Abrufbestellungen

Bei Ihren Lieferanten können Sie Teile, die Sie z.B. für Ihre Produktion zu bestimmten Terminen benötigen, auf Abruf bestellen. Solche Beschaffungsvorgänge können Sie in proALPHA anhand von Abrufbestellungen abbilden. In Abrufbestellungen hinterlegen Sie die Rahmenbedingungen, die Sie mit Ihren Lieferanten für Lieferungen vereinbart haben. Die einzelnen Bestellungen, die zu einer Abrufbestellung anfallen, werden anhand von Lieferabrufen gesteuert.

Mit den Lieferabrufen werden beim Lieferanten die Mengen der Abrufbestellung zu den durch die Bedarfe vorgegebenen Terminen abgerufen. Dazu können Lieferabrufe automatisch aus der Disposition generiert werden. Auf diese Weise können die Bestellvorgänge wechselnden Bedarfssituationen wie Termin- und Mengenänderungen oder dem Auftreten zusätzlicher Bedarfe angepasst werden. Zur schnellen Übermittlung der Lieferabrufe an den Lieferanten können Sie z.B. EDI-Nachrichten nutzen.

Lieferungen, die auf Grund von Lieferabrufen eintreffen, werden im Wareneingang erfasst. Dabei werden die gelieferten Mengen von der Abrufbestellung abgebucht.

Abrufbestellungen zählen zu den Einkaufsbelegen. Sie werden in proALPHA ähnlich den Empfehlungen des VDA (Verband der Automobilindustrie) für die deutsche Automobilindustrie abgebildet.

Basiswissen: Belege

Aufbau und Inhalt von Abrufbestellungen

Eine Abrufbestellung kann bestehen aus:

  • Einem Belegkopf

    Im Belegkopf sind die allgemeinen Daten zu der Abrufbestellung hinterlegt, z.B. der Lagerort des Teils, auf den geliefert werden soll, sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen. Zudem können Sie im Belegkopf u.a. folgende Adressen hinterlegen:

    Eine Abrufbestellung wird nur für ein einzelnes Teil angelegt. Daher enthält sie anders als andere Bestellungen keine Belegpositionen. Für ein Teil kann je Dispositionsbereich nur eine offene Abrufbestellung existieren.

    Die Daten des betreffenden Teils sind ebenfalls im Belegkopf hinterlegt. Zu dem Teil können Beistellteile hinterlegt werden sowie besondere Preisvereinbarungen. Einzelpreise, Rabattsätze, Preiszuschläge und Preisabschläge mit unterschiedlichen Gültigkeitszeiträumen können als "weitere Preise und Zuschläge" hinterlegt sein.

  • Einem oder mehreren Lieferabrufen.

    In einem Lieferabruf sind u.a. der Lieferfortschritt der Abrufbestellung sowie Datum und Menge des zuletzt zu der Abrufbestellung erfolgten Wareneingangs dokumentiert.

  • Der Abrufsteuerung

    In der Abrufsteuerung sind Voreinstellungen zur Steuerung der Lieferabrufe hinterlegt. In der Abrufsteuerung definieren Sie z.B. das Intervall für die automatische Generierung von Lieferabrufen. Ebenso können Sie in der Abrufsteuerung den Termin für eine Nullstellung erfassen. Zu diesem Termin werden die Fortschrittszahlen zu den Abrufen und Lieferungen auf "0" gesetzt.

  • Mehreren Abrufpositionen je Lieferabruf. In den Abrufpositionen ist u.a. hinterlegt, welche Abrufmengen zu welchen Abrufterminen von dem Lieferanten zu liefern sind.

  • Der Liefervorschau je Lieferabruf. In der Liefervorschau sind Abrufe dokumentiert, die innerhalb eines gewissen Zeitraums voraussichtlich erfolgen werden.

Bestellabwicklung

Thema: Abwicklung von Abrufbestellungen

Bestellerfassung und Bestellabwicklung überwachen

Die Erfassung und die Abwicklung können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • Abrufbestellungen wiedervorlegen.

  • Abrufbestellungen an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B.

    • die Neuanlage einer Abrufbestellung oder

    • die Erledigung von Arbeitsschritten während der Bestellabwicklung.

      Dazu sind für die WorkflowAutomation für Abrufbestellungen verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert.

  • Abrufbestellungen mit Zuständen sperren, z.B. für die Bearbeitung.

Wiedervorlagen sowie Vorgänge, die auf Grund von Ereignissen anfallen, werden in der WorkflowAutomation automatisch in die Aufgabenmonitore der zuständigen Sachbearbeiter gestellt. Dort können die Sachbearbeiter die angefallenen Vorgänge abarbeiten.

Hinweis: Die Pflege von Abrufbestellungen kann auch umfangreiche Änderungen mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation in der Abrufbestellung oder in den Lieferabrufen manuell starten.

Mengen- und Werteflüsse durch Abrufbestellungen

Die Erfassung sowie die Abwicklung können je nach Konfiguration Mengen- und Werteflüsse auslösen. So können die Werte von Abrufbestellungen bei verschiedenen Berechnungen berücksichtigt werden, wie z.B. der Berechnung des Lieferantenobligos oder bei der Berechnung der Liquiditätsprognose. Durch Abrufbestellungen können zudem Werte bereitgestellt werden, die erst bei der Lieferung oder der Rechnungskontrolle Mengen- und Werteflüsse auslösen.

