CRM-Portal

Von der Beauskunftung wichtiger Kundendaten über die Bearbeitung von Vertriebsprojekten bis hin zur Erstellung von Angeboten oder Aufträgen - mit dem CRM-Portal unterstützt Sie proALPHA bei der Online-Anbindung Ihres Vertriebsaußendiensts.

In diesem Thema finden Sie Erläuterungen zum CRM-Portal im proALPHA Standard.

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Kontakte

Personen oder Unternehmen, die ggf. Waren bei Ihrem Unternehmen kaufen und dadurch zu Kunden werden

Kunden

Personen oder Unternehmen, die durch den Kauf von Waren in Geschäftsbeziehung zu Ihrem Unternehmen stehen

Aktiver Kontakt

Kontakt, der im Steuerungsbereich des CRM-Portals für die Erstellung eines Angebots ausgewählt ist

Aktiver Kunde

Kunde, der im Steuerungsbereich des CRM-Portals für die Erstellung eines Angebots oder eines Auftrags ausgewählt ist

Aktive Belegart

Belegart, die im Steuerungsbereich des CRM-Portals für die Belegerstellung ausgewählt ist:

Angebot (Belegart "A") oder Auftrag (Belegart "U ")

Hinweise

Thematik

Hinweise

Webportal-Teile

Im CRM-Portal steht das komplette proALPHA Teilespektrum Ihres Unternehmens zur Verfügung. Die Definition von Webportal-Teilen mit Hilfe von Produktgruppen ist nicht erforderlich.

Konfigurationsteile

Konfigurationsteile (Teileart "4") sind von der Angebots- oder Auftragserstellung ausgenommen. Wenn Sie versehentlich ein Konfigurationsteil in den Warenkorb legen, dann werden Sie in einer Systemmeldung darüber informiert.

Elemente des CRM-Portals (Schematische Darstellung)

Hinweis: Das hier abgebildete Webfrontend ist beispielhaft. Je nach Konfiguration und aktuellem Screen kann die Anzahl und Größe der darin enthaltenen Karten abweichen.

Menüleiste

In der Menüleiste des CRM-Portals stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Schaltflächen

Aktionen/Erläuterungen

Blenden die Menüleiste ein.

Öffnet die proALPHA Hilfe.

Kontakte

Öffnet den Screen Kontakte mit einer Übersicht aller Kontakte und Kunden.

Dieser Screen wird nach Ihrer Anmeldung im CRM-Portal automatisch geöffnet. Ausgehend hiervon können Sie Daten zu Kontakten oder Kunden beauskunften oder erfassen.

Teilestamm

Öffnet den Screen Teilestamm.

Screen zur Übersicht und Auswahl von Teilen für die Erstellung von Angeboten oder Aufträgen.

Blenden die Menüleiste aus.

Schließt das CRM-Portal.

Breadcrumbnavigation

In diesem Bereich sehen Sie den Linkpfad der Screens zur Orientierung und Navigation im CRM-Portal. So wissen Sie jederzeit, auf welcher Ebene des CRM-Portals Sie sich gerade befinden. Über die Links im Linkpfad können Sie zudem zwischen den unterschiedlichen Screens wechseln.

Steuerungsbereich

Im Steuerungsbereich des CRM-Portals nehmen Sie verschiedene Einstellungen für die Belegerstellung vor und öffnen den Warenkorb zur Bearbeitung und Belegerstellung.

Hinweis: Für die Belegerstellung sind ausschließlich die Daten in den Feldern des Steuerungsbereichs sowie die Belegpositionen im Warenkorb relevant. Daten, die zum Zeitpunkt der Belegerstellung im aktuellen Screen des CRM-Portals angezeigt werden, z.B. zu einem bestimmten Kunden, haben keinen Einfluss.

Im Steuerungsbereich stehen folgende Schaltflächen/Felder zur Verfügung:

Schaltflächen/Felder

Erläuterungen

Aktiver Kunde

Kunde, für den das Angebot oder der Auftrag in proALPHA erstellt wird

  • Schaltfläche: Öffnet den Screen zur Auswahl des Kunden.

  • Feld: Zeigt den Schlüssel des Kunden, der aktuell für die Belegerstellung ausgewählt ist.

Aktiver Kontakt

Kontakt, für den das Angebot in proALPHA erstellt wird

  • Schaltfläche: Öffnet den Screen zur Auswahl des Kontakts.

  • Feld: Zeigt den Schlüssel des Kontakts, der aktuell für die Belegerstellung ausgewählt ist.

Aktive Belegart

Belegart für die Belegerstellung (Angebot oder Auftrag)

  • Schaltfläche: Öffnet den Screen zur Auswahl der Belegart.

    Voraussetzung: Im Steuerungsbereich ist ein Kunde aktiv. Andernfalls können Sie den Screen Belegart nicht öffnen. In diesem Fall ist die Belegart Angebot vorgegeben.

  • Feld: Zeigt die Belegart, die aktuell für die Belegerstellung ausgewählt ist.

Positionen

Warenkorb zur mobilen Erstellung von Angeboten oder Aufträgen für Teile aus dem proALPHA Teilespektrum

  • Schaltfläche: Öffnet den Warenkorb für die Belegerstellung.

  • Feld: Zeigt die Anzahl der Angebotspositionen oder Auftragspositionen und die Gesamtsumme in Euro.

Screen

Im Hauptbereich des Webfrontends stehen für Ihre Arbeit im CRM-Portal unterschiedliche Ansichten (Screens) zur Verfügung. Jeder Screen ist ein vorgegebenes Szenario aus unterschiedlichen Daten- und Funktionsbereichen (Karten).

