Katalogbestellung über curecomp

Teile, die sich durch ihren geringen Wertanteil und hohen Beschaffungsaufwand auszeichnen (sogenannte C-Teile), können Sie über das Katalogsystem von curecomp bestellen. Dazu bietet Ihnen curecomp ein elektronisches Katalogsystem, das sich nahtlos in Ihre Prozesse integriert. Ihre Bestellungen legen Sie direkt im Katalogsystem an und reduzieren mithilfe von Teilprozessen wie Produktsuche, Auswahl und Warenkorb Ihren Beschaffungsaufwand.

Der Datenaustausch zwischen proALPHA und curecomp erfolgt über die INWB. Über INWB-Nachrichten werden Stammdaten aus proALPHA für das Katalogsystem bereitgestellt und umgekehrt die Katalogbestellungen und Auftragsbestätigungen aus dem Katalogsystem an proALPHA übertragen. Weitere relevante Daten hinterlegen Sie direkt im Katalogsystem. Dabei legen Sie u.a. den Nummernkreis fest, aus dem die Belegnummern der Katalogbestellungen vergeben werden.

Komponenten für Katalogbestellungen

Komponenten

Erläuterungen

Stammdaten für die Katalogbestellung

Für die Abwicklung von Katalogbestellungen sind folgende Stammdaten relevant:

  • Kostenobjekte

  • Lieferanten

  • Teile

  • Nummernkreise

Thema: Stammdaten für die Katalogbestellung

KontrollkästchenKatalogbestellung im Belegkopf der Bestellung

Anhand des aktiven Kontrollkästchens erkennen Sie eine Bestellung als Katalogbestellung. Das Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn die Bestellung durch Übernahme einer INWB-Katalogbestellung erfasst wurde.

INWB (Integration Workbench) und INWB-Nachrichten

Der Datenaustausch im Rahmen der Katalogbestellung über curecomp erfolgt über die Integration Workbench (INWB).

Über die INWB empfangen Sie u.a. Bestellungen und Auftragsbestätigungen von curecomp. Der Datenaustausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten folgender Nachrichtentypen:

  • pAX-ORDERS (Bestellung/Auftrag)

  • pAX-ORDRSP (Auftragsbestätigung)

  • pAX-SRM-CostingObjects (SRM: Kostenobjekte)

  • pAX-SRM-Suppliers (SRM: Lieferanten)

Für den Datenaustausch über die INWB werden die Geschäftspartner als Partner geführt, curecomp wird als Fremdsystem angebunden. Für die beteiligten Partner muss der Datenaustausch über die INWB konfiguriert sein, sodass aktive Partnervereinbarungen für den jeweiligen Nachrichtentyp existieren.

Thema: INWB für die Katalogbestellung konfigurieren

WorkflowAutomation für den Datenaustausch mit curecomp

Der Datenaustausch zwischen Ihrem Unternehmen und curecomp kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu sind u.a. in den Workflow-Bereichen Bestellung (E_EB) und Wareneingang (E_WE) verschiedene Komponenten vordefiniert.

Stammdaten für Katalogbestellungen

Für Katalogbestellungen werden verschiedene Stammdaten aus proALPHA benötigt. Diese Stammdaten werden von proALPHA für das Katalogsystem bereitgestellt, z.B. Lieferantenstammdaten.

Weitere Stammdaten werden direkt im Katalogsystem gepflegt, z.B. der Nummernkreis für die Belegnummern der Katalogbestellungen.

Folgende Stammdaten sind für Katalogbestellungen relevant:

Daten

Erläuterungen

Lieferanten

Lieferantenstammdaten und Kostenobjekte stellen Sie für curecomp bereit. Die Bereitstellung erfolgt über die INWB. Mehr dazu unter: Stammdaten an curecomp übertragen

Kostenobjekte

Teile

Für Teile, die im Katalogsystem bestellt werden, müssen die dafür üblichen Stammdaten im proALPHA Teilestamm erfasst sein. Dort sind auch die Werteflussgruppen für die Werteflüsse in proALPHA hinterlegt.

