Sachkonten

Sachkonten protokollieren die Sachwerte eines Unternehmens. Sachwerte sind beispielsweise Erlöse, Aufwendungen, Materialwerte oder Wertminderungen wie Skonti. Sachkonten benötigen Sie, um Sachwerte zu verbuchen und zu protokollieren. Zudem benötigen Sie Sachkonten, um zukünftige Aufwendungen und Erträge zu planen.

Die Sachkonten eines Unternehmens sind in der Regel anhand eines Kontenrahmens gruppiert. So können z.B. in Deutschland die Sachkonten beispielsweise anhand des Industrie-Kontenrahmens gruppiert sein. Innerhalb des Kontenrahmens bilden einzelne Sachkonten Kontenklassen. So bilden die Sachkonten, die Geldwerte von Finanzanlagen aufzeichnen im Industrie-Kontenrahmen die Kontenklasse eins. Zur Einordnung der Sachkonten in Kontenklassen erfassen Sie im Fibu-Stamm die Kontenklassengrenze.

Arten von Sachkonten

  • Bilanzkonten

    Bilanzkonten protokollieren bilanzielle Geldwerte. Bilanzielle Geldwerte sind beispielsweise Bestandswerte, Forderungen oder Verbindlichkeiten. Bilanzkonten benötigen Sie, um bilanzielle Geldwerte zu verbuchen, die im proALPHA Einkauf, Vertrieb oder in der Finanzbuchhaltung durch Geschäftsvorgänge entstehen.

  • Eröffnungsbilanzkonten

  • Fiktive Konten

    Fiktive Konten protokollieren sonstige Zahlungsvorgänge. Solche Zahlungsvorgänge sind beispielsweise geplante Investitionen oder Darlehen. Fiktive Konten benötigen Sie in der Liquiditätsprognose, um sonstige Zahlungsvorgänge zu planen.

  • GuV-Konten

    GuV-Konten protokollieren Aufwendungen und Erträge. Solche Geldwerte sind beispielsweise Erlöse, Einkaufswerte oder Skonti. GuV-Konten benötigen Sie, um Aufwendungen und Erträge zu verbuchen, die u.a. im proALPHA Einkauf, Vertrieb oder im Finanzwesen durch Geschäftsvorgänge entstehen.

Sachkonten anlegen

Beim Anlegen von Sachkonten unterscheiden Sie:

  • Einzelne Sachkonten anlegen

  • Sachkonten kopieren

    • Sie können Sachkonten innerhalb einer Firma über die Kopiervorlage kopieren.

    • Sie können Sachkonten firmübergreifend kopieren (Menüpunkt "Extras | Konten kopieren"). Dabei bestimmen Sie eine Firma, deren Sachkonten kopiert werden. Die Sachkonten, die kopiert werden, können Sie eingrenzen anhand der Kontonummer.

Das Anlegen von einzelnen Sachkonten führen Sie in mehreren Schritten durch. Zuerst bestimmen Sie die Kontonummer, den Suchbegriff und die Selektion des Sachkontos. Der Nummernkreis, indem Sie die Kontonummern für Sachkonten erfassen können, ist im Firmenstamm anhand der Felder "Sachkonto min und "Sachkonto max" festgelegt.

Danach können Sie die Kontenart erfassen. Wenn Sie beispielsweise ein Bilanzkonto anlegen wollen, dann erfassen Sie die Kontenart "Bilanzkonto". Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Datensatz über die Schaltfläche "Neuanlage" zur Bearbeitung öffnen. Wenn Sie die Kontenart erfasst haben, können Sie über die Schaltfläche "Bearbeiten" den Stammdatensatz des Sachkontos zur Bearbeitung öffnen. Im Stammdatensatz können Sie weitere Daten erfassen. Welche Daten Sie erfassen können, ist von der Kontenart abhängig. Daten, die für eine Kontenart nicht zulässig sind, sind ausgegraut.

Sachkonten können Sie in verschiedenen Währungen führen. Wenn Sie ein Sachkonto anlegen, dann übernimmt proALPHA die Eigenwährung als Vorschlagswert in den Stammdatensatz. Sachkonten in Eigenwährung können Sie auch mit Geldbeträgen in Fremdwährung bebuchen. Sachkonten in Fremdwährung können Sie nur mit der Fremdwährung bebuchen, die im Stammdatensatz zugeordnet ist.

Steuerrelevante Sachkonten anlegen

Beim Anlegen von Sachkonten können Sie Steuerschlüssel zuordnen. Dadurch sind diese Sachkonten für die Steuerermittlung, beispielsweise in Rechnungen des Vertriebs oder in Ausgangsrechnungen der Finanzbuchhaltung relevant. Steuerrelevante Sachkonten sind beispielsweise Erlöskonten, Wareneinkaufskonten oder Anzahlungskonten für erhaltene Anzahlungen.

Einem Sachkonto können Sie mehrere Steuerschlüssel zuordnen, beispielsweise, wenn ein Steuersatz durch den Gesetzgeber geändert wird. In diesem Beispiel kann dem Sachkonto der alte Steuersatz und der neue Steuersatz zugeordnet sein. In welchem Zeitraum der jeweilige Steuerschlüssel für das Sachkonto gilt, bestimmen Sie in dem Feld "gültig ab".

Beim Anlegen von steuerrelevanten Sachkonten unterscheiden Sie folgende Anwendungsfälle:

  • Die Steuerschlüssel sind mit den steuerrelevanten Sachkonten der Finanzbuchhaltung fest verbunden (1:1-Beziehung).

    Bei einer 1:1-Beziehung wird pro Steuerschlüssel ein Sachkonto benötigt, beispielsweise ein Erlöskonto pro Umsatzsteuerschlüssel oder ein Wareneinkaufskonto pro Vorsteuerschlüssel. Das bedeutet: Ein Sachkonto nimmt nur die Geldwerte eines bestimmten Steuerfalls auf. So nimmt beispielsweise ein Erlöskonto mit dem deutschen Regelsteuersatz nur Erlöse auf, die mit dem deutschen Regelsteuersatz besteuert wurden. Dadurch wird, je nachdem wie differenziert Erlöse und Wareneinkaufswerte für verschiedene Teile verbucht werden, der Kontenrahmen sehr umfangreich.

  • Die Steuerschlüssel der steuerrelevanten Sachkonten sind Vorschlagswerte (1:n-Beziehung).

    Bei einer 1:n-Beziehung ist der Steuerschlüssel, der einem Sachkonto zugeordnet wird, ein Vorschlagswert. Der Steuerschlüssel kann übersteuert werden. Dadurch kann ein Sachkonto Geldwerte verschiedener Steuerfälle aufnehmen. So kann beispielsweise ein Erlöskonto Geldwerte aufnehmen aus Geschäftsvorgängen, die mit dem deutschen Regelsteuersatz und mit dem verminderten Steuersatz besteuert wurden.

Welcher dieser Anwendungsfälle in proALPHA eingerichtet ist, bestimmen Anwendungsparameter zur Umsatzsteuer.

Für das Ändern von Steuerschlüsseln in Buchungen der Finanzbuchhaltung sind die Anwendungsparameter FB_VATChangeable, FB_inputVATChangeable und FB_AcquisitionTaxChangeable einzurichten.

Wenn das Ändern von Steuerschlüsseln in der Finanzbuchhaltung eingerichtet ist, dann können die Anwendungsparameter SB_TaxRevenueGroupsChangeable und SB_TaxPurchasingGroupsChangeable für das Erfassen von Steuerschlüsseln in Erlösgruppen und Wareneinkaufsgruppen konfiguriert werden.

Für die Steuerfindung im Einkauf muss die Compilerkonstante pa_ER_Steuerdatum_WE eingerichtet werden. Anhand der Compilerkonstante ist konfiguriert, welches Datum für die Ermittlung des Steuerschlüssels herangezogen wird.

