Compliance-Adressprüfung

Ein Unternehmen muss im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit die Einhaltung und Umsetzung von gesetzlichen Bestimmungen (Compliance) gewährleisten. Solche Bestimmungen sind u.a. die EU-Verordnungen zur Terrorismusbekämpfung. Diese verpflichten Unternehmen, ihre Geschäftspartner anhand von offiziellen personen- und organisationsbezogenen Sanktionslisten regelmäßig zu überprüfen.

proALPHA unterstützt dabei mit der Compliance-Adressprüfung. Mit Hilfe der Compliance-Adressprüfung können Sie die Adressen, die in proALPHA erfasst sind, gegen Sanktionslisten prüfen. Die Adressprüfung kann gesammelt für mehrere oder auch alle Adressen erfolgen, sowie für einzelne Adressen.

Je nach Ergebnis der Prüfung erhält die geprüfte Adresse einen bestimmten Compliance-Status. So erhält z.B. eine Adresse, die in einer der geprüften Sanktionslisten enthalten ist, den Compliance-Status "indiziert". Der Compliance-Status bestimmt über die weitere Verwendung der Adresse.

Komponenten für die Adressprüfung

Komponenten

Erläuterungen

Prüfsoftware (Fremdsystem)

Für die Adressprüfung benötigen Sie eine spezielle Prüfsoftware (Fremdsystem). Dazu kann Prüfsoftware verschiedener Anbieter angebunden werden, z.B. ASSIST4 des Anbieters AEB.

INWB (Integration Workbench) und INWB-Nachrichten

Der Datenaustausch zwischen der Prüfsoftware (Fremdsystem) und proALPHA erfolgt über die INWB.

Über die INWB werden die Daten der Adressen von proALPHA an die Prüfsoftware gesendet und die Prüfergebnisse wieder an proALPHA gesendet. Der Datenaustausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX-COMADD.

Themen:

Fenster Compliance-Adressprüfung in der Systemverwaltung

In dem Fenster definiert Ihr Systemverwalter je Mandant und Tabelle die Regeln für die Adressprüfung.

Themen:

Compliance-Status

Im Rahmen der Adressprüfung werden den Adressen Compliance-Status automatisch vergeben. So erhält z.B. eine Adresse, die in einer der geprüften Sanktionslisten enthalten ist, den Compliance-Status "indiziert".

Der Compliance-Status bestimmt über die weitere Verwendung der Adresse. So kann z.B. die Verwendung einer indizierten Adresse in Vertriebsbelegen und Einkaufsbelegen unterbunden werden.

Thema: Compliance-Status

Verarbeitungsprogramm Adressprüfung beantragen (Menüpunkt Extras | Adressprüfung beantragen)

Mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms kann die Adressprüfung an verschiedenen Stellen manuell oder automatisch beantragt werden.

Thema: Verfahrensweisen für die Adressprüfung

Verarbeitungsprogramm Adressprüfung Lieferanten und Kunden beantragen (Menüpunkt Extras | Adressprüfung Lieferanten und Kunden beantragen im Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung)

Mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms kann die Adressprüfung für Adressen im Kundenstamm und/oder Lieferantenstamm und/oder Kontaktstamm manuell oder automatisch beantragt werden.

Thema: Verfahrensweisen für die Adressprüfung

Verarbeitungsvorgang Compliance-Adressprüfung beantragen

Mit Hilfe des Verarbeitungsvorgangs kann die Adressprüfung in der WorkflowAutomation automatisch beantragt werden.

Thema: Vorgänge zur Compliance-Adressprüfung

Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung

In der Übersicht des Stammdatenfensters werden die geprüften Adressen aufgelistet. Die Übersicht können Sie nach dem Compliance-Status der Adressen eingrenzen.

Infofenster Compliance-Prüfergebnis (Menüpunkt Info | Compliance-Prüfergebnis im Adressstamm)

In der Übersicht des Infofensters sehen Sie je Adresse das aktuelle Prüfergebnis.

Aus der Übersicht können Sie je Adresse die einzelnen Adressangaben im Infofenster Details einsehen (Menüpunkt Info | Details). So erkennen Sie z.B., dass eine Adresse auf Grund ihres Staats den Compliance-Status "indiziert" erhalten hat.

Verschiedene Komponenten zur Überwachung und Steuerung der Compliance-Adressprüfung

Thema: Compliance-Status überwachen und steuern

Ablauf der Adressprüfung

Welche Adressprüfungen Sie durchführen können, bestimmt Ihr Systemverwalter beim Einrichten der Adressprüfung anhand von Regeln. In den Regeln ist auch festgelegt, ob und wie eine Adresse mit einem bestimmten Compliance-Status verwendet werden darf.

Die Adressprüfung erfolgt in zwei Schritten:

Schritte

Erläuterungen

Adressprüfung beantragen

Von proALPHA werden für die Prüfsoftware die Daten der Adressen bereitgestellt, die zu prüfen sind.

Die Daten werden als INWB-Nachricht in der INWB-Schnittstelle bereitgestellt.

Damit die Daten bereitgestellt werden, muss in proALPHA die Adressprüfung beantragt werden. Dafür stehen verschiedene Verfahrensweisen zur Verfügung. Mehr dazu unter: Verfahrensweisen für die Adressprüfung

Ergebnisse der Adressprüfung abfragen

Von der Prüfsoftware werden für proALPHA Daten zu den Adressen bereitgestellt, die aus den Prüfungen resultieren.

Die Daten werden als INWB-Nachricht in der INWB-Schnittstelle bereitgestellt.

Diese Daten werden von proALPHA verarbeitet, sodass sie für die Abwicklung von Geschäftsvorgängen zur Verfügung stehen.

Dazu werden die Ergebnisse der Adressprüfung automatisch abgefragt, wodurch die über die INWB empfangenen Prüfergebnisse automatisch eingelesen werden. Dabei werden die Compliance-Status der geprüften Adressen entsprechend der Prüfergebnisse aktualisiert.

Adressen, die auf Grund der Adressprüfung den Compliance-Status "unbedenklich" erhalten haben, können ohne Einschränkung verwendet werden. Die Verwendung von Adressen, die einen anderen Compliance-Status haben, wird in Abhängigkeit von diesem Compliance-Status überwacht und gesteuert. Mehr dazu unter: Compliance-Status überwachen und steuern

Optional: Beantragung einer Adressprüfung stornieren

Die Beantragung einer Adressprüfung kann durch den Systemverwalter storniert werden, z.B. wenn Probleme bei der Übermittlung des Prüfergebnisses aufgetreten sind. Mehr dazu unter: Beantragung einer Adressprüfung stornieren

Verfahrensweisen für die Adressprüfung

Die Adressprüfung können Sie gesammelt für mehrere oder auch alle Adressen durchführen. So können Sie zunächst die Adressprüfung für Ihren kompletten Adressstamm beantragen. Die Prüfung können Sie nach Ihren Anforderungen für alle oder für ausgewählte Adressen regelmäßig wiederholen. Bei Bedarf können Sie dabei z.B. die Adressen von Geschäftspartnern aus bestimmten Staaten prüfen.

