Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format austauschen

Lokalisierung Deutschland

Mit dem sogenannten E-Rechnungsgesetz werden die Vorgaben einer EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt. Es gilt ab dem 27.11.2018 und schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für die Erstellung elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Das EU-Normungsgremium CEN hat dafür die Norm EN 16931 definiert, der alle E-Rechnungen an den Bund ab dem 27.11.2020 entsprechen müssen. Darauf aufbauend haben die deutschen Behörden für sich die XRechnung als Verwaltungsstandard definiert. Mit dem Standard XRechnung setzt Deutschland die Vorgaben für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um.

XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. proALPHA unterstützt Sie bei der Erstellung und Übermittlung von Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format.

Voraussetzungen für das Erstellen und Senden von Rechnungen und Gutschriften

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über die INWB für Rechnungen und Gutschriften ist konfiguriert.

Thema: INWB für XRechnung konfigurieren

Die Mappings für das XRechnung-Format sind definiert.

Thema: Mappings erfassen

Die Rechnung oder Gutschrift wurde bereits in einem Formular ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Rechnung oder Gutschrift wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Hinweis: Für Rechnungen kann die Übertragungsfreigabe in der WorkflowAutomation automatisch erteilt werden. Dazu gibt es folgenden Verarbeitungsvorgang: Übertragungsfreigabe Rechnung setzen.

In der Rechnung oder Gutschrift ist die Leitweg-ID erfasst.

Thema: Leitweg-ID

Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format erstellen und senden

Die Belegdaten folgender Belege können Sie im XRechnung-Format an Ihre Kunden senden:

  • Rechnungen (auch Anzahlungsrechnungen)

  • Gutschriften

Für das Senden wird die Integration Workbench (INWB) genutzt. Dazu werden INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps "Rechnung/Rechnungskontrolle" (pAX-INVOIC) verwendet.

Hinweis: Anhand des Nachrichtentyps können Belege im XRechnung-Format nur gesendet werden. Sie können nicht wie für INWB-Nachrichten üblich in Rechnungskontrollbelege eingelesen werden.

Das Senden starten Sie jeweils im Belegkopf der Rechnung oder Gutschrift (Menüpunkt Datei | Rechnungen senden oder Datei | Gutschriften senden). Im Vorlauf selektieren Sie die gewünschten Rechnungen oder Gutschriften. So können Sie z.B. eine einzelne Rechnung senden oder mehrere Rechnungen in einem Arbeitsschritt.

Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Rechnungen kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und die Rechnung gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe Rechnung setzen" und "Rechnung senden", die durch das Ereignis "Rechnung wurde gedruckt" ausgelöst werden können.

Für jeden Beleg wird eine XML-Datei im XRechnung-Format erstellt und im Verzeichnis für Ausgangsnachrichten in der INWB-Schnittstelle gespeichert. Somit wird die XML-Datei als ausgehende INWB-Nachricht behandelt, und wie für Ausgangsnachrichten üblich versendet.

Ob die Ausgangsnachricht zu einem Beleg tatsächlich gesendet wurde, erkennen Sie anhand des aktiven Kontrollkästchens Beleg gesendet im Belegkopf.

Hinweis: Der Datenaustausch über die INWB wird nicht in der Belegausgabe protokolliert. Informationen über den Datenaustausch erhalten Sie im Infofenster Datenaustausch (Menüpunkt Info | Datenaustausch im Belegkopf).

Administration

Objekte

Bedeutung

Softwareoption S_XRechnung

Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format erstellen und senden

INWB

Thema: INWB für XRechnung konfigurieren

Hinweis: Die Integration Workbench (INWB) steht ab der proALPHA Version 6.1 zur Verfügung. Somit wird erst ab dieser Version die INWB für das Senden von Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format genutzt. Jedoch können Rechnungen und Gutschriften auch in der proALPHA Version 5.2 im XRechnung-Format versendet werden. Informationen dazu finden Sie im proALPHA Wiki im Thema "XRechnung 5.2".

INWB für XRechnung konfigurieren

Die INWB ist wie dafür üblich zu konfigurieren.

Thema: Integration Workbench (INWB) konfigurieren

Je nach Arbeitsschritt beim Konfigurieren der INWB sind für XRechnung verschiedene Besonderheiten zu beachten.

Arbeitsschritte

Erläuterungen

INWB-Adapter konfigurieren

Der Adapter ist als Fremdsystem anzubinden. Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Mit Hilfe des INWB-Adapters wird die INWB-Nachricht in das XRechnung-Format umgewandelt. So werden die Daten in Form von XML-Dateien gespeichert. Der Speicherort wird bei der Konfiguration des Adapters festgelegt.

Adapter für XRechnung: XInvoice

Hinweis: Weiterführende Informationen zur Konfiguration des Adapters finden Sie im proALPHA Wiki im Thema "INWB Adapter für die deutsche XRechnung". Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Teilnahme aktivieren

Wie für die INWB üblich, muss die Teilnahme für Ihre proALPHA Installation aktiviert werden (aktives Kontrollkästchen Teilnahmestatus im Fenster INWB-Konsole).

