Callverwaltung (Einkauf)

Als Sachbearbeiter im Einkauf können Sie u.a. Rückfragen zu Produkten oder Reklamationen an Ihre Lieferanten richten. Die Daten zu solchen Rückfragen oder Reklamationen erfassen Sie in proALPHA in Lieferantencalls. In einem Lieferantencall können Sie z.B. hinterlegen, welches Teil reklamiert wird und wer der zuständige Ansprechpartner beim Lieferanten ist. Lieferantencalls verwalten Sie in der Callverwaltung des Einkaufs. Dort können Sie Lieferantencalls u.a. erfassen und bearbeiten.

Lieferantencalls zählen zu den Einkaufsbelegen.

Basiswissen: Belege

Aufbau und Inhalt von Lieferantencalls

Ein Lieferantencall kann bestehen aus:

  • Einem Belegkopf

    Im Belegkopf sind die allgemeinen Daten des Lieferanten hinterlegt, zu dem Sie z.B. ein Teil reklamieren. Zu diesen Daten zählt u.a. die Lieferantenadresse. Zudem ist die Beschreibung der Rückfrage oder Reklamation hinterlegt.

  • Mehreren Belegpositionen

    In einer Belegposition ist das Teil hinterlegt, auf das sich z.B. die Reklamation bezieht. Zu dem Teil können Sie verschiedene Daten hinterlegen, z.B. Menge und Kommissionsnummer.

  • Mehreren Bearbeitungsschritten

    Bearbeitungsschritte dokumentieren den Verlauf der Bearbeitung des Lieferantencalls. So können Sie anhand der Bearbeitungsschritte nachvollziehen, welche Schritte vom Lieferanten unternommen wurden, um Ihr Problem zu lösen. Wurde Ihnen z.B. ein kostenloses Ersatzteil geliefert, so können Sie dies als Bearbeitungsschritt erfassen. Bearbeitungsschritte können auch als Kommunikationsmittel genutzt werden. So können Sie in einem Bearbeitungsschritt z.B. eine Rückfrage an einen anderen Sachbearbeiter erfassen.

Lieferantencallerfassung

Lieferantencalls können Sie manuell erfassen oder aus einem Call generieren.

Lieferantencalls suchen

Lieferantencalls können Sie zu verschiedenen Zwecken suchen, z.B. um weitere Bearbeitungsschritte oder Belegpositionen anzulegen. Daher gibt es für die Suche von Calls verschiedene Vorgehensweisen.

Sie können:

Lieferantencalls im Erfassungsfenster "Lieferantencalls" suchen

Im Erfassungsfenster Lieferantencalls (Belegkopf) können Sie Lieferantencalls lieferantenübergreifend suchen, z.B. zur Pflege der Belegdaten. Für die Suche eines Calls können Sie im Feld Callnummer...

  • ...über offene und archivierte Lieferantencalls wie für Belege üblich blättern.

  • ...die <Strg + A> Übersicht aufrufen, in der Sie den Lieferantencall wie in Übersichten üblich suchen. In der Übersicht bestimmen Sie, ob offene oder archivierte Lieferantencalls angezeigt werden.

  • ...mit <Strg + Alt + F> das Fenster zur Suche über Merkmalsleisten aufrufen, in dem Sie den Lieferantencall wie für Merkmalsleisten üblich mit Merkmalen eingrenzen.

Lieferantencalls im Fenster "Bearbeitung Lieferantencalls" suchen

Zur Bearbeitung von Lieferantencalls können Sie diese mit Hilfe der Selektionskriterien im Filter Lieferantencalls eingrenzen. Der Filter wird automatisch geöffnet, wenn Sie das Programm Bearbeitung Lieferantencalls starten. Im Fenster Bearbeitung Lieferantencalls können Sie den Filter über die Schaltfläche öffnen. In der Übersicht werden die Lieferantencalls zeilenweise angezeigt, die Sie mit Hilfe des zugehörigen Filters selektiert haben.

Thema: Im Fenster zur Bearbeitung von Belegen arbeiten

Hinweis: Die Übersicht Bearbeitung Lieferantencalls können Sie auch als Infofenster im Management-Informationssystem (MIS) aufrufen (Menüpunkt MIS | Firma | Belege Einkauf | Lieferantencalls).

Lieferantencalls pflegen

Sie können:

  • Daten von Lieferantencalls ändern

  • Weitere Belegpositionen anlegen

    In einen bestehenden Lieferantencall können Sie Belegpositionen aus offenen oder archivierten Einkaufsbelegen übernehmen. Dadurch werden im Lieferantencall entsprechende Belegpositionen automatisch angelegt.

