Vertrieb

Von der Verkaufsplanung über das Marketing, die Akquisition und Angebotserstellung bis hin zur Auftragsabwicklung - proALPHA bietet die umfassende Funktionalität zur Unterstützung sämtlicher vertriebsrelevanter Aufgaben einschließlich des Kundenbeziehungsmanagements. Die redundanzfreie Verwaltung aller Daten vom Angebot bis zur Rechnung unter einer einheitlichen Oberfläche ist dabei selbstverständlich.

Infolge der zunehmenden Globalisierung der Märkte ist die komplette Mehrsprachigkeit unabdingbar. Besondere Unterstützung bietet die proALPHA WorkflowAutomation. So werden alle Belege, Notizen und Dokumente zum gewünschten Termin automatisch in die persönliche Wiedervorlage - den Aufgabenmonitor - gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an andere Mitarbeiter, die zuständigen Sachbearbeiter, weiterleiten. Auch das proALPHA Dokumenten-Management-System (DMS) steht den Sachbearbeitern zur Verfügung, sodass diese vielfältige Möglichkeiten zur Archivierung und Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art nutzen können.

Die Vertriebsmodule sind komplett in die Businesslösung proALPHA, die auf einem einheitlichen Funktions- und Datenmodell basiert, integriert. Das heißt ständige Verfügbarkeit aktueller Informationen zur Dispositionssituation eines Teils, zum Fertigungsfortschritt eines Kundenauftrags - auch über das Internet -, zu den erzielten Deckungsbeiträgen, über die Höhe und Art der Projektkosten sowie über Zahlungseingänge.

Angebote und Angebotsabwicklung

Zielgerichtet anbieten - der Schlüssel zum Erfolg

Vielschichtig sind die Anforderungen, die sich aus den unterschiedlichen Geschäftsfällen ableiten: Leicht und flexibel muss sich das umfangreiche Angebot mit vielen Textbausteinen für eine komplexe Fertigungsanlage erstellen lassen. In die Angebotskalkulation sollen dabei die Preise aus bereits erfassten Stammdaten und realisierten Aufträgen oder Baugruppen einfließen.

Insbesondere beim Unikatsfertiger müssen aber auch Kostenschätzungen - ohne Stammdaten - berücksichtigt werden können. Auch der Varianten- oder Auftragsfertiger wird mit dem proALPHA Vertriebsmodul aktiv unterstützt. Der grafische Produktkonfigurator im Vertriebsmodul erlaubt auf eine sehr einfache und komfortable Weise die schnelle und sichere Erstellung von Angeboten. Dabei werden sowohl die Angebotstexte als auch der Angebotswert über Formeln und Regeln automatisch ermittelt. Später können dann diese Informationen zur Bildung der Fertigungsstückliste und der Arbeitspläne direkt im Produktionsmodul herangezogen werden.

Für den Verkauf von Standardprodukten steht dem Vertrieb bei der Angebots- oder Auftragserfassung eine aussagekräftige Terminanfrage (CTP - capable to promise) und Schnellerfassung zur Verfügung. Der Verkäufer wird in die Lage versetzt, noch während des Kundengespräches detaillierte Auskunft über den tatsächlichen Liefertermin der Produkte zu geben. Dabei wird der Liefertermin auf Basis der tatsächlichen Auslastung "online" ermittelt. Dieses führt zu exakten Terminen. Die Wahrscheinlichkeit wächst, dass der Termin gehalten wird und der Kunde zufrieden ist. Nebenbei wird dadurch die Produktionsplanung sicherer und unterliegt nicht mehr so starken Schwankungen, da die abgegebenen Termine realistisch sind.

Themen:

Aufträge und Auftragsabwicklung

Der Auftrag ist gewonnen - zuverlässige und effiziente Abwicklung

Nach der Angebotserstellung und dem gewonnenen Auftrag sind jetzt alle Abteilungen bei der professionellen Abwicklung gefordert.

Für den Auftragsfertiger steht das Projektmanagement zur Verfügung. Er kann auch ohne umfangreiche Stammdaten bereits jetzt Teile im Einkauf oder der eigenen Produktion beschaffen. Das spart wertvolle Zeit bei knappen Terminzusagen. Später werden dann die "Langläufer" den eigentlichen Auftrags- und Stücklistenpositionen zugeordnet. Somit bietet das Projektmanagement bereits an dieser Stelle ein einfaches aber effizientes Mittel, um Durchlaufzeiten wesentlich zu reduzieren. Dass diese Daten dann bereits in der Liquiditätsplanung der Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden, ist selbstverständlich.