Ergänzend zu den Prüfungen für mehrere Adressen können Sie bei Bedarf die Adressprüfung für die Adressen einzelner Geschäftspartner beantragen. So können Sie z.B. die Adresse eines neuen Kunden einzeln prüfen, um einen dringenden Geschäftsvorgang nicht zu verzögern.

Bei entsprechender Konfiguration können Sie die Adressprüfung sowohl im Stammdatensatz des betreffenden Geschäftspartners beantragen als auch in dessen offenen Belegen. So können Sie Adressen eines Kunden z.B. beim Erfassen eines Auftrags für den Kunden prüfen.

Für die Beantragung der Adressprüfung stehen verschiedene Verfahrensweisen zur Verfügung. Welche Verfahrensweisen in Ihrem Unternehmen angewendet werden, hängt davon ab, wie die Adressprüfung eingerichtet wurde. Verfahrensweisen sind:

Verfahrensweisen

Erläuterungen

Adressprüfung für mehrere oder auch alle Adressen des Adressstamms beantragen.

(Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung)

Die Beantragung kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten die Beantragung manuell im Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung (Menüpunkt Extras | Adressprüfung beantragen).

    Im Vorlauf können Sie die zu prüfenden Adressen anhand verschiedener Kriterien eingrenzen, u.a. anhand des Compliance-Status.

  • Das Verarbeitungsprogramm zur Beantragung kann automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. So kann die Adressprüfung z.B. nachts oder auch mehrmals täglich erfolgen, sodass die Prüfergebnisse zeitnah vorliegen.

Erläuterungen zur Eingrenzung der Adressen:

Für die Eingrenzung der Adressen nach ihren Compliance-Status existieren folgende Kontrollkästchen:

  • Mit dem aktiven Kontrollkästchen ungeprüft bestimmen Sie, dass Adressen mit dem Status ungeprüft geprüft werden.

  • Mit dem aktiven Kontrollkästchen unbedenklich bestimmen Sie, dass Adressen geprüft werden, die bei der letzten Adressprüfung als unbedenklich eingestuft wurden.

    Hinweis: Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod werden unbedenkliche Adressen bei einer erneuten Adressprüfung erst nach Ablauf einer Wartezeit wieder geprüft.

  • Mit dem aktiven Kontrollkästchen indiziert bestimmen Sie, dass Adressen geprüft werden, die bei der letzten Adressprüfung als indiziert eingestuft wurden. So können Sie z.B. bei wiederholter Prüfung bestimmen, dass nur bislang als "indiziert" eingestufte Adressen geprüft werden.

  • Mit dem aktiven Kontrollkästchen komplett bestimmen Sie, dass alle selektierten Adressen berücksichtigt werden, unabhängig von ihrem Compliance-Status.

    Auch hier ist von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod abhängig, ob unbedenkliche Adressen erst nach Ablauf einer Wartezeit wieder geprüft werden.

Adressprüfung für Adressen im Kundenstamm und/oder Lieferantenstamm und/oder Kontaktstamm beantragen.

(Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung)

Bei dieser speziellen Adressprüfung werden jeweils die Adressen von Geschäftspartnern geprüft, z.B. die Adressen der Kunden im Kundenstamm. Die Adressen eines Geschäftspartners werden jedoch nur dann geprüft, wenn zu dem Geschäftspartner mindestens ein offener Beleg mit kurzer Laufzeit existiert, z.B. ein Auftrag. Wenn hingegen nur offene Belege mit langer Laufzeit existieren, z.B. Abrufaufträge, dann werden die Adressen des Kunden nicht geprüft.

Solche Adressprüfungen können z.B. genutzt werden, wenn die Prüfung der Adressen nur wöchentlich erfolgt. So können Sie mit dieser Adressprüfung zwischenzeitlich die Adressen von neuen Geschäftspartnern prüfen.

Hinweis: Verfügbar ab 6.2

Die Beantragung kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten die Beantragung manuell im Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung (Menüpunkt Extras | Adressprüfung Lieferanten und Kunden beantragen).

    Im Vorlauf bestimmen Sie, ob die Adressen im Kundenstamm und/oder im Lieferantenstamm und/oder im Kontaktstamm geprüft werden.

  • Das Verarbeitungsprogramm zur Beantragung kann automatisch über einen permanenten Job gestartet werden. So kann die Beantragung z.B. nachts oder auch mehrmals täglich erfolgen, sodass die Prüfergebnisse zeitnah vorliegen.

Wenn Sie im Vorlauf das Kontrollkästchen Kunden aktivieren, dann wird je Kunden geprüft, ob offene Belege zu folgenden Belegarten existieren: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Demo-Lieferschein, Proforma-Rechnung, Rechnung, Gutschrift, Serviceauftrag. Wenn für einen Kunden mindestens ein offener Beleg existiert, dann wird die Adressprüfung für den Kunden beantragt. Dabei werden alle Adressen geprüft, die im Stammdatensatz des Kunden hinterlegt sind.

Wenn Sie im Vorlauf das Kontrollkästchen Lieferanten aktivieren, dann wird je Lieferant geprüft, ob offene Belege zu folgenden Belegarten existieren: Anfrage, Bestellung, Bestellung mit Lieferplan, Wareneingang, Rücklieferung, Rechnungskontrolle, Belastungsanzeige. Wenn für einen Lieferanten mindestens ein offener Beleg existiert, dann wird die Adressprüfung für den Lieferanten beantragt. Dabei werden alle Adressen geprüft, die im Stammdatensatz des Lieferanten hinterlegt sind.

Wenn Sie im Vorlauf das Kontrollkästchen Kontakte aktivieren, dann wird je Kontakt geprüft, ob offene Angebote existieren. Wenn für einen Kontakt mindestens ein offenes Angebot existiert, dann wird die Adressprüfung für den Kontakt beantragt. Dabei werden alle Adressen geprüft, die im Stammdatensatz des Kontakts hinterlegt sind.

Die aus dem Prüfergebnis resultierenden Compliance-Status werden zu den Adressen in die Stammdaten der jeweiligen Kunden, Lieferanten oder Kontakte übernommen. Zudem werden die Compliance-Status in den Adressstamm übernommen.

Adressprüfung für einer Adresse des Adressstamms beantragen.

(Stammdatenfenster Adressen)

Die Beantragung kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten die Beantragung für die gewünschte Adresse im Adressstamm manuell (Menüpunkt Datei | Adressprüfung beantragen).

  • Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceCheck kann die Beantragung automatisch beim Speichern der Adresse erfolgen.

