Service

Zuverlässigkeit und hohe Qualität: Im Rahmen der Kundenbetreuung umfasst der Service u.a. die Reklamationsverwaltung, den Service beim Kunden vor Ort (Field Service), sowie den Reparaturservice (Inhouse Service). Somit unterstützt Sie der Service bei der professionellen Betreuung Ihrer Kunden auch nach dem Verkauf der Produkte.

Stammdaten

Grundlage für die lückenlose Abbildung von Serviceprozessen

Stammdaten bilden die Grundlage einer exakten Planung und lückenlosen Nachvollziehbarkeit Ihrer Serviceeinsätze. Neben dem Kundenstamm gibt es spezielle Stammdaten für den Service, die für die Abbildung der Geschäftsvorgänge benötigt werden. Zu diesen Stammdaten zählen z.B. Arbeitsaktivitäten, Servicepläne und Ressourcen.

Thema: Stammdaten

Callverwaltung

Erstklassiger Service von Anfang an

Das Telefon klingelt, Ihr Mitarbeiter begrüßt den Anrufer freundlich mit Namen. Dank Computer Telephony Integration (CTI) sieht Ihr Call-Agent alle wichtigen Kundeninformationen auf seinem Monitor. Wann wurde Baugruppe X verbaut und aus welcher Charge stammt sie? Wie lange und in welchem Umfang stand sie unter Wartung? Ihr Servicemitarbeiter findet die Antwort sofort.

Erhält Ihr Kunde als Antwort eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief, erledigt Ihr Service-Mitarbeiter dies direkt aus dem Call. Individuelle, vorgefertigte Textbausteine erleichtern ihm die Arbeit. Sämtliche Korrespondenz lässt sich zudem automatisch im DMS von proALPHA archivieren.

Alle Folgebelege wie z.B. Gutschriften generiert Ihr Mitarbeiter ebenfalls aus dem Call heraus. Das spart nicht nur Zeit, sondern jeder Bearbeitungsschritt ist damit auch dokumentiert. So kennen Sie immer den aktuellen Status - selbst dann, wenn andere Abteilungen die weitere Bearbeitung übernommen haben.

Thema: Callverwaltung

Serviceleistungen

Kundenserviceprozesse im Griff

Der Kunde wendet sich an Ihr Unternehmen und beauftragt eine Serviceleistung. Zur Abwicklung des Auftrags benötigen Sie je nach Serviceleistung unterschiedliche Servicebelege.

Serviceleistung

Arten von Servicebelegen

Field Service

  • Serviceangebote (Serviceauftrag mit dem Auftragstyp "Serviceangebot")

  • Serviceaufträge (Serviceauftrag mit dem Auftragstyp "Serviceauftrag")

  • Eilserviceaufträge (Serviceauftrag mit dem Auftragstyp "Eilserviceauftrag")

Inhouse Service

  • Reparaturserviceangebote (Serviceauftrag mit dem Auftragstyp "Reparaturangebot")

  • Reparaturserviceaufträge (Serviceauftrag mit dem Auftragstyp "Reparaturauftrag")

Ersatzteilservice

  • Ersatzteilangebot

  • Ersatzteilauftrag

Field Service

Für den Vor-Ort-Einsatz eines Technikers können Sie den Serviceauftrag direkt aus dem Call heraus generieren. Er enthält alle kaufmännischen und technischen Angaben zum betroffenen Produkt inklusive Ersatz- und Verschleißteilen. Sie legen zudem den vorläufigen Termin für den Serviceeinsatz und die Dauer der einzelnen Aktivitäten fest.

Alle zu planenden Service-Einsätze sehen Sie in einer Gesamtübersicht. Flexible Filter für Zuständigkeit oder Priorität helfen Ihnen, sich zu organisieren. Anschließend geht es an die konkrete Einsatzplanung sämtlicher Ressourcen. Ein Gantt-Diagramm zeigt die einsetzbaren Mitarbeiter und wer alternativ zur Verfügung steht. Ergänzend lassen sich mit proALPHA auch Betriebsmittel oder Service-Fahrzeuge einlasten.

Ist der Serviceeinsatz beendet, erfasst Ihr Techniker alle durchgeführten Aktivitäten, Materialien und sonstige Kosten. Die rückgemeldeten Daten stehen sofort zur Rechnungsstellung bereit.

proALPHA unterstützt Sie, vereinbarte Wartungsleistungen termingerecht zu erfüllen. Auf einen Blick sehen Sie Konditionen, Service-Leistungen und Wartungsintervalle. Aus den Intervallen lassen sich mit wenigen Klicks Serviceaufträge generieren. Die für einen Einsatz benötigten Verschleißteile übernehmen Sie aus der Produktakte. Die nächsten Wartungs- und Rechnungstermine sowie die Vertragslaufzeit behalten Sie dank Wiedervorlagen stets im Blick.

Thema: Field Service

Inhouse Service

proALPHA unterstützt Ihren Inhouse Service bei der Abwicklung von Rücksendungen jeder Art, einschließlich Garantie- und Kulanzfällen. Zu Beginn verknüpft Ihr Mitarbeiter den Call mit dem Vertriebsauftrag und übernimmt alle relevanten Daten zum Produkt. Dann generiert er den RMA-Beleg (Return Material Autorisation). Trifft die Retoure an Ihrer Warenannahme ein, kann sie über die Rücksendenummer einem Call eindeutig zugeordnet werden. Das gilt auch für alle nachfolgenden Arbeitsschritte. So ist der Vorgang jederzeit lückenlos nachvollziehbar. In der Lagerverwaltung lässt sich die zurückgelieferte Ware damit einfach wert- und mengenmäßig als Fremdeigentum erfassen.

Das zurückgelieferte Produkt soll in Ihrem Unternehmen repariert werden. Für die Reparatur generieren Sie den Reparaturserviceauftrag direkt aus dem Call heraus. Dort ist hinterlegt, welche Produkte zu welchen Terminen und Konditionen in Ihrem Unternehmen repariert werden. Sie veranlassen u.a. die Reparatur in der Fertigung oder die Reparatur durch den Hersteller direkt über den Reparaturserviceauftrag.

Thema: Inhouse Service

Ersatzteilservice

Sie können Kunden auch mit Ersatzteilen zu Ihren Produkten beliefern. Für die Kundenanfrage zu einem Ersatzteil generieren Sie das Ersatzteilangebot direkt aus dem Call heraus. Mit Hilfe der Ersatzteilliste können Sie ein Angebot schnell und effizient erfassen und an den Kunden weiterleiten. Um einen optimalen Service zu gewährleisten, können Sie dem Kunden zusätzliche Ersatzteile anbieten, die der Kunde nicht über den Call angefragt hat.

Thema: Ersatzteilservice

Prozesse Service

Standardprozesse einfach beschrieben

Mit Hilfe unserer Prozessbeschreibungen können Sie sich mit verschiedenen Standardprozessen denkbar einfach vertraut machen. Prozesse im Service sind u.a.: