Eingangsnachrichten einsehen und bearbeiten

Eingangsnachrichten werden in der Übersicht Nachrichteneingang protokolliert. Die Übersicht wird auch als "Inbox" bezeichnet. In der Übersicht können Sie die Nachrichten anhand verschiedener Kriterien eingrenzen, z.B. anhand des Nachrichtentypen. Je Nachricht können Sie verschiedene Daten einsehen, z.B. den Sender und den aktuellen Nachrichtenstatus. Der Nachrichtenstatus informiert darüber, ob und wie die Nachricht verarbeitet wurde. So erhalten z.B. Nachrichten, die aus der INWB-Schnittstelle in proALPHA übernommen wurden, den Nachrichtenstatus "Verarbeitet"

Eingangsnachrichten einsehen

Je Nachricht können Sie z.B. anhand des Nachrichtenstatus einsehen, ob und wie die Nachricht verarbeitet wurde. Nachrichten, die aus der INWB-Schnittstelle in proALPHA übernommen wurden, erhalten den Nachrichtenstatus "Verarbeitet". Nachrichten, die nicht aus der INWB-Schnittstelle in proALPHA übernommen werden konnten, erhalten den Nachrichtenstatus "Fehlerhaft". Eine Beschreibung des Fehlers sehen Sie im Feld Systemmeldung.

In der Übersicht Nachrichteneingang können Sie u.a. fehlerhafte Nachrichten bearbeiten und anschließend die Übernahme (das Einlesen) manuell starten.

Die zeitliche Abfolge der Verarbeitung einer Nachricht wird im Empfangsprotokoll zu der Nachricht protokolliert. Im Empfangsprotokoll existiert je Nachrichtenstatus, den die Nachricht eingenommen hat, eine Zeile. So sehen Sie im Empfangsprotokoll, wann die Nachricht von der INWB-Schnittstelle empfangen wurde, ob und wann die Nachricht bearbeitet wurde und wann sie in proALPHA übernommen wurde. Zudem sehen Sie, ob und welche Fehler aufgetreten sind.

Probleme, die beim Nachrichteneingang auftreten, können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dazu gibt es verschiedene Ereignisse, z.B. "Inbox: Nachricht konnte nicht verarbeitet werden".

Eingangsnachrichten werden entsprechend der je Nachrichtentyp hinterlegten Speicherdauer im Nachrichteneingang gespeichert. Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Nachrichten im Tagesabschluss der INWB automatisch gelöscht. Das Datum für den Ablauf der Speicherdauer wird ausgehend vom Anlagedatum der Nachricht ermittelt.

Ausnahmen sind fehlerhafte Nachrichten (Nachrichtenstatus "Fehlerhaft"). Fehlerhafte Nachrichten werden grundsätzlich nicht automatisch gelöscht, sodass die Nachrichten für die Fehleranalyse und Bearbeitung auch zu einem späteren Zeitpunkt noch zur Verfügung stehen. Sie können fehlerhafte Nachrichten jedoch stornieren, sodass die Nachrichten nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht werden.

Eingangsnachrichten einsehen

  1. Öffnen Sie das Fenster Nachrichteneingang in der Programmauswahl.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Nachrichten einzugrenzen.

  3. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Nachrichteneingang wird geöffnet.

    Die Nachrichten werden zeilenweise angezeigt.

  4. Klicken Sie auf die Zeile der gewünschten Nachricht.

  5. Optional: Öffnen Sie das Empfangsprotokoll zu einer Nachricht.

    Wählen Sie dazu den Menüpunkt Funktion | Empfangsprotokoll.

    Das Fenster Empfangsprotokoll wird geöffnet.

    Die Protokolldaten zu der Nachricht werden zeilenweise angezeigt.

Eingangsnachrichten bearbeiten

Wie Sie mit einer fehlerhaften Eingangsnachricht verfahren, hängt von der Fehlerursache ab. Diese können Sie je Nachricht im Feld Systemmeldung einsehen. Wenn z.B. der Nachrichteninhalt fehlerhaft ist, dann kann je nach gegenseitiger Vereinbarung der Geschäftspartner die Nachricht in korrigierter Form erneut übermitteln. In diesem Fall stornieren Sie die ursprüngliche Nachricht. Anderenfalls korrigieren Sie die Nachrichteninhalte selbst. Dazu können Sie die Eingangsnachricht wie folgt bearbeiten:

Eingangsnachrichten bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Nachrichteneingang in der Programmauswahl.