Wenn eine Adresse im Adressstamm durch die Adressprüfung einen neuen Compliance-Status erhält, dann wird der neue Status auch in die Datensätze übernommen, in denen die Adresse hinterlegt ist. Mehr dazu unter: Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen in Datensätzen

Adressprüfung für alle Adressen eines Stammdatensatzes beantragen, z.B. eines Kundenstammdatensatzes.

(Stammdatenfenster Kunden, Lieferanten und Kontakte)

Die Beantragung kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten die Beantragung manuell im Stammdatensatz des gewünschten Geschäftspartners, z.B. des Kunden (Menüpunkt Datei | Adressprüfung beantragen).

  • Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceCheck kann die Beantragung automatisch beim Speichern des Stammdatensatzes erfolgen.

Adressprüfung für alle Adressen eines Belegs beantragen (auch diverse Adresse).

(Erfassungsfenster des Belegkopfs der Vertriebsbelege, Servicebelege und Einkaufsbelege)

Die Beantragung kann wie folgt gestartet werden:

  • Sie starten die Beantragung manuell im Belegkopf des gewünschten Belegs, z.B. des Auftrags (Menüpunkt Datei | Adressprüfung beantragen).

  • Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceCheck kann die Beantragung automatisch beim Speichern des Belegs erfolgen. Dies gilt z.B. für das Speichern eines Vertriebsbelegs.

  • Je nach Konfiguration der WorkflowAutomation für Belege kann die Beantragung automatisch bei der Belegerfassung erfolgen. Dazu gibt es den Verarbeitungsvorgang "Compliance-Adressprüfung beantragen", der durch das Ereignis "Neuanlage Beleg" ausgelöst werden kann.

Bei einer Adressprüfung werden jeweils Adressen mit den Compliance-Status "ungeprüft", "indiziert" und "unbedenklich" berücksichtigt.

Hinweis: Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod werden unbedenkliche Adressen bei einer erneuten Adressprüfung erst nach Ablauf einer Wartezeit wieder geprüft.

Besonderheiten bei der Adressprüfung

Thematik

Besonderheiten

Compliance-Status der Hauptadressen bei der Belegerfassung

Bei der Erfassung eines Belegs wird für die Hauptadresse der Compliance-Status aus dem Adressstamm ermittelt und in den Beleg übernommen (vererbt). Dies ist unabhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod.

Wenn Sie z.B. einen Auftrag erfassen, dann wird die Adresse des Kunden als Kundenadresse (Hauptadresse) in den Auftrag übernommen. Dabei wird der Compliance-Status der Adresse aus dem Adressstamm in den Auftrag übernommen und somit der Kundenadresse des Auftrags vererbt.

Compliance-Status der zusätzlichen Adressen bei der Belegerfassung

Wenn neben der Hauptadresse weitere Adressen in einem Beleg hinterlegt werden, dann werden diese in den Beleg kopiert. Solche Adressen werden automatisch als ungeprüft betrachtet, sodass eine erneute Prüfung erforderlich wird.

Wenn Sie z.B. eine Lieferadresse in einem Auftrag hinterlegen, dann wird diese in den Auftrag kopiert und erhält den Compliance-Status "ungeprüft".

Ausnahme: Je nach Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod kann der Compliance-Status "unbedenklich" zu der Adresse in den Beleg übernommen werden.

Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen im Adressstamm

Wenn z.B. die Rechnungsadresse eines Auftrags durch die Adressprüfung einen neuen Compliance-Status erhält, dann wird der neue Status auch in den Adressstamm übernommen.

Voraussetzung: Der Status wurde geändert und lautet nach der Änderung entweder "unbedenklich" oder "indiziert".

Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen in Datensätzen (Stammdaten und Belege)

Wenn eine Adresse im Adressstamm durch die Adressprüfung einen neuen Compliance-Status erhält, dann wird der neue Status auch in die Datensätze übernommen, in denen die Adresse hinterlegt ist. Mehr dazu unter: Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen in Datensätzen

Bestimmungsorte in Vertriebsbelegen

Als Bestimmungsort können Sie eine Adresse oder eine Kurzbeschreibung, z.B. "CIF Freihafen Hamburg" erfassen. Bei der Adressprüfung des Bestimmungsorts wird auch die Kurzbeschreibung geprüft.

Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen eines Geschäftspartners (Kunden, Lieferanten oder Kontakte) mit Compliance-Status "indiziert"

Wenn z.B. die Lieferadresse eines Kunden bei der Adressprüfung als indiziert eingestuft wird, dann erhält nur die Lieferadresse den Compliance-Status "indiziert". Der Status wird nicht für die anderen Adressen des Kunden übernommen, auch nicht für die Kundenadresse (Hauptadresse).

Compliance-Status von Adressen in archivierten Belegen

Beim Archivieren eines Belegs werden die zu diesem Zeitpunkt aktuellen Compliance-Status zu den Adressen in den Beleg kopiert und archiviert. Die Compliance-Status in archivierten Belegen werden nachträglich nicht mehr aktualisiert.

Aktualisierung der Compliance-Status von Adressen in Datensätzen

Die Adressprüfung können Sie z.B. für eine Adresse des Adressstamms beantragen (Stammdatenfenster Adressen). Wenn eine Adresse im Adressstamm durch die Adressprüfung einen neuen Compliance-Status erhält, dann wird der neue Status auch in die Datensätze übernommen, in denen die Adresse hinterlegt ist. Dies betrifft sowohl Stammdatensätze als auch offene Belege. So wird der Status z.B. zu der Lieferadresse in die offenen Aufträge des Kunden übernommen.

Voraussetzung: Die Adresse wurde in dem Datensatz nicht geändert. Wenn Sie z.B. die Lieferadresse eines offenen Auftrags belegspezifisch geändert haben, dann wird der neue Status nicht zu der Lieferadresse übernommen.

Durch die Übernahme des neuen Compliance-Status können in der WorkflowAutomation entsprechende Ereignisse zu den Datensätzen ausgelöst und Zustände zugeordnet werden.

Ob zu einem offenen Beleg ein Ereignis ausgelöst wird, ist davon abhängig, zu welcher Adresse der neue Status übernommen wird. Beispielhafte Anwendungsfälle:

  • Die Adresse eines Kunden wird geprüft, wodurch die Adresse einen neuen Compliance-Status erhält.

    Für den Kunden existiert ein offener Auftrag, in dem nur die geprüfte Kundenadresse hinterlegt ist.

    In diesem Fall wird für den Kundenstammdatensatz ein Ereignis ausgelöst, wodurch der Kunde selbst durch einen Zustand gesperrt wird.

    Für den Auftrag wird kein Ereignis ausgelöst, sodass der Auftrag auf Grund des geänderten Status keinen Zustand erhält.

  • Die Lieferadresse eines Kunden wird geprüft, wodurch die Adresse einen neuen Compliance-Status erhält.

    Für den Kunden existiert ein offener Auftrag, in dem zusätzlich zur Kundenadresse die geprüfte Lieferadresse hinterlegt ist.