Bei Fertigungsstrukturen über mehrere Werke oder Mandanten steht das proALPHA Intercompany zur Verfügung. Dort werden Standardfertigungsabläufe hinterlegt. Bei der Bestätigung eines Auftrages der Firma A wird darauf eine Bestellung und automatisch in der Firma B ein Auftrag angelegt. Nach Abschluss der Produktion führt die Lieferung aus der Firma B automatisch zu einem Wareneingang in der Firma A. Die wertmäßigen Belege laufen entsprechend. Wieder ein effizientes Werkzeug, um Durchlaufzeit - in diesem Fall zwischen Firmen oder Werken - erheblich zu reduzieren.

Besondere Anforderungen bestehen im Handel mit Serienprodukten und in der Zulieferindustrie. Hier sind Rahmenaufträge und Lieferabrufe nach Termin oder nach Fortschrittszahlen üblich. Die seit langem geübte Praxis der Automobilzulieferer, die gesamte Logistikkette zu steuern und zu überwachen, ist zum Trend auch für die übrigen Industrie- und Handelsunternehmen geworden.

Die unternehmensübergreifende Kommunikation des Supply Chain Managements (SCM) erfordert durchdachte und stabile Technologien. proALPHA ermöglicht hier u.a. per EDI den Austausch von Daten nach dem EDI-Standard. So können z.B. Lieferungen avisiert oder Angebote übermittelt werden.

Spezielle Merkmale bestimmter Branchen bildet proALPHA ohne Änderung des Standards ab. Dazu zählen die Besonderheiten des Kommissionsgeschäfts und Streckengeschäfts. Abweichende Rechnungsempfänger können zahlungsregulierend sein, wie z.B. eine Leasinggesellschaft oder nur Prüfungsfunktion haben, wie die Rechnungsprüfungsstelle eines öffentlichen Auftraggebers.

Die Belieferung von Einkaufsverbandsmitgliedern mit unterschiedlichsten Formen der Zahlungsregulierung verwaltet proALPHA mit allen Konsequenzen bis zum OP-Ausgleich in der Finanzbuchhaltung. Die komfortable Bearbeitung von Anzahlungen, Abschlägen, Teil- und Schlussrechnungen gehört ebenso zum erprobten Standard.

Nach Fertigstellung aller Produkte steht die Lieferung an. proALPHA unterstützt diesen Prozess durch eine Vielzahl von Funktionen. Dabei steht die Kommissionierung im Vordergrund. Nach unterschiedlichen Verfahren können die Waren kommissioniert werden. Eine ausgereifte Packmittelverwaltung unterstützt in der Abschlussphase des Versands. Ob bei Anlagen oder Serienprodukten, jederzeit ist erkennbar, wie welche Waren den Versand verlassen haben.

Nach der Lieferscheinerstellung erfolgt die Rechnungsprüfung. Alle Daten aus dem Vertrieb stehen selbstverständlich der integrierten Buchhaltung zur Verfügung.

Im Vertrieb unterstützt Sie proALPHA mit der Steuerfindung bei nationalen, innergemeinschaftlichen sowie internationalen Geschäftsvorgängen. Je nach Geschäftsvorgang sind für die Steuerfindung unterschiedliche Besteuerungsgrundlagen relevant. Diese werden bei der Erfassung von Vertriebsbelegen (auch Servicebelege) automatisch ermittelt und im Belegkopf vorgeschlagen.

Für den Warenexport von Deutschland in Drittländer sind Zollanmeldungen entsprechend den amtlichen Vorgaben an das Zollamt zu übermitteln. Die Zollanmeldungen können entsprechend dem zollrechtlichen Ausfuhrverfahren nach ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) mit Hilfe einer zertifizierten ATLAS-Software (Fremdsystem) erstellt und elektronisch an das Zollamt übermittelt werden. proALPHA unterstützt Sie bei der elektronischen Datenübermittlung durch die ATLAS-Schnittstelle.

Für den grenzüberschreitenden Warenverkehr zwischen EU-Mitgliedstaaten sind Meldungen für die Intrahandelsstatistik (Versendung) abzugeben. proALPHA unterstützt Sie bei der Erstellung der Meldungen.

Themen:

Konditionen und Vertreterprovisionen

Differenzierte Preispolitik nach außen - transparent und komfortabel nach innen

Preise und Konditionen lassen sich schnell und zuverlässig nach den unternehmensspezifischen Vereinbarungen ermitteln. Grundsätzlich können alle Preise sowie Rabatte und Zuschläge unabhängig voneinander in beliebig definierbaren Staffeln geführt werden. Auch im Webshop können kundenspezifische Konditionen hinterlegt werden.

