Fenster "Daten für Callbearbeitung suchen"

Im Fenster Daten für Callbearbeitung suchen stehen unterschiedliche Suchfunktionen zur Verfügung. Diese Suchfunktionen ermöglichen die schnelle Suche von Daten im Bereich Service.

Für die Suche werden Sie durch die Telefonintegration unterstützt. So wird das Fenster bei einem eingehenden Anruf, z.B. in Ihrem Callcenter, automatisch geöffnet. Gleichzeitig werden anhand der Telefonnummer des Anrufers automatisch alle zugehörigen Informationen zur effektiven Bearbeitung des Anrufs gesucht.

Neben der automatischen Suche ist auch eine gezielte Suche möglich, die Sie manuell starten. So können Sie nach Datensätzen verschiedener Datensatzarten suchen, z.B. Kundenstammdatensätze. Durch die Verknüpfung verschiedener Suchkriterien ist eine sukzessive Eingrenzung der Treffer möglich. So haben Sie die Möglichkeit, Datensätze auch ohne genaue Kenntnis von deren Inhalt oder deren Existenz zu finden. So genügt z.B. die Eingabe einer Seriennummer für die Anzeige aller relevanten Vertriebsbelege, Wartungsverträge oder bereits existierender Calls.

Auch die Callerfassung zu einem gefundenen Datensatz ist denkbar einfach, da Sie direkt im Fenster Daten für Callbearbeitung suchen den Call erfassen können. Wurde z.B. ein Treffer zu einer Seriennummer gefunden, kann der Call inkl. der Belegposition, die natürlich auch die Seriennummer enthält, direkt erfasst werden.

Aufbau und Inhalt des Fensters

Wichtige Elemente des Fensters sind:

Elemente

Erläuterungen

Symbolleiste

Wichtige Schaltflächen in der Symbolleiste sind:

Schaltflächen

Erläuterungen

Neuen Call erfassen

Thema: Calls erfassen

Datensätze anhand der Suchkriterien suchen

Themen:

Daten eines Datensatzes aus dem Suchergebnis als Suchkriterien übernehmen, z.B. um die Suchkriterien für eine erneute Suche zu ändern

Suchkriterien löschen

Thema: Telefonverbindungen herstellen

Suchergebnis

Das Suchergebnis wird im oberen Fensterbereich angezeigt. Es werden die gefundenen Datensätze (Treffer) zeilenweise aufgelistet. Wie für Übersichten üblich können Sie

  • Datensätze suchen und somit das Suchergebnis verfeinern und

  • Datensätze für die weitere Bearbeitung exportieren.

Suchbereich

Der Suchbereich ist im unteren Fensterbereich angeordnet. Im Suchbereich erfassen Sie die Suchkriterien, anhand denen die Datensätze gesucht werden. Folgende Datensätze können gesucht werden:

  • Stammdatensätze von Kunden, Teilen, Seriennummern und Serviceobjekte

  • Vertriebsbelege (Angebote, Aufträge, Lieferscheine usw.)

  • Servicebelege (Wartungsverträge, Serviceaufträge, Calls)

Im Fenster suchen

Stammdatensätze und/oder Belege anhand von Schlüsseln suchen

Stammdatensätze und/oder Belege können Sie anhand ihrer Schlüssel suchen. So können Sie z.B.

  • einen bestimmten Kunden anhand dessen Kundennummer suchen oder

  • einen bestimmten Serviceauftrag anhand dessen Belegnummer suchen oder

  • Vertriebsbelege suchen, die ein Teil mit einer bestimmten Seriennummer enthalten.

Für die Suche erfassen Sie jeweils den Schlüssel des Datensatzes als Suchkriterium. Zudem bestimmen Sie in den Sucheinstellungen mit dem Kontrollkästchen Oder-Suche wie gesucht wird (Menüpunkt Extras | Einstellungen).

  • Oder-Suche

    Ein Datensatz wird gefunden, wenn er mindestens eines der Suchkriterien enthält.

  • Und-Suche

    Ein Datensatz wird gefunden, wenn er alle Suchkriterien enthält.

In den Sucheinstellungen bestimmen Sie auch, welche Belege gesucht werden. Dazu nehmen Sie eine Eingrenzung über die Belegart vor.

Suche...

Suchkriterium

Suchergebnis

...eines Kunden

Kundennummer

Das Suchergebnis enthält folgende Datensätze:

  • Stammdatensatz des Kunden

  • Stammdatensätze der Seriennummern von Teilen, die dem Kunden verkauft wurden

  • Offene und archivierte Wartungsverträge, die für den Kunden erfasst wurden

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Wartungsverträge aktiv ist.

  • Offene und archivierte Serviceaufträge, die für den Kunden erfasst wurden

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Serviceaufträge aktiv ist.

  • Offene und archivierte Calls, die für den Kunden erfasst wurden

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

...eines Serviceobjekts

Serviceobjektnummer

Das Suchergebnis enthält folgende Datensätze:

  • Stammdatensatz des Serviceobjekts

  • Stammdatensätze der Seriennummern von Teilen, die dem Serviceobjekt angehören

  • Offene und archivierte Wartungsverträge zu dem Serviceobjekt

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Wartungsverträge aktiv ist.