Abhängig davon, wie die Werteflüsse in Ihrem Unternehmen eingerichtet sind, können Sie auch mit einem diversen Teil arbeiten. Im Stammdatensatz des diversen Teils hinterlegen Sie die Werteflussgruppe, die speziell für Katalogbestellungen herangezogen wird.

Somit können folgende Vorgehensweisen beim Erfassen einer Katalogbestellung unterschieden werden:

  • Katalogbestellung für ein diverses Teil

    Bei der Katalogbestellung erfassen Sie nur die vom Katalogsystem vorgegebene Teilenummer (Artikelnummer).

    Voraussetzung: Für den Lieferanten, bei dem Sie bestellen, existiert in proALPHA eine Teile-Lieferanten-Beziehung für ein diverses Teil.

    Die daraus resultierende Belegposition wird für das erste diverse Teil erfasst, das aus der Teile-Lieferanten-Beziehung des betreffenden Lieferanten ermittelt wurde.

  • Katalogbestellung für ein "normales" Teil

    Bei der Katalogbestellung erfassen Sie zusätzlich zu der vom Katalogsystem vorgegebenen Teilenummer (Artikelnummer) die korrespondierende proALPHA Teilenummer.

    Voraussetzung: Das Teil wird im proALPHA Teilestamm unter der zusätzlich erfassten Teilenummer geführt.

    Die daraus resultierende Belegposition wird für das entsprechende Teil erfasst. Wenn noch keine Teile-Lieferanten-Beziehung für den betreffenden Lieferanten existiert, dann wird diese automatisch erfasst.

Hinweis: Die Konditionen für die Bestellungen werden aus der Katalogbestellung übernommen und somit nicht aus den Teile-Lieferanten-Beziehungen.

Nummernkreis

Die Belegnummern der Katalogbestellungen vergeben Sie aus dem Nummernkreis, der im Katalogsystem für Bestellungen vorgesehen ist. Dieser Nummernkreis wird im Rahmen der Konfiguration des Katalogsystems festgelegt. Dabei ist zu beachten, dass sich der Nummernkreis für Bestellungen im Katalogsystem nicht mit dem Nummernkreis für Bestellungen in proALPHA überschneidet.

Katalogbestellungen über curecomp

Zum besseren Verständnis nachfolgend jeweils ein beispielhafter Ablauf für die Katalogbestellung für nicht lagergeführte Teile und für lagergeführte Teile.

Katalogbestellungen für nicht lagergeführte Teile

Arbeitsschritte bei Ihnen

(Einkaufsprozess)

Arbeitsschritte bei curecomp/Lieferanten

(Vertriebsprozess)

Katalogbestellung erfassen

Sie erfassen eine Katalogbestellung über das Katalogsystem von curecomp.

Auftrag erhalten und erfassen

Die Bestellung wird über das Katalogsystem an den Lieferanten übermittelt. Auf Grund der Bestellung erhält der Lieferant einen korrespondierenden Auftrag über das Katalogsystem.

Die Auftragsbestätigung sowie die dazugehörige Bestellung werden in einer INWB-Nachricht "pAX-ORDRSP" (Auftragsbestätigung) vom Katalogsystem an Sie übermittelt.

Verarbeiten der Katalogbestellung

Die über das Katalogsystem übermittelte Katalogbestellung übernehmen Sie in proALPHA. Mehr dazu unter: Katalogbestellungen übernehmen

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Teile liefern und Rechnung erfassen

Der Lieferant liefert die Teile und stellt sie in Rechnung-

Rechnungskontrolle durchführen

Nach der Rechnungsstellung durch Ihren Lieferanten führen Sie die Rechnungskontrolle durch. Den dazu benötigten Rechnungskontrollbeleg können Sie durch Übernahme der Bestellung erfassen.

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Optional: Erhalt der Ware bestätigen

Nachdem die Teile bei Ihnen eingetroffen sind und die Rechnungskontrolle durchgeführt wurde, melden Sie dem Katalogsystem den Erhalt der Ware per INWB-Nachricht "pAX-ORDERS" (Bestellung/Auftrag). Mehr dazu unter: Erhalt der Ware bestätigen

Hinweis: Den Erhalt der Ware können Sie alternativ direkt im Katalogsystem melden.

