auf Fremdläger, die vom Lieferanten auf Grund vorangegangener Bestückungsbestellungen oder Lieferungen berechnet werden. Die Berechnung erfolgt dabei jeweils auf Grund einer Entnahme von dem Lager.

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Entnahmemeldungen in Rechnungskontrollbelege übernehmen

Rechnungskontrollbelege für Fracht- und Zollkosten, die von einem Transportdienstleister für eine Warenlieferung berechnet werden. Solche Kosten müssen gemäß gesetzlichen Bestimmungen in die Berechnung der Lagerwerte der gelieferten Teile einbezogen werden.

Rechnungskontrolle (Belegart "ERR")

Thema: Rechnungskontrollbelege für Fracht- und Zollkosten erfassen

Aufbau und Inhalt von Rechnungskontrollbelegen

Ein Rechnungskontrollbeleg kann bestehen aus:

  • Einem Belegkopf

    Im Belegkopf sind die allgemeinen Daten des Lieferanten hinterlegt, z.B. Zahlungsbedingungen. Zudem können Sie im Belegkopf folgende Adressen hinterlegen:

  • Mehreren Belegpositionen (Rechnungskontrollpositionen)

    In den Belegpositionen sind verschiedene Daten zu den Teilen hinterlegt, die der Lieferant Ihnen berechnet, z.B. Teilenummern und Angaben für die Verarbeitung der Rechnung in der Finanzbuchhaltung.

    Je Belegposition werden die Daten aus der Lieferantenrechnung den entsprechenden Daten aus der zu Grunde liegenden Bestellung oder dem Wareneingangsbeleg gegenübergestellt. So können die Daten direkt verglichen und Abweichungen festgestellt werden.

Rechnungskontrollbelege ausgeben und übermitteln

Sie können:

Für das Gutschriftenanzeigeverfahren können Sie Gutschriftenanzeigen zu Rechnungskontrollbelegen ausgeben und übermitteln. Mehr dazu unter: Gutschriftenanzeigeverfahren

Abwicklung der Rechnungskontrolle

Thema: Abwicklung der Rechnungskontrolle

Erfassung und Abwicklung der Rechnungskontrolle überwachen

Die Erfassung und die Abwicklung können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis:

  • Die Pflege von Rechnungskontrollbelegen kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation in dem Rechnungskontrollbeleg manuell starten.

  • Zur Unterstützung der Sachbearbeiter bei der Freigabe von Rechnungskontrollbelegen gibt es den Freigabe-Workflow.

Mengen- und Werteflüsse durch Rechnungskontrollbelege

Durch Rechnungskontrollbelege werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht.

Buchungen in die Finanzbuchhaltung

  • Buchungen auf Bestandskonten

  • Buchungen auf Verbrauchs-/Bestandsveränderungskonten

  • Buchungen auf Wareneingangsverrechnungskonten

  • Buchungen auf Wareneinkaufskonten

  • Buchungen auf Verrechnungskonten

  • Buchungen auf Steuerkonten

  • Buchungen auf Zuschlagskonten

  • Buchungen auf Personenkonten

  • Buchungen auf Zwischenkonten für ungeprüfte Verbindlichkeiten

    Beim Umsatzkostenverfahren werden die relevanten Zwischenkonten für ungeprüfte Verbindlichkeiten aus der Erlösgruppe des Teils ermittelt und übernommen.

    Bei der Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung werden die Zwischenkonten für ungeprüfte Verbindlichkeiten ausgeglichen, die bei der vorausgegangenen Erfassung der Eingangsrechnung in der Finanzbuchhaltung bebucht wurden.

  • Buchungen auf Anlagenzwischenkonten

  • Buchungen auf Verbindlichkeitskonten

  • Buchungen auf Kursgewinnkonten oder Kursverlustkonten

Buchungen in die Kostenträgerrechnung

  • Buchungen auf Kostenarten für Verbrauchskosten

    Die relevanten Kostenarten werden aus der Werteflussgruppe des Teils ermittelt und übernommen. Relevant sind die Kalkulationsgruppen der folgenden Matrixzelle: Werteflusstyp Belastung und Werteflussart Einkauf/Mawi - KTr/ETr.

