Gutschriften ausgeben und übermitteln

Die Belegdaten von Gutschriften können Sie entsprechend Ihren Anforderungen ausgeben und übermitteln. Sie können eine Gutschrift als Formular z.B. auf Papier drucken und per Post an den Kunden senden. Gutschriften können Sie auch über EDI (Electronic Data Interchange) senden.

Die Erläuterungen in diesem Thema beziehen sich auf die manuelle Belegausgabe. Wenn in Ihrem Unternehmen die automatisierte Belegausgabe genutzt wird, dann kann die Belegausgabe bei entsprechender Konfiguration auch automatisch erfolgen.

Hinweis: Bevor Sie Gutschriften ausgeben oder übermitteln, sollten Sie sich mit den Hinweisen zur Ausgabe und Übermittlung von Belegen vertraut machen.

Gutschriften drucken oder faxen

Die Vorgehensweise beim Drucken und Faxen (Ausgeben) der Belegdaten von Gutschriften ist weitgehend identisch. Wie die Ausgabe erfolgt, bestimmen Sie in den Ausgabeoptionen. Beim Faxen bestimmen Sie in einem weiteren Vorlauf, an welche Faxnummer die Gutschrift gefaxt wird.

Voraussetzungen für die Ausgabe

Voraussetzungen

Erläuterungen

Die Gutschrift ist nicht gesperrt.

Der Gutschrift ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Gutschrift (VFG)" zugeordnet.

Der Kunde ist nicht gesperrt.

Dem Kunden ist kein Zustand mit der Funktion "Sperre" für den Workflow-Bereich "Gutschrift (VFG)" zugeordnet.

In der Gutschrift ist der Bestimmungsort hinterlegt.

Diese Voraussetzung ist nur dann zu erfüllen, wenn das Hinterlegen eines Bestimmungsorts zwingend ist.

Anwendungsfälle für die Ausgabe

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Ausgabe der aktuellen offenen Gutschrift (Einzeldruck).

Den Einzeldruck eines offenen Belegs starten Sie manuell im Erfassungsfenster (Belegkopf) des gewünschten Belegs.

Ausgabe einer archivierten Gutschrift (Einzeldruck)

Den Einzeldruck eines archivierten Belegs starten Sie manuell im Belegarchiv des MIS.

Ausgabe von mehreren offenen Gutschriften in einem Arbeitsschritt (Sammeldruck)

Ein Sammeldruck kann manuell oder automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. Welche Belege beim Sammeldruck ausgegeben werden, bestimmen Sie im Druckvorlauf. Archivierte Belege werden beim Sammeldruck nicht ausgegeben.

Ausgabe von einzelnen oder mehreren offenen Gutschriften im Rahmen einer Sammelbearbeitung

Die Ausgabe starten Sie manuell in dem folgenden Fenster: Bearbeitung Gutschriften.

Thema: Fenster zur Bearbeitung von Belegen

Besonderheiten bei der Ausgabe

Thematik

Besonderheiten

Anzahl Formulare

Beim Einzeldruck wird wie folgt unterschieden:

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen gleich "1" ist, dann wird das Formular automatisch einzeln ausgegeben.

  • Wenn im Belegkopf die Anzahl von Formularen größer "1" ist, dann können Sie in einem Druckvorlauf bestimmen, dass das Formular einzeln ausgegeben wird.

    Voraussetzung für das Öffnen des Druckvorlaufs ist, dass der Anwendungsparameter SB_PrintOptForDocOutput entsprechend konfiguriert ist.

Beim Sammeldruck bestimmen Sie im Druckvorlauf, ob jeder Beleg einfach oder in der im jeweiligen Belegkopf hinterlegten Formularanzahl ausgegeben wird.

Sprache

Einen Beleg können Sie in der Belegsprache oder auch in anderen Sprachen ausgeben. Die gewünschte Sprache wählen Sie in den Ausgabeoptionen.

DMS

Belege - wie sie ausgegeben wurden - können auch im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen drucken oder faxen

Gutschriften mit E-Mails senden

Das Formular mit den Daten der aktuellen Gutschrift können Sie als PDF-Datei mit einer E-Mail senden.

Basiswissen: Belegdaten in Formularen mit E-Mails senden

Formular "Gutschrift"

Das Formular benötigen Sie zum Ausgeben von normalen Gutschriften und Anzahlungsgutschriften. Zu dem Formular können Sie im Formulargenerator verschiedene Formularvorlagen gestalten. So können Sie u.a. unterschiedliche Formularvorlagen für normale Gutschriften und Anzahlungsgutschriften gestalten. Dabei bestimmen Sie anhand von Formularfeldern, welche Belegdaten in den auszugebenden Gutschriften enthalten sein sollen. Welche Formularvorlage bei der Ausgabe einer Gutschrift verwendet wird, ist im Belegkopf der Gutschrift anhand der Formularnummer hinterlegt. Die Formularnummer sowie weitere Daten, die bei der Ausgabe herangezogen werden, können Sie in den Belegparametern als Vorschlagswerte für die Gutschriftserfassung hinterlegen.