  2. Bestimmen Sie in den dafür vorgesehenen Feldern die Selektionskriterien, um die Nachrichten einzugrenzen.

  3. Bestätigen Sie mit OK.

    Das Fenster Nachrichteneingang wird geöffnet.

    Die Nachrichten werden zeilenweise angezeigt.

  4. Bearbeiten Sie die gewünschte Nachricht nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

  5. Optional: Bearbeiten Sie weitere Nachrichten. Wiederholen Sie dazu die Schritte 2 bis 4 für die gewünschten Nachrichten nach Ihren Anforderungen.

  6. Optional: Lesen Sie mehrere Nachrichten ein.

    Klicken Sie dazu bei gedrückter Taste <Strg> nacheinander auf die Zeilen der gewünschten Nachrichten. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Nachricht einlesen.

    Die Nachrichteninhalte werden übernommen.

  7. Optional: Lesen Sie alle noch nicht verarbeiteten Nachrichten ein.

    Wählen Sie dazu den Menüpunkt Extras | alle unverarbeiteten Nachrichten einlesen.

    Die Nachrichteninhalte werden übernommen.

Eingangsnachricht in proALPHA bearbeiten

Eine Eingangsnachricht können Sie in einer Baumstruktur anzeigen und bearbeiten. In der Baumstruktur können Sie die einzelnen Nachrichtenbestandteile und die darin übermittelten Daten einsehen, sodass Sie z.B. die fehlerhafte Stelle schneller ermitteln können. Die Nachrichtenbestandteile von Nachrichten können Sie jeweils zur Bearbeitung öffnen. Dabei werden die Daten je Nachrichtenbestandteil in einer Übersicht angezeigt, in der Sie die Daten ändern können.

Die bearbeitete Eingangsnachricht wird mit dem Nachrichtenstatus Geändert neu angelegt. Die ursprüngliche Nachricht bekommt den Nachrichtenstatus Editiert. Die bearbeitete Nachricht lesen Sie ein. Nach dem erfolgreichen Einlesen wird der Nachrichtenstatus auf Verarbeitet gesetzt.

Eingangsnachricht zum Bearbeiten exportieren

Arbeitsschritte beim Bearbeiten einer Eingangsnachricht sind:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Eingangsnachricht exportieren

Eine Eingangsnachricht können Sie zur externen Bearbeitung als XML-Datei exportieren. Dabei wird der Nachrichtenstatus auf Exportiert gesetzt. Beim Exportieren einer Eingangsnachricht werden zur Erleichterung der Fehleranalyse auch die Einträge des Empfangsprotokolls exportiert.

Eingangsnachricht importieren

Nach der externen Bearbeitung in einem geeigneten Editor importieren Sie die Eingangsnachricht wieder in den Nachrichteneingang. Dabei wird die Nachricht mit dem Nachrichtenstatus Importiert neu angelegt, die ursprüngliche Nachricht bekommt den Nachrichtenstatus Editiert.

Eingangsnachricht einlesen

Beim Einlesen der Eingangsnachricht werden die Nachrichteninhalte in proALPHA übernommen. Nach dem erfolgreichen Einlesen wird der Nachrichtenstatus auf Verarbeitet gesetzt. Die ursprünglich exportierte Nachricht bekommt den Nachrichtenstatus Storniert.

Tipp: Die Möglichkeit der Stornierung können Sie auch nutzen, wenn Sie eine fehlerhafte Nachricht zunächst nicht bearbeiten wollen. Dazu stornieren Sie die Nachricht manuell. Die stornierte Nachricht können Sie zu einem späteren Zeitpunkt wie beschrieben bearbeiten und anschließend übernehmen.

Ursprüngliche Nachricht einsehen

Zu einer bearbeiteten Nachricht (Nachrichtenstatus Geändert oder Importiert) können Sie die ursprüngliche Nachricht (Nachrichtenstatus Editiert) einsehen. Wenn die bearbeitete Nachricht noch nicht eingelesen ist, dann können Sie die Nachricht auch erneut bearbeiten. Die Vorgehensweise dazu ist analog zum erstmaligen Bearbeiten.

