Sammelrechnungen generieren

Bei der Lieferscheinfaktura können mehrere Lieferscheine eines Kunden in einer Sammelrechnung zusammengefasst und in Rechnung gestellt werden.

Voraussetzungen für die Generierung

Für die Lieferscheinfaktura müssen die allgemeinen Voraussetzungen für die Generierung von Rechnungen erfüllt sein. Zusätzlich müssen für die Generierung einer Sammelrechnung weitere Voraussetzungen erfüllt sein.

Allgemeine Voraussetzungen

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Lieferschein wurde nicht für ein Anzahlungsgeschäft erfasst.

Im Belegkopf des Lieferscheins ist das Kontrollkästchen Schlussrechnung inaktiv.

Der Lieferschein ist für die Fakturierung freigegeben.

Im Belegkopf des Lieferscheins ist das Kontrollkästchen Beleg freigegeben aktiv.

Im Lieferschein ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Wenn in den Transportinformationen des Lieferscheins die Lieferantennummer eines externen Dienstleisters und/oder eine Sendungsnummer hinterlegt ist, dann muss der Lieferschein einem Transportbeleg zugeordnet sein.

Wenn der Lieferschein keinem Transportbeleg zugeordnet ist, dann wird er nicht berücksichtigt.

Der Lieferschein enthält mindestens eine Teileposition.

-

Der Lieferschein ist nicht gesperrt.

Dem Lieferschein ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Weitere Voraussetzungen

Damit für einen Kunden Sammelrechnungen generiert werden können, muss im Stammdatensatz des Kunden das Kontrollkästchen Sammelrechnung aktiv sein. Bei der Generierung mit dem Verarbeitungsprogramm Faktura nach Lieferschein muss das Kontrollkästchen zusätzlich im Vorlauf der Generierung aktiv sein.

Mehrere Lieferscheine eines Kunden werden in einer Sammelrechnung zusammengefasst, wenn folgende Daten der Lieferscheine identisch sind:

Daten

Erläuterungen

Kundennummer

-

Konzern

-

Verband

-

Belegsprache

-

Belegwährung

-

Auftragsart

-

Lieferbedingung inkl. Incoterm

-

Projekt

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen keine Projekte hinterlegt sind oder Lieferscheine, in denen dasselbe Projekt hinterlegt ist.

Prozentualer Kopfzuschlag

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen keine prozentualen Kopfzuschläge hinterlegt sind oder Lieferscheine, in denen derselbe prozentuale Kopfzuschlag hinterlegt ist.

Besteuerungsgrundlagen

Zusammengefasst werden Lieferscheine, deren Besteuerungsgrundlagen identisch sind.

Ausnahmen:

  • Belegdatum

    Das Belegdatum zählt auch zu den Besteuerungsgrundlagen. Jedoch können in einer Sammelrechnung auch Lieferscheine mit unterschiedlichen Belegdaten zusammengefasst werden.

  • Leistungsdatum

    Die Leistungsdaten der Lieferscheine müssen nicht identisch sein. Als Leistungsdatum einer Sammelrechnung wird das Belegdatum des ersten Lieferscheins übernommen.

Steuerschlüssel und Steuersatz für die Kopfzuschläge

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen derselbe Steuerschlüssel und derselbe Steuersatz hinterlegt sind. Dies gilt auch dann, wenn in den Lieferscheinen keine Kopfzuschläge hinterlegt sind.

Hinweis: Die Steuersätze in den Belegpositionen der Lieferscheine können unterschiedlich sein. In der Sammelrechnung entsteht je Lieferscheinposition eine Rechnungsposition mit dem Steuersatz aus der Lieferscheinposition.

Zahlungsparameter

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen folgende Daten identisch sind:

  • Bankverbindung

  • Zahlungsart

  • Zahlungsziel

  • Valutadatum

  • Valutatage

Lieferadresse

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen keine Lieferadressen hinterlegt sind oder Lieferscheine, in denen Lieferadressen hinterlegt sind. Wenn in den Lieferscheinen Lieferadressen hinterlegt sind, dann müssen folgende Daten der Lieferadressen identisch sein:

  • Adressnummer

  • Schlüssel, unter der die Lieferadresse im Kundenstamm geführt wird

  • Name des ersten Eingabefelds

  • Ort

  • Staat

Rechnungsadresse

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen keine Rechnungsadressen hinterlegt sind oder Lieferscheine, in denen Rechnungsadressen hinterlegt sind. Wenn in den Lieferscheinen Rechnungsadressen hinterlegt sind, dann müssen diese dieselbe Adressnummer haben.

Bestimmungsort

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen keine Bestimmungsorte hinterlegt sind oder Lieferscheine, in denen Bestimmungsorte hinterlegt sind. Wenn in den Lieferscheinen Bestimmungsorte hinterlegt sind, dann müssen folgende Daten der Bestimmungsorte identisch sein:

  • Name des ersten Eingabefelds

  • Staat

  • Ort

  • Kurzbezeichnung

Preisliste

Zusammengefasst werden Lieferscheine, in denen entweder nur Nettopreislisten oder nur Bruttopreislisten hinterlegt sind.

Gutschriftenanzeigenummer und Gutschriftenanzeigedatum

(Gilt nur für das Gutschriftenanzeigeverfahren.)

-

Zollstatus "blank"

(Gilt nur für das in Deutschland verwendete ATLAS-Ausfuhrverfahren.)

Zusammengefasst werden Lieferscheine, für deren Lieferungen keine Ausfuhranmeldungen erforderlich sind. Wenn für eine Lieferung eine Ausfuhranmeldung erforderlich ist, dann wird der Lieferschein nicht in eine Sammelrechnung aufgenommen.

Sammelrechnung generieren

Sammelrechnungen werden bei der Lieferscheinfaktura generiert.

Thema: Lieferscheine fakturieren

Hinweis: Für Streckengeschäfte werden keine Sammelrechnungen generiert. Auch werden keine Sammelrechnungen für Serviceaufträge generiert.

Besonderheiten bei Sammelrechnungen

Thematik

Besonderheiten

Abgrenzung zu normalen Rechnungen

Eine Sammelrechnung erkennen Sie an dem Eintrag ***Sammelrechnung*** im Feld Rechnungsart im Belegkopf der Rechnung.

Leistungsdatum

Als Leistungsdatum einer Sammelrechnung wird das Belegdatum des ersten Lieferscheins übernommen.

Positionsnummern der Belegpositionen

In einer Sammelrechnung kann eine Positionsnummer mehrfach enthalten sein, da die Positionsnummern aus den zu Grunde liegenden Lieferscheinen verwendet werden.

Zusätzliche Belegpositionen

In einer Sammelrechnung können Sie keine zusätzlichen Belegpositionen anlegen, auch keine Textpositionen.

Formularausgabe

In den Formularvorlagen für Rechnungen können Sie das Formularfeld "Sammelrechnung" einfügen. So wird bei der Ausgabe einer Sammelrechnung der Begriff "Sammelrechnung" ausgegeben.

Tipp: In einer Sammelrechnung können Lieferscheine mit unterschiedlichen Lieferadressen innerhalb eines Staats und eines Orts zusammengefasst werden. Damit in der Sammelrechnung je Lieferschein die zugehörige Lieferadresse ausgegeben wird, fügen Sie die entsprechenden Formularfelder in den Positionsabschnitt (Unterabschnitt für Lieferscheininformationen) der Formularvorlage ein. Wenn Sie die Formularfelder hingegen in den Kopfabschnitt der Formularvorlage einfügen, dann wird lediglich die Lieferadresse des ersten Lieferscheins in der Sammelrechnung ausgegeben.