  • Belegpositionen löschen

  • Weitere Bearbeitungsschritte anlegen

  • Bearbeitungsschritte löschen

  • Lieferantencalls archivieren

  • Lieferantencalls löschen

    Wenn zu einem bestehenden Lieferantencalls Folgebelege existieren, dann können Sie diesen nicht mehr löschen.

Lieferantencalls ausgeben und übermitteln

Sie können:

Abwicklung von Lieferantencalls

Im Rahmen der Abwicklung von Lieferantencalls können Sie verschiedene Geschäftsprozesse mit Hilfe der folgenden Belege abbilden.

Belege

Menüpunkte im Fenster Bearbeitung

Themen

Bestellungen

Extras | Generieren | Bestellung

Bestellungen aus Lieferantencalls generieren

Rücklieferungen

Extras | Generieren | Rücklieferung

Rücklieferungen aus Lieferantencalls generieren

Belastungsanzeigen

Extras | Generieren | Belastungsanzeige

Belastungsanzeigen aus Lieferantencalls generieren

Erfassung von Lieferantencalls überwachen

Die Erfassung kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Lieferantencalls wiedervorlegen.

  • Bearbeitungsschritte wiedervorlegen.

    Einen Bearbeitungsschritt können Sie als Wiedervorlage in Ihren Aufgabenmonitor oder in den eines anderen Sachbearbeiters legen. Dies kann z.B. erforderlich sein, um die Abarbeitung des Bearbeitungsschritts zu überwachen.

  • Lieferantencalls an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren.

    Dazu sind für die WorkflowAutomation für die Callverwaltung (Einkauf) verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

  • Lieferantencalls mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Pflege von Lieferantencalls kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Lieferantencall manuell starten.

Bearbeitungsschritte wiedervorlegen

  1. Öffnen Sie das Erfassungsfenster Lieferantencalls.

  2. Suchen Sie den gewünschten Lieferantencall.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Bearbeitung.

    Das Erfassungsfenster für Bearbeitungsschritte wird geöffnet.

  4. Suchen Sie den gewünschten Bearbeitungsschritt.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  6. Geben Sie im Feld Sachbearbeiter WV die Benutzerkennung des gewünschten Sachbearbeiters ein.

  7. Geben Sie im Feld Wiedervorlage das gewünschte Wiedervorlagedatum ein.

  8. Speichern Sie.

    Der Bearbeitungsschritt wird zum Wiedervorlagedatum in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt.

Mengen- und Werteflüsse durch Lieferantencalls

Durch die Erfassung werden keine Mengen- und Werteflüsse ausgelöst. Es können jedoch je nach Abwicklung Werte für folgende Mengen- und Werteflüsse bereitgestellt werden:

Informationen zu Lieferantencalls

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Ausgabeprotokoll

Belegausgabe

Belege zum Geschäftsvorgang

Belegverknüpfung

Übersichten offener oder archivierter Lieferantencalls

Übersichten offener oder archivierter Belege

Auflistung der Daten von Lieferantencalls

Liste "Lieferantencalls"

Liste "Lieferantencalls" gestalten und ausgeben

Die Daten von Lieferantencalls können Sie in Listen über Lieferantencalls ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Lieferantencalls in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

Softwareoption Q_SVPSUP

Callverwaltung (Einkauf)

BB_CTISearch...

Daten zu Anrufern anzeigen

EB_CopySupCallHeaderTxtToDebMemo

Fließtexte des Texteditors der Lieferantencalls in den Belegköpfen von Belastungsanzeigen vorschlagen

EB_CopySupCallHeaderTxtToPurOrd

Fließtexte des Texteditors der Lieferantencalls in den Belegköpfen von Bestellungen vorschlagen

EB_CopySupCallHeaderTxtToReturn

Fließtexte des Texteditors der Lieferantencalls in den Belegköpfen von Rücklieferungen vorschlagen

EB_LieferantenCallsPriorities...

Prioritäten für Lieferantencalls

EB_LieferantenCallsStatus...

Callstatus für Lieferantencalls

EB_LieferantenCallsType_...

Callarten für Lieferantencalls

EB_OrderToAddr0ForSupplierCalls

Bestelladresse "0" aus dem Lieferantenstammdatensatz als Bestelladresse in Lieferantencalls vorschlagen

Belege allgemein

Thema: Belege

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren

Speicher "ESC"

Speicherdauer für archivierte Lieferantencalls