Optional: Erhalt der Ware registrieren

Das Katalogsystem erhält die Bestätigung über den Erhalt der Ware und registriert die vereinnahmte Menge je Position.

Katalogbestellungen für lagergeführte Teile

Arbeitsschritte bei Ihnen

(Einkaufsprozess)

Arbeitsschritte bei curecomp/Lieferanten

(Vertriebsprozess)

Katalogbestellung erfassen

Sie erfassen eine Katalogbestellung über das Katalogsystem von curecomp.

Auftrag erhalten und erfassen

Die Bestellung wird über das Katalogsystem an den Lieferanten übermittelt. Auf Grund der Bestellung erhält der Lieferant einen korrespondierenden Auftrag über das Katalogsystem.

Die Auftragsbestätigung sowie die dazugehörige Bestellung werden in einer INWB-Nachricht "pAX-ORDERSP" (Auftragsbestätigung) vom Katalogsystem an Sie übermittelt.

Verarbeiten der Katalogbestellung

Die über das Katalogsystem übermittelte Katalogbestellung übernehmen Sie in proALPHA. Mehr dazu unter: Katalogbestellungen übernehmen

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Optional: Lieferung ankündigen

Ihr Lieferant kündigt Ihnen die Lieferung über das Katalogsystem an, indem er Ihnen den Lieferschein übermittelt. Der Lieferschein wird in einer INWB-Nachricht "pAX-DESADV" (Lieferschein/Lieferavis/Wareneingang) vom Katalogsystem an Sie übermittelt.

Optional: Lieferschein in Lieferavis übernehmen

Sie übernehmen die Daten des über das Katalogsystem gesendeten Lieferscheins in einen Lieferavis. Mehr dazu unter: INWB-Lieferscheine in Lieferavise übernehmen

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Optional: Lieferung stornieren

Der Lieferant kann die avisierte Lieferung nachträglich stornieren. Dazu sendet Ihnen der Lieferant eine weitere INWB-Nachricht mit entsprechender Kennung über das Katalogsystem. Die Stornierung einer Lieferung wird in einer INWB-Nachricht "pAX-DESADV" (Lieferschein/Lieferavis/Wareneingang) vom Katalogsystem an Sie übermittelt.

Optional: Stornierung einer Lieferung übernehmen

Bei der Übernahme einer Stornierung aus einer INWB-Nachricht wird das komplette Lieferavis archiviert. Dabei wird die Belegverknüpfung des Lieferavis entsprechend ergänzt. Mehr dazu unter: Lieferscheine in Lieferavise übernehmen

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Teile liefern und Rechnung erfassen

Der Lieferant liefert die Teile und stellt sie in Rechnung.

Wareneingang durchführen und bestätigen

Nachdem die Teile bei Ihnen eingetroffen sind, führen Sie den Wareneingang durch (z.B. durch Belegübernahme des Lieferavis) und melden den Wareneingang per INWB-Nachricht an curecomp.

Die Meldung eines Wareneingangs übermitteln Sie in einer INWB-Nachricht "pAX-RECADV" (Meldung Wareneingang) an das Katalogsystem. Mehr dazu unter: Wareneingänge über die INWB melden

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Optional: Wareneingang stornieren

Einen Wareneingang können Sie nachträglich stornieren. Dazu archivieren Sie den Wareneingangsbeleg.

Die Stornierung eines Wareneingangs übermitteln Sie in einer INWB-Nachricht "pAX-DESADV" (Lieferschein/Lieferavis/Wareneingang) an das Katalogsystem. Mehr dazu unter: Stornierungen von Wareneingängen über die INWB melden

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Rechnungskontrolle durchführen

Nach der Rechnungsstellung Ihres Lieferanten führen Sie die Rechnungskontrolle durch. Den dazu benötigten Rechnungskontrollbeleg können Sie durch Übernahme der Bestellung erfassen.