Teilnehmer laden

Damit der Datenaustausch zwischen Ihrer proALPHA Installation und dem Fremdsystem erfolgen kann, müssen die Daten aller Teilnehmer aus der INWB geladen werden.

Für XRechnung wird der Adapter, also das Fremdsystem, als Teilnehmer geführt. Daher wird der Adapter "XInvoice" als Teilnehmer geladen.

Nachrichtentyp konfigurieren

Für XRechnung wird der Nachrichtentyp "pAX-INVOIC" verwendet.

Thema: Nachrichtentypen konfigurieren

Partnervereinbarungen definieren

Thema: Partnervereinbarungen definieren

Mappings erfassen

Thema: Mappings erfassen

Partnervereinbarungen definieren

In den Partnervereinbarungen legen Sie fest, welche Belege mit welchem Mandanten oder Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Dazu ordnen Sie einem lokalen Teilnehmer die Teilnehmer als Partner zu, mit denen der Austausch erfolgen soll, und erfassen die jeweiligen Partnervereinbarungen.

Für XRechnung legen Sie je Mandanten (Teilnehmer) fest, an welche Kunden Rechnungen im XRechnung-Format gesendet werden.

Hinweis: Wenn für einen Kunden bereits Partnervereinbarungen in der EDI-Schnittstelle erfasst sind, dann müssen diese zuvor gelöscht werden.

Der Adapter "XInvoice" wird als Teilnehmer geführt. Die Mandanten Ihres Unternehmens werden als lokale Teilnehmer geführt. Die Geschäftspartner und Systeme werden als Partner geführt. Somit erfassen Sie zu jedem relevanten Mandanten die Kunden als Partner, an die Rechnungen und Gutschriften im XRechnung-Format gesendet werden (Fenster Partner zu Teilnehmer). Beim Erfassen eines Partners hinterlegen Sie folgende Daten:

  • Im Feld Empfänger erfassen Sie den Empfänger ähnlich einer E-Mail-Adresse in folgender Form: <Kundennummer des Kunden>@<Teilnehmerkennung des Adapters>.

    Beispiel: 100000@XInvoice

  • Im Feld Kunde ordnen Sie den betreffenden Kunden anhand seiner Kundennummer zu.

    Beispiel: 100000

Je Partner erfassen Sie die Partnervereinbarungen (Fenster Partnervereinbarungen für Nachrichten). In den Partnervereinbarungen legen Sie jeweils fest, dass der Nachrichtentyp "pAX-INVOIC" zum Senden verwendet wird. Dazu aktivieren Sie für den Nachrichtentyp das Kontrollkästchen in der Spalte senden.

Mappings erfassen

Beim Datenaustausch können Abweichungen in der Datenstruktur zwischen Sender und Empfänger berücksichtigt werden. Wenn z.B. dieselben Zahlungsarten beim Sender und Empfänger unter unterschiedlichen Schlüsseln geführt werden, dann können die Schlüssel automatisch umgesetzt (gemappt) werden.

Für XRechnung werden Mappings für Zahlungsarten und Mengeneinheiten benötigt. Abhängig davon, welche Daten Sie mit welchen Geschäftspartnern austauschen, können z.B. für Zahlungsarten unterschiedliche Mappings benötigt werden. Daher können für XRechnung teilnehmerspezifische und/oder partnerspezifische Mappings sinnvoll sein.

Das Mapping für Zahlungsarten (pAX-TermsOfPayment) dient zur Umsetzung der proALPHA Zahlungsarten laut Anwendungsparameter SB_PaymentMethods_... in die Zahlungsarten laut XRechnung. XRechnung unterstützt lediglich drei Zahlungsarten. Dafür ist folgendes Mapping erforderlich:

proALPHA Zahlungsarten

XRechnung-Zahlungsarten

Bankeinzug (1)

Direct Debit (49)

Abbuchung (7)

Direct Debit (49)

Überweisung (4)

Credit Transfer (30)

Das Mapping für Mengeneinheiten (pAX-QuantityUnit) dient zur Umsetzung der proALPHA Mengeneinheiten laut Mengeneinheitenstamm in die Mengeneinheiten laut XRechnung.

Beispiel:

proALPHA Mengeneinheiten

XRechnung-Mengeneinheiten

Stück (0)

H87

Kilogramm (10)

KGM

Gramm (11)

GRM

Tonne (15)

STN

Meter (20)

MTR

Millimeter (25)

MMT

Stunden (30)

HUR

Minuten (35)

MIN

Hinweis: Zahlungsarten und Mengeneinheiten können je nach Unternehmen individuell konfiguriert und erfasst sein. Daher können diese Mappings nur als Beispiele betrachtet werden.