    Wenn das Verbrauchs-/Bestandsveränderungskonto in der Rechnungskontrolle geändert wird, dann erfolgt die Ermittlung nicht über die Werteflussgruppe. Stattdessen wird die relevante Kostenart auf Basis des Verbrauchs-/Bestandsveränderungskontos ermittelt und in die Kostenrechnungsaufteilung der Finanzbuchhaltung übernommen.

  • Buchungen auf Kostenarten für Zuschläge

Buchungen in die Ergebnisrechnung

  • Buchungen auf Ergebniskonten für Verbrauchskosten

    Die relevanten Ergebniskonten werden aus der Werteflussgruppe des Teils ermittelt und übernommen. Relevant sind die Kalkulationsgruppen der folgenden Matrixzelle: Werteflusstyp Belastung und Werteflussart Einkauf/Mawi - KTr/ETr.

    Wenn das Verbrauchs-/Bestandsveränderungskonto in der Rechnungskontrolle geändert wird, dann erfolgt die Ermittlung nicht über die Werteflussgruppe. Stattdessen wird das relevante Ergebniskonto auf Basis des Verbrauchs-/Bestandsveränderungskontos ermittelt und in die Kostenrechnungsaufteilung der Finanzbuchhaltung übernommen.

  • Buchungen auf Ergebniskonten für Zuschläge

Buchungen in die Kostenstellenrechnung

  • Buchungen auf Kostenarten für Verbrauchskosten

    Die relevanten Kostenarten werden aus der Werteflussgruppe des Teils ermittelt und übernommen. Relevant sind die Kalkulationsgruppen der folgenden Matrixzelle: Werteflusstyp Belastung und Werteflussart Einkauf/Mawi - KSt.

    Wenn das Verbrauchs-/Bestandsveränderungskonto in der Rechnungskontrolle geändert wird, dann erfolgt die Ermittlung nicht über die Werteflussgruppe. Stattdessen wird die relevante Kostenart auf Basis des Verbrauchs-/Bestandsveränderungskontos ermittelt und in die Kostenrechnungsaufteilung der Finanzbuchhaltung übernommen.

Buchungen in die Produktion

Durch Wareneingangsbelege zu Fremdleistungsaktivitäten, die für die Produktion angefallen sind, werden die Mengen und Kosten automatisch zu dem betreffenden Produktionsauftrag rückgemeldet. Wenn bei der Rechnungskontrolle Kostenabweichungen festgestellt werden, dann werden diese beim Verbuchen des Rechnungskontrollbelegs im Tagesabschluss automatisch rückgemeldet.

Wenn einem Rechnungskontrollbeleg kein Wareneingangsbeleg vorausgegangen ist, dann werden die Mengen und Kosten beim Verbuchen des Rechnungskontrollbelegs im Tagesabschluss automatisch zu dem betreffenden Produktionsauftrag rückgemeldet.

Verwendung der Werte aus Rechnungskontrollbelegen für weitere Berechnungen

Durch Rechnungskontrollbelege werden u.a. folgende Werte bereitgestellt, die für weitere Berechnungen verwendet werden:

Werte

Erläuterungen

Durchschnittspreis für ein Teil

Durch die Pflege eines Rechnungskontrollbelegs können Wertbuchungen erfolgen, z.B. durch die Reduzierung des Warenwerts in Rechnungskontrollpositionen. Je nach Herkunft des Rechnungskontrollbelegs können diese zur Aktualisierung der Bestandswerte und zur Aktualisierung der Durchschnittspreise führen. So wird der Durchschnittspreis eines Teils aktualisiert, wenn die Teileposition des Rechnungskontrollbelegs aus einem Wareneingangsbeleg übernommen wurde und der akzeptierte Warenwert vom Warenwert laut Wareneingang abweicht.

Lieferantenobligo

Thema: Lieferantenobligo

Statistikwerte

Thema: Statistikwerte zum Einkauf

Analysewerte für Datenanalysen im Analyzer

Themen:

Analysewerte für ABC-Analysen

Thema: ABC-Analysen

Liquidität des eigenen Unternehmens

Thema: Liquiditätsprognose

Vordefinierte Logistikkennzahlen

Die Daten von Rechnungskontrollbelegen können für die Berechnung folgender vordefinierter Logistikkennzahlen herangezogen werden:

Bewertungskriterien für die Lieferantenbewertung

Die Daten von Rechnungskontrollbelegen können für die Berechnung folgender Bewertungskriterien der Lieferantenbewertung herangezogen werden:

  • Terminabweichung

  • Wunschterminabweichung

  • Mengenabweichung zu Lieferung

  • Mengenabweichung zu Termin

  • Preisabweichung Bestellung/Rechnung

  • Preisabweichung Rechnung/akzeptiert

  • Preisabweichung Rechnung/Standard

Thema: Lieferantenbewertungen

Werte für die Intrahandelsstatistik

Für den grenzüberschreitenden Warenverkehr zwischen EU-Mitgliedstaaten können auf Grund von Rechnungskontrollbelegen Daten für die Intrahandelsstatistik herangezogen werden. Beim Generieren der Intradaten werden die Daten der Rechnungskontrollbelege in die Intradatensätze übernommen. Je nach Art des Rechnungskontrollbelegs werden die Daten zur Intrahandelsstatistik (Eingang) oder zur Intrahandelsstatistik (Versendung) herangezogen.

Thema: Intrahandelsstatistik

Verbrauchsmaterial in die Finanzbuchhaltung verbuchen

Hinweis: In der Finanzbuchhaltung werden üblicherweise Rechnungskontrollpositionen zu einer Sammelbuchung zusammengefasst, wenn das Verbrauchskonto identisch ist (Feld Verbr/BestVeränd in der Kontengruppe). Grundsätzlich erfolgt keine Zusammenfassung bei folgenden Sachverhalten:

  • Rechnungskontrollpositionen mit nicht lagergeführten Teilen

  • Rechnungskontrollpositionen mit einem Aufwandskonto, dem ein Abgrenzungskonto im Kontenstamm zugeordnet ist.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Verbrauchsmaterial über das Wareneinkaufskonto buchen

ER_ReplacePurchaseGroupAccount = "No"

Bei dieser Einstellung löst der Rechnungskontrollbeleg folgende Buchungen aus:

  • Wareneinkaufskonto an Personenkonto (Lieferant)

  • Verbrauchskonto an Wareneinkaufskonto

Verbrauchsmaterial nicht über das Wareneinkaufskonto buchen

ER_ReplacePurchaseGroupAccount = "Yes"

Voraussetzung: In der Rechnungskontrollposition muss das Verbrauchskonto hinterlegt werden.

Bei dieser Einstellung löst der Rechnungskontrollbeleg folgende Buchung aus: Verbrauchskonto an Personenkonto (Lieferant)

Bei folgenden Geschäftsvorgängen wird grundsätzlich über das Wareneinkaufskonto gebucht:

  • Einkauf von Anlagengütern

  • Anzahlungen (Teileart "60")

  • Fremdleistungen (Teileart "40") mit Produktionsbezug und vorherigem Wareneingang

  • Abgrenzungen/Steuerleistungen (Teileart "63")

  • Frachtkostenverteilung (Teileart "62")

  • Streckengeschäfte, sofern die Buchungen nach dem Umsatzkostenverfahren (UKV) erfolgen.

Informationen zu Rechnungskontrollbelegen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Werte eines Rechnungskontrollbelegs

Erfassungsfenster des Belegkopfs; Menüpunkt Info | Beleginformation

Zum Beleg sehen Sie u.a. folgende Werte:

Fibu-Buchungen zu einer Rechnungskontrollposition

Infofenster der Belegpositionen; Menüpunkt Info | Buchungen Fibu

Im Infofenster Buchungen Fibu sind die aus einer Lagerbuchung resultierenden Buchungen in die Finanzbuchhaltung aufgelistet.

Hinweis: Zu der Belegposition sehen Sie Buchungen in die Finanzbuchhaltung, die im Tagesabschluss verarbeitet wurden. Daher können Sie die Buchungen nur zu archivierten Rechnungskontrollbelegen einsehen.

Ausgabeprotokoll

Belegausgabe

Belege zum Geschäftsvorgang

Belegverknüpfung

Auflistung der Daten von Rechnungskontrollbelegen

Liste "Rechnungskontrollen"

Liste "Rechnungseingangsjournal"

Einkauf und Einkaufsentwicklung

Statistiken: Statistikwerte zum Einkauf

Analyzer:

Übersichten offener oder archivierter Rechnungskontrollbelege

Übersichten offener oder archivierter Belege

Offener Posten zu dem archivierten Rechnungskontrollbeleg

Menüpunkt Funktion | Beleg | Info | offener Posten in der Übersicht der archivierten Rechnungskontrollbelege

Hinweis: Auch in der Finanzbuchhaltung können Sie an verschiedenen Stellen, z.B. in der Konteninformation oder OP-Bearbeitung, den archivierten Rechnungskontrollbeleg beauskunften (Menüpunkt Info | Belegpositionen).