Für das Ändern von Steuerschlüsseln in Vertriebsbelegen und Rechnungskontrollbelegen werden die Anwendungsparameter VB_VATChangeable und ER_inputVATChangeable konfiguriert.

Für die Korrektur von Umsatzsteuerbeträgen sind die Anwendungsparameter FB_VATChangeable und FB_inputVATChangeablerelevant.

Die Compilerkonstante pa_V_MwStSchlussrechnung ist relevant für die Berechnung der Steuerbeträge von Schlussrechnungen des Vertriebs.

Beim Anlegen von steuerrelevanten Konten unterscheiden Sie - unabhängig von den Compilerkonstanten für Umsatzsteuern - folgende Fälle:

  • Steuerrelevante Sachkonten für Provisionen von inländischen Handelsvertretern anlegen.

    Um die Provisionen für diese Handelsvertreter zu verbuchen, legen Sie steuerrelevante Provisionskonten an mit einem Vorsteuerschlüssel zu 19% Vorsteuer.

  • Steuerrelevante Sachkonten für Provisionen von Handelsvertretern aus dem EU-Ausland.

    Um die Provisionen für diese Handelsvertreter zu verbuchen, legen Sie steuerrelevante Provisionskonten an mit einem Erwerbssteuerschlüssel.

  • Steuerrelevante Sachkonten für Provisionen von Handelsvertretern aus dem Nicht-EU-Ausland.

    Um die Provisionen für diese Handelsvertreter zu verbuchen, legen Sie steuerrelevante Provisionskonten an mit einem Vorsteuerschlüssel zu 0% Vorsteuer.

Steuerneutrale Sachkonten anlegen

Steuerneutrale Sachkonten sind beispielsweise Bestandskonten, Verrechnungskonten, Verbrauchskonten oder Mitbuchkonten. Auch die Steuerkonten, die Steuerbeträge aus umsatzsteuerpflichtigen Geschäftsvorgängen aufnehmen, sind steuerneutral, da auf Steuerbeträge keine weiteren Steuerbeträge entfallen.

Sachkonten legen Sie als steuerneutrale Sachkonten an, wenn diese Konten Geldwerte aufnehmen, die nicht z.B. in Deutschland den Umsatzsteuergesetzen unterliegen. Ein Sachkonto ist steuerneutral, wenn dem Sachkonto kein Steuerschlüssel zugeordnet ist. Der Steuerschlüssel eines steuerneutralen Sachkontos ist ein "?" (Fragezeichen).

Als steuerneutrale Sachkonten können Sie auch Sachkonten anlegen, die Sie für steuerfreie Geschäftsvorgänge benötigen. Ein solcher steuerfreier Geschäftsvorgang ist beispielsweise der Warenverkauf an Kunden aus dem Nicht-EU-Ausland. In diesem Beispiel können Sie ein Erlöskonto anlegen, dem kein Steuerschlüssel zugeordnet ist. Wenn das Erlöskonto in einer Ausgangsrechnung bebucht wird, dann ermittelt proALPHA keinen Steuerbetrag. Somit ist der Geschäftsvorgang steuerfrei. Damit proALPHA auch Skontobeträge verbucht, die durch einen solchen Geschäftsvorgang entstehen, legen Sie ein steuerneutrales Skontokonto (Debitoren) an. Dem steuerneutralen Skontokonto ordnen Sie keinen Steuerschlüssel zu. Damit proALPHA das steuerneutrale Skontokonto (Debitoren) ermitteln kann, ordnen Sie das steuerneutrale Skontokonto den Sonderkonten zu.

Zu den steuerneutralen Sachkonten zählt das steuerneutrale Skontokonto (Sachwerte). Dieses Skontokonto benötigen Sie beispielsweise, wenn Sie über die Bankkontoauszüge Zwischenkonten des Zahlungsverkehrs ausgleichen, die steuerneutral sind. Wenn Sie beim Ausgleich der Zwischenkonten des Zahlungsverkehrs Skontobeträge erfassen, dann bucht proALPHA diese auf das steuerneutrale Skontonotkonto (Sachwerte). Damit proALPHA das steuerneutrale Skontokonto ermitteln kann, ordnen Sie das steuerneutrale Skontokonto (Sachwerte) den Sonderkonten zu.