Karten

Zum Einsehen, Erfassen und Bearbeiten von Daten stehen in den Screens Übersichtskarten und Infokarten mit Detailinformationen zu einzelnen Datensätzen zur Verfügung. Welche Karten mit welchen Daten in den Screens enthalten sind, können Sie wie für Webportale üblich nach Ihren betriebsinternen Anforderungen konfigurieren.

Aufbau von Übersichtskarten

Symbolleiste

In der Symbolleiste einer Übersichtskarte können folgende Schaltflächen zur Verfügung stehen:

Schaltflächen

Erläuterungen/Aktionen

Öffnet das Neuanlagefenster.

In dem Neuanlagefenster können Sie zur jeweiligen Datensatzart Datensätze erfassen, z.B. neue Vertriebsaktionen. Dazu stehen je nach Datensatzart unterschiedliche Felder zur Verfügung. Plichtfelder werden mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.

Öffnet den Filter zum Eingrenzen der Datensätze.

In dem Filter können Sie die Datensätze je nach Datensatzart eingrenzen. Dazu erfassen Sie die gewünschten Selektionskriterien in den dazu vorgesehenen Feldern. So können Sie z.B. Belege anhand der Belegnummern eingrenzen.

Mit der Schaltfläche Suchen verwenden Sie den Filter. Beim Klick auf die Schaltfläche werden die Filtereinstellungen zur Wiederverwendung automatisch gespeichert. Dabei wird das Filtersymbol in der Symbolleiste mit einem Haken gekennzeichnet.

Die gespeicherte Filtereinstellung können Sie bei Bedarf zurücksetzen (Schaltfläche Zurücksetzen, anschließend Schaltfläche Speichern). Die Kennzeichnung des Filtersymbols wird dabei aufgehoben. Nach dem Zurücksetzen des Filters kehren Sie mit der Schaltfläche Suchen zur Gesamtübersicht der Datensätze zurück.

Öffnet das Browserfenster für Spalteneinstellungen.

Mit Hilfe verschiedener Kontrollkästchen können Sie die Spalten nach Ihren Anforderungen ein- und ausblenden.

Öffnet den Datensatz zur Bearbeitung.

Hinweis: Das Symbol steht nur in den Karten für die Pflege von Datensätzen zur Verfügung, z.B. für die Pflege von Ansprechpartnern.

Speichert den Datensatz.

Hinweis: Das Symbol steht nur in den Karten für die Pflege von Datensätzen zur Verfügung, z.B. für die Pflege von Ansprechpartnern.

Blendet den Inhalt der Karte aus.

Blendet den Inhalt der Karte ein.

Anzeigebereich

Im Anzeigebereich werden die Datensätze zeilenweise aufgelistet. Die verschiedenen Daten der Datensätze werden spaltenweise angezeigt. Je nach Datensatzart stehen verschiedene Spalten zur Verfügung. Daten, die blau dargestellt werden, dienen als Hyperlink in einen weiterführenden Screen.

Je nach Datensatzart können je Zeile folgende Schaltflächen zur Verfügung stehen:

Schaltflächen

Erläuterungen/Aktionen

Öffnet das Browserfenster Dokumente

In dem Browserfenster werden die zum Datensatz hinterlegten DMS-Dokumente zeilenweise aufgelistet. Je Zeile steht die Schaltfläche zum Herunterladen der Dokumentdatei zur Verfügung. Zur Auswahl des Speicherorts wird ein Dialogfenster geöffnet.

Hinweis: Ob und wie viele DMS-Dokumente zu dem Datensatz hinterlegt sind, erkennen Sie anhand der Zahl vor der Schaltfläche.

Öffnet des Browserfenster Dokument hochladen

Zu dem Datensatz können Sie Dokumente, die in elektronischer Form als Datei vorliegen, kontextbezogen im DMS archivieren. Durch Klick auf die Schaltfläche Durchsuchen können Sie Ihr Verzeichnissystem öffnen und die gewünschte Datei wie in Windows üblich auswählen. Durch Klick auf die Schaltfläche Upload wird die Datei zu dem Datensatz im DMS archiviert.

Schaltfläche zum Nachladen von Datensätzen

Wenn mehr Datensätze vorhanden sind, als in der Übersicht angezeigt werden, dann können Sie die weiteren Datensätze mit Hilfe der Schaltfläche nachladen.

Funktionsumfang des CRM-Portals

Wichtige Funktionen sind:

Im CRM-Portal arbeiten

Daten zu Kontakten beauskunften und erfassen

Screen Kontakte

Nachdem Sie sich im CRM-Portal angemeldet haben, wird der Screen mit der Übersicht aller Kontakte als Startscreen angezeigt.

Karten

Erläuterungen/Arbeitsschritte

Kontakte

Übersicht aller Kontakte

In der Zeile eines Kontakts werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Kontakt

Nummer, unter der der Kontakt im Kontaktstamm geführt wird

Kunde

Nummer, unter der der Kontakt, nachdem er zum Kunden geworden ist, im Kundenstamm geführt wird

Name

Name des Kontakts bzw. Kunden

PLZ

Postleitzahl

Ort

Name des Orts

Sta

Staat, in dem der Kontakt laut seiner Adresse ansässig ist

Bezeichnung

Bezeichnung des Kontakts bzw. Kunden

KKlasse

Kontaktklasse des Kontakts

Sie können:

  • Übersicht der Kontakte mit den zugehörigen Daten einsehen

    Wenn der Kontakt bereits zum Kunden geworden ist, dann wird in der Zeile zusätzlich zur Kontaktnummer (Spalte Kontakt) auch die zugehörige Kundennummer angezeigt (Spalte Kunde).

