Lieferscheine fakturieren

Die auf Grund von Lieferscheinen gelieferten Waren können Sie den Kunden in Rechnung stellen, indem Sie die Lieferscheine fakturieren (Lieferscheinfaktura). Dabei werden die benötigten Rechnungen generiert.

Hinweise zur Lieferscheinfaktura

Thematik

Hinweise

Ausgenommene Lieferscheine

Folgende Lieferscheine werden nicht fakturiert:

  • Lieferscheine ohne Berechnung

  • Demo-Lieferscheine

  • Lieferscheine an Lager

  • Interne Lieferscheine

Umfang der Fakturierung

Bei der Lieferscheinfaktura werden nur komplette Lieferscheine fakturiert. Das bedeutet, dass keine einzelnen Lieferscheinpositionen fakturiert werden können.

Rechnungen der Lieferscheinfaktura

In eine Rechnung der Lieferscheinfaktura können Sie nachträglich einzelne Belegpositionen des dazugehörigen Auftrags übernehmen.

Voraussetzungen für die Generierung

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Lieferschein wurde nicht für ein Anzahlungsgeschäft erfasst.

Im Belegkopf des Lieferscheins ist das Kontrollkästchen Schlussrechnung inaktiv.

Der Lieferschein ist für die Fakturierung freigegeben.

Im Belegkopf des Lieferscheins ist das Kontrollkästchen Beleg freigegeben aktiv.

Im Lieferschein ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Wenn in den Transportinformationen des Lieferscheins die Lieferantennummer eines externen Dienstleisters und/oder eine Sendungsnummer hinterlegt ist, dann muss der Lieferschein einem Transportbeleg zugeordnet sein.

Wenn der Lieferschein keinem Transportbeleg zugeordnet ist, dann wird er nicht berücksichtigt.

Der Lieferschein enthält mindestens eine Teileposition.

-

Der Lieferschein ist nicht gesperrt.

Dem Lieferschein ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Rechnung (VFR)" zugeordnet.

Rechnungen generieren

Rechnungen für Lieferscheine können wie folgt generiert werden:

Generierung

Erläuterungen

Rechnungen für einzelne Kunden generieren

Rechnungen für einzelne Kunden können mit dem Verarbeitungsprogramm Faktura nach Lieferschein je Kunden in einem Arbeitsschritt generiert werden. Dabei können je Kunden Einzelrechnungen (eine Rechnung je Lieferschein) oder Sammelrechnungen (eine Rechnung für mehrere Lieferscheine) generiert werden.

Das Verarbeitungsprogramm können Sie manuell starten.

Für die Fakturierung markieren Sie die gewünschten Lieferscheine in einer Übersicht. Die Zeilen der markierten Lieferscheine werden farbig unterlegt (Blau). Die Farbe ist im proALPHA Farbschema festgelegt.

Rechnungen für mehrere Kunden generieren

Rechnungen für mehrere Kunden können mit dem Verarbeitungsprogramm Faktura nach Lieferschein in einem Arbeitsschritt generiert werden. Dabei können je Kunden Einzelrechnungen (eine Rechnung je Lieferschein) oder Sammelrechnungen (eine Rechnung für mehrere Lieferscheine) generiert werden.

Das Verarbeitungsprogramm kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten das Verarbeitungsprogramm manuell.

  • Das Verarbeitungsprogramm wird automatisch über einen permanenten Job gestartet.

Verarbeitungsprogramm "Faktura nach Lieferschein je Kunden" starten

  1. Öffnen Sie das Verarbeitungsprogramm Faktura nach Lieferschein je Kunden.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Kunden einzugrenzen, deren Lieferscheine fakturiert werden sollen.

  3. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Faktura nach Lieferschein je Kunden wird geöffnet.

    Die Kunden, deren Lieferscheine zur Fakturierung anstehen, werden zeilenweise angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Kunden.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Lieferscheine markieren.

    Das Fenster Lieferscheine markieren wird geöffnet.

    Die Lieferscheine des Kunden werden zeilenweise angezeigt.

  6. Markieren Sie die gewünschten Lieferscheine.

    Anwendungsfälle:

    • Einzelne Lieferscheine markieren

      Doppelklicken Sie auf die Zeile des gewünschten Lieferscheins.

      Alternativ: Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Lieferscheins und wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | markieren.

      Alternativ: Klicken Sie auf die Zeile des gewünschten Lieferscheins und wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt markieren.

      In der Spalte mark wird ein Stern (*) angezeigt.

      Wiederholen Sie den Schritt, bis alle gewünschten Lieferscheine markiert sind.

      Hinweis: Einen markierten Lieferschein können Sie direkt im Fenster Lieferscheine markieren einsehen und ggf. ändern (Menüpunkte Info | Lieferschein und Funktion | Lieferschein.

    • Alle Lieferscheine markieren

      Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | alle markieren.

      In der Spalte mark wird je Lieferschein ein Stern (*) angezeigt.

      Tipp: Um alle Lieferscheine bis auf wenige Ausnahmen zu markieren, markieren Sie die Lieferscheine zunächst über den Menüpunkt Bearbeiten | alle markieren. Im Anschluss heben Sie die Markierung für die wenigen nicht zu markierenden Lieferscheine wieder auf, z.B. per Doppelklick auf die jeweiligen Zeilen.