    In diesem Fall wird ein Ereignis für den Auftrag ausgelöst, wodurch der Auftrag durch einen Zustand gesperrt wird. Das Ereignis wird auf Grund der Änderung des Status der Lieferadresse ausgelöst.

Compliance-Status überwachen und steuern

Adressen, die auf Grund der Adressprüfung den Compliance-Status "unbedenklich" erhalten haben, können ohne Einschränkung verwendet werden. Die Verwendung von Adressen, die einen anderen Compliance-Status haben, wird in Abhängigkeit von diesem Compliance-Status überwacht und gesteuert. Dazu hat Ihr Systemverwalter beim Einrichten der Adressprüfung entsprechende Regeln definiert, z.B. für die Verwendung in Vertriebsbelegen.

Die Adressverwendung kann wie folgt überwacht und gesteuert werden:

  • Mit der WorkflowAutomation.

    Dazu gibt es abhängig vom Compliance-Status der Adresse verschiedene Ereignisse, z.B. "Adressen indiziert". So können z.B. die Adressen von Kunden, die als "indiziert" eingestuft sind, für die Verwendung in Vertriebsbelegen gesperrt sein, sodass Sie für diese Kunden keine Aufträge mehr erfassen und abwickeln können.

  • Mit Systemmeldungen.

    Dazu gibt es abhängig vom Compliance-Status der Adresse verschiedene Systemmeldungen. So kann z.B. das Kontaktieren eines Kunden aus proALPHA per E-Mail oder Telefon unterbunden sein, weil der Kunde auf Grund der Adressprüfung als "indiziert" eingestuft ist. Wenn Sie einen solchen Kunden aus proALPHA anrufen wollen, dann werden Sie in einer Systemmeldung entsprechend informiert.

Hinweis: Über Adressen, die auf Grund der Adressprüfung neu als "indiziert" eingestuft wurden, können Sie automatisch per E-Mail informiert werden. Ob Sie informiert werden, ist anhand des Startparameters ComplianceSendEMail konfiguriert.

Adressen von Banken überwachen

Die Adressen von Banken Ihrer Geschäftspartner überwachen Sie manuell. Dazu können Sie:

  • Übersicht der geprüften Adressen einsehen (Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung). In dem Stammdatenfenster können Sie die Adressen nach dem Compliance-Status selektieren. Bei Bedarf können Sie die Adressen wie für Übersichten üblich exportieren. So erhalten Sie eine Liste, die Sie an die verantwortlichen Sachbearbeiter weiterleiten können.

  • Das Prüfergebnis im Adressstamm zu den betreffenden Adressen einsehen (Stammdatenfenster Adressen; Menüpunkt Info | Compliance-Prüfergebnis).

  • Einen Zustand im Kundenstamm und Lieferantenstamm erfassen. Den Zustand ordnen Sie den Geschäftspartnern manuell zu, deren Bank eine indizierte Adresse hat. Wenn der Zustand die Funktion "Sperre" hat, dann ist z.B. die Zahlung einer Rechnung im Zahlungsverkehr nicht möglich.

Informationen zu Adressprüfungen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Übersicht der beantragten Adressprüfungen zu einem Mandanten

Fenster Compliance-Adressprüfung in der Systemverwaltung; Menüpunkt Extras | Aktuelle Compliance-Adressprüfungen

Übersicht der geprüften Adressen

Stammdatenfenster Compliance-Adressprüfung

Die Übersicht können Sie nach dem Compliance-Status der Adressen eingrenzen. Die Adressen werden zeilenweise angezeigt.

Prüfergebnisse der Adressprüfung

In der Übersicht Compliance-Prüfergebnis sehen Sie je Adresse das aktuelle Prüfergebnis.

Die Übersicht können Sie mit dem Menüpunkt Info | Compliance-Prüfergebnis in den Datensätzen der Datensatzarten öffnen, für die die Adressprüfung eingerichtet ist. So können Sie die Übersicht u.a. im Adressstamm, Kundenstamm und in Belegen öffnen.

Wenn Sie die Übersicht z.B. im Adressstamm zu einer Adresse öffnen, dann sehen Sie das Prüfergebnis zu der Adresse.

Wenn Sie die Übersicht z.B. im Stammdatenfenster eines Kunden öffnen, dann sehen Sie die Prüfergebnisse zu den Adressen des Kunden.

Wenn Sie die Übersicht z.B. im Erfassungsfenster (Belegkopf) eines Auftrags öffnen, dann sehen Sie die Prüfergebnisse zu den Adressen des Auftrags.

Aus der Übersicht Compliance Prüfergebnis können Sie wiederum je Adressprüfung die Prüfergebnisse für einzelne Adressangaben einsehen (Menüpunkt Info | Details). So erkennen Sie z.B., dass eine Adresse auf Grund ihres Staats den Compliance-Status "indiziert" erhalten hat.

Administration

Hinweis: Weiterführende Informationen zur Konfiguration und zur Installation finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Objekte

Bedeutung

SB_ComplianceCheck

Beim Speichern eines Datensatzes automatisch die Compliance-Adressprüfung durchführen.

SB_ComplianceLockPeriod

Wartezeit, bis eine Adresse mit dem Compliance-Status "unbedenklich" bei einer erneuten Prüfung wieder berücksichtigt wird.

SB_ComplianceState...

Compliance-Status für Adressen

SB_ComplianceUse...

Regelarten für die Verwendung von Adressen

pa_S_ComplianceTable

Tabellen, für die eine Compliance-Adressprüfung durchgeführt werden kann, z.B. "V_BelegKopf" für Vertriebsbelege.

Für diese Tabellen können Sie Regeln zur Adressprüfung definieren.

Themen:

pa_S_ComplianceSecTable

Abhängige Tabellen, für die eine Compliance-Adressprüfung durchgeführt werden kann, z.B. "V_BelegBestOrt" für Adressen von Bestimmungsorten in Vertriebsbelegen.

Diese Tabellen werden proALPHA intern für die Adressprüfung benötigt. Zu diesen Adressen definieren Sie keine Regeln.

pa_S_ComplianceWorkflowTable

Tabellen, für die eine Compliance-Adressprüfung durchgeführt werden kann und für die die WorkflowAutomation für die Adressverwendung eingerichtet werden kann.

ComplianceDir

(Parametertyp proALPHA Session)

Hauptverzeichnis für die Übergabe und Übernahme der Dateien zur Compliance-Adressprüfung

Das Verzeichnis kann als Attribut der INWB-Nachricht pAX-COMADD übermittelt werden. Ein INWB-Connector für die Compliance-Adressprüfung kann dieses Attribut auswerten, um Nachrichten in diesem Verzeichnis abzuholen oder abzulegen.

Voraussetzung dafür ist, dass der verwendete Adapter diese Funktion unterstützt.

