Rechnungen ausgeben und übermitteln

Die Belegdaten von Rechnungen können Sie entsprechend Ihren Anforderungen ausgeben und übermitteln. Sie können eine Rechnung als Formular z.B. auf Papier drucken und per Post an den Kunden senden. Rechnungen können Sie auch über EDI (Electronic Data Interchange) senden.

Die Erläuterungen in diesem Thema beziehen sich auf die manuelle Belegausgabe. Wenn in Ihrem Unternehmen die automatisierte Belegausgabe genutzt wird, dann kann die Belegausgabe bei entsprechender Konfiguration auch automatisch erfolgen.

Hinweis: Bevor Sie Rechnungen ausgeben oder übermitteln, sollten Sie sich mit den Hinweisen zur Ausgabe und Übermittlung von Belegen vertraut machen.

Rechnungen drucken oder faxen

Die Vorgehensweise beim Drucken und Faxen (Ausgeben) der Belegdaten von Rechnungen ist weitgehend identisch. Wie die Ausgabe erfolgt, bestimmen Sie in den Ausgabeoptionen. Beim Faxen bestimmen Sie in einem weiteren Vorlauf, an welche Faxnummer die Rechnung gefaxt wird.

Voraussetzungen für die Ausgabe

Voraussetzungen

Erläuterungen

Die Rechnung ist nicht gesperrt.

Der Rechnung ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

In der Rechnung ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Anwendungsfälle für die Ausgabe

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Ausgabe der aktuellen offenen Rechnung (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines offenen Belegs starten Sie manuell im Erfassungsfenster (Belegkopf) des gewünschten Belegs.

Ausgabe einer archivierten Rechnung (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines archivierten Belegs starten Sie manuell im Belegarchiv des MIS.

Ausgabe von mehreren offenen Rechnungen in einem Arbeitsschritt (Sammeldruck)

Ein Sammeldruck kann manuell oder automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. Welche Belege beim Sammeldruck ausgegeben werden, bestimmen Sie im Druckvorlauf. Archivierte Belege werden beim Sammeldruck nicht ausgegeben.

Ausgabe von einzelnen oder mehreren offenen Rechnungen im Rahmen einer Sammelbearbeitung

Die Ausgabe starten Sie manuell in dem folgenden Fenster: Bearbeitung Rechnungen.

Thema: Fenster zur Bearbeitung von Belegen

Besonderheiten bei der Ausgabe

Thematik

Besonderheiten

Anzahl Formulare

Beim Einzeldruck wird wie folgt unterschieden:

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen gleich "1" ist, dann wird das Formular automatisch einzeln ausgegeben.

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen größer "1" ist, dann können Sie in einem Druckvorlauf bestimmen, dass das Formular einzeln ausgegeben wird.

    Voraussetzung für das Öffnen des Druckvorlaufs ist, dass der Anwendungsparameter SB_PrintOptForDocOutput entsprechend konfiguriert ist.

Beim Sammeldruck bestimmen Sie im Druckvorlauf, ob jeder Beleg einfach oder in der im jeweiligen Belegkopf hinterlegten Formularanzahl ausgegeben wird.

Zahlungsziele mit manueller Aufteilung beim Sammeldruck

Beim Sammeldruck wird geprüft, ob in Rechnungen mit manuellen Zahlungszielen die dafür erforderlichen Daten vollständig erfasst sind, wie z.B. die Teilbeträge. So wird eine Rechnung beim Sammeldruck nicht ausgegeben, wenn

  • in der Rechnung ein Zahlungsziel mit manueller Aufteilung hinterlegt ist und

  • die Daten für das Zahlungsziel nicht vollständig erfasst sind.

Wenn beim Sammeldruck eine Rechnung mit einem manuellen Zahlungsziel auf Grund fehlender Daten nicht ausgegeben wird, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Sprache

Einen Beleg können Sie in der Belegsprache oder auch in anderen Sprachen ausgeben. Die gewünschte Sprache wählen Sie in den Ausgabeoptionen.