Die Anzahl der Preislisten - in Eigen- oder Fremdwährungen - ist unbegrenzt. Sowohl Preise als auch Rabatte und Zuschläge haben stets eine zeitliche Gültigkeit. Da Preise und Rabatte bereits vor dem Gültigkeitsdatum gepflegt werden können, lassen sich z.B. Verkaufsaktionen mit speziellen Konditionen während des Aktionszeitraums rechtzeitig vorbereiten. Selbstverständlich wird dabei die Änderungshistorie komplett dokumentiert. Die Set-Verwaltung ermöglicht die Zusammenfassung von verschiedenen Artikeln (Teilen) zu einem Set, das zu eigenständigen Konditionen verkauft wird.

Provisionen werden variabel auf Umsatz- oder Deckungsbeitragsbasis abgerechnet. Mehrere Vertreter können demselben Objekt zugeordnet sein.

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Absatzplanung

Rollierende Absatzplanung - wo Erfolg planbar ist

Die Methoden für die Planung von Absatzmengen und Umsatzerlösen in den einzelnen Geschäftszweigen sind so verschieden wie die Branchen selbst.

So werden z.B. empirisch ermittelte Monatswerte geplant oder Jahreswerte mit Verteilungsreihen auf definierte Perioden aufgeteilt. Wenn große Zahlen die Anwendung statistischer Methoden zulassen, finden variantenreiche Prognoserechnungen ihre Verwendung. Die Dynamik des Faktischen erfordert eine rollierende Fortschreibung der Planwerte. Mit proALPHA lassen sich sowohl schlanke als auch komplexe mathematische Verfahren realisieren.

Prognoserechnungen lassen sich auf Artikelgruppenebene (Teilegruppenebene) oder für einzelne Artikel (Teile) differenziert darstellen. Historie und Planungshorizont sind frei definierbar. Die verschiedenen mathematischen Modelle berücksichtigen sowohl saisonale Schwankungen als auch Trends. Über Parameter gesteuert sind weitere firmenindividuelle Anpassungen denkbar.

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Webshop und Webportale

Professionell verkaufen - alle Vertriebskanäle nutzen

Der persönliche Kontakt zwischen Verkäufer und Käufer ist in vielen Fällen unverzichtbar. Dennoch helfen neue Kommunikationstechnologien, potenzielle Kunden zu finden, deren Bedürfnisse zu erkunden und die eigene Leistung effizient zu propagieren.

Mit proALPHA werden die vielfältigen Möglichkeiten des Internets erschlossen. Die multishop-fähige Webshop-Schnittstelle ist nicht nur für das Endverbrauchergeschäft (Business to Consumer) eine nützliche Ergänzung. Auch Unternehmenskunden können 24 Stunden täglich recherchieren, Konditionen vergleichen und Bestellungen absetzen, ohne eigene Ressourcen zu binden. Mit proALPHA können Shop-Systeme verschiedener Anbieter genutzt werden. proALPHA sorgt dabei für die Datenbereitstellung und für die Vertriebsabwicklung, während das Erscheinungsbild und die Funktionalitäten eines Webshops allein über das verwendete Shop-System bestimmt werden. Dies erlaubt Ihnen, aus demselben Datenbestand in proALPHA mehrere Webshops mit unterschiedlichem Warenangebot und unterschiedlicher Gestaltung zu bestücken.

Für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen mit Unternehmenskunden bietet sich das zielgruppenspezifische Kundenportal an. Über dieses Webportal lassen sich Ihre Kunden an das ERP-System anbinden und somit direkt in die Prozesse integrieren. In Abhängigkeit von den entsprechenden Berechtigungen können Bestellungen selbständig aufgegeben und Verfügbarkeiten geprüft werden. So können z.B. die Kunden eines Sondermaschinenbauers von jedem Ort der Welt die Ersatzteile für genau diejenige Maschine bestellen, die in dieser Lokalisation im Einsatz ist.

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Customer Relationship Management (CRM)

CRM - Gestaltung und Pflege der Kundenbeziehung

Entscheidende Wettbewerbsvorteile können diejenigen Anbieter erzielen, die die Wünsche ihrer bestehenden und potenziellen Kunden genau kennen, umfassende Betreuung garantieren und intensive Beziehung mit ihnen pflegen. Customer Relationship Management (CRM) tangiert nahezu alle Bereiche eines Unternehmens. Ob Marketing, Vertrieb, Produktion, Versand, Service oder das Mahnwesen - die Pflege der Kundenbeziehungen streift sämtliche Geschäftsprozesse.

Das proALPHA CRM umfasst zahlreiche Komponenten, die integrierte Bestandteile der Businesslösung proALPHA sind. Dazu zählen Service- und Reklamationsanforderungen ebenso wie die frühzeitige automatische Warnung über bedenkliche Vertriebskennzahlen.