Hinweis: Die Formularvorlagen können Sie auch in List & Label gestalten. Wenn Sie eine so gestaltete Gutschrift als PDF ausgeben, dann wird das ZUGFeRD-Format verwendet. Somit enthält die PDF-Datei neben dem Gutschriftsformular eine eingebettete XML-Datei mit den Gutschriftsdaten. Daher wird für eine solche Formularausgabe ein Mapping für ZUGFeRD benötigt. proALPHA unterstützt das ZUGFeRD-Format "ZUGFeRD Extended". Die Mappings können bei der Konfiguration der INWB nach Ihren Anforderungen definiert werden.

Basiswissen: Formularvorlagen anlegen und gestalten

Formularfelder für das Formular "Gutschrift"

Für das Formular steht eine Vielzahl von Formularfeldern zur Verfügung. So können alle im Beleg erfassten Daten ausgegeben werden. Dazu sind in den Formularvorlagen unterschiedliche Formularabschnitte (auch Unterabschnitte) vorgesehen, in die Sie die Datenfelder einfügen können.

Im Folgenden finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten Formularfeldern.

Formularfelder zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien

Formularfelder

Ausgabe

Original oder Kopie

Das Formularfeld "Original oder Kopie" dient zur Kennzeichnung von Originalen und Kopien der Formulare je Beleg. Wenn im Belegkopf z.B. die Formularanzahl "3" hinterlegt ist, dann wird der Beleg in dreifacher Ausfertigung ausgegeben. Das erste Formular ist das Original und wird daher automatisch mit dem Begriff "Original" gekennzeichnet. Die restlichen Formulare sind Kopien und werden daher jeweils mit dem Begriff "Kopie" gekennzeichnet.

Zusätzlich können die Kopien mit Hilfe des Formularfelds "Nummer der Kopie" nummeriert werden. Im Originalformular wird keine Nummer der Kopie ausgegeben. Die Kopien werden fortlaufend nummeriert, beginnend mit der Nummer "1".

Hinweis: Die Kennzeichnung als Original oder Kopie sowie die Kopienummer werden bei jeder Ausgabe neu gesetzt. Das bedeutet: Bei einer erneuten Ausgabe wird wieder ein Original mit Kopien ausgegeben und entsprechend gekennzeichnet.

Nummer der Kopie

Formularfelder für Kopfzuschläge

Formularfelder

Ausgabe

Summe der Zuschläge

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Belegwährung

Summe der Zuschläge in Euro

Summe der Kopfzuschläge des Belegs in Euro

Formularfelder für Datumsangaben

Formularfelder

Ausgabe

Belegdatum

Belegdatum der Gutschrift

Rechnungsdatum

Belegdatum der in die Gutschrift übernommenen Rechnung

Bestelldatum

Bestelldatum der Gutschrift

Tagesdatum

Tagesdatum

Hinweis: Die Datumsangaben werden in dem Datumsformat ausgegeben, das in den Stammdaten der Staaten zu dem Staat der Kundenadresse der Gutschrift hinterlegt ist.

Formularfelder für Texte

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder

Fließtexte im Belegkopf und in den Belegpositionen

Thema: Formularfelder für Texte in Vertriebsbelegen

Steuerhinweis

Steuertexte

Thema: Steuertexte in Belegen ausgeben

Fußtext

Thema: Textbausteine als Fußtexte für Formulare verwenden

Formularfelder für Mengen

Formularfelder

Ausgabe

Menge

Menge je Belegposition in der Verpackungsmengeneinheit

Menge in Lagermengeneinheit

Menge je Belegposition in der Lagermengeneinheit

Formularfelder für Preise

Formularfelder

Ausgabe

Einzelpreis

Verkaufspreis

Einzelpreis oder Verkaufspreis der Teile je Belegposition in der Belegwährung für die Verpackungsmengeneinheit der Belegposition

Einzelpreis je VME

Verkaufspreis je VME

Einzelpreis oder Verkaufspreis der Teile je Belegposition in der Belegwährung für die abweichende Verpackungsmengeneinheit der Belegposition

Je Belegposition wird der Einzelpreis oder der Verkaufspreis für die Verpackungsmengeneinheit der Belegposition ausgegeben, sofern diese von der Hauptverpackungsmengeneinheit abweicht.

Voraussetzung: Der Umrechnungsfaktor Lager- in Verpackungsmengeneinheit ist ungleich "1".

Erläuterungen

Bei der Erfassung eines Teils wird die Lagermengeneinheit des Teils automatisch als Hauptverpackungsmengeneinheit mit dem Umrechnungsfaktor "1" übernommen. Weitere davon abweichende Verpackungsmengeneinheiten können Sie manuell hinterlegen. Zu jeder von der Lagermengeneinheit abweichenden Verpackungsmengeneinheit erfassen Sie zusätzlich den Umrechnungsfaktor zur Umrechnung der Mengen von der Lagermengeneinheit in die Verpackungsmengeneinheit.