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Katalogbestellungen in Bestellungen und Auftragsbestätigungen übernehmen

Das Katalogsystem von curecomp übermittelt Ihnen Katalogbestellungen per INWB. Katalogbestellungen, die mit INWB-Nachrichten übermittelt wurden, können Sie in Bestellungen und Auftragsbestätigungen übernehmen. In proALPHA kann folgende INWB-Nachricht verarbeitet werden: Auftragsbestätigung (pAX-ORDRSP).

Voraussetzungen für die Übernahme

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch mit der INWB für die Nachrichtentypen ist konfiguriert.

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In der Katalogbestellung sind Kostenobjekte (Kostenstelle, Kostenträger oder Ergebnisträger) hinterlegt.

Wenn in der Katalogbestellung keine Kostenobjekte hinterlegt sind, dann wird die Übernahme mit einer Systemmeldung abgebrochen.

Die Belegnummer ist keine proALPHA Belegnummer.

Die Belegnummer der Katalogbestellung stammt nicht aus dem Nummernkreis, der in proALPHA für Bestellungen festgelegt ist. Das bedeutet, die Nummernkreise für Katalogbestellungen und Bestellungen dürfen nicht übereinstimmen.

Wenn die Belegnummer der Katalogbestellung aus dem Nummernkreis stammt, der in proALPHA für Bestellungen festgelegt ist, dann wird die Übernahme mit einer Systemmeldung abgebrochen.

Die Umrechnung der Mengen für die Ermittlung des Gewichts je Gewichtsmengeneinheit ist konfiguriert.

In proALPHA wird als Bezugsgröße für die Gewichtsmengeneinheit (GME) Kilogramm verwendet.

Wenn das Katalogsystem mit abweichenden Mengeneinheiten arbeitet, dann müssen die Mengen der Katalogbestellungen umgerechnet werden.

Die Umrechnung ist anhand der folgenden Anwendungsparameter konfiguriert:

  • SB_WeightUnitOfMeasureFactorKGM

    Umrechnungsfaktoren

  • SB_WeightUnitOfMeasureISO

    ISO-Codes der Mengeneinheiten, die anhand der Umrechnungsfaktoren in Kilogramm umgerechnet werden

Die Teile sind nicht gesperrt.

Den Teilen der Bestellpositionen sind keine Zustände mit der Funktion Sperre für die Workflow-Bereiche Auftragsbestätigung (E_BB) und Bestellung (E_EB) zugeordnet.

Der Lieferant ist nicht gesperrt.

Dem Lieferanten ist kein Zustand mit der Funktion Sperre für die Workflow-Bereiche Auftragsbestätigung (E_BB) und Bestellung (E_EB) zugeordnet.

Für die Teile sind Teile-Lieferanten-Beziehungen für den Lieferanten angelegt.

Gilt nur für Katalogbestellungen für diverse Teile.

Bei der Übernahme einer Katalogbestellung wird das erste diverse Teil der Teile-Lieferanten-Beziehung herangezogen.

Katalogbestellungen übernehmen

Bei der Übernahme einer Katalogbestellung aus einer INWB-Nachricht wird der Belegkopf der Bestellung automatisch angelegt. Dabei werden die Daten der INWB-Nachricht übernommen. Weitere Daten werden aus dem Stammdatensatz des Lieferanten sowie aus den Belegparametern ermittelt und in die Bestellung übernommen. Ebenso werden mit den entsprechenden Daten der INWB-Nachricht automatisch die Belegpositionen der Bestellung angelegt. Bei der Übernahme der Katalogbestellung in die Auftragsbestätigung wird analog verfahren.

Besonderheiten bei der Übernahme

Daten

Besonderheiten

Bestellnummer

Bei der Übernahme einer Katalogbestellung wird die vom Katalogsystem vergebene Bestellnummer in den Belegkopf der Bestellung übernommen. Wenn die Belegnummer der Katalogbestellung mit einer in proALPHA für Bestellungen vorgesehenen Belegnummer übereinstimmt, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert. Die Übernahme wird abgebrochen.

