Rechnungen und Gutschriften exportieren

Lokalisierung Österreich

In Österreich werden Rechnungen und Gutschriften in Form von XML-Dateien benötigt. Das Format ist in Österreich für öffentliche Einrichtungen, Behörden usw. vorgeschrieben. Daher können Sie Rechnungen (auch Teil- und Schlussrechnungen) und Gutschriften in XML-Dateien exportieren. Durch einen Export werden die Belegdaten einer Rechnung oder einer Gutschrift in einer XML-Datei gespeichert.

Für den Datenaustausch im Rahmen des Exports wird die Integration Workbench (INWB) genutzt. Dazu steht der Nachrichtentyp pAX-INVOIC zur Verfügung.

Voraussetzungen für den Export einer Rechnung oder Gutschrift

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für einen Workflow-Bereich zugeordnet. Je nach Beleg sind dies folgende Workflow-Bereiche:

  • Rechnung (VFR)

  • Schlussrechnung (VFSR)

  • Gutschrift (VFG)

Die Rechnung oder Gutschrift ist nicht gesperrt.

Der Rechnung ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Der Schlussrechnung ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Schlussrechnung (VFSR)" zugeordnet.

Der Gutschrift ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Gutschrift (VFG)" zugeordnet.

Die Rechnung oder Gutschrift wurde bereits in einem Formular ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Druckkennzeichen gesetzt (aktives Kontrollkästchen Beleg gedruckt).

Das Feld Bestellung im Belegkopf der Rechnung oder Gutschrift ist gefüllt.

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Die proALPHA Arbeitssitzung wurde nicht im ReadOnly-Modus gestartet.

Der Startparameter ReadOnly ist nicht auf "Yes" konfiguriert.

Export einer Rechnung oder Gutschrift starten

Den Export können Sie nur in einem österreichischen Mandanten starten.

Den Export einer Rechnung oder Gutschrift starten Sie jeweils im Belegkopf der Rechnung oder Gutschrift.

Durch einen Export werden die Belegdaten der Rechnung oder Gutschrift in einer XML-Datei gespeichert. Die XML-Datei wird in das Verzeichnis gespeichert, das in Ihrer Startkonfiguration als TEMP-Verzeichnis hinterlegt ist (Startparameter "Temp").

Der Dateiname der XML-Datei wird automatisch vergeben und enthält folgende Angaben:

  • Nummer des Mandanten, in dem der Export gestartet wurde

  • Kennzeichen für den Beleg:

    • "R", wenn eine Rechnung exportiert wurde

    • "G", wenn eine Gutschrift exportiert wurde

  • Belegnummer der Rechnung oder Gutschrift

So kann der Dateiname z.B. wie folgt lauten: 100_R_10400000.XML

Wenn Sie eine Rechnung oder Gutschrift wiederholt exportieren, dann wird die ursprüngliche XML-Datei mit der neuen XML-Datei überschrieben.

Den Export der Rechnung starten Sie im Belegkopf der Rechnung (Menüpunkt Extras | Rechnung exportieren).

Den Export der Gutschrift starten Sie im Belegkopf der Gutschrift (Menüpunkt Extras | Gutschrift exportieren).

Auswirkungen beim Export einer Rechnung oder Gutschrift

Der Export wird in der Belegausgabe protokolliert, sofern der Anwendungsparameter VB_LogDocIssue entsprechend konfiguriert ist.

Administration

Für den Datenaustausch im Rahmen des Exports ist die INWB wie folgt zu konfigurieren:

  • Der Adapter ist als Fremdsystem anzubinden.

    Mit Hilfe des INWB-Adapters wird die INWB-Nachricht in ein österreichisches E-Rechnungsformat (Format: ebInterface) umgewandelt.

    Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

  • Für den proALPHA Mandanten als lokaler Teilnehmer ist eine Partnervereinbarung mit dem Adapter einzurichten.

Der Datenaustausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX-INVOIC. Die Daten werden in Form von XML-Dateien bereitgestellt.

Thema: Integration Workbench