DMS

Belege - wie sie ausgegeben wurden - können auch im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen drucken oder faxen

Rechnungen mit E-Mails senden

Das Formular mit den Daten der aktuellen Rechnung können Sie als PDF-Datei mit einer E-Mail senden.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen mit E-Mails senden

Formular "Rechnung"

Das Formular benötigen Sie zum Ausgeben folgender Rechnungen:

  • normale Rechnungen

  • Sammelrechnungen

  • Anzahlungsrechnungen

  • Teil- und Schlussrechnungen

Zu dem Formular können Sie im Formulargenerator verschiedene Formularvorlagen gestalten. So können Sie u.a. unterschiedliche Formularvorlagen für normale Rechnungen und Sammelrechnungen gestalten. Dabei bestimmen Sie anhand von Formularfeldern, welche Belegdaten in den auszugebenden Rechnungen enthalten sein sollen. Welche Formularvorlage bei der Ausgabe einer Rechnung verwendet wird, ist im Belegkopf der Rechnung anhand der Formularnummer hinterlegt. Die Formularnummer sowie weitere Daten, die bei der Ausgabe herangezogen werden, können Sie in den Belegparametern als Vorschlagswerte für die Rechnungserfassung hinterlegen.

Hinweis: Die Formularvorlagen können Sie auch in List & Label gestalten. Wenn Sie eine so gestaltete Rechnung als PDF ausgeben, dann wird das ZUGFeRD-Format verwendet. Somit enthält die PDF-Datei neben dem Rechnungsformular eine eingebettete XML-Datei mit den Rechnungsdaten. Daher wird für eine solche Formularausgabe ein Mapping für ZUGFeRD benötigt. proALPHA unterstützt das ZUGFeRD-Format "ZUGFeRD Extended". Die Mappings können bei der Konfiguration der INWB nach Ihren Anforderungen definiert werden.

Basiswissen: Formularvorlagen anlegen und gestalten

Formularfelder für das Formular "Rechnung"

Für das Formular steht eine Vielzahl von Formularfeldern zur Verfügung. So können alle im Beleg erfassten Daten ausgegeben werden. Dazu sind in den Formularvorlagen unterschiedliche Formularabschnitte (auch Unterabschnitte) vorgesehen, in die Sie die Datenfelder einfügen können.

Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Formularfeldern.

Formularfelder für Belegnummern

Formularfelder

Ausgabe

Belegnummer

Belegnummer der Rechnung

Angebotsnummer

Belegnummer des Angebots, das der Rechnung vorausgeht

Tipp: Wenn der Rechnung kein Angebot vorausgeht, dann wird anstelle der Angebotsnummer ein Fragezeichen (?) ausgegeben. Die Ausgabe des Fragezeichens können Sie unterdrücken, indem Sie in den Eigenschaften des Formularfelds das Kontrollkästchen Nullwerte unterdrücken aktivieren.

Formularfelder zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien

Formularfelder

Ausgabe

Original oder Kopie

Das Formularfeld "Original oder Kopie" dient zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien der Formulare je Beleg. Wenn im Belegkopf z.B. die Formularanzahl "3" hinterlegt ist, dann wird der Beleg in dreifacher Ausfertigung ausgegeben. Das erste Formular ist das Original und wird daher automatisch mit dem Begriff "Original" gekennzeichnet. Die restlichen Formulare sind Kopien und werden daher jeweils mit dem Begriff "Kopie" gekennzeichnet.

Zusätzlich können die Kopien mit Hilfe des Formularfelds "Nummer der Kopie" nummeriert werden. Im Originalformular wird keine Nummer der Kopie ausgegeben. Die Kopien werden fortlaufend nummeriert, beginnend mit der Nummer "1".

Hinweis: Die Kennzeichnung als Original oder Kopie sowie die Kopienummer werden bei jeder Ausgabe neu gesetzt. Das bedeutet: Bei einer erneuten Ausgabe wird wieder ein Original mit Kopien ausgegeben und entsprechend gekennzeichnet.