Lieferterminabweichung

Vordefinierte Logistikkennzahlen des Einkaufs:

Lieferbereitschaftsgrad

Vordefinierte Logistikkennzahlen des Einkaufs:

Liste "Rechnungskontrollen" gestalten und ausgeben

Die Daten von Rechnungskontrollbelegen können Sie in Listen über Rechnungskontrollen ausgeben. Dazu sind im Lieferumfang von proALPHA Listenansichten enthalten. Diese Listenansichten sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Rechnungskontrollbelege in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Liste "Rechnungseingangsjournal" gestalten und ausgeben

Im Rechnungseingangsjournal geben Sie die Daten von Rechnungskontrollbelegen und die daraus entstandenen Buchungssätze aus. So enthält das Rechnungseingangsjournal Werte von Rechnungskontrollbelegen, für die im Tagesabschluss bereits Werte für die Datenübernahme in die Finanzbuchhaltung bereitgestellt wurden. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, für welches Geschäftsjahr die Daten der Rechnungskontrollbelege in der Liste ausgegeben werden. Zudem bestimmen Sie im Druckvorlauf mit dem Kontrollkästchen Wiederholdruck Folgendes:

  • Das Rechnungseingangsjournal wird als Erstdruck ausgegeben.

    Dabei werden die noch nicht journalisierten Rechnungskontrollbelege ausgegeben. Dabei vergibt proALPHA die Nummern der Journalseiten und der Journalzeilen. Nach einem Seitenumbruch wird eine neue Journalseitennummer vergeben. Die Journalzeilen vergibt proALPHA pro Buchungssatz. Sind alle Rechnungskontrollbelege journalisiert, können Sie den Erstdruck des Rechnungseingangsjournals nicht mehr ausgeben.

  • Das Rechnungseingangsjournal wird als Wiederholdruck ausgegeben.

    Dabei werden die bereits journalisierten Rechnungskontrollbelege ausgegeben. Den Wiederholdruck können Sie mit den Journalseitennummern eingrenzen.

Basiswissen:

Lokalisierung Frankreich

In den Wareneinkaufsgruppen werden zwei Sachkonten der Finanzbuchhaltung hinterlegt. Hieraus resultieren für Rechnungskontrollbelege je nach Geschäftsvorgang verschiedene Buchungen auf Wareneinkaufskonten.

Lokalisierung Italien

Wenn Sie von einem vorauszahlungspflichtigen Lieferanten eine Eingangsrechnung erhalten, dann verbuchen Sie diese grundsätzlich in der Finanzbuchhaltung. Dabei werden die Vorauszahlungsbeträge ermittelt und auf entsprechende Sachkonten gebucht. Die Erfassung im Einkauf wird nicht unterstützt.

Thema: Vorauszahlungen (Ritenute d'Acconto)

Lokalisierung Polen

Thematik

Erläuterungen

Steuerveranlagung

Für eine differenzierte Betrachtungsmöglichkeit zwischen Umsatzsteuer (VAT) und Körperschaftssteuer (CIT) stehen vier Datumsfelder mit steuernder Wirkung zur Verfügung:

  • Periodendatum

  • Kursdatum

  • Steuerdatum

  • Steuerkursdatum

Diese Datumsangaben werden bei der Belegneuanlage initialisiert, diese können Sie manuell ändern. Das Periodendatum bestimmt die Buchungsperiode der Buchung in der Finanzbuchhaltung. Das Kursdatum bestimmt den Wechselkurs der Buchung. Für die umsatzsteuerrechtliche Betrachtung sind das Steuerdatum sowie das Steuerkursdatum relevant. Das Steuerdatum bestimmt, wann der Beleg im Steuerregister ausgewiesen wird. Das Steuerkursdatum bestimmt, mit welchem Kurs die Umrechnung für die Ausgabe des Belegs im Steuerregister erfolgt.