ComplianceSendEMail

(Parametertyp proALPHA Session)

E-Mail-Adresse des Benutzers, der bei der automatischen Adressprüfung über neu als "indiziert" eingestufte Adressen informiert wird

In dem Parameter können die E-Mail-Adressen mehrerer Benutzer hinterlegt werden.

Regeln

Thema: Regeln für die Adressverwendung definieren

Verarbeitungsprogramm Simulation Compliance-Prüfung

Mit dem Verarbeitungsprogramm können Sie die Compliance-Adressprüfung zu Testzwecken simulieren. Weiterführende Informationen zum Bereitstellen von Testdaten und zur Nutzung des Programms finden Sie im proALPHA Wiki unter "proALPHA Compliance-Adressprüfung/Simulation der Compliance-Adressprüfung".

INWB

Thema: INWB für die Adressprüfung konfigurieren

Fenster Aktuelle Compliance-Adressprüfungen

Die zu einem Mandanten beantragten Adressprüfungen können Sie im Fenster Aktuelle Compliance-Adressprüfungen beauskunften (Menüpunkt Extras | Aktuelle Compliance-Adressprüfungen).

In dem Fenster können Sie die Beantragung einer Adressprüfung stornieren.

Thema: Beantragung einer Adressprüfung stornieren

Adressprüfung einrichten

Themen:

Erläuterungen zu den Tabellen der Adressen

Für welche Adressen die Compliance-Adressprüfung grundsätzlich durchgeführt werden kann, ist anhand der Compilerkonstante pa_S_ComplianceTable konfiguriert. In der Compilerkonstante sind die Tabellen hinterlegt, in denen die Adressen geführt werden.

In der Compilerkonstante pa_S_ComplianceWorkflowTable sind die Tabellen der Adressen hinterlegt, für die eine Compliance-Adressprüfung durchgeführt werden kann und für die die WorkflowAutomation eingerichtet werden kann.

Für die Adressverwendung der Adressen folgender Tabellen können Sie Regeln definieren:

Tabellen

Erläuterungen zu den Adressen

E_AB_Kopf

Adressen im Belegkopf der Auftragsbestätigungen (Erfassungsfenster Auftragsbestätigung)

E_BelegKopf

Adressen im Belegkopf folgender Belege:

  • Bestellungen (Erfassungsfenster Bestellung)

  • Bestellungen mit Lieferplan (Erfassungsfenster Bestellung mit Lieferplan)

  • Belastungsanzeigen (Erfassungsfenster Belastungsanzeige)

E_RA_Kopf

Adressen im Belegkopf der Rahmenbestellungen (Erfassungsfenster Rahmenbestellung)

E_WE_Kopf

Adressen im Belegkopf der Wareneingangsbelege (Erfassungsfenster Wareneingang)

EA_AnfKopf

Adressen im Belegkopf der Anfragen (Erfassungsfenster Anfrage)

EBT_CallOrder

Adressen im Belegkopf der Abrufbestellungen (Erfassungsfenster Abrufbestellung)

EBT_DesAdv

Adressen im Belegkopf der Lieferavise (Erfassungsfenster Lieferavis)

ER_BelegKopf

Adressen im Belegkopf der Rechnungskontrollbelege (Erfassungsfenster Rechnungskontrolle (Verbuchung))

ML_Ort

Adressen der Lagerorte im Lagerortestamm (Stammdatenfenster Lagerorte)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Lagerortsadressen

MMT_Stockreceipt

Adressen im Belegkopf der Warenannahmebelege (Erfassungsfenster Warenannahme)

MS_ServiceObjekt

Adressen der Serviceobjekte (Stammdatenfenster Serviceobjekte)

MS_SNR

Adressen in der Seriennummernverwaltung (Stammdatenfenster Seriennummern)

S_Adresse

Adressen im Adressstamm (Stammdatenfenster Adressen)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Adressen

S_Ansprech

Adressen der Ansprechpartner von Kontakten, Kunden und Lieferanten (Stammdatenfenster Ansprechpartner)

Das Stammdatenfenster können Sie z.B. im Kundenstamm öffnen (Menüpunkt Funktion | Ansprechpartner | Funktion | Detail).

S_Bank

Adressen der Banken im Bankenstamm (Stammdatenfenster Banken)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Adressen Ihrer Banken

S_BestellAdresse

Bestelladressen der Lieferanten im Lieferantenstamm (Stammdatenfenster Bestelladressen)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Bestelladressen bei Lieferanten

S_Hersteller

Adressen der Hersteller im Herstellerstamm (Stammdatenfenster Hersteller)

S_Kunde

Kundenadressen im Kundenstamm (Stammdatenfenster Kunden)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Kundenadressen

S_LieferAdresse

Lieferadressen der Kunden im Kundenstamm (Stammdatenfenster Lieferadressen Kunde).

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Lieferadressen bei Kunden

S_Lieferant

Lieferantenadressen im Lieferantenstamm (Stammdatenfenster Lieferanten)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Lieferantenadressen

S_Mitarbeiter

Adressen der Mitarbeiter im Mitarbeiterstamm (Stammdatenfenster Mitarbeiter)

S_MitarbeiterExt

Adressen der externen Servicemitarbeiter (Stammdatenfenster externe Mitarbeiter)

S_RechnungsAdresse

Rechnungsadressen der Kunden im Kundenstamm (Stammdatenfenster Rechnungsadressen Kunde).

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Rechnungsadressen bei Kunden

S_Vertreter

Adressen der Vertreter im Vertreterstamm (Stammdatenfenster Vertreter)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Adressen Ihrer Vertreter

V_BelegKopf

Adressen im Belegkopf der Vertriebsbelege (Erfassungsfenster des Belegkopfs, z.B. Erfassungsfenster Auftrag)

V_SendungKopf

Adressen im Belegkopf der Transportbelege (Erfassungsfenster Transport (intern), Transport (extern), Transport (EDL)

VC_Interessent

Kontaktadressen im Kontaktstamm (Stammdatenfenster Kontakte)

Weitere Erläuterungen zu den Adressen finden Sie in folgendem Thema: Adressen Ihrer Kontakte

VS_Auftrag

Adressen im Belegkopf der Serviceaufträge (Erfassungsfenster Serviceauftrag)

VST_Call

Adressen im Belegkopf der Calls (Erfassungsfenster Calls)

VST_MaintContract

Adressen im Belegkopf der Wartungsverträge (Erfassungsfenster Wartungsvertrag)

VST_RMADocument

Adressen im Belegkopf der RMA-Belege (Erfassungsfenster RMA-Beleg)

Regeln für die Adressverwendung definieren

Damit die Adressprüfung in einem Datensatz durchgeführt werden kann, muss für die Tabelle der Datensatzart eine entsprechende Regel definiert sein. So stehen die Menüpunkte Datei | Adressprüfung beantragen und Info | Compliance-Prüfergebnis nur dann in dem Fenster einer Datensatzart zur Verfügung, wenn zu der korrespondierenden Tabelle Regeln definiert sind.