Teilepositionen und Werteflussgruppen

Je nach Vorgehensweise bei der Katalogbestellung wird wie folgt unterschieden:

  • Katalogbestellung für ein diverses Teil

    Die Belegposition wird für das erste diverse Teil erfasst, das aus den Teile-Lieferanten-Beziehungen des betreffenden Lieferanten ermittelt wurde. Die Teilenummer (Artikelnummer) und Teilebezeichnung aus der Katalogbestellung werden in das erste bzw. zweite Feld für Zusatzbezeichnungen übernommen. Zusätzlich wird die Teilebezeichnung aus der Katalogbestellung in den Fließtext zur Belegposition übernommen.

    Die im proALPHA Teilestamm zu dem ersten diversen Teil des Lieferanten hinterlegte Werteflussgruppe wird für die Katalogbestellung verwendet.

  • Katalogbestellung für ein "normales" Teil

    Die Belegposition wird für das entsprechende Teil erfasst. Wenn noch keine Teile-Lieferanten-Beziehung für den betreffenden Lieferanten existiert, dann wird diese automatisch erfasst.

    Die im proALPHA Teilestamm zu dem Teil hinterlegte Werteflussgruppe wird für die Katalogbestellung verwendet.

Mengen der Belegpositionen: Bestellmengeneinheit

Die Mengen werden mit der Bestellmengeneinheit der Teile-Lieferanten-Beziehung aus der Katalogbestellung übernommen.

Wenn für das Teil keine Teile-Lieferanten-Beziehung existiert, dann wird die Teile-Lieferanten-Beziehung automatisch angelegt. Als Bestellmengeneinheit wird die Lagermengeneinheit des Teils verwendet.

Die vom Katalogsystem verwendete Bestellmengeneinheit wird zusammen mit den Mengen zur Information in die Fließtexte der Belegpositionen übernommen.

Mengen der Belegpositionen: Gewichtsmengeneinheit (GME)

Für die Ermittlung des Gewichts je GME werden die Mengen in Kilogramm umgerechnet. Wenn für die übertragene Mengeneinheit die Umrechnung nicht konfiguriert ist, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert. Die Übernahme wird abgebrochen. Die Umrechnung für abweichende Mengeneinheiten kann nachträglich in den Anwendungsparametern konfiguriert werden. Anschließend kann die INWB-Nachricht manuell eingelesen werden.

Gewicht der Belegpositionen

Das Gewicht der Teile wird aus der Katalogbestellung in die Belegpositionen der Bestellung übernommen.

Wenn für die Teile kein Gewicht übertragen wurde, dann werden die Belegpositionen der Bestellung mit dem Gewicht "0" angelegt.

Konditionen

Bei der Übernahme einer Katalogbestellung werden die Konditionen der Katalogbestellung in die Belegpositionen der Bestellung übernommen.

Kommentar

Beim Erfassen einer Katalogbestellung im Katalogsystem können Sie einen Kommentar zu der Bestellung hinterlegen, z.B. für den Warenempfänger. Bei der Übernahme der Katalogbestellung wird der Kommentar in den Belegkopf der Bestellung (Feld Bestellung) und der Auftragsbestätigung (Feld Bemerkung) übernommen.

Auswirkungen der Erfassung von Bestellungen und Auftragsbestätigungen

Thematik

Auswirkungen

Belegverknüpfungen

Die Belegverknüpfungen der Bestellung und der Auftragsbestätigung werden entsprechend ergänzt. In der Belegverknüpfung der Bestellung ist die Auftragsbestätigung als Folgebeleg aufgeführt und in der Belegverknüpfung der Auftragsbestätigung ist die Bestellung als Vorgängerbeleg aufgeführt.

Mengen- und Werteflüsse

Durch Auftragsbestätigungen werden keine Mengen- und Werteflüsse ausgelöst.

Durch Bestellungen werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst.

Erhalt der Ware bestätigen

Im Rahmen der Katalogbestellung können Sie den Erhalt der Ware per INWB bestätigen. Die Bestätigung erfolgt über das Katalogsystem von curecomp. Dazu steht in proALPHA folgende INWB-Nachricht zur Verfügung: Bestellung/Auftrag (pAX-ORDERS).