Relevanz der Sachkonten bestimmen

Bilanzkonten und GuV-Konten können relevant für die Anlagenverwaltung sein (aktives Kontrollkästchen "Anbu"). Wenn ein Sachkonto relevant für die Anlagenverwaltung ist, dann können Sie in Buchungen der Finanzbuchhaltung Daten für die Anlagenverwaltung erfassen. Für einen Eingabezwang der anlagenrelevanten Daten in der Kostenrechnungsaufteilung aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Eingabezwang Anbu".

Zudem können GuV-Konten relevant für die Kostenrechnung sein. Ein GuV-Konto ist relevant für die Kostenrechnung, wenn Sie mindestens eins der Kontrollkästchen "KostenstellenRechg", "KostenträgerRechg" oder "ErgebnisRechg" aktivieren. Wenn ein GuV-Konto kostenrechnungsrelevant ist, dann können Sie in Buchungen der Finanzbuchhaltung Daten für die Kostenrechnung erfassen. Für einen Eingabezwang der kostenrechnungsrelevanten Daten in der Kostenrechnungsaufteilung aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Eingabezwang Kore". Wenn Sie GuV-Konten anlegen, die relevant für die Kostenrechnung sind, dann kann proALPHA Kostenarten oder Ergebniskonten anlegen, die den GuV-Konten entsprechen. Wenn Sie beispielsweise ein kostenstellenrelevantes GuV-Konto anlegen, dann kann proALPHA eine Kostenart (KSt) anlegen. Die Kostenarten und Ergebniskonten, die den GuV-Konten entsprechen, haben den gleichen Schlüssel wie das GuV-Konto. Ob proALPHA Kostenarten oder Ergebniskonten anlegt, bestimmt der Anwendungsparameter SB_CopyAccountToCostItem.

Hinweis: Im Rahmen der Mengen- und Werteflüsse werden Aufwendungen und Erträge aus der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung verbucht. Somit sind die Aufwendungen und Erträge zum einen auf den GuV-Konten der Finanzbuchhaltung protokolliert und zum anderen auf den Kostenarten und Ergebniskonten der Kostenrechnung. Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die Abstimmung der Salden der GuV-Konten mit den Salden der Kostenarten und Ergebniskonten. Dazu definieren Sie in der Konten-Kostenarten-Tabelle, welche Kostenarten und Ergebniskonten einem GuV-Konto entsprechen, wenn deren Schlüssel nicht miteinander korrespondieren.

Zur Arbeitserleichterung können Standardplanwerte der Kostenrechnung in die Ergebnisplanung des Finanzwesens übernommen werden. Welche GuV-Konten bei der Übernahme grundsätzlich berücksichtigt oder nicht berücksichtigt werden, bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen "Planwerte Kore".

Verschiedene Sachkonten kann proALPHA auf Grund von Kontenfindungen automatisch ermitteln. Dazu gibt es die Kontenfindungen. In der Kontenfindung ermittelt proALPHA beispielsweise Bestandskonten, Verbrauchskonten oder Erlöskonten. Sachkonten, die Geldwerte aus der Anlagenverwaltung aufnehmen, kann proALPHA auch automatisch ermitteln. Dazu gibt es die Kontenfindungen (Anlagenverwaltung). In der Kontenfindung (Anlagenverwaltung) ermittelt proALPHA beispielsweise Anlagenkonten, die Anschaffungskosten oder Abschreibungswerte für Anlagengüter aufnehmen.