Anhand der Regeln legen Sie fest, ob und wie eine Adresse verwendet werden darf.

Regeln können Sie für Adressen definieren, deren Tabellen in der Compilerkonstante pa_S_ComplianceTable hinterlegt sind.

Die Regeln definieren Sie je Mandant und Tabelle. Dazu öffnen Sie das Fenster Compliance-Adressprüfung mit der Übersicht der Mandanten (Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | System | Compliance-Adressprüfung).

Im ersten Schritt definieren Sie die Regel für die Tabelle "S_Adresse". Diese Regel ist zwingend erforderlich. Anschließend definieren Sie nach Ihren Anforderungen Regeln für weitere Tabellen, z.B. für die Tabelle "S_Kunde". Anhand der Regeln für weitere Tabellen kann die Adressprüfung direkt in den Datensätzen der Tabellen durchgeführt werden. So kann z.B. anhand der Regel für die Tabelle "S_Kunde" die Adressprüfung für einen einzelnen Kunden direkt im Kundenstamm durchgeführt werden.

Beispiele:

Je nach Adressprüfung definieren Sie Regeln für folgende Tabellen:

Adressprüfungen für

Tabellen

Kundenadressen im Kundenstamm

S_Adresse

S_Kunde

Kundenadressen und Lieferadressen im Kundenstamm

S_Adresse

S_Kunde

S_LieferAdresse

Kundenadressen, Lieferadressen und Rechnungsadressen im Kundenstamm

S_Adresse

S_Kunde

S_LieferAdresse

S_RechnungsAdresse

Kundenadressen, Lieferadressen und Rechnungsadressen in Vertriebsbelegen (Belegkopf)

S_Adresse

V_BelegKopf

Die Regeln definieren Sie je Compliance-Status und Aktion, die ein Benutzer zu der Adresse oder zu einem Datensatz mit der Adresse ausführt. Aktionen sind:

  • Datensatz anlegen

  • Datensatz bearbeiten

  • Datensatz löschen

  • E-Mail aus proALPHA senden

  • Aus proALPHA telefonieren

Beim Definieren bestimmen Sie anhand der Regelart, wie die Verwendung der Adresse überwacht und gesteuert wird. Die Überwachung und Steuerung kann mit der WorkflowAutomation oder mit Systemmeldungen erfolgen.

Regeln können Sie wie folgt definieren:

  • Je Mandant und Tabelle manuell anlegen (Menüpunkt Funktion | Tabellen im Fenster Compliance-Adressprüfung)

  • Mandantenübergreifend kopieren (Menüpunkt Extras | Konfiguration kopieren im Fenster Compliance-Adressprüfung)

    Dazu legen Sie die Regeln für einen Mandanten an und kopieren Sie anschließend für weitere Mandanten.

    Wenn für einen Mandanten bereits Regeln definiert sind und Sie für diesen Mandanten die Regeln eines anderen Mandanten kopieren, dann werden vorhandene Regeln zu gleichen Tabellen überschrieben. Ob zu einem Mandanten bereits Regeln definiert sind, erkennen Sie an der farbigen Unterlegung der Zeile des Mandanten.

Beim manuellen Definieren von Regeln erfassen Sie im ersten Schritt die Tabelle im Feld Tabellenname. Zur Arbeitserleichterung erhalten Sie in der <Strg + A> Übersicht des Felds eine Auflistung der Tabellennamen mit den Bezeichnungen der Tabellen. Anschließend wählen Sie für jede Kombination aus Aktion und Compliance-Status eine Regelart aus.

INWB für die Adressprüfung konfigurieren

Für den Datenaustausch im Rahmen der Compliance-Adressprüfung ist die INWB wie folgt zu konfigurieren:

  • Der Adapter, der die Daten für die Prüfsoftware aufbereitet und übermittelt, z.B. über einen Webservice, ist als Fremdsystem anzubinden.

    Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

  • Für den proALPHA Mandanten als lokaler Teilnehmer ist eine Partnervereinbarung mit dem Adapter einzurichten.

Der Austausch erfolgt anhand von INWB-Nachrichten des Nachrichtentyps pAX-COMADD. Die Daten werden in Form von XML-Dateien für die Prüfsoftware bereitgestellt.

Thema: Integration Workbench

Beantragung einer Adressprüfung stornieren

Die Beantragung einer Adressprüfung kann durch den Systemverwalter zurückgenommen werden, z.B. wenn Probleme bei der Übermittlung des Prüfergebnisses aufgetreten sind.

Mit dem Stornieren erhalten die betroffenen Adressen wieder den Compliance-Status "ungeprüft", sodass die Adressprüfung zu einem späteren Zeitpunkt erneut beantragt werden kann.

Wenn den betroffenen Datensätzen in der WorkflowAutomation auf Grund der Adressprüfung Zustände zugeordnet wurden, dann werden auch diese wieder zurückgenommen. Die Datensätze erhalten wieder die Zustände, die vor der Beantragung zugeordnet waren.

Die zu einem Mandanten beantragten Adressprüfungen können Sie im Fenster Aktuelle Compliance-Adressprüfungen beauskunften (Menüpunkt Extras | Aktuelle Compliance-Adressprüfungen im Fenster Compliance-Adressprüfung). Sie können:

  • Einzelne, mehrere oder auch alle aktuellen Adressprüfungen markieren und stornieren (Menüpunkt Bearbeiten | markierte stornieren)

  • Alle aktuellen Adressprüfungen stornieren (Menüpunkt Bearbeiten | alle stornieren)

Abhängig davon, wie viele Adressen vom Stornieren betroffen sind, kann die Stornierung sehr zeitintensiv sein.

Beispiele: Konfiguration der Adressprüfung und Auswirkungen

Zum besseren Verständnis der Compliance-Adressprüfung finden Sie nachfolgend Beispiele zu verschiedenen Kombinationen aus der Konfiguration der folgenden Anwendungsparameter:

  • SB_ComplianceCheck

    Anhand des Anwendungsparameters ist konfiguriert, ob die Compliance-Adressprüfung beim Speichern eines Datensatzes automatisch beantragt wird.

    Hinweis: Die Adressprüfung kann auch in der WorkflowAutomation durch den Verarbeitungsvorgang "Compliance-Adressprüfung beantragen" beantragt werden. Mehr dazu unter: Vorgänge zur Compliance-Adressprüfung

  • SB_ComplianceLockPeriod

    Anhand des Anwendungsparameters ist für Adressen mit dem Compliance-Status "unbedenklich" konfiguriert, ob diese erst nach einer Wartezeit bei einer erneuten Prüfung wieder berücksichtigt werden.