  • In den Screen zur Detailansicht wechseln

    Durch Klick auf die Kontaktnummer oder Kundennummer können Sie in die jeweiligen Detailansicht wechseln: Screen Kontakt oder Screen Kunde (Kundencockpit).

Screen Kontakt (Detailansicht je Kontakt)

Der Screen zeigt verschiedene Daten des Kontakts, den Sie im Screen Kontakte ausgewählt haben.

Karten

Erläuterungen/Arbeitsschritte

Kontakt

Zu dem ausgewählten Kontakt werden folgende Daten angezeigt:

Daten/Felder

Erläuterungen

Name

Name des Kontakts

Adressangaben

Straße, Staat, Postleitzahl und Ort

Telefonnummer

Festnetznummer

E-Mail-Adresse

-

Homepage-Adresse

-

Währung

Währung des Kontakts

Branche

Übergeordnete Branche, der der Kontakt angehört

Branche Kontakt

Kontaktbranchen des Kontakts

Kunde

Nummer, unter der der Kontakt, nachdem er zum Kunden geworden ist, im Kundenstamm geführt wird

Sie können:

  • Detailinformationen zum Kontakt einsehen

  • Durch Klick auf die Kundennummer in den Screen Kunde wechseln.

    Voraussetzung: Der Kontakt ist Kunde Ihres Unternehmens.

Ansprechpartner zu Kontakt

Übersicht der Ansprechpartner beim Kontakt

In der Zeile eines Ansprechpartners werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

AzgF

Anzeigefolge

Die Anzeigefolge gibt an, welche Stelle der Ansprechpartner in der Reihenfolge der Ansprechpartner einnimmt. Der Ansprechpartner mit der Anzeigefolge "1" wird als Hauptansprechpartner geführt.

Hinweis: Die Zahl der Anzeigefolge ist zugleich ein Hyperlink in den Screen für die Pflege des Ansprechpartners.

Vorname

Vorname des Ansprechpartners

Nachname

Nachname des Ansprechpartners

Bezeichnung

Bezeichnung des Ansprechpartners, z.B. seine Position im Unternehmen

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse des Ansprechpartners

Telefon

Festnetznummer des Ansprechpartners

Handy

Mobilnetznummer des Ansprechpartners

Selektion

Selektionsbegriff für den Ansprechpartner

Sie können:

  • Daten der Ansprechpartner einsehen

  • Neue Ansprechpartner erfassen

    Wechseln Sie dazu mit der Schaltfläche in den Screen für die Neuanlage.

  • Bestehende Ansprechpartner bearbeiten

    Wechseln Sie dazu durch Klick auf die Zahl in der Spalte AzgF(Anzeigefolge) in den Screen für die Pflege.

  • E-Mail an Ansprechpartner senden, z.B. mit Microsoft Outlook

  • Ansprechpartner anrufen (Festnetz oder Handy)

Vertriebsprojekte zu Kontakt

Übersicht der Vertriebsprojekte zum Kontakt

In der Zeile eines Vertriebsprojekts werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

AbWa

Abschlusswahrscheinlichkeit

Die Abschlusswahrscheinlichkeit gibt an, mit welcher prozentualen Wahrscheinlichkeit das Vertriebsprojekt zu einem Geschäftsabschluss führt.

VPS

Vertriebsprojektstatus

Der Vertriebsprojektstatus, gibt die Bedeutung des Vertriebsprojekts an.

Es wird wie folgt unterschieden:

  • AKl

    Das Vertriebsprojekt hat große Bedeutung ("A-Klasse").

  • BKl

    Das Vertriebsprojekt hat mittlere Bedeutung ("B-Klasse").

  • CKl

    Das Vertriebsprojekt hat wenig Bedeutung ("C-Klasse").

  • ohne

    Das Vertriebsprojekt gehört keiner Klasse an.

Entscheid

Entscheidungsdatum

Das Entscheidungsdatum gibt an, bis zu welchem Datum entschieden sein soll, ob der Kontakt für das Vertriebsprojekt einen Auftrag erteilt und somit zum Kunden wird.

VPro

Nummer des Vertriebsprojekts

Die Nummer ist zugleich ein Hyperlink in den Screen für die Pflege des Vertriebsprojekts.

Selektion

Selektionsbegriff zum Eingrenzen der Vertriebsprojekte

Zudem sind je Zeile folgende Schaltflächen enthalten:

  • Schaltfläche

    (Browserfenster Dokumente öffnen)

  • Schaltfläche

    (Dokument hochladen)

Sie können:

  • Daten zu Vertriebsprojekten einsehen

  • Dokumentdateien zu Vertriebsprojekten aus dem DMS herunterladen

  • Dokumente zu Vertriebsprojekten im DMS archivieren (hochladen)

  • Daten je Vertriebsprojekt bearbeiten

    Wechseln Sie dazu durch Klick auf den Link in der Spalte VPro in den Screen für die Pflege.

Vertriebsaktionen zu Vertriebsprojekt

Übersicht der Vertriebsaktionen zum Vertriebsprojekt

In der Zeile einer Vertriebsaktion werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

AnlDatum

Datum, zu dem die Vertriebsaktion erfasst wurde

Datum

Datum, an dem die Vertriebsaktion stattfindet oder stattgefunden hat (Aktionsdatum)

Bezeichnung

Bezeichnung des Aktionstyps

Sachbearb

Sachbearbeiter, der für die Vertriebsaktion zuständig ist

drng

Kennzeichnung, ob die Durchführung der Vertriebsaktion dringend ist

erl

Kennzeichnung, ob die Vertriebsaktion bereits durchgeführt wurde und somit erledigt ist

Betreff

Betreff der Vertriebsaktion, z.B. ein Kommentar

Der Betreff ist zugleich ein Hyperlink in den Screen für die Pflege der Vertriebsaktion.