Konten für Anzahlungsgeschäfte erfassen

Für Anzahlungsgeschäfte im Vertrieb und im Einkauf können Sie folgende Bilanzkonten erfassen:

  • Anzahlungskonten für erhaltene Anzahlungen

    Für Anzahlungsgeschäfte im Vertrieb, bei denen Ihr Unternehmen Anzahlungen von einem Kunden erhält. Welche Anzahlungskonten für Anzahlungsgeschäfte im Vertrieb relevant sind, bestimmen Sie in den Erlösgruppen der Teile. Die Anzahlungen können Sie zusätzlich unterscheiden anhand der Auftragsarten. So können Sie beispielsweise erhaltene Anzahlungen aus Standardaufträgen auf ein anderes Anzahlungskonto buchen als Anzahlungen aus Chefaufträgen. Für welche Auftragsarten Anzahlungskonten unterschieden werden, bestimmen Sie anhand von auftragsartenbezogenen Steuergruppen in der Kontengruppe der Teile.

  • Anzahlungskonten für geleistete Anzahlungen

    Für Anzahlungsgeschäfte im Einkauf, bei denen Ihr Unternehmen Anzahlungen an einen Lieferanten leistet. Welche Anzahlungskonten für Anzahlungsgeschäfte im Einkauf relevant sind, bestimmen Sie in den Wareneinkaufsgruppen der Teile.

  • Anzahlungskonten für geleistete Anzahlungen für Anlagengütern

    Für Anzahlungsgeschäfte im Einkauf, bei denen Ihr Unternehmen Anzahlungen für Anlagengüter an einen Lieferanten leistet. Welche Anzahlungskonten für Anzahlungsgeschäfte im Einkauf relevant sind, bestimmen Sie in den Wareneinkaufsgruppen der Teile. Die Anschaffungskosten für ein Anlagengut werden in die Anlagenbuchhaltung verbucht. Voraussetzung dafür ist, dass das Anzahlungskonto für geleistete Anzahlungen für Anlagengütern relevant für die Anlagenverwaltung sind (aktives Kontrollkästchen "Anbu" im Kontenstamm).

Sachkonten zuordnen

Die Bilanzkonten und die GuV-Konten können Sie an verschiedenen Stellen zuordnen.

In der Finanzbuchhaltung können Sie die Sachkonten an folgenden Stellen zuordnen:

  • Sonderkonten

  • Konten-Kostenarten-Tabelle

  • Kassenstamm (Bilanzkonten)

  • Sammelkonten

  • Steuerschlüsseln

  • Bankverbindungen

  • Kontenzuordnungen

  • Konsolidierungstabelle

  • Auswertungszeilen für Bilanzen (Bilanzkonten)

  • Auswertungszeilen für Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Konten)

  • Auswertungszeilen für Betriebswirtschaftliche Auswertungen (GuV-Konten)

  • Auswertungszeilen für Liquiditätsprognosen

  • Auswertungszeilen für Finanzpläne

  • Auswertungszeilen für Ergebnispläne

In der Anlagenverwaltung können Sie Bilanzkonten und GuV-Konten in den Kontengruppen für Anlagengüter zuordnen. Diese Konten ermittelt proALPHA in der Kontenfindung, um z.B. Bilanzkonten für Anschaffungskosten zu ermitteln.

In der Logistik können Sie Bilanzkonten und GuV-Konten wie folgt zuordnen:

  • Erlösgruppen der Teile

  • Wareneinkaufsgruppen der Teile

  • Kontengruppen der Teile

    Durch die Zuordnung kann proALPHA die Konten ermitteln, um Geldwerte aus Geschäftsvorgängen des Einkauf und des Vertriebs zu verbuchen. Anhand der Kontengruppe ermittelt proALPHA ferner Bilanzkonten, um Geldwerte aus Lagerbewegungen der Materialwirtschaft zu verbuchen. Die Konten ermittelt proALPHA in Kontenfindungen (Logistik).

  • Handelsvertretern (GuV-Konten)

Sachkonten verwenden

Sachkonten verwenden Sie z.B. in den Buchungen der Finanzbuchhaltung sowie im Zahlungsverkehr.

Sachkonten überwachen

Die Kontenerfassung kann mit der WorkflowAutomation für Konten überwacht werden.

Informationen zu Sachkonten

Informationen zu Sachkonten können Sie in an verschiedenen Stellen in proALPHA Informationen einsehen (Informationen zu Konten) und in Listen ausgeben.