Beispiele

Themen

Keine automatische Adressprüfung (SB_ComplianceCheck = No)

Keine Wartezeit bis zur erneuten Adressprüfung (SB_ComplianceLockPeriod = 0)

Beispiel: Keine automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Automatische Adressprüfung (SB_ComplianceCheck = Yes)

Keine Wartezeit bis zur erneuten Adressprüfung (SB_ComplianceLockPeriod = 0)

Beispiel: Automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Mit oder ohne automatischer Adressprüfung (SB_ComplianceCheck = No oder Yes)

Mit Wartezeit bis zur erneuten Adressprüfung (SB_ComplianceLockPeriod = 24)

Beispiel: Mit Wartezeit

Beispiel: Keine automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Ausgangsdaten:

Überwachte Tabellen

S_Adresse

V_BelegKopf

Anwendungsparameter SB_ComplianceCheck

Konfiguration "No"

Anwendungsparameter SB_ComplianceLockPeriod

Konfiguration "0"

Adressen des Kunden

Im Stammdatensatz des Kunden sind folgende Adressen aus dem Adressstamm zugeordnet:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse mit Bestimmungsort

  • Rechnungsadresse

Compliance-Status der Adressen

Alle Adressen wurden bereits geprüft und als "unbedenklich" eingestuft.

WorkflowAutomation für die Compliance-Adressprüfung

Die WorkflowAutomation ist für alle Ereignisse der Compliance-Adressprüfung eingerichtet und die Voraussetzungen für die WorkflowAutomation sind erfüllt.

Aktionen und Auswirkungen:

Aktionen

Auswirkungen

Für den Kunden wird ein neuer Auftrag erfasst und gespeichert. Dabei werden folgende Adressen in den Belegkopf übernommen:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse mit Bestimmungsort

  • Rechnungsadresse

Die Adressprüfung wird nicht automatisch durchgeführt.

Folgende Compliance-Status werden zu den Adressen in den Auftrag übernommen:

  • Kundenadresse: Status "unbedenklich

    Für die Kundenadresse (Hauptadresse) wird der aktuelle Compliance-Status aus dem Adressstamm ermittelt und in den Auftrag übernommen. Dies ist unabhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLockPeriod.

  • Lieferadresse: Status "ungeprüft"

    Die Adresse wird in den Auftrag kopiert und daher als ungeprüft betrachtet.

  • Bestimmungsort: Status "ungeprüft"

    Die Adresse wird in den Auftrag kopiert und daher als ungeprüft betrachtet.

  • Rechnungsadresse: Status "ungeprüft"

    Die Adresse wird in den Auftrag kopiert und daher als ungeprüft betrachtet.

Ereignisse in der WorkflowAutomation auslösen und Zustände zuordnen.

Das Ereignis für den höchsten Compliance-Status der Adressen wird zu dem Auftrag ausgelöst, hier das Ereignis "Adressen ungeprüft".

Auf Grund des Ereignisses wird dem Auftrag ein entsprechender Zustand mit der Funktion "Warnung" zugeordnet.

Im Belegkopf des Auftrags wird das Schaltflächensymbol der Funktion mit der höchsten Stufe dargestellt, hier .

Adressprüfung im Belegkopf des Auftrags manuell starten (Menüpunkt Datei | Adressprüfung beantragen).

Alle Adressen des Auftrags werden von proALPHA für die Prüfsoftware bereitgestellt und erhalten daher den Compliance-Status "Prüfung beantragt".

Ereignisse in der WorkflowAutomation auslösen und Zustände zuordnen.

Das Ereignis "Adressprüfung beantragt" wird zu dem Auftrag ausgelöst.

Auf Grund des Ereignisses wird dem Auftrag ein entsprechender Zustand mit der Funktion "Warnung" zugeordnet.

Der Zustand, der dem Auftrag bereits auf Grund des Ereignisses "Adressen ungeprüft" zugeordnet wurde, bleibt erhalten.

Im Belegkopf des Auftrags wird das Schaltflächensymbol der Funktion mit der höchsten Stufe dargestellt, hier .

Compliance-Status der Adressen auf Grund des Prüfergebnisses in proALPHA aktualisieren.

Aus dem Prüfergebnis resultieren folgende Compliance-Status für die Adressen des Auftrags:

  • Kundenadresse: Status "unbedenklich"

  • Lieferadresse: Status "unbedenklich"

  • Bestimmungsort: Status "unbedenklich"

  • Rechnungsadresse: Status "indiziert"

In den Auftrag wird zu jeder Adresse der Status laut Prüfergebnis übernommen.

Da die Rechnungsadresse einen neuen Status erhalten hat, wird der Status "indiziert" auch in den Adressstamm übernommen.

Ereignisse in der WorkflowAutomation auslösen und Zustände zuordnen.

Das Ereignis für den höchsten Compliance-Status der Adressen wird zu dem Auftrag ausgelöst, hier das Ereignis "Adressen indiziert".

Auf Grund des Ereignisses werden dem Auftrag folgende Zustände zugeordnet:

  • Ein Zustand mit der Funktion "Warnung" für die indizierte Rechnungsadresse

  • Ein Zustand mit der Funktion "Warnung" für den Auftrag selbst

Die Zustände, die dem Auftrag bereits auf Grund der Ereignisse "Adressen ungeprüft" und "Adressprüfung beantragt" zugeordnet wurden, werden automatisch aufgehoben.

Im Belegkopf des Auftrags wird das Schaltflächensymbol der Funktion mit der höchsten Stufe dargestellt, hier .

Lieferadresse im Auftrag nachträglich manuell ändern.

Durch das manuelle Ändern der Lieferadresse wird die Referenz zur geprüften Adresse aufgehoben. Somit erhält die Lieferadresse wieder den Compliance-Status "ungeprüft".

Dadurch werden in der WorkflowAutomation wieder entsprechende Ereignisse zu dem Auftrag ausgelöst und Zustände zugeordnet.

Eine erneute Adressprüfung ist erforderlich. Die weiteren Aktionen entsprechen den dafür üblichen Aktionen.

Beispiel: Automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Ausgangsdaten:

Überwachte Tabellen

S_Adresse

V_BelegKopf

Anwendungsparameter SB_ComplianceCheck

Konfiguration "Yes"

Anwendungsparameter SB_ComplianceLockPeriod

Konfiguration "0"

Adressen des Kunden

Im Stammdatensatz des Kunden sind folgende Adressen aus dem Adressstamm zugeordnet:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse

  • Rechnungsadresse

Compliance-Status der Adressen

Alle Adressen wurden bereits geprüft und als "unbedenklich" eingestuft.

WorkflowAutomation für die Compliance-Adressprüfung

In der WorkflowAutomation wird ein Ereignis ausgelöst, sobald eine Adresse einen dem Ereignis entsprechenden Status erhält. Dies ist in dem folgenden Beispiel beschrieben: Beispiel: Keine automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Zur besseren Übersichtlichkeit wird die WorkflowAutomation in den nachfolgenden Aktionen und Auswirkungen nicht nochmals erwähnt.