Rechnungskontrollbelege, die dem Geldflussprinzip unterliegen, können Sie mit dem gleichnamigen Kontrollkästchen entsprechend kennzeichnen. Die Kennzeichnung wird in die Finanzbuchhaltung übernommen. Teilzahlungen auf Rechnungskontrollen nach dem Geldflussprinzip sind aktuell nicht möglich. Bei Rechnungskontrollbelegen nach dem Geldflussprinzip können Sie das Steuerdatum nicht ändern, da diese immer mit dem voreingestellten Steuerdatum verbucht werden. Das voreingestellte Steuerdatum wird anhand der Compilerkonstante pa_S_P_DefaultTaxDate konfiguriert.

Rechnungskontrollbeleg in Fremdwährung

Für die Kursermittlung eines Rechnungskontrollbelegs in Fremdwährung ist das Datum der ursprünglichen Rechnung relevant. Aus diesem Grund gibt es das Feld Kursdatum. Bei der Neuanlage eines Belegs wird das Belegdatum als Kursdatum übernommen. Das Kursdatum können Sie manuell ändern.

Interne Rechnungen

Bei einem innergemeinschaftlichen Erwerb ist eine interne Rechnung erforderlich. Bei Datenübernahme eines innergemeinschaftlichen Rechnungskontrollbelegs wird automatisch eine interne Rechnung in die Finanzbuchhaltung gebucht. Bei der internen Rechnung sind Konto und Gegenkonto identisch, das Sonderkonto "Interne Rechnung" wird hierfür verwendet. Für jede Gegenbuchung des innergemeinschaftlichen Rechnungskontrollbelegs wird der internen Rechnung eine entsprechende Gegenbuchung hinzugefügt.

Voraussetzungen:

  • Die Compilerkonstante pa_FB_P_AutomatedInternalInvoiceCreation ist auf "1" konfiguriert.

  • Im Sonderkontenstamm muss das Sonderkonto "Interne Rechnung" (900) definiert sein.

  • Der Nummernkreis "Interne Rechnung" ist angelegt.

  • Ein Steuerregister mit zugeordnetem Gegenregister ist verpflichtend.

  • Bei allen Steuerschlüsseln für den innergemeinschaftlichen Erwerb ist das Feld Drittland-Import aktiviert.

Interne Rechnungen können Sie mit dem Formular Interne Rechnungen (EIR) ausgeben. Eine interne Rechnung geben Sie in der Buchungsinfo pro Konto aus (Menüpunkt Funktion | Interne Rechnung drucken). Für die Ausgabe der Umsatzsteueridentifikationsnummer in diesem Formular und im Steuerregisterdruck wird der offene Posten des verursachenden Rechnungskontrollbelegs herangezogen. Manuell geänderte Umsatzsteueridentifikationsnummern werden somit auch bei der internen Rechnung berücksichtigt.

Reverse-Charge-Verfahren

Wenn für einen Lieferanten mindestens eine Teile-Lieferanten-Beziehung für ein Reverse-Charge-Teil existiert, dann gilt: Sie entscheiden bei der Neuanlage eines Rechnungskontrollbelegs in einer Systemmeldung, ob der Geschäftsvorgang dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt. Wenn Sie die Systemmeldung mit Ja bestätigen, dann wird der Rechnungskontrollbeleg als steuerfreie Ausnahme angelegt. Dadurch werden die Steuerschlüssel und Steuerkonten aus der entsprechenden Steuergruppe verwendet.

Bei der Freigabe eines Rechnungskontrollbelegs werden Sie in einer Systemmeldung informiert, wenn der Beleg mindestens ein Reverse-Charge-Teil beinhaltet, aber nicht als steuerfrei gekennzeichnet ist.

Single Administrative Documents (SAD)

Wenn Sie in einem Rechnungskontrollbeleg SAD-Teile erfassen, dann erfassen Sie zusätzlich eine Bemessungsgrundlage sowie einen Steuerschlüssel. Somit wird die Steuerposition korrekt im Steuerregister ausgegeben. Dazu ordnen Sie bei der Wareneinkaufsgruppe der betreffenden Teile direkt das gewünschte Steuerkonto zu.

Direktübergabe

Einen Rechnungskontrollbeleg können Sie direkt an die Finanzbuchhaltung übergeben (Menüpunkt Extras | an Finanzbuchhaltung übergeben im Fenster Rechnungskontrolle). Dies wird als Direktübergabe bezeichnet.