  • Offene und archivierte Serviceaufträge zu dem Serviceobjekt

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Serviceaufträge aktiv ist.

  • Offene und archivierte Calls zu dem Serviceobjekt

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

...eines Teils

Teilenummer

Das Suchergebnis enthält folgende Datensätze:

  • Stammdatensatz des Teils

  • Offene und archivierte Calls zu dem Teil

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

...einer Seriennummer

Seriennummer

Das Suchergebnis enthält folgende Datensätze:

  • Stammdatensatz der Seriennummer

  • Offene und archivierte Vertriebsbelege (auch Servicebelege), in denen Belegpositionen für das Teil mit der Seriennummer enthalten sind

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das jeweilige Kontrollkästchen aktiv ist.

...eines Vertriebsbelegs oder Servicebelegs

Belegnummer je Belegart

Im Suchergebnis wird jeweils der Beleg mit der entsprechenden Belegnummer angezeigt. Abhängig von dem Kontrollkästchen offen in den Suchkriterien wird der Beleg angezeigt, wenn er offen oder archiviert ist.

Für diese Suche können Sie in den Sucheinstellungen keine Eingrenzung über die Belegart vornehmen.

...eines Calls

Callnummer

Im Suchergebnis wird der offene oder archivierte Call mit der entsprechenden Callnummer angezeigt.

Hinweis: Damit ausschließlich der Call gesucht wird, müssen Sie in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Oder-Suche deaktivieren. Ansonsten werden auch andere Suchkriterien berücksichtigt, z.B. die Teilenummer und entsprechende Datensätze gefunden.

Für diese Suche können Sie in den Sucheinstellungen keine Eingrenzung über die Belegart "Call" vornehmen.

Stammdatensätze anhand von Eigenschaften suchen

Stammdatensätze können Sie anhand verschiedener Eigenschaften suchen. So können Sie z.B. nach dem Namen eines Kunden suchen, wenn Ihnen die Kundennummer nicht bekannt ist.

Hinweis: Die Suchkriterien werden mit "oder" verknüpft. Ein Datensatz wird gefunden, wenn er mindestens eines der Suchkriterien enthält.

Stammdatensätze

Erläuterung

Kunde

Wenn die Kundennummer eines Kunden nicht bekannt ist, dann stehen zur Suche des Kunden folgender Suchkriterien zur Verfügung:

  • Lieferantennummer

    Nummer, unter der Ihr Unternehmen beim Kunden als Lieferant geführt wird

  • Name (Matchcode-Feld)

    Die im Feld Name erfasste Zeichenkette wird in den Adressangaben der Kundenadressen gesucht. Dabei werden je Kundenadresse die Namen aller drei Eingabefelder für Namen berücksichtigt sowie der Vorname.

  • Selektion (Matchcode-Feld)

  • Suchbegriff (Matchcode-Feld)

Serviceobjekt

Wenn die Serviceobjektnummer eines Serviceobjekts nicht bekannt ist, dann stehen zur Suche des Serviceobjekts folgender Suchkriterien zur Verfügung:

  • Selektion (Matchcode-Feld)

  • Suchbegriff (Matchcode-Feld)

  • Sortierbezeichnung (Matchcode-Feld)

  • Bemerkung (Matchcode-Feld)

Teil

Wenn die Teilenummer eines Teils nicht bekannt ist, dann stehen zur Suche des Teils folgender Suchkriterien zur Verfügung:

  • Selektion (Matchcode-Feld)

  • Suchbegriff (Matchcode-Feld)

  • Sortierbezeichnung (Matchcode-Feld)

Stammdatensätze und/oder Belege anhand von Telefonnummern suchen

Den Stammdatensatz eines Kunden sowie Belege, die für den Kunden erfasst wurden, können Sie z.B. anhand der Telefonnummer des Kunden suchen. Abhängig davon, ob die Telefonintegration genutzt wird, wird wie folgt unterschieden:

Suche mit Telefonintegration

Bei Nutzung der Telefonintegration wird beim Eingehen eines Anrufs das Fenster Daten für Callbearbeitung suchen automatisch geöffnet, sofern die Telefonnummer des Anrufers in proALPHA erfasst ist. Welche Stammdatensätze und/oder Belege anhand der Telefonnummer gesucht werden, bestimmen Sie mit der Suchpriorität. Für die Suche können Sie folgende Anwendungsfälle bestimmen:

  • Über die Ansprechpartner der Calls suchen

    Das Fenster Daten für Callbearbeitung suchen wird nur geöffnet, wenn die Telefonnummer des Anrufers in den Ansprechpartnern der Calls gefunden wird. Die Telefonnummer des Anrufers wird in das Feld Telefon übernommen und die Suche der zugehörigen Datensätze wird gestartet. Das Suchergebnis enthält offene und archivierte Calls, in denen die Telefonnummer des Ansprechpartners hinterlegt ist.

