Lieferantenerklärungen

Lieferantenerklärungen benötigen Sie, um den Ursprung von Kaufteilen, die Sie zu Exporterzeugnissen verarbeiten, gemäß den Präferenzabkommen der Europäischen Gemeinschaft nachzuweisen. Lieferantenerklärungen fordern Sie von Ihren Lieferanten an.

Teile, für die Lieferantenerklärungen benötigt werden, kennzeichnen Sie in der Teile-Lieferanten-Beziehung anhand des Kontrollkästchens LiefErkl nötig. Anhand der Kennzeichnung können Sie die Daten der Teile zur Anforderung der Lieferantenerklärungen in Listen zusammenstellen.

Lieferantenerklärungen anfordern

Lieferantenerklärungen fordern Sie z.B. anlässlich der Bestellung eines Teils an, weil für den Wunschtermin der Bestellung keine gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Zudem können Sie Lieferantenerklärungen unabhängig von Bestellvorgängen anfordern, z.B. zu Beginn eines Jahres oder weil die Gültigkeit einer Lieferantenklärung abgelaufen ist. Lieferantenerklärungen können Sie für tagesgenaue Gültigkeitszeiträume anfordern. Dies können z.B. auch Lieferantenerklärungen für zurückliegende Zeiträume sein.

Beim Anfordern ermitteln Sie die Teile, für die Sie Lieferantenerklärungen benötigen. Dabei wird geprüft, ob für die Teile generell Lieferantenerklärungen benötigt werden und ob zum Anforderungsdatum Lieferantenerklärungen vorliegen. Für die Teile, zu denen laut der Ermittlung Lieferantenerklärungen benötigt werden, wird das Anforderungsdatum in die Teile-Lieferanten-Beziehung übernommen. Anhand des Anforderungsdatums selektieren Sie später die Teile, deren Daten Sie zum Anfordern der Lieferantenerklärungen an die Lieferanten übermitteln. Zum Übermitteln können Sie die Daten der Teile in der Liste "Lieferanten-Teile-Beziehung" ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht zu Lieferantenerklärungen enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie Textfelder verwenden, um den Lieferanten mitzuteilen, für welchen Gültigkeitszeitraum Sie die Lieferantenerklärungen benötigen.

Wenn Sie zu einem Teil Lieferantenerklärungen für mehrere Gültigkeitszeiträume benötigen, dann können Sie diese unter einem Anforderungsdatum anfordern. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie unter "Lieferantenerklärungen für mehrere Gültigkeitszeiträume".

Ob das Anfordern einer Lieferantenerklärung nötig ist, kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie Sachbearbeiter darüber informieren, dass zu einem Teil keine für den Termin der Bestellung gültige Lieferantenerklärung vorliegt. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Lieferantenerklärung prüfen.

Lieferantenerklärungen erneut anfordern

Lieferantenerklärungen können Sie erneut anfordern, auch wenn diese noch gültig sind. Dies kann z.B. erforderlich sein, wenn die Gültigkeit einer Lieferantenerklärung abläuft.

Über das Kontrollkästchen erneut anfordern im Vorlauf Lieferantenerklärung anfordern entscheiden Sie, ob bereits vorliegende Lieferantenerklärungen erneut angefordert werden.

Lieferantenerklärungen anfordern

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Lieferantenerklärung anfordern.

    Der Vorlauf Lieferantenerklärung anfordern wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Bestätigen Sie mit OK.

    Die Teile, für die Lieferantenerklärungen angefordert werden sollen, werden ermittelt und können in der Liste über Lieferantenteile ausgegeben werden.

    Das Anforderungsdatum wird in die Teile-Lieferanten-Beziehung der Teile übernommen.

Lieferantenerklärungen erfassen

Beim Erhalt der angeforderten Lieferantenerklärungen erfassen Sie verschiedene Daten zu den Lieferantenerklärungen in den Teile-Lieferanten-Beziehungen, z.B. den Gültigkeitszeitraum. Je nachdem, ob Sie die Daten für einzelne oder mehrere Lieferantenerklärungen erfassen wollen, können Sie verschiedene Vorgehensweisen für die Erfassung nutzen:

  • Eine einzelne Lieferantenerklärung erfassen Sie direkt in der Teile-Lieferanten-Beziehung des entsprechenden Teils. Einzelne Lieferantenerklärungen erfassen Sie manuell. Dazu können Sie das Teil z.B. aus der Übersicht aller angeforderten Lieferantenerklärungen auswählen und die Teile-Lieferanten-Beziehung öffnen.