Ansprechpartner

Name des Ansprechpartners für die Vertriebsaktion

Wiedervorl

Wiedervorlagedatum der Vertriebsaktion

Sachbearb WV

Sachbearbeiter, dem die Vertriebsaktion wiedervorgelegt wird

Sie können:

  • Daten zu bestehenden Vertriebsaktionen einsehen

  • Neue Vertriebsaktionen erfassen

    Wechseln Sie dazu mit der Schaltfläche in der Symbolleiste der Karte in den Screen für die Neuanlage.

  • Bestehende Vertriebsaktionen bearbeiten

    Wechseln Sie dazu durch Klick auf den Betreff (Spalte Betreff) in den Screen für die Pflege.

Wiedervorlage Vertriebsaktionen Kontakt

Übersicht der Wiedervorlagen für Vertriebsaktionen

In der Zeile einer Wiedervorlage werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

erl

Kennzeichnung, ob die Vertriebsaktion bereits durchgeführt wurde und somit erledigt ist

Betreff

Betreff der Vertriebsaktion

Betreff WV

Betreff der Wiedervorlage

drng

Kennzeichnung, ob die Durchführung der Vertriebsaktion dringend ist

Wiedervorl

Wiedervorlagedatum der Vertriebsaktion

UZWV

Uhrzeit für die Wiedervorlage der Vertriebsaktion

Sie können:

  • Daten der wiedervorgelegten Vertriebsaktionen einsehen

Angebotswerte zu Vertriebsprojekt

Übersicht der Angebotswerte

In der Zeile eines Angebotswerts werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

AngWNr

Angebotswertnummer

Bezeichnung

Bezeichnung des Teils, das angeboten wird

Preis

Nettopreis, der mit dem Kontakt vereinbart wurde. In diesem Preis sind keine Rabatte oder Zuschläge berücksichtigt.

Gesamtpreis

Gesamtpreis (Angebotswert)

% R/Z

Prozentualer Zu- oder Abschlag

Hinweis: Prozentuale Abschläge haben ein negatives Vorzeichen. Prozentuale Zuschläge haben kein Vorzeichen.

Datum

Datum, zu dem der Angebotswert erfasst wurde

Spanne

Untergrenze der Spanne für die Teilegruppe des angebotenen Teils (Mindestspanne)

wertm R/Z

Wertmäßiger Zu- oder Abschlag

Hinweis: Wertmäßige Abschläge haben ein negatives Vorzeichen. Wertmäßige Zuschläge haben kein Vorzeichen.

Sie können:

  • Daten zu bestehenden Angebotswerten einsehen

  • Neue Angebotswerte erfassen

    Wechseln Sie dazu mit der Schaltfläche in der Symbolleiste der Karte in den Screen für die Neuanlage.

Angebote zu Vertriebsprojekt

Übersicht der Angebote

In der Zeile eines Angebots werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

BelegNr

Belegnummer, unter der das Angebot geführt wird

Belegdatum

Datum, zu dem das Angebot erfasst wurde

GesBt brutto

Brutto-Gesamtbetrag des Angebots

GesBt netto

Netto-Gesamtbetrag des Angebots

ISO

Währung (ISO-Kurzbezeichnung)

Zudem sind je Zeile folgende Schaltflächen enthalten:

  • Schaltfläche

    (Browserfenster Dokumente öffnen)

  • Schaltfläche

    (Dokument hochladen)

Sie können:

  • Daten zu bestehenden Angeboten einsehen

  • Dokumente zu Angeboten aus dem DMS herunterladen

  • Dokumente zu Angeboten im DMS hochladen

Screen für die Neuanlage

Zu Ansprechpartnern, Vertriebsaktionen oder Angebotswerten stehen Screens für die Neuanlage von Datensätzen zur Verfügung.

Hinweis: In den Screen wechseln Sie aus der jeweiligen Karte im Screen Kontakt (Detailansicht) über die Schaltfläche .

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Karte für die Neuanlage, z.B. Ansprechpartner anlegen

Je nach Datensatzart stehen für das Erfassen von Datensätzen verschiedene Felder zur Verfügung. Für das Erfassen können Daten in Auswahlfeldern vorgegeben sein. Pflichtfelder sind mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet.

Screen für die Pflege

Für Ansprechpartner, Vertriebsprojekte oder Vertriebsaktionen stehen Screens für die Bearbeitung bestehender Datensätze zur Verfügung.

Hinweis: In den Screen wechseln Sie aus dem Screen Kontakt (Detailansicht).

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Karte für die Pflege, z.B. Ansprechpartner pflegen

In der Karte werden die Daten des zu bearbeitenden Datensatzes angezeigt. Mit der Schaltfläche können Sie die Felder zur Bearbeitung öffnen. Je nach Datensatzart können für die Bearbeitung Daten in Auswahlfeldern vorgegeben sein.

Screen Kunde (Kundencockpit)

Hinweis: In den Screen wechseln Sie entweder aus dem Screen Kontakte oder aus dem Screen Kontakt (Detailansicht).

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Kunde

Zu dem ausgewählten Kunden werden folgende Daten angezeigt:

Daten

Erläuterungen

Name

Name des Kunden

Adressangaben

Straße, Staat, Postleitzahl und Ort

Telefonnummer

Festnetznummer

E-Mail-Adresse

-

Homepage-Adresse

-

Lieferbedingung

Lieferbedingung, die für Geschäftsvorgänge mit dem Kunden zu verwenden ist, z.B. Vereinbarungen über die Berechnung von Frachtkosten.

Preisliste

Preisliste, deren Einzelpreise für Geschäftsvorgänge mit dem Kunden zu verwenden sind.

