Anlageneinkauf über den Einkauf abwickeln

Den Einkauf eines Anlagenguts können Sie über den Anwendungsbereich Einkauf abwickeln. Voraussetzung dafür ist, dass das Verbuchungsverfahren in Ihrer proALPHA Installation eingerichtet ist. Dies bestimmt der Anwendungsparameter ER_TransferPostingForAPIV.

Beim Einkauf eines Anlagenguts über den proALPHA Einkauf unterscheiden Sie folgende Anwendungsfälle:

  • Der Einkauf eines Anlagenguts erfolgt als "normaler" Geschäftsvorgang.

  • Der Einkauf eines Anlagenguts erfolgt als Anzahlungsgeschäft (Anzahlungsgeschäfte im Einkauf).

Wenn der Einkauf eines Anlagenguts über den proALPHA Einkauf erfolgt, dann benötigen Sie das diverse Teil "Anlagengut". Wenn der Einkauf eines Anlagenguts als Anzahlungsgeschäft im Einkauf durchgeführt wird, dann benötigen Sie zusätzlich das Anzahlungsteil "Anzahlung für Anlagengut".

Zu den Teilen "Anlagengut" und "Anzahlung für Anlagengut" legen Sie folgende Stammdaten an:

  • Wareneinkaufsgruppe für das Teil "Anlagengut", um Anlagenzwischenkonten zu gruppieren auf die die Anschaffungskosten verbucht werden.

  • Wareneinkaufsgruppe für das Teil "Anzahlung für Anlagengut", um Anzahlungskonten für geleistete Anzahlungen auf Anlagengüter zu gruppieren, auf die die Anzahlungen verbucht werden (Angeforderte Anzahlungen (Einkauf)).

  • Kontengruppe für das Teil "Anlagengut", damit proALPHA in der Kontenfindung die Anlagenzwischenkonten ermitteln kann (Kontenfindung (Einkauf)).

  • Kontengruppe für das Teil "Anzahlung für Anlagengut", damit proALPHA in der Kontenfindung die Anzahlungskonten für geleistete Anzahlungen auf Anlagengüter ermitteln kann.

Der Einkauf eines Anlagenguts unterliegt z.B. in Deutschland den Umsatzsteuergesetzen. Die verschiedenen Steuerfälle im Einkauf werden in proALPHA durch Vorsteuerschlüssel abgebildet, die den Wareneinkaufsgruppen zugeordnet werden (Wareneinkaufsgruppen anlegen). Steuerfälle sind beispielsweise der Einkauf eines Anlagenguts als innergemeinschaftlicher Erwerb oder zum aktuellen Vorsteuersatz im Inland. Daher sind die Anlagenzwischenkonten und die Anzahlungskonten für geleistete Anzahlungen auf Anlagengüter steuerrelevante Sachkonten (Steuerrelevante Sachkonten anlegen).

Welcher Steuerfall dem Einkauf eines Anlagenguts zu Grunde liegt, ermittelt proALPHA anhand der Steuerfindung (Steuerfindung (Einkauf)).

Die Kontenfindung und Steuerfindung führt proALPHA im Einkauf durch in Anzahlungsrechnungen und Rechnungskontrollbelegen.

Für den Einkauf eines Anlagenguts legen Sie Einkaufsbelege an. In diesen legen Sie Belegpositionen für Anlagengüter an.

Den Einkauf eines Anlagenguts als "normalen" Geschäftsvorgang können Sie beispielsweise wie folgt abwickeln:

  • Sie legen eine Bestellung an mit einer Belegposition für das Teil "Anlagengut".

  • Wenn der Lieferant das Anlagenguts liefert, dann legen Sie einen Wareneingangsbeleg an. In diesen übernehmen Sie die Belegposition für das Anlagengut aus der Bestellung. Der Wareneingangsbeleg dient dazu den Erhalt des Anlagenguts zu belegen. Lagerzugangsbuchungen finden nicht statt.