Beim Anlegen einer Belegposition (Teileposition oder Wertposition) wird die Hauptverpackungsmengeneinheit des Teils aus dem Teilestammdatensatz ermittelt und in der Belegposition vorgeschlagen. Den Vorschlagswert können Sie ändern, sodass in der Belegposition eine von der Lagermengeneinheit abweichende Verpackungsmengeneinheit mit einem Umrechnungsfaktor ungleich "1" hinterlegt ist.

Gesamtpreis

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Belegwährung

Gesamtpreis in Euro

Gesamtpreis der Teile je Belegposition in Euro

Summe exkl Steuer

Nettogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Summe exkl Steuer in Euro

Nettogesamtpreis des Belegs in Euro

Summe inkl Steuer

Bruttogesamtpreis des Belegs in Belegwährung

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer" je Steuersatz.

Gesamtsumme

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer"

Summe inkl Steuer in Euro

Bruttogesamtpreis des Belegs in Euro

Innerhalb eines Vertriebsbelegs können verschiedene Steuersätze gültig sein. In diesem Fall berechnet proALPHA für die Formularausgabe die "Summe inkl Steuer in Euro" je Steuersatz.

Gesamtsumme in Euro

Gesamtsumme der Werte laut Formularfeld "Summe inkl Steuer in Euro"

Sonstige Formularfelder

Formularfelder

Ausgabe

Diverse Formularfelder für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Folgende Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden ausgegeben:

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Mandanten

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten

Handlungsbefugnis

Handlungsbefugnis des Sachbearbeiters der Gutschrift aus dem Benutzerstamm

Diverse Formularfelder für Adressangaben

Thema: Formularfelder für Adressangaben

Empfänger

Thema: Formularfelder für Angaben zum Empfänger

Belegnummer

Belegnummer der Gutschrift

Rechnungsnummer

Belegnummer der in die Gutschrift übernommenen Rechnung

Tipp: Wenn keine Rechnung in die Gutschrift übernommen wurde, dann wird ein Fragezeichen (?) ausgegeben. Die Ausgabe des Fragezeichens können Sie unterdrücken, indem Sie in den Eigenschaften des Formularfelds das Kontrollkästchen Nullwerte unterdrücken aktivieren.

Ausprägungen Merkmalsleiste

Ausprägungen Variantenmerkmalsleiste

Thema: Formularfelder für Merkmalsleisten

Gutschriften über EDI senden

Gutschriften können Sie Ihren Kunden über EDI senden (Menüpunkt Datei | Gutschriften senden). Dazu stehen in proALPHA folgende EDI-Nachrichten zur Verfügung:

  • Rechnungen und Gutschriften (EANCOM (INVOIC))

  • Gutschrift (pAI 008)

Sie können eine einzelne Gutschrift oder mehrere Gutschriften in einem Arbeitsschritt senden. Im Vorlauf bestimmen Sie, welche Gutschriften gesendet werden sollen.

Gutschriften über die INWB senden

Gutschriften können Sie Ihren Kunden über die INWB senden (Menüpunkt Datei | Gutschriften senden). Dazu steht in proALPHA folgende INWB-Nachricht zur Verfügung: Rechnung/Rechnungskontrolle (pAX-INVOIC).

Voraussetzungen

Erläuterungen

Der Datenaustausch über die INWB für Gutschriften ist konfiguriert.

Für den Kunden existiert eine aktive Partnervereinbarung für die verwendete Nachrichtenart.

Die Gutschrift wurde ausgegeben.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiv.

Für die Gutschrift wurde die Übertragungsfreigabe erteilt.

Im Belegkopf ist das Kontrollkästchen Übertragungsfreigabe aktiv.

Die Gutschriften können nicht wie für INWB-Nachrichten üblich eingelesen werden.

Hinweis: Gutschriften können auch im ZUGFeRD-Format oder XRechnung-Format über die INWB gesendet werden.

Ausgabe und Übermittlung von Gutschriften überwachen

Probleme, die bei der Versendung über EDI auftreten, können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es folgendes Ereignis: Gutschrift nicht gesendet.

Auswirkungen bei der Ausgabe und Übermittlung von Gutschriften

Thematik

Auswirkungen

Druckkennzeichen

Bei der Ausgabe eines Belegs wird automatisch das Druckkennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gedruckt aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits ausgegeben wurde.

Ausnahme: Nach einem Testdruck wird das Druckkennzeichen nicht gesetzt.

Belegfreigabe

Nach der Formularausgabe einer Gutschrift kann diese für die Archivierung im Tagesabschluss automatisch freigegeben werden, indem im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg freigegeben aktiviert wird. Ob eine Gutschrift nach der Formularausgabe automatisch freigegeben wird, ist anhand des Anwendungsparameters VF_AutoDocReleaseCredit konfiguriert.

Sendekennzeichen

Nach der Versendung eines Belegs wird automatisch das Sendekennzeichen gesetzt. Dazu wird im Belegkopf das Kontrollkästchen Beleg gesendet aktiviert. So erkennen Sie, dass der Beleg bereits gesendet wurde.

Ausgabeprotokoll

Die Belegausgabe kann protokolliert werden.