Kundenrabattgruppe

Kundenrabattgruppe für Rabatte, die dem Kunden beim Kauf von Teilen gewährt werden.

Zahlungsziel

Zahlungsziel, das üblicherweise für Geschäftsvorgänge mit dem Kunden verwendet wird.

Kontaktnummer

Nummer, unter der der Kunde als Kontakt im Kontaktstamm geführt wird.

Sie können:

  • Daten zum Kunden einsehen

  • Durch Klick auf den Schlüssel des korrespondierenden Kontaktstammdatensatz in den Screen Kontakt wechseln

Belege

Zu dem ausgewählten Kunden werden verschiedene Daten zu folgenden Belegen angezeigt:

Belege

Daten

Angebote

Anzahl offener Angebote

Aufträge

Summe der Endbeträge aus allen offenen Auftragspositionen

Abrufaufträge

Summe der Endbeträge aus allen offenen Abrufpositionen

Lieferscheine

Summe der Endbeträge aus allen offenen Lieferscheinpositionen

Rechnungen/Gutschriften

Summe der Endbeträge aus allen offenen Rechnungspositionen und allen offenen Gutschriftspositionen

Hinweis: Der verrechnete Endbetrag ist ohne Vorzeichen ein Rechnungsbetrag und mit negativem Vorzeichen ein Guthabenbetrag.

Calls

Anzahl offener Calls

Serviceaufträge

Anzahl offener Serviceaufträge

Reparaturaufträge

Anzahl offener Reparaturaufträge

Sie können:

Informationen

Zu dem ausgewählten Kunden werden u.a. folgende Informationen angezeigt:

Daten

Erläuterungen

Datumsangaben zu zuletzt erfassten Belegen

Zu folgenden Belegarten das Datum des zuletzt erfassten Belegs:

  • Angebote

  • Aufträge

  • Lieferscheine

  • Rechnungen

  • Zahlungen

  • Mahnungen

Umsatz Monat

Umsatz, der im laufenden Monat mit dem Kunden erzielt wurde

Umsatz Jahr

Umsatz, der im laufenden Jahr mit dem Kunden erzielt wurde

Umsatz Vorjahr

Umsatz, der im Vorjahr mit dem Kunden erzielt wurde

Kreditlimit

Kreditlimit des Kunden

OP-Saldo

OP-Saldo des Kunden

Gesamtobligo

Summe der Werte aus folgenden Feldern des proALPHA Kundenobligos:

  • OP-Saldo

  • Rechn/Gutschr

  • Lieferscheine

  • Aufträge

  • enth Anzahlungen (abzüglich)

Sie können:

  • Verschiedene kundenspezifische Informationen einsehen

Ansprechpartner

Übersicht der Ansprechpartner beim Kunden

In der Zeile eines Ansprechpartners werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Name

Anrede, Vorname und Nachname des Ansprechpartners

Abteilung

Abteilung des Ansprechpartners

Funktion

Bezeichnung der Funktion des Ansprechpartners, z.B. der Position im Unternehmen

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse des Ansprechpartners

Telefon

Festnetznummer des Ansprechpartners

Handy

Mobilnetznummer des Ansprechpartners

Sie können:

  • Daten der Ansprechpartner einsehen

  • Email an Ansprechpartner senden, z.B. mit Microsoft Outlook

  • Ansprechpartner anrufen (Festnetz oder Handy)

Screen je Belegart (Übersicht offener und archivierter Belege)

Hinweis: In die Übersicht der offenen und archivierten Belege der jeweiligen Belegart wechseln Sie aus dem Screen Kunde (Karte Belege).

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Je Belegart eine Übersicht der Belege, z.B. Lieferscheine

Zu Angeboten, Aufträgen, Abrufaufträgen, Lieferscheinen sowie Rechnungen werden in den Zeilen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

BelegNr

Belegnummer, unter der der Beleg geführt wird.

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand der Belegnummer eingrenzen.

Belegdatum

Datum des Belegs

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand des Belegdatums eingrenzen.

Bestellung

Information zu dem Geschäftsvorgang, dem der Vertriebsbeleg angehört.

Sachbearb

Sachbearbeiter, der für den Beleg und somit für den Geschäftsvorgang zuständig ist.

WunschTerm

Termin, zu dem der Kunde die Anlieferung der Ware wünscht.

AuftragDat

Belegdatum des Auftrags

AufNr

Belegnummer des Auftrags

AngebotDat

Belegdatum des Angebots

AngNr

Belegnummer des Angebots

off

Kennzeichnung, ob der Beleg offen ist (aktives Kontrollkästchen) oder archiviert ist (inaktives Kontrollkästchen)

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand der Eigenschaft offen eingrenzen.

Je Zeile ist zudem die Schaltfläche zum Herunterladen von DMS-Dokumenten enthalten.

Zu Calls werden in den Zeilen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

CallNr

Callnummer, unter der der Call geführt wird.

Meldedatum

Datum, zu dem der Call in Ihrem Unternehmen eingegangen ist.

Sachbearb

Sachbearbeiter, der für den Call zuständig ist.

Hinweis: Im Filter können Sie Calls anhand des Sachbearbeiters eingrenzen.

Prio

Priorität für die Abarbeitung des Calls

Thema: Priorität

Hinweis: Im Filter können Sie Calls anhand der Prioriät eingrenzen.

CaSt

Callstatus zur Kennzeichnung des Bearbeitungsfortschritt des Calls

Thema: Callstatus

Hinweis: Im Filter können Sie Calls anhand des Callstatus eingrenzen.

Wiedervorl

Datum, zu dem der Bearbeitungsschritt als Wiedervorlage in den Aufgabenmonitor des zuständigen Sachbearbeiters gestellt wird.