Bearbeitete Eingangsnachrichten einlesen

Eingangsnachrichten können Sie einzeln oder zu mehreren einlesen, z.B. wenn Sie mehrere Eingangsnachrichten nacheinander bearbeitet haben. Zudem können Sie alle noch nicht verarbeiteten Eingangsnachrichten in einem Arbeitsschritt einlesen.

Hinweis: Da der Nachrichteneingang mandantenübergreifend ist, können Sie auch Eingangsnachrichten in einen anderen Mandanten einlesen. Zum Einlesen wird technisch bedingt in diesen Mandanten gewechselt. Dies führt dazu, dass im ursprünglichen Mandanten geöffnete Szenarien geschlossen werden. Dieses Systemverhalten wird von der proALPHA Business Solutions GmbH nicht als Softwarefehler eingestuft.

Besonderheiten bei Eingangsnachrichten mit Replikationen

Bei Eingangsnachrichten mit Replikationen bestimmt die je Replikationsversion festgelegte Konfliktlösungsstrategie, wie bei Konflikten zwischen den Datenbanken von Sender und Empfänger verfahren wird. So kann eine Eingangsnachricht mit geänderten Datensätzen zunächst ignoriert werden, wenn in den korrespondierenden Datensätzen beim Empfänger (Zielmandant) Werte zwischenzeitlich manuell geändert wurden.

Zum Prüfen der Daten können Sie die Eingangsnachricht wie für Eingangsnachrichten üblich in einer Baumstruktur anzeigen. In Eingangsnachrichten mit Replikationen werden die replizierten Tabellen als Nachrichtenbestandteile angezeigt. Je Tabelle werden die replizierten Felder der Tabelle in einer Übersicht zeilenweise angezeigt. In den Spalten der Übersicht werden je Feld folgende Werte nebeneinandergestellt:

  • Bisheriger Wert des Felds in der Datenbank des Empfängers (Spalte DB-Wert)

  • Bisheriger Wert des Felds in der Datenbank des Senders (Spalte alter Wert)

  • Neuer Wert des Felds in der Datenbank des Senders (Spalte neuer Wert)

Damit Sie erkennen, für welche Felder Änderungen repliziert wurden, werden die Zeilen dieser Felder farbig unterlegt:

  • Gelb zur Kennzeichnung der eigentlichen Änderung.

    Eine Zeile wird gelb unterlegt, wenn der Wert in der Spalte alter Wert vom Wert in der Spalte neuer Wert abweicht.

  • Rot zur Kennzeichnung eines Konflikts.

    Eine Zeile wird rot unterlegt, wenn der Wert in der Spalte DB-Wert vom Wert in der Spalte neuer Wert abweicht. Die Abweichung ergibt sich z.B. daraus, dass der betreffende Wert beim Empfänger manuell geändert wurde.

Den Konflikt können Sie lösen, indem Sie die betreffende Eingangsnachricht manuell einlesen. Dazu gibt es im Fenster Nachrichteneingang den Menüpunkt Extras | Nachricht einlesen (Status "ignoriert"/"Workflow"). Beim Einlesen wird der Konflikt zugunsten des Senders gelöst, d.h. der beim Empfänger abweichende Wert wird mit dem Wert aus der Datenbank des Senders überschrieben. Der überschriebene Wert kann bei Bedarf manuell korrigiert werden.

Hinweis: Bei initialen Replikationen gibt es folgende Arbeitserleichterung für den Fehlerfall: Zu replizierende Datensätze, die auf Grund eines Fehlers nicht eingelesen werden können, werden jeweils in gesonderte Eingangsnachrichten mit dem Nachrichtenstatus Fehlerhaft gespeichert. Die ursprüngliche Eingangsnachricht enthält somit nur noch die fehlerfreien Datensätze, sodass Sie die Eingangsnachricht einlesen können. Die fehlerhaften Eingangsnachrichten können Sie wie für Eingangsnachrichten vorgesehen bearbeiten.