Wichtige Werte

Werte

Erläuterungen

Bestellbestand

Thema: Bestellbestand

Deckung

Thema: Deckungen aus Abrufbestellungen

Hinweis: Durch die Abrufmengen der Liefervorschau entstehen keine Deckungen.

Lieferantenobligo

Thema: Lieferantenobligo

Kreditlimit

Thema: Kreditlimit

Statistikwerte in Monats- und Jahresstatistiken

Thema: Statistikwerte zum Bestellausgang

Statistikwerte in Tagesstatistiken

Abrufbestellungen werden für die Berechnung des Bestellbestands in den Zeilen der Tagesstatistiken herangezogen.

Thema: Tagesstatistiken

Analysewerte für ABC-Analysen

Thema: ABC-Analysen

Liquidität des eigenen Unternehmens

Thema: Liquiditätsprognose

Informationen zu Abrufbestellungen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Bedarfe und Deckungen des Teils der Abrufbestellung

Dispositionskonto

Abruf- und Lieferfortschritt der Abrufbestellung

Abruf- und Lieferfortschritt

Vergleich der Abrufmengen von Lieferabrufen

Abrufvergleich

Aktive Lieferabrufe aller Lieferanten

Lieferanten mit aktiven Lieferabrufen

Ausgabeprotokoll

Belegausgabe

Belege zum Geschäftsvorgang

Belegverknüpfung

Übersichten offener oder archivierter Abrufbestellungen

Übersichten offener oder archivierter Belege

Auflistung der Daten von Abrufbestellungen

Liste "Abrufbestellungen"

Auflistung der ausstehenden Lieferungen zu Abrufbestellungen

Liste "Ausstehende Lieferungen"

Bestellausgang

Statistiken: Statistikwerte zum Bestellausgang

Analyzer: Analysedaten zu Wareneingängen

ABC-Analysen

Bestellbestand

Informationen zu Beständen: Bestellbestand

Tagesstatistiken: Statistikwert zum Bestellbestand in den Zeilen der Tagesstatistiken

Ermittelte voraussichtliche Bezugsnebenkosten

Infofenster voraussichtliche Bezugsnebenkosten (Menüpunkt Info | voraussichtliche Bezugsnebenkosten in den Lieferabrufen der Abrufbestellung)

Liste "Abrufbestellungen" gestalten und ausgeben

Die Daten von Abrufbestellungen können Sie in Listen über Abrufbestellungen ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, welche Abrufbestellungen in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Liste "Ausstehende Lieferungen" gestalten und ausgeben

Die Daten zu ausstehenden Lieferungen verschiedener Einkaufsbelege können Sie ausgeben. So sehen Sie, für welche Teile in welchen Mengen zu welchen Terminen die Lieferung oder Ersatzlieferung noch aussteht. Die Daten können Sie für folgende Einkaufsbelege ausgeben:

  • Bestellungen

  • Bestellungen mit Lieferplan

  • Abrufbestellungen

  • Lieferavise

  • Rücklieferungsbelege

Für ausstehende Lieferungen sind in proALPHA unterschiedliche Listenarten vordefiniert. Die Unterscheidung liegt in der Sortierung der Daten in den Listen.

Sortierung

Listenarten

Sortierung nach Belegnummern oder Belegdatum

Ausstehende Lieferungen

Sortierung nach Lieferanten und Belegnummern oder

Sortierung nach Lieferanten und Wunschterminen

Ausstehende Lieferungen je Lieferant

Sortierung nach Lieferterminen

Ausstehende Lieferungen je Teil

Je Listenart ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, von welchen Einkaufsbelegen Daten in der Liste ausgegeben werden.

Basiswissen:

Administration

Objekte

Bedeutung

EB_BillToAddr0ForCallPurOrd

Rechnungsadresse "0" Ihrer Firma als Rechnungsadresse in Abrufbestellungen vorschlagen

EB_CopyPurTextForCallPurOrd

Einkaufstexte aus den Stammdaten in den Belegpositionen der Abrufbestellungen vorschlagen (Fließtexte des Texteditors)

EB_DiscountSurchargeDesc

Festlegung, ob Rabatt- und Zuschlagsarten in Einkaufsbelegen verwendet werden können

EB_DisplayWHAddrAsShipToAddr

Adresse des Lagerorts, der im Belegkopf des Einkaufsbelegs hinterlegt ist, als Lieferadresse im Belegkopf dieses Einkaufsbelegs vorschlagen

EB_QuantityKeyReleaseQuantity_...

Mengenschlüssel für Abrufmengen in Abrufbestellungen

EB_RemitToAddr0ForCallPurOrd

Zahlungsadresse "0" aus dem Lieferantenstammdatensatz als Zahlungsadresse in Abrufbestellungen vorschlagen

EB_ShipToAddr0ForCallPurOrd

Lieferadresse "0" Ihrer Firma als Lieferadresse in Abrufbestellungen vorschlagen

EB_ShippingFrequencies_...

Anlieferintervalle für Lieferungen zu Abrufbestellungen

EB_UsageTypes...

Verwendungsschlüssel für die Teile der Lieferabrufe in Abrufbestellungen

SB_AdoptionCodes_ECO

Keys der Lieferkennzeichen, die für Belegübernahmen von Lieferabrufen verwendet werden können

Belege allgemein

Thema: Belege

DMS-Archivierung

Thema: Dokumente archivieren

DMS-Recherche

Thema: Dokumente recherchieren

Speicher ECO

Speicherdauer für archivierte Abrufbestellungen