Thema: Wiedervorlage

Beleginformation

Information zum Call, z.B. ein Kommentar.

Beschreibung

Kurze Beschreibung des Calls, z.B. eine Rückfrage oder Reklamation

off

Kennzeichnung, ob der Call offen ist (aktives Kontrollkästchen) oder archiviert ist (inaktives Kontrollkästchen).

Hinweis: Im Filter können Sie Calls anhand der Eigenschaft offen eingrenzen.

Zu Serviceaufträgen und Reparaturaufträgen werden in den Zeilen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

BelegNr

Belegnummer, unter der der Beleg geführt wird.

Belegdatum

Datum des Belegs

Thema: Belegdatum

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand des Belegdatums eingrenzen.

AA

Auftragsart des Belegs

Thema: Auftragsart

AuT

Auftragstyp des Belegs

Thema: Auftragstyp

BA

Schlüssel der Belegart des Belegs

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand der Belegart eingrenzen.

Kunde

Kunde, der die Serviceleistung bei Ihrem Unternehmen bestellt hat.

Hinweis: Die Spalte steht nur in Serviceaufträgen zur Verfügung.

Sachbearb

Sachbearbeiter, der für den Serviceauftrag oder Reparaturauftrag zuständig ist.

WunschTerm

Termin, zu dem der Kunde die Durchführung des Serviceeinsatzes oder der Reparatur wünscht.

off

Kennzeichnung, ob der Beleg offen ist (aktives Kontrollkästchen) oder archiviert ist (inaktives Kontrollkästchen)

Hinweis: Im Filter können Sie die Belege anhand der Eigenschaft offen eingrenzen.

Sie können:

  • Daten der Belege einsehen

Je Beleg die Übersicht der Belegpositionen

Die Karte zeigt die Belegpositionen des ausgewählten Belegs.

Zu den Belegpositionen von Angeboten, Aufträgen, Abrufaufträgen, Lieferscheinen sowie Rechnungen werden in den Zeilen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Pos

Positionsnummer der Belegposition des Belegs

Teil

Teilenummer, unter der das Teil im Teilestamm geführt wird

Bezeichnung

Bezeichnung des Teils

Menge

Menge des Teils in der Belegposition

Thema: Menge

KBME

Verkürzte Bezeichnung der Mengeneinheit (Verpackungsmengeneinheit)

Einzelpreis

Einzelpreis für das Teil in der Belegposition

Thema: Einzelpreis

Gesamtpreis

Gesamtpreis der Belegposition des Vertriebsbelegs

Thema: Gesamtpreis

Je Zeile steht zudem der Warenkorb zur Verfügung (Schaltfläche ). Zum Herunterladen von DMS-Dokumenten kann je Zeile die Schaltfläche enthalten sein.

Sie können:

  • Je Belegposition Daten einsehen, z.B. die Teilenummer

  • Je Belegposition Detailinformationen zum Teil einsehen oder Ersatzteile für das Teil in den Warenkorb legen

    Wechseln Sie dazu in den Screen Details Teil (Klick auf die Teilenummer)

  • Je Belegposition das Teil für eine Angebots- oder Auftragserstellung in den Warenkorb legen

  • Je Belegposition Dokumentdateien aus dem DMS herunterladen

Zu den Belegpositionen von Calls werden in den Belegpositionen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Pos

Positionsnummer der Callposition des Calls

Teil

Teilenummer, unter der das Teil im Teilestamm geführt wird

Die Teilenummer ist ein Hyperlink in den Screen Details Teil.

Bezeichnung

Bezeichnung des Teils

Menge

Menge des Teils in der Callposition

AnlDatum

Datum, zu dem die Callposition angelegt wurde

AnlZt

Zeitpunkt, zu dem die Callposition angelegt wurde

BA

Schlüssel der Belegart

Sie können:

  • Je Belegposition Daten einsehen, z.B. die Teilenummer

  • Je Belegposition Detailinformationen zum Teil einsehen oder Ersatzteile für das Teil in den Warenkorb legen.

    Wechseln Sie dazu in den Screen Details Teil

Zu den Belegpositionen von Serviceaufträgen und Reparaturaufträgen werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Daten

Pos

Positionsnummer der Belegposition des Belegs

Teil

Teilenummer, unter der das Teil im Teilestamm geführt wird

Bezeichnung

Bezeichnung des Teils

AuKn

Auftragskennung, z.B. zur Kennzeichnung eines Gewährleistungsfalls

Thema: Auftragskennung

AufS

Auftragsstatus zur Kennzeichnung des Bearbeitungsfortschritts

Thema: Auftragsstatus

Menge

Menge des Teils in der Belegposition

ME

Mengeneinheit des Teils in der Belegposition

RMNr

Rückmeldenummer, unter der die Belegposition des Serviceauftrags oder des Reparaturauftrags im Rückmeldewesen geführt wird.

Registerkarte Belegverknüpfung

Für Belege, die einem Geschäftsvorgang angehören, wird in der Regel automatisch ein Belegbezug hergestellt. Den Belegbezug ist in der Belegverknüpfung aufgeführt, z.B. der Auftrag als vorausgehender Beleg zum Lieferschein.

Screen Details Teil

Hinweis: Dies ist die Detailansicht eines Teils mit seinen Ersatzteilen. In den Screen wechseln Sie aus dem Screen der jeweiligen Belegart.

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Details Teil

Verschiedene Daten zum Teil

Daten

Erläuterungen

Bezeichnung

Bezeichnung des Teils

ABC-Klasse

ABC-Klasse des Teils

Teil

Teilenummer des Teils

Chargenart

Chargenart des Teils

DIN/ISO

DIN- oder ISO-Code (Normteile)

Suchbegriff

-

Lieferzeit Lief

Kennzeichnung, ob für die Disposition des Kaufteils die Lieferzeit des Hauptlieferanten herangezogen wird (aktives Kontrollkästchen) oder die Wiederbeschaffungszeit (inaktives Kontrollkästchen).

