Lieferscheine ausgeben und übermitteln

Die Belegdaten von Lieferscheinen können Sie entsprechend Ihren Anforderungen ausgeben und übermitteln. Sie können einen Lieferschein als Formular z.B. auf Papier drucken und per Post an den Kunden senden. Lieferscheine können Sie auch über EDI (Electronic Data Interchange) senden.

Die Erläuterungen in diesem Thema beziehen sich auf die manuelle Belegausgabe. Wenn in Ihrem Unternehmen die automatisierte Belegausgabe genutzt wird, dann kann die Belegausgabe bei entsprechender Konfiguration auch automatisch erfolgen.

Hinweis: Bevor Sie Lieferscheine ausgeben oder übermitteln, sollten Sie sich mit den Hinweisen zur Ausgabe und Übermittlung von Belegen vertraut machen.

Lieferscheine drucken oder faxen

Die Vorgehensweise beim Drucken und Faxen (Ausgeben) der Belegdaten von Lieferscheinen ist weitgehend identisch. Wie die Ausgabe erfolgt, bestimmen Sie in den Ausgabeoptionen. Beim Faxen bestimmen Sie in einem weiteren Vorlauf, an welche Faxnummer der Lieferschein gefaxt wird.

Voraussetzungen für die Ausgabe

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Lieferschein ist nicht gesperrt.

Dem Lieferschein ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Lieferschein (VUL)" zugeordnet.

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Lieferschein (VUL)" zugeordnet.

Im Lieferschein ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Anwendungsfälle für die Ausgabe

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Ausgabe des aktuellen offenen Lieferscheins (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines offenen Belegs starten Sie manuell im Erfassungsfenster (Belegkopf) des gewünschten Belegs.

Ausgabe eines archivierten Lieferscheins (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines archivierten Belegs starten Sie manuell im Belegarchiv des MIS.

Ausgabe von mehreren offenen Lieferscheinen in einem Arbeitsschritt (Sammeldruck)

Ein Sammeldruck kann manuell oder automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. Welche Belege beim Sammeldruck ausgegeben werden, bestimmen Sie im Druckvorlauf. Archivierte Belege werden beim Sammeldruck nicht ausgegeben.

Ausgabe von einzelnen oder mehreren offenen Lieferscheinen im Rahmen einer Sammelbearbeitung

Die Ausgabe starten Sie manuell in dem folgenden Fenster: Bearbeitung Lieferscheine.

Thema: Fenster zur Bearbeitung von Belegen

Besonderheiten bei der Ausgabe

Thematik

Besonderheiten

Anzahl Formulare

Beim Einzeldruck wird wie folgt unterschieden:

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen gleich "1" ist, dann wird das Formular automatisch einzeln ausgegeben.

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen größer "1" ist, dann können Sie in einem Druckvorlauf bestimmen, dass das Formular einzeln ausgegeben wird.

    Voraussetzung für das Öffnen des Druckvorlaufs ist, dass der Anwendungsparameter SB_PrintOptForDocOutput entsprechend konfiguriert ist.

Beim Sammeldruck bestimmen Sie im Druckvorlauf, ob jeder Beleg einfach oder in der im jeweiligen Belegkopf hinterlegten Formularanzahl ausgegeben wird.

Sprache

Einen Beleg können Sie in der Belegsprache oder auch in anderen Sprachen ausgeben. Die gewünschte Sprache wählen Sie in den Ausgabeoptionen.

DMS

Belege - wie sie ausgegeben wurden - können auch im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen drucken oder faxen

Lieferscheine mit E-Mails senden

Das Formular mit den Daten des aktuellen Lieferscheins können Sie als PDF-Datei mit einer E-Mail senden.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen mit E-Mails senden

Formular "Lieferschein"

Das Formular benötigen Sie zum Ausgeben von Lieferscheinen. Zu dem Formular können Sie im Formulargenerator verschiedene Formularvorlagen gestalten. Dabei bestimmen Sie anhand von Formularfeldern, welche Belegdaten in den auszugebenden Lieferscheinen enthalten sein sollen. Welche Formularvorlage bei der Ausgabe eines Lieferscheins verwendet wird, ist im Belegkopf des Lieferscheins anhand der Formularnummer hinterlegt. Die Formularnummer sowie weitere Daten, die bei der Ausgabe herangezogen werden, können Sie in den Belegparametern als Vorschlagswerte für die Lieferscheinerfassung hinterlegen.