  • Mehrere Lieferantenerklärungen, die Sie von einem Lieferanten zum selben Datum und für denselben Zeitraum angefordert haben, können Sie in einem Arbeitsschritt als Sammelerfassung erfassen.

    Im Vorlauf der Sammelerfassung erfassen Sie Anforderungsdatum und Gültigkeitszeitraum der Lieferantenerklärungen. Der Gültigkeitszeitraum wird in alle Teile-Lieferanten-Beziehungen des Lieferanten übernommen, in denen das Anforderungsdatum mit den Angaben im Vorlauf übereinstimmt. Zugleich wird in den Teile-Lieferanten-Beziehungen das Kontrollkästchen erhalten aktiviert.

Die von den Lieferanten ermittelten Originale der Lieferantenerklärungen können Sie im DMS archivieren. Dies ist u.a. dann empfehlenswert, wenn zu einem Teil mehrere Lieferantenerklärungen mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen existieren. Weitere Erläuterungen hierzu finden Sie unter "Lieferantenerklärungen für mehrere Gültigkeitszeiträume".

Einzelne Lieferantenerklärung erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Suchen Sie den gewünschten Lieferanten.

  3. Suchen Sie das gewünschte Teil.

    Anwendungsfälle:

Mehrere Lieferantenerklärungen erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Sammelerfassung Lieferantenerklärung.

    Der Vorlauf Sammelerfassung Lieferantenerklärung wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Starten Sie die Sammelerfassung.

Daten aus Lieferantenerklärungen erfassen

Die Daten aus den Lieferantenerklärungen, z.B. Angaben über das Ursprungsland, erfassen Sie in den Stammdaten des Teils. Um zu ermitteln, welche der Daten bereits erfasst sind und welche noch nicht, nutzen Sie die Übersicht Teile Lieferantenerklärung. In der Übersicht sind die Teile aufgelistet, zu denen eine Lieferantenerklärung angefordert wurde. Je Teil sehen Sie in den einzelnen Spalten der Übersicht, welche Daten aus den Lieferantenerklärungen Sie in den Stammdaten erfassen müssen. Teile, zu denen keine oder nicht alle Daten erfasst sind, sind in der Übersicht farbig hinterlegt (Gelb). Welche Daten zu einem Teil noch zu erfassen sind, erkennen Sie daran, dass in der Zeile des Teils die den Daten entsprechenden Spalten leer sind. So erkennen Sie z.B. an der leeren Spalte ULa zu einem Teil, dass Sie für das Teil das Ursprungsland erfassen müssen. Um fehlende Daten zu erfassen, können Sie den Stammdatensatz des Teils gleich aus der Übersicht öffnen.

Übersicht "Teile Lieferantenerklärung" öffnen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Suchen Sie den gewünschten Lieferanten.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Teile Lieferantenerklärung.

    Der Filter Anforderungszeitraum wird geöffnet.

  4. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Teile einzugrenzen, zu denen Sie z.B. eine Lieferantenerklärung erfassen wollen.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Teile Lieferantenerklärung Lieferant wird geöffnet.

    Die Teile werden zeilenweise angezeigt.

Lieferantenerklärungen für mehrere Gültigkeitszeiträume

In der Regel werden Lieferantenerklärungen für Teile im Hinblick auf laufende oder zukünftige Geschäftsvorgänge angefordert, z.B. für den Zeitraum des laufenden Jahrs und darüber hinaus. Es kann jedoch vorkommen, dass für ein Teil zusätzlich eine Lieferantenerklärung für einen zurückliegenden Zeitraum benötigt wird. Die Gültigkeit einer Lieferantenerklärung macht sich dabei an ihrem Ausstellungsdatum fest. So ist eine Lieferantenerklärung ausgehend vom Ausstellungsdatum maximal 12 Monate rückwirkend gültig und maximal 24 Monate in die Zukunft gültig. Da laut den gesetzlichen Bestimmungen die Ausstellung einer einzigen Lieferantenerklärung über den gesamten Zeitraum nicht zulässig ist, benötigen Sie für jeden Zeitraum eine eigene Lieferantenerklärung.

Lieferantenerklärungen anfordern

Die beiden Lieferantenerklärungen können Sie unter einem Anforderungsdatum für beide Zeiträume anfordern. Dazu gehen Sie vor wie oben beschrieben. Die Angaben zu den Zeiträumen teilen Sie dem Lieferanten in der Liste mit, mit der Sie die Anforderung übermitteln.

Sie können die Lieferantenerklärungen auch getrennt anfordern. So z.B., wenn Sie für mehrere Teile Lieferantenerklärungen für das kommende Jahr benötigen und für einige der Teile zusätzlich Lieferantenerklärungen für einen zurückliegenden Zeitraum. In diesem Fall führen Sie den Anforderungslauf zunächst für die Teile durch, zu denen Sie Lieferantenerklärungen für den zurückliegenden Zeitraum benötigen. Die Daten dieser Teile geben Sie mit Angabe des Zeitraums in der dafür vorgesehenen Liste aus. Anschließend führen Sie einen weiteren Anforderungslauf für die Teile durch, zu denen Sie Lieferantenerklärungen für den zukünftigen Zeitraum benötigen. Den Anforderungslauf führen Sie mit einem anderen Anforderungsdatum durch. Die Daten dieser Teile geben Sie mit Angabe des Zeitraums in einer weiteren Liste aus. Beide Listen übermitteln Sie dem Lieferanten.

Tipp: Für die Listen zum Anfordern der Lieferantenerklärungen können Sie jeweils passende Listenansichten gestalten. Zum Hinterlegen der Angaben zu Zeiträumen verwenden Sie jeweils Textfelder. Die Texte können Sie nach Ihren Anforderungen formulieren. Ein solcher Text kann z.B. wie folgt lauten: "Wir bitten um Ausfertigung einer Lieferantenerklärung für die zurückliegenden 12 Monate".

Lieferantenerklärungen erfassen

Die vom Lieferanten übermittelten Lieferantenerklärungen erfassen Sie, wie oben für einzelne Lieferantenerklärungen beschrieben. In einer Teile-Lieferanten-Beziehung kann für Lieferantenerklärungen nur ein einziger, zusammenhängender Gültigkeitszeitraum hinterlegt werden (Felder gültig ab/gültig bis). Daher erfassen Sie dort den Gültigkeitszeitraum, den die beiden Lieferantenerklärungen insgesamt abdecken. Falls die beiden Lieferantenerklärungen nicht gleichzeitig bei Ihnen eintreffen, können Sie auch zunächst den Zeitraum der bereits vorliegenden Lieferantenerklärung erfassen. Sobald die zweite Lieferantenerklärung eingetroffen ist, passen Sie den Gültigkeitszeitraum entsprechend den Angaben in dieser Lieferantenerklärung an.

Zum Nachweis der einzelnen Gültigkeitszeiträume sollten Sie die Originale der Lieferantenerklärungen mit entsprechenden Erläuterungen im DMS archivieren. Bei entsprechender Konfiguration des Auditings können Sie die geänderten Daten der Gültigkeitszeiträume zudem in der Änderungshistorie nachvollziehen.

Abwicklung von Lieferantenerklärungen

Thema: Abwicklung von Lieferantenerklärungen

Informationen zu Lieferantenerklärungen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.

Informationen

Informationsquellen

Auflistungen der Teile, zu denen Lieferantenerklärungen angefordert werden sollen

Listen über Lieferantenteile, Listenansichten für die Anforderung von Lieferantenerklärungen

Übersicht über Teile, zu denen Lieferantenerklärungen angefordert wurden

Übersicht Teile Lieferantenerklärung

Die Übersicht können Sie nach dem Anforderungsdatum eingrenzen. In der Übersicht können Sie je Teil u.a. einsehen, welche Daten aus Lieferantenerklärungen im Teilestamm zu erfassen sind.

Thema: Daten aus Lieferantenerklärungen erfassen