Thema: Lieferzeit Lieferant

Sie können:

Detailinformationen einsehen

Bild

Bild (Foto oder eine Zeichnung), das im Teilestamm zu dem Teil hinterlegt ist.

Ersatzteile

Übersicht über die einzelnen Komponenten des Teils (Ersatzteile)

In der Zeile eines Ersatzteils werden folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Teil

Teilenummer des Ersatzteils

Die Teilenummer ist ein Hyperlink in den Screen Teileinformationen.

Bezeichnung

Bezeichnung des Ersatzteils

Je Zeile steht zudem der Warenkorb zur Verfügung (Schaltfläche ).

Sie können:

  • Daten der Ersatzteile einsehen

  • Ersatzteile in den Warenkorb legen

  • Durch Klick auf die Teilenummer in den Screen Teileinformationen wechseln.

Screen Teileinformationen

Hinweis: Dies ist die Detailansicht je Ersatzteil. In den Screen wechseln Sie aus dem Screen Details Teil.

Karten

Erläuterungen/Aktionen

Teileinformationen

Verschiedene Daten zum Ersatzteil

Daten

Erläuterungen

Teil

Teilenummer des Ersatzteils

Teilebezeichnung

Bezeichnung des Ersatzteils

Kundenteil

Kundenteilenummer, unter der das Ersatzteil der Teile-Kunden-Beziehung beim Kunden geführt wird

Kundenteilebezeichnung

Bezeichnung des Kundenteils

Preise

Verschiedene Daten für den Verkauf des Ersatzteils an den Kunden

Daten

Erläuterungen

Grundmenge

Menge des Kundenteils, deren Ein- oder Vielfaches Sie üblicherweise an den Kunden verkaufen

Teil

Teilenummer des Ersatzteils

Kunden-TeileNr

Kundenteilenummer, unter der das Ersatzteil der Teile-Kunden-Beziehung beim Kunden geführt wird

Mindestmenge

Kleinste Menge des Kundenteils in der Lagermengeneinheit, die Sie an den Kunden üblicherweise verkaufen. Die Mindestmenge kann z.B. ein Vielfaches der Grundmenge sein.

Verkaufspreis

Verkaufspreis des Kundenteils

Konsignationslager

Daten zum Konsignationslager, auf dem das Ersatzteil für den Kunden zur Entnahme bereitgestellt wird

Daten

Erläuterungen

Lagerort

Lagerortnummer, unter das Konsignationslager geführt wird

Lagertyp

Lagertyp des Konsignationslagers

Bezeichnung

Bezeichnung des Konsignationslagers

Angebote oder Aufträge für Waren oder Dienstleistungen erstellen

Teile aus dem Teilespektrum Ihres Unternehmens können Sie z.B. einem Kunden während eines Kundenbesuchs zum Verkauf anbieten. Um dem Kunden die gültigen Konditionen wie Preise und Rabatte für die Teile zu übermitteln, können Sie als Arbeitserleichterung das zugehörige Angebot direkt im CRM-Portal erstellen. Ebenso können Sie im Falle einer Bestellung durch den Kunden direkt im CRM-Portal den zugehörigen Auftrag erstellen.

Hinweis: Für wen welcher Beleg mit welchen Belegpositionen erstellt wird, ist ausschließlich im Steuerungsbereich des CRM-Portals festgelegt. Die für die Belegerstellung verwendeten Daten sind die Daten in den Feldern Aktive Belegart, Aktiver Kunde bzw. Aktiver Kontakt sowie die Belegpositionen, die im Warenkorb erfasst sind. Daten, die zum Zeitpunkt der Belegerstellung im aktuellen Screen angezeigt werden, z.B. zu einem bestimmten Kunden, haben keinen Einfluss auf die Belegerstellung.

Bei der Angebots- oder Auftragserstellung können in den verschiedenen Elementen des CRM-Portals folgende Arbeitsschritte anfallen:

Arbeitsschritte

Aktionen/Erläuterungen

Kunde oder Kontakt auswählen

Bestimmen Sie im Steuerungsbereich, für wen Sie den Beleg erstellen wollen.

Anwendungsfälle:

  • Beleg für einen Kontakt erstellen

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktiver Kontakt.

    Die Übersicht der Kontakte, die noch keine Kunden sind, wird geöffnet.

  • Beleg für einen Kunden erstellen

    Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktiver Kunde.

    Die Übersicht der Kunden wird geöffnet.

Die Datensätze werden zeilenweise aufgelistet. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Kontakts bzw. Kunden. Durch den Klick wird dieser für die Belegerstellung aktiviert und mit dem Symbol gekennzeichnet.

Belegart auswählen

Bestimmen Sie im Steuerungsbereich, ob Sie ein Angebot oder einen Auftrag erstellen wollen.

Voraussetzung: Im Steuerungsbereich ist ein Kunde aktiv. Andernfalls ist die Belegart Angebot vorgegeben.

Die aktuelle Einstellung sehen Sie im Steuerungsbereich im Feld Aktive Belegart. Die Einstellung können Sie ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Aktive Belegart. Der Screen zur Auswahl der Belegart wird geöffnet.

Klicken Sie auf die Zeile der gewünschten Belegart. Durch den Klick wird diese für die Belegerstellung aktiviert und mit dem Symbol gekennzeichnet.

Teilestamm öffnen

Öffnen Sie den Teilestamm mit der Schaltfläche Teilestamm in der Menüleiste.