Basiswissen: Formularvorlagen anlegen und gestalten

Formularfelder für das Formular "Lieferschein"

Für das Formular steht eine Vielzahl von Formularfeldern zur Verfügung. So können alle im Beleg erfassten Daten ausgegeben werden. Dazu sind in den Formularvorlagen unterschiedliche Formularabschnitte (auch Unterabschnitte) vorgesehen, in die Sie die Datenfelder einfügen können.

Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Formularfeldern.

Formularfelder für Belegnummern

Formularfelder

Ausgabe

Belegnummer

Belegnummer des Lieferscheins

Angebotsnummer

Belegnummer des Angebots, das dem Lieferschein vorausgeht

Auftragsnummer

Belegnummer des in den Lieferschein übernommenen Auftrags

Belegnummer Auftrag oder Serviceauftrag

Belegnummer des in den Lieferschein übernommenen Auftrags oder Belegnummer des Serviceauftrags, aus dem der Lieferschein generiert wurde

Tipp: Wenn einem Lieferschein kein Angebot, Auftrag oder Serviceauftrag vorausgegangen ist, dann wird anstelle der Belegnummer des Vorgängerbelegs ein Fragezeichen (?) ausgegeben. Die Ausgabe des Fragezeichens können Sie unterdrücken, indem Sie in den Eigenschaften des Formularfelds das Kontrollkästchen Nullwerte unterdrücken aktivieren.

Formularfelder zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien

Formularfelder

Ausgabe

Original oder Kopie

Das Formularfeld "Original oder Kopie" dient zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien der Formulare je Beleg. Wenn im Belegkopf z.B. die Formularanzahl "3" hinterlegt ist, dann wird der Beleg in dreifacher Ausfertigung ausgegeben. Das erste Formular ist das Original und wird daher automatisch mit dem Begriff "Original" gekennzeichnet. Die restlichen Formulare sind Kopien und werden daher jeweils mit dem Begriff "Kopie" gekennzeichnet.

Zusätzlich können die Kopien mit Hilfe des Formularfelds "Nummer der Kopie" nummeriert werden. Im Originalformular wird keine Nummer der Kopie ausgegeben. Die Kopien werden fortlaufend nummeriert, beginnend mit der Nummer "1".

Hinweis: Die Kennzeichnung als Original oder Kopie sowie die Kopienummer werden bei jeder Ausgabe neu gesetzt. Das bedeutet: Bei einer erneuten Ausgabe wird wieder ein Original mit Kopien ausgegeben und entsprechend gekennzeichnet.

Nummer der Kopie

Formularfelder für Kopfzuschläge

Formularfelder

Ausgabe

Summe der Zuschläge

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Summe der Zuschläge in Euro

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Euro

Formularfelder für Datumsangaben

Formularfelder

Ausgabe

Belegdatum

Belegdatum des Lieferscheins

Angebotsdatum

Belegdatum des Angebots, das dem Lieferschein vorausgeht

Auftragsdatum

Belegdatum des Auftrags, der in den Lieferschein übernommen wurde

Bestelldatum

Bestelldatum des Lieferscheins

Tagesdatum

Tagesdatum

Hinweis: Die Datumsangaben werden in dem Datumsformat ausgegeben, das in den Stammdaten der Staaten zu dem Staat der Kundenadresse des Lieferscheins hinterlegt ist.

Formularfelder für Texte

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder

Fließtexte im Belegkopf und in den Belegpositionen

Thema: Formularfelder für Texte in Vertriebsbelegen

Steuerhinweis

Steuertexte

Thema: Steuertexte in Belegen ausgeben

Fußtext

Thema: Textbausteine als Fußtexte für Formulare verwenden

Formularfelder für Mengen

Formularfelder

Ausgabe

Menge

Menge je Belegposition in der Verpackungsmengeneinheit

Menge in Lagermengeneinheit

Menge je Belegposition in der Lagermengeneinheit

Beauftragte Menge in VME

Menge je Belegposition, die der Kunde ursprünglich beauftragt hat

Ausgegeben wird die Auftragsmenge aus der Belegposition des Auftrags, der in den Lieferschein übernommen wurde. Stornierte Mengen sind in der Auftragsmenge nicht enthalten.