Voraussetzung für die Direktübergabe ist die Belegfreigabe.

Besonderheiten:

  • Statistikwerte werden zum Zeitpunkt der Direktübergabe nicht berechnet.

  • Anhand des Anwendungsparameters FB_OriginsPostAutomatic ist konfiguriert, ob Buchungen aus dem Vertrieb automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Wenn eine automatische Übernahme erfolgt, dann gilt dies auch für Buchungen aus der Direktübergabe. Wenn keine automatische Übernahme erfolgt, dann ist anhand der Compilerkonstante pa_F_P_AutoPost_V_SingleInvoice konfiguriert, ob zumindest Buchungen aus der Direktübergabe automatisch übernommen werden.

Lokalisierung Ungarn

Thematik

Erläuterungen

Belegnummernvergabe bei Rechnungskontrollbelegen

Belegnummern von Rechnungskontrollbelegen müssen lückenlos und fortlaufend sein. Eine manuelle Belegnummernvergabe ist bei der Neuanlage eines Rechnungskontrollbelegs daher nicht möglich.

Im Einkauf werden Nummernkreise für Inlandsgeschäfte, EU-Geschäfte und Drittlandsgeschäfte unterschieden. Analog dazu gibt es auch eigene Nummernkreise für Barzahlungen.

Der jeweilige Nummernkreis wird anhand folgender Daten ermittelt:

  • Staat aus der Lieferantenadresse

  • Zahlungsart

Wenn für einen Rechnungskontrollbeleg eine Belegnummer vergeben wurde, dann gilt:

  • Sie können den Rechnungskontrollbeleg nicht löschen.

  • Der Staat in der Lieferantenadresse ist nicht änderbar.

  • Die Änderung der Zahlungsart im Rechnungskontrollbeleg ist nur bedingt möglich.

Steuerdatum (Datum der Steuerverbindlichkeit)

Steuerperiode

Das Steuerdatum und die Steuerperiode hinterlegen Sie in der Registerkarte Steuer (Schaltfläche ). Die Steuerperiode wird anhand des Steuerdatums ermittelt und vorgeschlagen

Wie viele Tage vor und nach dem Tagesdatum das Steuerdatum liegen darf, ist anhand folgender Compilerkonstanten konfiguriert:

  • pa_S_H_TaxDate_Vergangenheit

  • pa_S_H_TaxDate_Zukunft

Geldflussprinzip

Zur Kennzeichnung von Rechnungskontrollbelegen nutzen Sie das Kontrollkästchen Geldflussprinzip (Registerkarte Rechnungsart).

Für Lieferantenrechnungen, die dem Geldflussprinzip unterliegen, gilt: In der Steuerliste werden die Belege erst in der Steuerperiode der Zahlung berücksichtigt. Eine Teilzahlung solcher Belege ist nicht möglich.

Diverse inländische Lieferanten

Für diverse inländische Lieferanten können Sie keine Rechnungskontrollbelege erfassen.

Begründung: In der inländischen ZM müssen Sie die Inlandstransaktionen basierend auf der inländischen Steuernummer ausweisen. Bei diversen Lieferanten ist diese Meldepflicht nicht gegeben.

Rechnungskontrollbeleg in Fremdwährung

Bei Rechnungskontrollbelegen in Fremdwährung können Sie pro Steuerschlüssel folgende Beträge in Forint erfassen:

  • bewerteter Steuerbetrag

  • bewertete Steuerbasis

Die Beträge erfassen Sie über den Menüpunkt Funktion | Summen im Belegkopf. Dazu muss der Rechnungskontrollbeleg im Bearbeitungsmodus sein.

Neben der Spalte zur manuellen Eingabe des bewerteten Steuerbetrags steht zusätzlich eine weitere Spalte zur Verfügung. Diese Spalte zeigt den berechneten (bewerteten) Steuerbetrag. Über das Kontextmenü einer Zeile übernehmen Sie den berechneten Wert in das Eingabefeld der betreffenden Zeile.

Bei der Freigabe eines Rechnungskontrollbelegs wird geprüft, ob die bewerteten Beträge von den berechneten Beträgen abweichen. Wenn Abweichungen vorliegen, dann werden Sie in Systemmeldungen entsprechend informiert. Sie entscheiden, ob Sie die Beträge beibehalten oder anpassen wollen.