  • Über Stammdatensätze und/oder Belege im Service suchen

    Das Fenster Daten für Callbearbeitung suchen wird sofort geöffnet. Die Telefonnummer des Anrufers wird in das Feld Telefon übernommen und die Suche der zugehörigen Datensätze wird gestartet.

    Je nachdem, ob die Telefonnummer in proALPHA als Telefonnummer eines Kunden oder Ansprechpartners erfasst ist, kann das Suchergebnis folgende Datensätze enthalten:

    • Stammdatensatz des Kunden

    • Stammdatensätze der Seriennummern von Teilen, die dem Kunden verkauft wurden

    • Stammdatensätze der Serviceobjekte des Kunden

    • Offene und archivierte Calls, die für den Kunden erfasst wurden und/oder in denen der Ansprechpartner hinterlegt ist.

      Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

Sie können die Telefonnummer aber auch manuell erfassen und anschließend die Suche der zugehörigen Daten starten.

Suche ohne Telefonintegration

Voraussetzung für die Suche der Telefonnummer ist, dass der Suchindex anhand der Compilerkonstanten pa_B_Tabellenname_Search... konfiguriert wird.

Ohne Nutzung der Telefonintegration öffnen Sie das Fenster Daten für Callbearbeitung suchen manuell. Anschließend erfassen Sie die Telefonnummer im Feld Telefon und starten die Suche der zugehörigen Datensätze.

Hinweis: Die Telefonnummer erfassen Sie so, wie sie in proALPHA für den Kunden oder den Ansprechpartner erfasst ist. So ergibt eine Suche keine Treffer, wenn z.B. im Kundenstamm die Telefonnummer "+49-1234-1234" hinterlegt ist und Sie den Kunden anhand der Telefonnummer "0049-1234-1234" suchen.

Wenn Sie nach der Telefonnummer eines Kunden suchen, dann enthält das Suchergebnis folgende Datensätze:

  • Stammdatensatz des Kunden

  • Stammdatensätze der Seriennummern von Teilen, die dem Kunden verkauft wurden

  • Stammdatensätze der Serviceobjekte des Kunden

  • Offene und archivierte Calls, die für den Kunden erfasst wurden

    Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

Wenn Sie nach der Telefonnummer eines Ansprechpartners suchen, dann enthält das Suchergebnis offene und archivierte Calls, in denen die Telefonnummer des Ansprechpartners hinterlegt ist.

Voraussetzung dafür ist, dass in den Sucheinstellungen das Kontrollkästchen Calls aktiv ist.

Calls erfassen

Zu einem gefundenen Datensatz können Sie im Fenster Daten für Callbearbeitung suchen einen Call erfassen.

Voraussetzungen für das Erfassen

Erläuterungen

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Callverwaltung (VSC)" zugeordnet.

Das Teil ist nicht gesperrt.

Dem Teil ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Callverwaltung (VSC)" zugeordnet.

Bei der Erfassung eines Calls werden alle relevanten Daten des Datensatzes im Call vorgeschlagen. Wenn im Suchergebnis z.B. der Stammdatensatz einer Seriennummer angezeigt wird, dann wird in dem Call automatisch eine Belegposition für das Teil mit der Seriennummer angelegt. Wie für die Callerfassung üblich wird der erste Bearbeitungsschritt des Calls automatisch angelegt.

Folgende Daten werden im Call vorgeschlagen:

Daten

Erläuterungen

Meldedatum

Als Meldedatum wird das Tagesdatum im Call vorgeschlagen.

Verteilergruppe

Die Verteilergruppe wird aus den Standardbelegparametern ermittelt und im Call vorgeschlagen.

Formularnummer

Die Formularnummer wird aus den Standardbelegtexten ermittelt und im Call vorgeschlagen.

Anzahl Formulare

Die Anzahl Formulare wird aus den Standardbelegparametern ermittelt und im Call vorgeschlagen.

Belegtexte im Belegkopf:

Kopftext und Bemerkung

Der Kopftext und die Bemerkung werden aus den Standardbelegtexten ermittelt und im Call vorgeschlagen.

Priorität

Als Priorität wird "niedrig" im Call vorgeschlagen.

Callstatus

Als Callstatus wird "eingegangen" im Belegkopf des Calls und im ersten Bearbeitungsschritt vorgeschlagen.

Serviceobjekt

Das Serviceobjekt des Datensatzes wird im Call vorgeschlagen.

Betreff des ersten Bearbeitungsschritts

Als Betreff wird "Automatische Callanlage" im Bearbeitungsschritt vorgeschlagen.

Beschreibung des ersten Bearbeitungsschritts

Als Beschreibung wird "Telefonintegration oder manuelle Suche" im Bearbeitungsschritt vorgeschlagen.

Bearbeitungsdatum des ersten Bearbeitungsschritts

Als Bearbeitungsdatum wird das Tagesdatum im Bearbeitungsschritt vorgeschlagen.

Anlagezeitpunkt des ersten Bearbeitungsschritts

Als Anlagezeitpunkt wird das Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit in den Bearbeitungsschritt übernommen.

Hinweis: Bei der Erfassung eines Calls werden die Zustände der Datensätze nicht geprüft, z.B. die Zustände eines Teils.