  • Wenn Sie die Rechnung für das Anlagengut erhalten, dann legen Sie einen Rechnungskontrollbeleg an. In diesen übernehmen Sie die Belegposition für das Anlagenguter aus dem Wareneingangsbeleg. proALPHA ermittelt durch die Steuerfindung und Kontenfindung ein Anlagenzwischenkonto. Sie geben den Rechnungskontrollbeleg frei. Im Tagesabschluss wird der Beleg verarbeitet und zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereit gestellt. In der Datenübernahme können Sie die Anschaffungskosten in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Den Einkauf eines Anlagenguts durch ein Anzahlungsgeschäft können Sie beispielsweise wie folgt abwickeln:

  • Sie legen eine Bestellung an. In dieser Bestellung legen Sie eine Belegposition für das Teil "Anlagengut" an. Sie erfassen in der Belegposition verschiedene Daten, u.a. vergeben Sie eine Inventarnummer.

  • Wenn Sie eine Anzahlung für das Anlagengut tätigen, dann legen Sie die Anzahlungsrechnungen an. Diesen ordnen Sie die Bestellung für das Anlagengut zu. In den Anzahlungsrechnungen legen Sie eine Belegposition für das Teil "Anzahlung für Anlagengut" an. Sie erfassen in der Belegposition verschiedene Daten, u.a. vergeben Sie eine Inventarnummer. proALPHA ermittelt durch die Steuerfindung und Kontenfindung ein Anzahlungskonto für geleistete Anzahlungen auf Anlagengüter. Sie geben die Anzahlungsrechnung frei. Im Tagesabschluss wird der Beleg verarbeitet und zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereit gestellt. In der Datenübernahme können Sie die Anzahlung in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

  • Wenn der Lieferant das Anlagengut liefert, dann legen Sie einen Wareneingangsbeleg an. In diesen übernehmen Sie die Belegposition für das Anlagengut aus der Bestellung. Der Wareneingangsbeleg dient dazu den Erhalt des Anlagenguts zu belegen. Lagerzugangsbuchungen finden nicht statt.

  • Das Anzahlungsgeschäft schließen Sie ab, indem Sie eine Schlussrechnung anlegen. In diese übernehmen Sie die Belegpositionen für das Anlagengut aus dem Wareneingangsbeleg und die Belegposition für die Anzahlungen auf das Anlagengut aus der Anzahlungsrechnung. proALPHA ermittelt durch die Steuerfindung und Kontenfindung ein Anlagenzwischenkonto. Sie geben den Rechnungskontrollbeleg frei. Im Tagesabschluss wird der Beleg verarbeitet und zur Übernahme in die Finanzbuchhaltung bereit gestellt. In der Datenübernahme können Sie die Anschaffungskosten in die Finanzbuchhaltung verbuchen.

Damit Sie u.a. die Anschaffungskosten oder Abschreibungen für das Anlagengut in der Anlagenverwaltung verwalten können, legen Sie den Stamm-Datensatz des Anlagenguts an (Anlagengüter anlegen). Die Anlage eines Anlagenguts können Sie überwachen. proALPHA unterstützt Sie dabei durch das Ereignis "Neuanlage via Fibu".

Wenn der Stamm-Datensatz des Anlagenguts angelegt ist, können Sie den Anlagenzugang für das Anlagengut durchführen. Wenn Sie ein Anlagengut durch ein Anzahlungsgeschäft einkaufen, dann führen Sie den Anlagenzugang zu den Anzahlungsrechnungen und zu der Schlussrechnung durch. Den Anlagenzugang eines Anlagenguts können Sie überwachen. proALPHA unterstützt Sie dabei durch das Ereignis "Zugang via FiBu".

Für Anlagengüter, die Sie einkaufen, kann der Lieferant Skonto gewähren. Die Skontobeträge können die Anschaffungskosten eines Anlagenguts schmälern. Ob in Ihrer proALPHA Installation die Anschaffungskosten um Skontobeträge geschmälert werden, bestimmt der Anwendungsparameter FB_CashDiscount_FAA. Wenn die Skontobeträge die Anschaffungskosten schmälern, dann werden die Skontobeträge als Anlagenzugang in die Anlagenverwaltung übernommen. Die Übernahme der Skontobeträge können Sie überwachen. proALPHA unterstützt Sie dabei durch das Ereignis "Skonto via FiBu". Die Übernahme erfolgt, wenn Sie in der Finanzbuchhaltung die Eingangszahlung zu dem Anlagengut durchführen.

Hinweis zum Wertefluss aus dem Einkauf in die Anlagenbuchhaltung

Für Rechnungskontrollbelege zu Anlagengütern werden im Tagesabschluss die Kostenrechnungsaufteilungen zu Buchungen auf Inventarnummern bereitgestellt. Dabei werden Buchungen zu Rechnungskontrollpositionen mit identischer Inventarnummer je Rechnungskontrollbeleg zusammengefasst. Auf diese Weise können die zugehörigen Anlagenzugänge in der WorkflowAutomation für Anlagenzugänge und Anlagenabgänge in einem einzigen Anbu-Vorgang angezeigt und abgearbeitet werden. Die Buchungen werden zusammengefasst, wenn neben der Inventarnummer folgende Buchungsdaten zu den Rechnungskontrollpositionen übereinstimmen:

  • Konto und Gegenkonto

  • Bezugsgröße

  • Steuerschlüssel

  • Kostenart

Belegpositionen für Anlagengüter anlegen

In Einkaufsbelegen legen Sie Belegpositionen für Anlagengüter an, um den Einkauf eines Anlagenguts abzuwickeln.

Voraussetzung für das Anlegen von Belegpositionen für Anlagengüter ist, dass das Verbuchungsverfahren in Ihrer proALPHA Installation eingerichtet ist. Dies bestimmt der Anwendungsparameter ER_TransferPostingForAPIV.

In folgenden Einkaufsbelegen können Sie Belegpositionen für Anlagengüter anlegen:

In Wareneingangsbelege können Sie Belegpositionen für Anlagengüter übernehmen aus Bestellungen.

Wenn Sie Anlagengüter einkaufen auf Grund eines "normalen" Geschäftsvorgangs, dann legen Sie in den Einkaufsbelegen Belegpositionen an für das Teil "Anlagengut".

Wenn Sie Anlagengüter einkaufen auf Grund eines Anzahlungsgeschäfts (Anzahlungsgeschäfte im Einkauf), dann legen Sie in Anzahlungsrechnungen Belegpositionen an für das Teil "Anzahlung für Anlagengut".

In den Belegpositionen der Einkaufsbelege erfassen Sie verschiedene Daten zu dem Anlagengut. U.a. vergeben Sie eine Inventarnummer für das Anlagengut (Inventarnummern vergeben). Als Lagerort erfassen Sie ein Fragezeichen (?), da Anlagengüter nicht auf Lager geführt werden. In Belegpositionen für Anlagengüter können Sie keine Kommissionsnummer erfassen.

Kostenrechnungsrelevante Informationen hinterlegen

Ergänzend zur Inventarnummer können Sie in der Belegposition folgende Daten des Anlagenguts zur Information hinterlegen:

  • Kostenstelle, in der das Anlagengut geführt wird.

  • Bei Bedarf den Kostenträger oder Ergebnisträger, für den das Anlagengut beschafft wurde.

    Ob Sie einen Kostenträger oder Ergebnisträger hinterlegen, ist von der Konfiguration der Mengen- und Werteflüsse abhängig (pa_S_Traeger).

Die Erfassung dieser Daten dient lediglich zur Information, z.B. Information für den Anlagenbuchhalter, der den Stammdatensatz des Anlagenguts erfasst. Für die Kostenobjekte werden keine direkten Buchungen aus dem Einkauf in die Kostenrechnung ausgelöst. Wie für Anlagengüter üblich werden die kostenrechnungsrelevanten Buchungen weiterhin in der Anlagenbuchhaltung erzeugt (u.a. Anlagenzugang, Periodenbuchung).