      Hinweis: Die Markierung aller Lieferscheine können Sie aufheben. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Bearbeiten | alle demarkieren.

  7. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Lieferscheine übernehmen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt, wenn mehrere Lieferscheine eines Kunden markiert sind, für den die Erstellung von Sammelrechnungen vorgesehen ist.

  8. Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    Für die markierten Lieferscheine werden Sammelrechnungen generiert.

    Nein

    Für die markierten Lieferscheine werden Einzelrechnungen generiert.

Verarbeitungsprogramm "Faktura nach Lieferschein" starten

  1. Öffnen Sie das Verarbeitungsprogramm Faktura nach Lieferschein.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die zu fakturierenden Lieferscheine einzugrenzen.

  3. Wenn für die Kunden die Erstellung von Sammelrechnungen vorgesehen ist, dann bestimmen Sie, welche Rechnung generiert wird.

    Anwendungsfälle:

    • Sammelrechnungen generieren.

      Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Sammelrechnung.

    • Einzelrechnungen generieren.

      Deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Sammelrechnung.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fakturieren.

    Die Rechnungen für die gewünschten Lieferscheine werden generiert.

Besonderheiten bei der Generierung

Besonderheiten zu verschiedenen Belegdaten bei der Generierung sind:

Daten

Besonderheiten

Kundenadresse

Als Kundenadresse kann eine der folgenden Adressen übernommen werden:

  • Adresse des Kunden, für den der Lieferschein erfasst wurde.

    Die Adresse wird aus dem Stammdatensatz des Kunden in die Rechnung übernommen.

    Als Belegsprache der Rechnung wird die des Lieferscheins übernommen.

  • Adresse des abweichenden Rechnungsempfängers, z.B. eines Verbands, dem der Kunde angehört.

    Die Adresse wird aus dem Stammdatensatz des abweichenden Rechnungsempfängers in die Rechnung übernommen.

    Als Belegsprache der Rechnung wird die Sprache aus dem Stammdatensatz des abweichenden Rechnungsempfängers übernommen.

Konzern

Der Konzern wird aus dem Kundenstamm ermittelt und in der Rechnung vorgeschlagen.

Verband

Der Verband wird aus dem Kundenstamm ermittelt und in der Rechnung vorgeschlagen.

Belegdatum

Als Belegdatum der Rechnung wird das Rechnungsdatum laut Vorlauf der Generierung verwendet.

Valutadatum

Wenn im Lieferschein kein Valutadatum und keine Valutatage hinterlegt sind oder das Valutadatum in der Vergangenheit liegt, dann wird in der Rechnung das Belegdatum als Valutadatum vorgeschlagen.

Preisgültigkeit

Die Preisgültigkeit des Lieferscheins wird in die Rechnung übernommen. Nach der Generierung können Sie die Preisgültigkeit im Lieferschein und in der Rechnung nicht mehr ändern.

Hinweis: Bei der Generierung wird nicht geprüft, ob das Datum der Preisgültigkeit entsprechend der Konfiguration der Compilerkonstanten pa_S_Gueltigkeit_Zukunft und pa_S_Gueltigkeit_Vergangenheit noch gültig ist.

Zuschläge im Belegkopf

Die Kopfzuschläge des Lieferscheins werden in der Rechnung vorgeschlagen.

Belegtexte im Belegkopf:

Kopftext und Bemerkung

Ob die Belegtexte des Lieferscheins in der Rechnung vorgeschlagen werden, ist anhand des Anwendungsparameters VF_AdoptDocTxtToInvoice konfiguriert.

Fließtexte im Belegkopf

Ob die Fließtexte des Lieferscheins in der Rechnung vorgeschlagen werden, ist anhand des Anwendungsparameters VF_CopyDocTxtToInvoice konfiguriert.

Tageskurs

Wenn eine Rechnung in Fremdwährung generiert wird, dann wird der zum Lieferschein gespeicherte Tageskurs in die Rechnung übernommen.

Vertreter

Die Vertreter und deren Provisionssätze, wie sie im Lieferschein hinterlegt sind, werden in der Rechnung vorgeschlagen. Dies gilt sowohl für die Vertreter des Belegkopfs als auch für die Vertreter der Belegpositionen.

Kommissionsnummer

Die im Belegkopf des Lieferscheins hinterlegte Kommissionsnummer wird im Belegkopf der Rechnung vorgeschlagen.

Lagerort

Wenn im Belegkopf des Lieferscheins ein Lagerort mit Buchungssperre hinterlegte ist, dann wird anstelle des Lagerorts ein Fragezeichen (?) in die Rechnung übernommen.

Rechnungserfassung überwachen

Die Erfassung kann mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Neuanlage Rechnung.

Auswirkungen der Rechnungserfassung

Thematik

Auswirkungen

Belegverknüpfungen

Die Belegverknüpfungen des Lieferscheins und der Rechnung werden entsprechend ergänzt. So ist in der Belegverknüpfung des Lieferscheins die Rechnung als Folgebeleg aufgeführt und in der Belegverknüpfung der Rechnung ist der Lieferschein als Vorgängerbeleg aufgeführt.

Archivierung der Lieferscheine

Nach der Fakturierung eines kompletten Lieferscheins wird dieser automatisch archiviert.

Mengen- und Werteflüsse

Durch Rechnungen werden unterschiedliche Mengen- und Werteflüsse ausgelöst und in verschiedene Module verbucht.