Natürlich enthält proALPHA auch dedizierte CRM-Funktionen. Diese beschränken sich nicht nur auf die reinen Vertriebsthemen wie Kontaktverwaltung, Verfolgung aller Vertriebsprojekte, Vertriebscontrolling, Analyse der Vertriebsprozesse oder Wettbewerbsvergleiche, sondern liefern gleichzeitig umfassende Unterstützung bei der Steuerung und Verfolgung von Marketingkampagnen. Der Unterstützung des CRM dient auch das CTI-Modul (Computer Telephone Integration), womit nicht nur ausgehende Telefonate per Mausklick auf den Gesprächspartner aus proALPHA heraus durchgeführt werden, sondern auch eingehende Telefonate das Kunden- oder Lieferantenfenster mit dem rufenden Ansprechpartner automatisch öffnen.

Für die Kundenzufriedenheit ist ein funktionierender Service wichtiger denn je. Die Abwicklung von Serviceaufträgen, die Reklamationsverwaltung, das Abbilden von Wartungsverträgen, die Reparatur- und die Ersatzteilabwicklung sind nur einige von wesentlichen Bereichen des proALPHA Servicemanagements. Dieses stellt sicher, dass nach dem Verkaufen der Produkte der Kunde professionell weiter betreut werden kann.

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Informations- und Controllingsystem

Durch Informationsvorsprung gewinnen - grenzenloser Zugriff auch über das Internet

Schnelle, dem konkreten Bedürfnis des Entscheiders angepasste Informationen sind häufig auftragsentscheidend. Mit dem integrierten Informations- und Controllingsystem kann sich jeder Mitarbeiter seine Auskünfte selbst gestalten - sei es online am Bildschirm oder als Liste.

Ganz gleich, ob es sich um Statistiken über Kunden, Vertreter, Branchen, Regionen, Artikel (Teile), Artikelgruppen (Teilegruppen), Seriennummern, Belege, Auftragsarten, Sachbearbeiter oder um Kombinationen daraus handelt, per Tastendruck oder Mausklick stehen z.B. Umsätze, Ertragsspannen oder Deckungsbeiträge für die gewählten Relationen zur Verfügung. Die Informationen können für den Sachbearbeiter detailliert oder für das Management hoch verdichtet präsentiert werden.

Für die tägliche Arbeit sehr nützlich ist die ständige Möglichkeit, alle offenen und archivierten Belege einzusehen. Dabei sind alle Belege logisch miteinander verknüpft, sodass z.B. über den Einstieg in einen Lieferschein der zugrunde liegende Auftrag in der gleichen einfachen Weise zu recherchieren ist wie die dazugehörige Rechnung.

Mit Hilfe der Frühwarnfunktionen im proALPHA Kennzahlen- und Frühwarnsystem werden zudem über die WorkflowAutomation automatisch Informationen an bestimmte Sachbearbeiter geschickt, z.B. beim Überschreiten der Preisnachlassquote. Der Vertriebsleiter oder Geschäftsführer kann nun frühzeitig die Ursachen ermitteln und entsprechend gegensteuern. Die Kennzahl selber kann natürlich Bestandteil eines unternehmensweiten Kennzahlenberichts sein. Somit stehen mit dem proALPHA MIS (Management-Informationssystem) und dem Kennzahlen- und Frühwarnsystem ausgezeichnete Mittel zur Verfügung, um wiederkehrende Auswertungen mit sehr vielen Parametern und komplexen Verknüpfungen schnell und sicher zu generieren. Wenn die gewünschte Auswertung im MIS nicht vorliegt, bestimmte Informationen aber für eine Besprechung sofort benötigt werden, dann hilft der proALPHA Analyzer weiter. Mit ihm ist es möglich, ohne Programmierkenntnisse ad hoc beliebige Abfragen zu gestalten und Daten mehrdimensional auszuwerten. Dabei macht die graphische Unterstützung den Umgang mit dem OLAP-basierten Analysewerkzeug sehr einfach. Per Mausklick kann sich der Anwender immer weiter in die Tiefe der Daten "zoomen". Die Analyseergebnisse können mit einem Reportingtool für anschließende Präsentationen einfach aufbereitet werden. Individuelle Analysen aus dem Vertrieb über z.B. Vertriebsgebiete, Vertreter oder Marktpotenzial in Kombination zu anderen Einflussgrößen wie Teilegruppen lassen sich ebenso leicht erstellen wie eine Performanceanalyse im Telesales.

Ob Ad-hoc-Analysen oder vorformulierte Abfragen - proALPHA bietet für jede Art der Auswertung das richtige Werkzeug.

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