Anzahlungsgeschäfte im Einkauf

Ein Anzahlungsgeschäft im Einkauf ist ein Geschäftsvorgang, bei dem ein Lieferant eine oder mehrere Vorauszahlungen verlangt, bevor er Ware liefert oder eine Dienstleistung erbringt. Anzahlungen sind bei Großaufträgen und Sonderanfertigungen üblich. Damit finanziert der Kunde Aufträge mit, die eine längere Fertigungsdauer und erhebliche finanzielle Mittel erfordern. Der Lieferant hat mit der Anzahlung eine gewisse Garantie, dass der Käufer nicht ohne wichtigen Grund vom Kaufvertrag zurücktritt.

Abwicklung von Anzahlungsgeschäften

Belege

Erläuterungen

Bestellungen

Einem Anzahlungsgeschäft liegt immer eine Bestellung oder eine Bestellung mit Lieferplan zu Grunde. So sind alle Belege des Anzahlungsgeschäfts mit der Bestellung verknüpft. Ausnahmen sind Belastungsanzeigen für zu viel geleistete Anzahlungen, die manuell angelegt werden und so keine Belegverknüpfung zu den übrigen Belegen des Anzahlungsgeschäfts haben.

Bestellungen werden unter der für Bestellungen üblichen Belegart "EB" geführt.

Rechnungskontrollbelege für Anzahlungsrechnungen

Bevor Ihr Lieferant Waren an Sie versendet, sendet er Ihnen in der Regel eine Anzahlungsrechnung. In dieser Anzahlungsrechnung ist ausgewiesen, welchen Betrag der Lieferant Ihnen als Anzahlung in Rechnung gestellt hat. Den Rechnungskontrollbeleg für Anzahlungsrechnungen erfassen Sie im Erfassungsfenster Rechnungskontrolle Anzahlung.

Rechnungskontrollbelege für Anzahlungsrechnungen werden unter der Belegart "ERZ" geführt.

Thema: Rechnungskontrollbelege für Anzahlungsrechnungen

Wareneingangsbelege

Lieferungen, die für Lagerorte bestimmt sind, erfassen Sie durch Wareneingänge. Lieferungen, die für Kostenstellen oder für Kostenträger bestimmt sind, können Sie direkt in der Rechnungskontrolle erfassen.

Wareneingangsbelege werden unter der für Wareneingangsbelege üblichen Belegart "EWE" geführt.

Thema: Wareneingangsbelege

Rechnungskontrollbelege für Teilrechnungen und Schlussrechnungen

In einer Teilrechnung rechnet der Lieferant mehrere Vorgänge eines Anzahlungsgeschäfts ab, bevor das Anzahlungsgeschäft abgeschlossen ist. In einer Schlussrechnung fasst der Lieferant alle offenen Positionen eines Anzahlungsgeschäfts zusammen. Teilrechnungen und Schlussrechnungen werden wie für Rechnungen üblich als Rechnungskontrollbelege erfasst (Belegart "ERR").

In diese Rechnungskontrollbelege können Sie die noch offenen Wareneingangsbelege und die Rechnungskontrollbelege für Anzahlungsrechnungen übernehmen. Die Belegübernahme starten Sie im Belegkopf über den Menüpunkt Extras | Belegübernahme Sonstige Belege.

Voraussetzung für die Übernahme von Rechnungskontrollbelegen für Anzahlungsrechnungen ist, dass diese im Tagesabschluss verarbeitet wurden.

Nach der Übernahme wird der Betrag der Anzahlung in dem Rechnungskontrollbeleg als negativer Betrag angezeigt.

Anzahlungsgeschäfte überwachen

Die Belegerfassung sowie verschiedene Arbeitsschritte beim Durchführen von Anzahlungsgeschäften können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Belege des Anzahlungsgeschäfts wiedervorlegen.

  • Belege des Anzahlungsgeschäfts an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, z.B. die Erfassung einer Rechnungskontrolle.

    Dazu sind für die WorkflowAutomation für Anzahlungsgeschäfte verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

  • Belege des Anzahlungsgeschäfts mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Informationen zu Anzahlungsgeschäften

Informationen

Informationsquellen

Belege zum Geschäftsvorgang

Belegverknüpfung

Anzahlungen zu einer Bestellung

Erfassungsfenster der Bestellung; Menüpunkt Info | Anzahlungen