Wenn es sich um einen steuerfreien Geschäftsvorgang handelt, dann werden die Steuerbeträge automatisch in Fremdwährung in die entsprechenden Spalten übernommen. Die Steuerbasis wird automatisch in Forint übernommen.

Die Steuerbeträge werden im Tagesabschluss pro Steuerschlüssel verdichtet und in der Steuerlisteals bewerteter Betrag ausgegeben.

Korrektur- und Stornorechnungen

Im Rahmen der inländischen ZM sind Korrektur- und Stornorechnungen erforderlich. Folgende Rechnungsarten werden daher unterschieden:

  • Normalrechnung

  • Stornorechnung

  • Korrekturrechnung

Die Einstufung als Stornorechnung oder Korrekturrechnung nehmen Sie in der Registerkarte Rechnungsart vor (Schaltfläche ). Im Falle einer Korrektur- oder Stornorechnung hinterlegen Sie im Feld Belegnummer den archivierten Rechnungskontrollbeleg, der korrigiert bzw. storniert wird.

Bei der Freigabe von Rechnungskontrollbelegen wird die Gesamtsumme geprüft. Wenn die Gesamtsumme negativ ist, dann muss der Beleg als Storno- oder Korrekturrechnung an die Finanzbuchhaltung übergeben werden. Wenn für einen Lieferanten ein weiterer Rechnungskontrollbeleg mit identischem Steuerdatum vorliegt, dann prüfen und bestätigen Sie, ob es sich beim aktuellen Beleg um eine Normalrechnung handelt.

Die Storno- oder Korrekturinformationen werden an die Finanzbuchhaltung übergeben. In der Datenübernahme der Finanzbuchhaltung werden die Informationen nicht angezeigt. Die Verbuchung einer Korrektur- oder Stornorechnung ist erst möglich, nachdem der zu stornierende/korrigierende Rechnungskontrollbeleg in die Finanzbuchhaltung übernommen wurde.

Tagesabschluss

Offene Rechnungskontrollbelege ohne Positionen aber mit Freigabe werden im Tagesabschluss automatisch archiviert.

Administration

Objekte

Bedeutung

EB_BlanketPurAgrmtsToReceipt

Mengen der Belegpositionen von Rahmenbestellungen abrufen

EB_CopyPriceChange

Geänderte Einzelpreise, Rabatte und Zuschläge in die Teile-Lieferanten-Beziehung übernehmen

EB_CopyPriceClass

Geänderte Einzelpreise, Rabatte und Zuschläge in die Staffelgruppen für Preise, Rabatte und Zuschläge in der Teile-Lieferanten-Beziehung übernehmen

EB_CopyNewPrice

Neu erfasste Einzelpreise, Rabatte und Zuschläge in die Teile-Lieferanten-Beziehung übernehmen

EB_SuggestValForDlvyInvoicingCode

Lieferkennzeichen bei den Belegübernahmen vorschlagen

EB_WorkflowMaxPricingDifference

Maximale Abweichung zwischen dem übermittelten Nettowarenwert und dem Nettowarenwert der zu Grunde liegenden Bestellung, bei deren Überschreitung ein Ereignis ausgelöst wird.

ER_CheckAPIVLineAtEntry

Festlegung, wann die Prüfung der Belegpositionen von Rechnungskontrollbelegen erfolgt

ER_CheckReleaseOfAPIV

Rechnungskontrollbelege nur bei vollständiger Aufteilung von Frachtkosten und Zollkosten freigeben

ER_inputVATChangeable

Festlegung, ob Vorsteuerschlüssel im Belegkopf und in den Belegpositionen von Rechnungskontrollbelegen geändert werden können

ER_ManPIItemForCenterObjInventory

Kostenstelle, Kostenträger oder Ergebnisträger in Belegpositionen erfassen

ER_RemitToAddr0ForAPIV

Zahlungsadresse "0" aus dem Lieferantenstammdatensatz als Zahlungsadresse in Rechnungskontrollbelegen vorschlagen

ER_ReplacePurchaseGroupAccount

Festlegung, ob die Verbuchung von Rechnungskontrollpositionen mit Verbrauchsmaterial ohne Bebuchung des Wareneinkaufskontos erfolgt

ER_TransferPostingForAPIV

Verfahren für den Ablauf der Rechnungskontrolle

ER_UseDateFromInvoice

Rechnungsdatum oder Belegdatum des Rechnungskontrollbelegs als Valutadatum verwenden, wenn im Rechnungskontrollbeleg kein Valutadatum erfasst ist.

FB_MaxDiffVATIn

Maximaler Betrag, um den Vorsteuerbeträge korrigiert werden können

SB_AdoptionCodes_ERR

Keys der Lieferkennzeichen, die für Belegübernahmen von Wareneingangsbelegen und Entnahmemeldungen in Rechnungskontrollbelege verwendet werden können

SB_AdoptionCodes_EWE

Keys der Lieferkennzeichen, die für Belegübernahmen von Bestellungen und Belastungsanzeigen in Rechnungskontrollbelege verwendet werden können

SB_EnsureForeignDoc

Festlegung, ob die Belegnummer der Lieferantenrechnung als Rechnungsnummer erfasst werden muss

pa_ER_Steuerdatum_WE

Verfahrensweise für die Ermittlung des gültigen Vorsteuerschlüssels bei der Berechnung der Vorsteuer in Rechnungskontrollbelegen

ER_InvoiceVoucherConsumptionAccount

Verfahrensweise für das Ändern der Verbrauchskonten in den Belegpositionen von Rechnungskontrollbelegen

Mengen- und Werteflüsse

Thema: Mengen- und Werteflüsse konfigurieren

Belege allgemein

Thema: Belege

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren

Speicher ERR

Speicherdauer für archivierte Rechnungskontrollbelege

Speicher ER_JOU

Speicherdauer für das Rechnungseingangsjournal

Mengen- und Werteflüsse konfigurieren

Objekte

Bedeutung

ER_ArchiveDocInsteadOfDelete

Festlegung, dass Rechnungskontrollbelege und Rechnungskontrollbelege (Anzahlung) nie gelöscht, sondern immer archiviert werden, u.a. auch beim Löschen über die Schaltfläche . Durch die Archivierung können die vergebenen Belegnummern nachvollzogen werden.

ER_CashDiscountIsInterestExpense

(Gilt nur für österreichische Mandanten.)

Festlegung, wie Lieferantenskonto verbucht wird.

ER_CashDiscountIsIntExpense_CCtrOnly

(Gilt nur für österreichische Mandanten.)

Festlegung, wie Skontoaufwandsbuchungen in die Kostenrechnung verbucht werden.

ER_TransferPostingForAPIV

Verfahren für den Ablauf der Rechnungskontrolle

ML_ValueFlowFNA

Aus Bestandsveränderungen resultierende Werte auf die betreffenden Konten in der Finanzbuchhaltung buchen (Konten aus den Kontengruppen der Teile)

ER_ManPIItemForCenterObjInventory

Kostenstelle, Kostenträger oder Ergebnisträger in Belegpositionen erfassen

ER_CreditCostCenter

Festlegung, ob in einer Belegposition für ein Kostenobjekt ein weiteres Kostenobjekt hinterlegt werden kann

ER_PostingTextFromRemark

Festlegung, ob als Buchungstext die Bemerkung aus dem Belegkopf des Rechnungskontrollbelegs übergeben wird

pa_ER_Belastungskorrektur

Verfahrensweise für die Einbeziehung von Wertänderungen aus Belastungsanzeigen bei der Berechnung des Bestandswerts von Teilen

pa_ER_SperrBetragFibu

Festlegung, ob nicht akzeptierte Rechnungsbeträge in der Finanzbuchhaltung als Sperrbeträge erfasst werden können

pa_ER_Verbrauchsbuchung

Verfahrensweise für Buchungen auf Verbrauchskonten durch Rechnungskontrollbelege bei Geschäftsvorgängen ohne Lagerabwicklung

ER_InvoiceVoucherConsumptionAccount

Verfahrensweise für das Ändern der Verbrauchskonten in den Belegpositionen von Rechnungskontrollbelegen

pa_S_Traeger

Mengen- und Werteflüsse in die Kostenträgerrechnung oder Ergebnisrechnung aus folgenden Modulen:

  • Einkauf

  • Materialwirtschaft

  • Produktion, wenn PP_CostAccountPosting entsprechend konfiguriert ist

  • Projektmanagement