Der Erhalt der Ware kann wie folgt bestätigt werden:

  • Erhalt der Ware für nicht lagergeführte Teile bestätigen

    Den Erhalt der Ware können Sie nach dem Erhalt der Rechnung und Durchführung der Rechnungskontrolle bestätigen. Dazu senden Sie die archivierte Bestellung an das Katalogsystem (Menüpunkt Extras | archivierte Bestellung senden im Belegarchiv).

    In der Bestätigung wird die Menge als erhalten gekennzeichnet, die laut Rechnungskontrollbeleg berechnet wurde.

  • Erhalt der Ware für lagergeführte Teile bestätigen

    Den Erhalt der Ware für lagergeführte Teile bestätigen Sie im Rahmen des Wareneingangs. Mehr dazu unter: Wareneingänge über die INWB melden

Administration

Objekte

Bedeutung

SB_WeightUnitOfMeasureISO

ISO-Codes der Mengeneinheiten, die in "kg" umgerechnet werden

SB_WeightUnitOfMeasureFactorKGM

Umrechnungsfaktoren für das Umrechnen der Mengeneinheiten

INWB

Thema: INWB für die Katalogbestellung konfigurieren

INWB für die Katalogbestellung konfigurieren

Die INWB ist wie üblich zu konfigurieren.

Thema: Integration Workbench (INWB) konfigurieren

Je nach Arbeitsschritt beim Konfigurieren der INWB sind für curecomp verschiedene Besonderheiten zu beachten.

Arbeitsschritte

Erläuterungen

curecomp an die INWB anbinden

curecomp wird als Fremdsystem angebunden. Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Teilnahme aktivieren

Wie für die INWB üblich, muss die Teilnahme für Ihre proALPHA Installation aktiviert werden (aktives Kontrollkästchen Teilnahmestatus im Fenster INWB-Konsole).

Teilnehmer laden

Damit der Datenaustausch zwischen Ihrer proALPHA Installation und dem Fremdsystem erfolgen kann, müssen die Daten aller Teilnehmer aus der INWB geladen werden.

Nachrichtentypen konfigurieren

Für die Katalogbestellung über curecomp werden folgende Nachrichtentypen verwendet:

  • pAX-ORDERS (Bestellung/Auftrag)

  • pAX-ORDRSP (Auftragsbestätigung)

  • pAX-SRM-CostingObjects (SRM: Kostenobjekte)

  • pAX-SRM-Suppliers (SRM: Lieferanten)

Thema: Nachrichtentypen konfigurieren

Partnervereinbarungen definieren

Thema: Partnervereinbarungen definieren

Partnervereinbarungen definieren

In den Partnervereinbarungen legen Sie fest, welche Belege mit welchem Mandanten oder Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Dazu ordnen Sie einem lokalen Teilnehmer die Teilnehmer als Partner zu, mit denen der Austausch erfolgen soll, und erfassen die jeweiligen Partnervereinbarungen.

Für die Katalogbestellung über curecomp legen Sie je Mandanten (Teilnehmer) fest, mit welchen Geschäftspartnern Belege über curecomp ausgetauscht werden.

Die Mandanten Ihres Unternehmens werden als lokale Teilnehmer geführt. Die Geschäftspartner werden als Partner geführt. Dabei erfassen Sie zu jedem relevanten Mandanten die gewünschten Geschäftspartner mit Bezug zu curecomp (Fenster Partner zu Teilnehmer). Beim Erfassen eines Partners hinterlegen Sie folgende Daten:

  • Im Feld Empfänger erfassen Sie den Empfänger ähnlich einer E-Mail-Adresse in folgender Form: <Kundennummer des Lieferanten>@<Teilnehmerkennung von curecomp>.

    Beispiel: 100000@curecomp

  • Im Feld Lieferant ordnen Sie den betreffenden Lieferanten anhand seiner Lieferantennummer zu.

    Beispiel: 100000

Je Partner erfassen Sie Partnervereinbarungen für die gewünschten Nachrichtentypen (Fenster Partnervereinbarungen für Nachrichten) z.B. "pAX-ORDRSP" zum Empfangen von Auftragsbestätigungen. Dazu aktivieren Sie für die Nachrichtentypen die entsprechenden Kontrollkästchen in der Spalte senden oder empfangen.