Nummer der Kopie

Formularfelder für Kopfzuschläge

Formularfelder

Ausgabe

Summe der Zuschläge

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Summe der Zuschläge in Euro

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Euro

Formularfelder für Datumsangaben

Formularfelder

Ausgabe

Belegdatum

Belegdatum der Rechnung

Valutadatum

Valutadatum der Rechnung

Bestelldatum

Bestelldatum der Rechnung

Tagesdatum

Tagesdatum

Fertigmeldedatum

Buchungsdatum der Fertigmeldung

(Gilt nur für Rechnungen aus der Faktura von Serviceaufträgen.)

Hinweis: Die Datumsangaben werden in dem Datumsformat ausgegeben, das in den Stammdaten der Staaten zu dem Staat der Kundenadresse der Rechnung hinterlegt ist.

Formularfelder für Texte

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder

Fließtexte im Belegkopf und in den Belegpositionen

Thema: Formularfelder für Texte in Vertriebsbelegen

Steuerhinweis

Steuertexte

Thema: Steuertexte in Belegen ausgeben

Fußtext

Thema: Textbausteine als Fußtexte für Formulare verwenden

Formularfelder für Mengen

Formularfelder

Ausgabe

Menge

Menge je Belegposition in der Verpackungsmengeneinheit

Menge in Lagermengeneinheit

Menge je Belegposition in der Lagermengeneinheit

Formularfelder für Preise der Belegpositionen

Formularfelder

Ausgabe

Einzelpreis

Einzelpreis der Belegposition (Teileposition oder Wertposition) in Belegwährung

Ausgegeben wird der Einzelpreis, der im Erfassungsfenster der Belegposition im Feld Einzelpreis ersichtlich ist.

Im Einzelpreis sind die Rabatte und Zuschläge der Belegposition nicht enthalten.

Ausnahme: Wenn für die Belegposition ein verdeckter Rabatt ermittelt wurde, dann ist dieser in den Einzelpreis eingerechnet.

effektiver Einzelpreis

Effektiver Einzelpreis der Belegposition (Teileposition oder Wertposition) in Belegwährung

Der effektive Einzelpreis ist im Erfassungsfenster der Belegposition nicht ersichtlich. Er wird für die Formularausgabe berechnet.

Im effektiven Einzelpreis sind die Rabatte und Zuschläge der Belegposition enthalten. Zur Berechnung werden Werte aus der Belegposition in folgender Reihenfolge herangezogen:

  • Einzelpreis

  • Rabattsatz des ersten Rabattfelds

  • Rabattsatz des zweiten Rabattfelds

  • Rabattsatz des dritten Rabattfelds

  • Zuschlag des ersten Zuschlagsfelds

  • Zuschlag des zweiten Zuschlagsfelds

Beispiel

Ausgangsdaten:

Felder

Daten

Einzelpreis

100,-- EURO pro Stück (Lagermengeneinheit)

Erstes Zuschlagsfeld (Fracht)

40,-- EURO

Zweites Zuschlagsfeld

50,-- EURO

Erstes Rabattfeld

-10 %

Zweites Rabattfeld

-10 %

Drittes Rabattfeld

-10 %

Berechnung:

  • 100,00 EURO - 10 % = 90 EURO

  • 90,00 EURO - 10 % = 81 EURO

  • 81,00 EURO - 10 % = 72,90 EURO

  • 72,90 EURO + 40,00 EURO + 50,00 EURO = 162,90 EURO

Einzelpreis je VME

Verkaufspreis je VME

Einzelpreis oder Verkaufspreis der Teile je Belegposition in der Belegwährung für die abweichende Verpackungsmengeneinheit der Belegposition

Je Belegposition wird der Einzelpreis oder der Verkaufspreis für die Verpackungsmengeneinheit der Belegposition ausgegeben, sofern diese von der Hauptverpackungsmengeneinheit abweicht.