Beauftragte Menge in LME

Formularfelder für Preise

Formularfelder

Ausgabe

Einzelpreis

Verkaufspreis

Einzelpreis oder Verkaufspreis der Teile je Belegposition in der Belegwährung für die Verpackungsmengeneinheit der Belegposition

Einzelpreis je VME

Verkaufspreis je VME

Einzelpreis oder Verkaufspreis der Teile je Belegposition in der Belegwährung für die abweichende Verpackungsmengeneinheit der Belegposition

Je Belegposition wird der Einzelpreis oder der Verkaufspreis für die Verpackungsmengeneinheit der Belegposition ausgegeben, sofern diese von der Hauptverpackungsmengeneinheit abweicht.

Voraussetzung: Der Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit ist ungleich "1".

Erläuterungen

Bei der Erfassung eines Teils wird die Lagermengeneinheit des Teils automatisch als Hauptverpackungsmengeneinheit mit dem Umrechnungsfaktor "1" übernommen. Weitere davon abweichende Verpackungsmengeneinheiten können Sie manuell hinterlegen. Zu jeder von der Lagermengeneinheit abweichenden Verpackungsmengeneinheit erfassen Sie zusätzlich den Umrechnungsfaktor zur Umrechnung der Mengen von der Lagermengeneinheit in die Verpackungsmengeneinheit.

Beim Anlegen einer Belegposition (Teileposition oder Wertposition) wird die Hauptverpackungsmengeneinheit des Teils aus dem Teilestammdatensatz ermittelt und in der Belegposition vorgeschlagen. Den Vorschlagswert können Sie ändern, sodass in der Belegposition eine von der Lagermengeneinheit abweichende Verpackungsmengeneinheit mit einem Umrechnungsfaktor ungleich "1" hinterlegt ist.

Gesamtpreis

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Belegwährung

Gesamtpreis in Euro

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Euro

Summe exkl Steuer

Nettogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Summe exkl Steuer in Euro

Nettogesamtpreis des Belegs in Euro

Summe inkl Steuer

Bruttogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer" je Steuersatz.

Gesamtsumme

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer"

Summe inkl Steuer in Euro

Bruttogesamtpreis des Belegs in Euro

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer in Euro" je Steuersatz.

Gesamtsumme in Euro

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer in Euro"

Skontofähige Gesamtsumme

Skontofähige Gesamtsumme des Vertriebsbelegs in Belegwährung

Skontofähige Gesamtsumme in Euro

Skontofähige Gesamtsumme des Vertriebsbelegs in Euro

Formularfelder für Gewichte

Formularfelder

Ausgabe

Gewicht netto

Nettogewicht der Teile je Belegposition in Kilogramm

Für die Berechnung des Nettogewichts zu den Teilen einer Belegposition werden folgende Werte herangezogen:

  • Gewicht pro Teil je Lagermengeneinheit

  • Menge in der Verpackungsmengeneinheit

  • Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit

Gewicht brutto

Bruttogewicht der Teile je Belegposition in Kilogramm

Für die Berechnung des Bruttogewichts zu den Teilen einer Belegposition werden folgende Werte herangezogen:

  • Gewicht pro Teil je Lagermengeneinheit

  • Menge in der Verpackungsmengeneinheit

  • Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit

  • Gewicht der Verpackung der Teile

Gesamtgewicht netto

Nettogesamtgewicht der Teile des Belegs in Kilogramm

Gesamtgewicht brutto

Gesamtgewicht der Teile des Belegs in Kilogramm

Wenn in dem Lieferschein Packmittel aus der Packmittelverwaltung hinterlegt sind, dann sind auch deren Gewichte im Bruttogesamtgewicht enthalten.