Filter zum Eingrenzen der Teile öffnen

Selektionskriterien erfassen

Filter verwenden

Im Screen Teilestamm können Sie im Filter die Teile nach verschiedenen Kriterien eingrenzen.

Öffnen Sie den Filter mit der Schaltfläche in der Symbolleiste. Erfassen Sie die gewünschten Selektionskriterien in den dazu vorgesehenen Feldern, z.B. die Teilenummern.

Verwenden Sie den Filter mit der Schaltfläche Suchen. Die gefilterten Teile werden im Screen Teilestamm angezeigt.

Teil suchen

Teil in den Warenkorb legen

Suchen Sie das gewünschte Teil und legen Sie es in den Warenkorb (Schaltfläche ).

Voraussetzung: Das Teil ist nicht gesperrt.

Durch die Ablage wird im Warenkorb eine Belegposition mit der Menge "1" automatisch angelegt. Je weiterem Klick auf die Schaltfläche erhöhen Sie die Menge der Belegposition um "1".

Hinweis: Falls die Belegposition eine Auftragsposition ist, dann wird im ersten Schritt geprüft, ob für den Kunden und das Teil ein gültiger Rahmenauftrag existiert. Wenn dies der Fall ist, dann werden Sie in einer Systemmeldung über die erforderliche Mindestmenge für das Teil oder eine erreichte Höchstmenge informiert.

Das Teil der Belegposition in den Warenkorb legen

Alternativ zum Teilestamm können Sie Teile auch direkt aus den Belegpositionen offener und archivierter Vertriebsbelege mit der Schaltfläche in den Warenkorb legen (Screen je Belegart, Registerkarte Belegpositionen).

Warenkorb öffnen

Öffnen Sie den Warenkorb mit der Schaltfläche im Steuerungsbereich.

Belegpositionen einsehen

Belegpositionen bearbeiten

Im Warenkorb werden in den Zeilen der Belegpositionen folgende Daten spaltenweise angezeigt:

Spalten

Spalteninhalte

Teil

Teilenummer des Teils

Einzelpreis

Einzelpreis für das Teil der Belegposition

Anwendungsfälle:

  • Angebotspositionen

    Beim Anlegen einer Angebotsposition wird der gültige Einzelpreis durch die Preisfindung ermittelt. Der Einzelpreis wird zur Berechnung des Gesamtpreises der Angebotsposition herangezogen.

  • Auftragspositionen

    Beim Anlegen einer Auftragsposition wird im ersten Schritt geprüft, ob für den Kunden und das Teil ein gültiger Rahmenauftragexistiert. Wenn die Menge des Teils von einem Rahmenauftrag abgebucht wird, dann wird der Einzelpreis aus dem Rahmenauftrag ermittelt.

    Wenn die Menge des Teils nicht von einem Rahmenauftrag abgebucht wird, dann wird der gültige Einzelpreis durch die Preisfindung ermittelt.

    Der Einzelpreis wird zur Berechnung des Gesamtpreises der Auftragsposition herangezogen.

Menge

Menge des Teils der Belegposition, die dem Kontakt oder dem Kunden angeboten wird (Angebotsmenge) oder die der Kunde bestellt hat (Auftragsmenge).

Die Menge des Teils können Sie ändern, indem Sie die gewünschte Menge manuell eingeben.

Welche Mengeneinheit der Menge zu Grunde liegt, wird im dazugehörigen Feld ME angezeigt.

ME

Mengeneinheit des Teils der Belegposition

Beim Anlegen einer Belegposition wird die Hauptverpackungsmengeneinheit automatisch ermittelt.

Gesamtpreis

Gesamtpreis der Belegposition

Der Gesamtpreis je Belegposition wird zur Berechnung der Gesamtsumme des Belegs herangezogen.

WunschTerm

Termin, zu dem der Kunde die Anlieferung der Waren wünscht

Beim Anlegen der Belegposition wird das Tagesdatum als Wunschtermin vorgeschlagen. Den Vorschlagswert können Sie ändern, indem Sie das gewünschte Datum manuell eingeben oder auswählen.

Schaltfläche

Belegposition löschen

Angebot für einen Kontakt erstellen

Klicken Sie im Warenkorb auf die Schaltfläche Belegerstellung. Die erfassten Daten werden aus dem Warenkorb nach proALPHA übertragen. Die Belegpositionen des Warenkorbs werden dabei automatisch gelöscht. Durch die Übertragung wird das Angebot in proALPHA erfasst und steht für die weitere Bearbeitung oder Verwendung zur Verfügung.

Angebot oder Auftrag für einen Kunden erstellen

Öffnen Sie im Warenkorb den Screen zur Auswahl der Versandadresse.

Anwendungsfälle:

  • Warenkorb mit Angebotspositionen

    Klicken Sie im Warenkorb auf die Schaltfläche Belegerstellung .

  • Warenkorb mit Auftragspositionen

    Klicken Sie im Warenkorb auf die Schaltfläche Weiter .

Die Kundenadresse sowie die Lieferadressen des Kunden werden angezeigt. Klicken Sie auf die gewünschte Adresse, um diese als Versandadresse festzulegen. Eine abschliessende Übersicht der Belegpositionen wird geöffnet.

In der Übersicht werden die Daten der Belegpositionen, die Gesamtsumme des Belegs sowie die Versandadresse angezeigt.

Klicken Sie im Warenkorb auf die Schaltfläche Belegerstellung. Die erfassten Daten werden aus dem Warenkorb nach proALPHA übertragen. Die Belegpositionen des Warenkorbs werden dabei automatisch gelöscht. Durch die Übertragung wird der Beleg in proALPHA erfasst und steht für die weitere Bearbeitung oder Verwendung zur Verfügung.