Aktionen und Auswirkungen:

Aktionen

Auswirkungen

Für den Kunden wird ein neuer Auftrag erfasst und gespeichert. Dabei werden folgende Adressen in den Belegkopf übernommen:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse

Die Adressprüfung wird für die Kundenadresse und die Lieferadresse automatisch beantragt.

Der Compliance-Status "Prüfung beantragt" wird zu den Adressen in den Auftrag übernommen.

Adressprüfung im Belegkopf des Auftrags manuell starten (Menüpunkt Datei | Adressprüfung beantragen).

Keine Auswirkungen, da bereits alle Adressen zur Adressprüfung angemeldet wurden. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechen informiert.

Compliance-Status der Adressen auf Grund des Prüfergebnisses in proALPHA aktualisieren.

Aus dem Prüfergebnis der automatischen Adressprüfung resultieren folgende Compliance-Status für die Adressen des Auftrags: Status "unbedenklich" für Kundenadresse und Lieferadresse

In den Auftrag wird zu jeder Adresse der Status laut Prüfergebnis übernommen.

Auftragsdaten nachträglich pflegen und geänderten Auftrag speichern. Dabei wurden keine Adressen im Auftrag geändert oder hinzugefügt.

Keine automatische Adressprüfung.

Rechnungsadresse nachträglich im Auftrag hinzufügen und Auftrag speichern.

Die Adressprüfung wird für alle Adressen des Auftrags automatisch beantragt.

Der Compliance-Status "Prüfung beantragt" wird zu den Adressen in den Auftrag übernommen.

Compliance-Status der Adressen auf Grund des Prüfergebnisses in proALPHA aktualisieren.

Aus dem Prüfergebnis resultieren folgende Compliance-Status für die Adressen des Auftrags: Status "unbedenklich" für Kundenadresse, Lieferadresse und Rechnungsadresse

In den Auftrag wird zu jeder Adresse der Status laut Prüfergebnis übernommen.

Beispiel: Mit Wartezeit

Das Beispiel zeigt je Aktion und Anwendungsfall, wie unbedenkliche Adressen berücksichtigt werden. Die Berücksichtigung ist unabhängig davon, ob die Adressprüfung automatisch oder manuell gestartet wird.

Ausgangsdaten:

Überwachte Tabellen

S_Adresse

V_BelegKopf

Anwendungsparameter SB_ComplianceCheck

Konfiguration "No" oder "Yes"

Anwendungsparameter SB_ComplianceLockPeriod

Konfiguration "24"

Adressen des Kunden

Im Stammdatensatz des Kunden sind folgende Adressen aus dem Adressstamm zugeordnet:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse

  • Rechnungsadresse

Compliance-Status der Adressen

Alle Adressen wurden bereits geprüft und als "unbedenklich" eingestuft.

WorkflowAutomation für die Compliance-Adressprüfung

In der WorkflowAutomation wird ein Ereignis ausgelöst, sobald eine Adresse einen dem Ereignis entsprechenden Status erhält. Dies ist in dem folgenden Beispiel beschrieben: Beispiel: Keine automatische Adressprüfung, ohne Wartezeit

Zur besseren Übersichtlichkeit wird die WorkflowAutomation in den nachfolgenden Aktionen und Auswirkungen nicht nochmals erwähnt.

Aktionen/Anwendungsfälle und Auswirkungen:

Aktionen/Anwendungsfälle

Auswirkungen

Neuanlage eines Auftrags und anschließende Adressprüfung

Bei der Neuanlage werden folgende Adressen in den Belegkopf übernommen:

  • Kundenadresse

    Die letzte Adressprüfung liegt 12 Stunden zurück.

  • Lieferadresse

    Die letzte Adressprüfung liegt 12 Stunden zurück.

  • Rechnungsadresse

    Die letzte Adressprüfung liegt 30 Stunden zurück.

Bei der Neuanlage des Auftrags werden folgende Compliance-Status zu den Adressen in den Auftrag übernommen:

  • Kundenadresse: Status "unbedenklich

    Für die Kundenadresse (Hauptadresse) wird der aktuelle Compliance-Status aus dem Adressstamm ermittelt und in den Auftrag übernommen. Dies ist unabhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLOckPeriod.

  • Lieferadresse: Status "unbedenklich", da die Wartezeit für die Lieferadresse noch nicht abgelaufen ist

  • Rechnungsadresse: Status "ungeprüft", da die Wartezeit für die Rechnungsadresse abgelaufen ist

Bei der anschließenden Adressprüfung werden folgende Adressen berücksichtigt:

  • Rechnungsadresse, da sie ungeprüft ist

  • Kundenadresse, da sie die Hauptadresse ist

Neuanlage eines Auftrags und anschließende Adressprüfung

Bei der Neuanlage werden folgende Adressen in den Belegkopf übernommen:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse

  • Rechnungsadresse

Die letzte Adressprüfung aller Adressen liegt 12 Stunden zurück.

Bei der Neuanlage des Auftrags werden folgende Compliance-Status zu den Adressen in den Auftrag übernommen:

  • Kundenadresse: Status "unbedenklich

    Für die Kundenadresse (Hauptadresse) wird der aktuelle Compliance-Status aus dem Adressstamm ermittelt und in den Auftrag übernommen. Dies ist unabhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLOckPeriod.

  • Lieferadresse: Status "unbedenklich", da die Wartezeit für die Lieferadresse noch nicht abgelaufen ist

  • Rechnungsadresse: Status "unbedenklich", da die Wartezeit für die Lieferadresse noch nicht abgelaufen ist

Bei der anschließenden Adressprüfung werden die Adressen nicht berücksichtigt.

Neuanlage eines Auftrags und spätere Adressprüfung

Bei der Neuanlage werden folgende Adressen in den Belegkopf übernommen:

  • Kundenadresse

  • Lieferadresse

  • Rechnungsadresse

Die letzte Adressprüfung aller Adressen liegt 12 Stunden zurück.

Bei der Neuanlage des Auftrags werden folgende Compliance-Status zu den Adressen in den Auftrag übernommen:

  • Kundenadresse: Status "unbedenklich

    Für die Kundenadresse (Hauptadresse) wird der aktuelle Compliance-Status aus dem Adressstamm ermittelt und in den Auftrag übernommen. Dies ist unabhängig von der Konfiguration des Anwendungsparameters SB_ComplianceLOckPeriod.

  • Lieferadresse: Status "unbedenklich", da die Wartezeit für die Lieferadresse noch nicht abgelaufen ist

  • Rechnungsadresse: Status "unbedenklich", da die Wartezeit für die Lieferadresse noch nicht abgelaufen ist

Die Adressprüfung wird erst am darauffolgenden Tag durchgeführt, sodass die letzte Adressprüfung 36 Stunden zurückliegt. Bei der Adressprüfung werden alle Adressen des Auftrags berücksichtigt, da die Wartezeit für alle Adressen abgelaufen ist.