Voraussetzung: Der Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit ist ungleich "1".

Erläuterungen

Bei der Erfassung eines Teils wird die Lagermengeneinheit des Teils automatisch als Hauptverpackungsmengeneinheit mit dem Umrechnungsfaktor "1" übernommen. Weitere davon abweichende Verpackungsmengeneinheiten können Sie manuell hinterlegen. Zu jeder von der Lagermengeneinheit abweichenden Verpackungsmengeneinheit erfassen Sie zusätzlich den Umrechnungsfaktor zur Umrechnung der Mengen von der Lagermengeneinheit in die Verpackungsmengeneinheit.

Beim Anlegen einer Belegposition (Teileposition oder Wertposition) wird die Hauptverpackungsmengeneinheit des Teils aus dem Teilestammdatensatz ermittelt und in der Belegposition vorgeschlagen. Den Vorschlagswert können Sie ändern, sodass in der Belegposition eine von der Lagermengeneinheit abweichende Verpackungsmengeneinheit mit einem Umrechnungsfaktor ungleich "1" hinterlegt ist.

Gesamtpreis

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Belegwährung

Gesamtpreis in Euro

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Euro

Summe der prozentualen Rabatte/Zuschläge

(Gilt für polnische Mandanten.)

Gesamtwert der prozentualen Rabatte und Zuschläge der Belegposition (Teileposition oder Wertposition) in Belegwährung.

Formularfelder für Preise des Belegs

Formularfelder

Ausgabe

Summe exkl Steuer

Nettogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Summe exkl Steuer in Euro

Nettogesamtpreis des Belegs in Euro

Summe inkl Steuer

Bruttogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer" je Steuersatz.

Gesamtsumme

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer"

Summe inkl Steuer in Euro

Bruttogesamtpreis des Belegs in Euro

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer in Euro" je Steuersatz.

Gesamtsumme in Euro

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer in Euro"

Skontofähige Gesamtsumme

Skontofähige Gesamtsumme des Vertriebsbelegs in Belegwährung

Skontofähige Gesamtsumme in Euro

Skontofähige Gesamtsumme des Vertriebsbelegs in Euro

Formularfelder für Gewichte

Formularfelder

Ausgabe

Gewicht netto

Nettogewicht der Teile je Belegposition in Kilogramm

Für die Berechnung des Nettogewichts zu den Teilen einer Belegposition werden folgende Werte herangezogen:

  • Gewicht pro Teil je Lagermengeneinheit

  • Menge in der Verpackungsmengeneinheit

  • Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit

Gewicht brutto

Bruttogewicht der Teile je Belegposition in Kilogramm

Für die Berechnung des Bruttogewichts zu den Teilen einer Belegposition werden folgende Werte herangezogen:

  • Gewicht pro Teil je Lagermengeneinheit

  • Menge in der Verpackungsmengeneinheit

  • Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit

  • Gewicht der Verpackung der Teile

Gesamtgewicht netto

Nettogesamtgewicht der Teile des Belegs in Kilogramm

Gesamtgewicht brutto

Gesamtgewicht der Teile des Belegs in Kilogramm

Wenn in der Rechnung Packmittel aus der Packmittelverwaltung hinterlegt sind, dann sind auch deren Gewichte im Bruttogesamtgewicht enthalten. Wenn die Rechnung durch die Lieferscheinfaktura entstanden ist, dann werden zur Berechnung des Bruttogesamtgewichts die Gewichte der Packmittel aus dem Lieferschein herangezogen.

Sonstige Formularfelder

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Folgende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden ausgegeben:

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mandanten

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten

    Besonderheiten bei Streckengeschäften:

    Bei der Formularausgabe einer Rechnung mit List & Label kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten ausgegeben werden. Die Ausgabe kann auf Positionsebene erfolgen. Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bei allen Positionen identisch ist, dann kann diese auch im Belegkopf zugeordnet werden.

    Voraussetzung: Je Auftragsposition ist nur eine Bestellung zugeordnet.