Sonstige Formularfelder

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Folgende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden ausgegeben:

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mandanten

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten

Handlungsbefugnis

Handlungsbefugnis des Sachbearbeiters des Lieferscheins aus dem Benutzerstamm

Diverse Formularfelder für Adressangaben

Thema: Formularfelder für Adressangaben

Empfänger

Thema: Formularfelder für Angaben zum Empfänger

Ausprägungen Merkmalsleiste

Ausprägungen Variantenmerkmalsleiste

Thema: Formularfelder für Merkmalsleisten

Menge Packmittel

Gesamtmenge der in dem Lieferschein hinterlegten Packmittel je Packmittelart

Beispiel

Die Teile sind wie folgt verpackt:

  • Die Teile der ersten Belegposition sind in zwei Gitterboxen verpackt.

  • Die Teile der zweiten Belegposition sind in fünf Kartons verpackt.

  • Die Teile der dritten Belegposition sind in einer Gitterbox und in einem Karton verpackt.

Folgende Mengen werden ausgegeben:

  • Gitterboxen: 3

  • Kartons: 6

Lieferscheine über EDI senden

Lieferscheine können Sie Ihren Kunden über EDI senden (Menüpunkt Datei | Lieferscheine senden). Dazu stehen in proALPHA folgende EDI-Nachrichten zur Verfügung:

  • Lieferschein- und Transportdaten (VDA 4913)

  • Lieferschein (pAI 006)

  • Lieferavis (pAI 010)

Lieferscheine können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können einen einzelnen Lieferschein oder mehrere Lieferscheine in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf eines Lieferscheins. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Lieferscheine gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Lieferscheine kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und der Lieferschein gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe Lieferschein setzen" und "Lieferschein senden", die durch das Ereignis "Lieferschein gedruckt" ausgelöst werden können.

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über EDI für Lieferscheine ist konfiguriert.

Für den Kunden existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Der Lieferschein wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für den Lieferschein wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Lieferscheine über die INWB senden

Lieferscheine können Sie Ihren Kunden über die INWB senden (Menüpunkt Datei | Lieferscheine senden). Dazu steht in proALPHA folgende INWB-Nachricht zur Verfügung: Lieferschein/DESADV/Wareneingang (pAX-DESADV).

Lieferscheine können wie folgt gesendet werden:

  • Sie können einen einzelnen Lieferschein oder mehrere Lieferscheine in einem Arbeitsschritt senden. Die Versendung starten Sie manuell im Belegkopf eines Lieferscheins. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Lieferscheine gesendet werden sollen.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Lieferscheine kann in der WorkflowAutomation automatisch die Übertragungsfreigabe erteilt und der Lieferschein gesendet werden. Dazu gibt es die Verarbeitungsvorgänge "Übertragungsfreigabe Lieferschein setzen" und "Lieferschein senden", die durch das Ereignis "Lieferschein gedruckt" ausgelöst werden können.

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über die INWB für Lieferscheine ist konfiguriert.

Für den Kunden existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Der Lieferschein wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für den Lieferschein wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Ausgabe und Übermittlung von Lieferscheinen überwachen

Die Ausgabe von Lieferscheinen kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Lieferschein gedruckt.

Probleme, die bei der Versendung über EDI auftreten, können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Lieferschein nicht gesendet.

Auswirkungen bei der Ausgabe und Übermittlung von Lieferscheinen

Thematik

Auswirkungen

Druckkennzeichen

Bei der Ausgabe eines Belegs wird automatisch das Druckkennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits ausgegeben wurde.

Ausnahme: Nach einem Testdruck wird das Druckkennzeichen nicht gesetzt.

Hinweis: Wenn der Anwendungsparameter VU_OverridePrtMarkersInShipDoc entsprechend konfiguriert ist, dann entscheiden Sie nach der Ausgabe eines Lieferscheins in einer Systemmeldung, ob das Druckkennzeichen gesetzt oder zurückgenommen wird.

Sendekennzeichen

Nach der Versendung eines Belegs wird automatisch das Sendekennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gesendet aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits gesendet wurde.

Belegfreigabe

Nach der Formularausgabe eines Lieferscheins kann dieser für die Fakturierung automatisch freigegeben werden, indem im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg freigegeben aktiviert wird. Ob ein Lieferschein nach der Formularausgabe automatisch freigegeben wird, ist anhand des Anwendungsparameters VU_AutoDocReleaseShipDoc konfiguriert.

Ausgabeprotokoll

Die Belegausgabe kann protokolliert werden.