Handlungsbefugnis

Handlungsbefugnis des Sachbearbeiters der Rechnung aus dem Benutzerstamm

Diverse Formularfelder für Adressangaben

Thema: Formularfelder für Adressangaben

Empfänger

Thema: Formularfelder für Angaben zum Empfänger

Ausprägungen Merkmalsleiste

Ausprägungen Variantenmerkmalsleiste

Thema: Formularfelder für Merkmalsleisten

Menge Packmittel

Gesamtmenge der in der Rechnung hinterlegten Packmittel je Packmittelart

Beispiel

Die Teile sind wie folgt verpackt:

  • Die Teile der ersten Belegposition sind in zwei Gitterboxen verpackt.

  • Die Teile der zweiten Belegposition sind in fünf Kartons verpackt.

  • Die Teile der dritten Belegposition sind in einer Gitterbox und in einem Karton verpackt.

Folgende Mengen werden ausgegeben:

  • Gitterboxen: 3

  • Kartons: 6

Sammelrechnung

Der Begriff "Sammelrechnung" wird ausgegeben, wenn die Rechnung eine Sammelrechnung ist.

Rechnungen über EDI senden

Rechnungen können Sie Ihren Kunden über EDI senden (Menüpunkt Datei | Rechnung senden). Dazu stehen in proALPHA folgende EDI-Nachrichten zur Verfügung:

  • Rechnungen und Gutschriften (EANCOM (INVOIC))

  • Rechnungen (VDA 4906)

  • Rechnung (pAI 007)

Rechnungen können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können eine einzelne Rechnung oder mehrere Rechnungen in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf einer Rechnung. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Rechnungen gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Rechnungen kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und die Rechnung gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe Rechnung setzen" und "Rechnung senden", die durch das Ereignis "Rechnung wurde gedruckt" ausgelöst werden können.

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über EDI für Rechnungen ist konfiguriert.

Für den Kunden existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Die Rechnung wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Rechnung wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Rechnungen über die INWB senden

Rechnungen können Sie Ihren Kunden über die INWB senden (Menüpunkt Datei | Rechnung senden). Dazu steht in proALPHA folgende INWB-Nachricht zur Verfügung: Rechnung/Rechnungskontrolle (pAX-INVOIC).

Rechnungen können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können eine einzelne Rechnung oder mehrere Rechnungen in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf einer Rechnung. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Rechnungen gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Rechnungen kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und die Rechnung gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe Rechnung setzen" und "Rechnung senden", die durch das Ereignis "Rechnung wurde gedruckt" ausgelöst werden können.

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über die INWB für Rechnungen ist konfiguriert.

Für den Kunden existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Die Rechnung wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Rechnung wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Hinweis: Rechnungen können auch im ZUGFeRD-Format oder XRechnung-Format über die INWB gesendet werden.

Ausgabe und Übermittlung von Rechnungen überwachen

Die Ausgabe von Rechnungen kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Rechnung wurde gedruckt.

Probleme, die bei der Versendung über EDI auftreten, können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Rechnung wurde nicht gesendet.

Auswirkungen bei der Ausgabe und Übermittlung von Rechnungen

Thematik

Auswirkungen

Druckkennzeichen

Bei der Ausgabe eines Belegs wird automatisch das Druckkennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits ausgegeben wurde.

Ausnahme: Nach einem Testdruck wird das Druckkennzeichen nicht gesetzt.

Sendekennzeichen

Nach der Versendung eines Belegs wird automatisch das Sendekennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gesendet aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits gesendet wurde.

Belegfreigabe

Nach der Formularausgabe einer Rechnung kann diese für die Archivierung im Tagesabschluss automatisch freigegeben werden, indem im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg freigegeben aktiviert wird. Ob eine Rechnung nach der Formularausgabe automatisch freigegeben wird, ist anhand des Anwendungsparameters VF_AutoDocReleaseInvoice konfiguriert.

Ausgabeprotokoll

Die Belegausgabe kann protokolliert werden.