Buchungsperioden Finanzbuchhaltung

Eine Buchungsperiode ist ein Zeitraum innerhalb eines Geschäftsjahrs. Dieser Zeitraum entspricht in der Regel einem Monat.

Basiswissen: Stammdaten

Geschäftsjahre mit Buchungsperioden anlegen

Ein Geschäftsjahr mit den dazugehörigen Buchungsperioden legen Sie in einem Arbeitsschritt an. Für das Geschäftsjahr werden automatisch 13 Buchungsperioden erzeugt. Die 13. Buchungsperiode ist eine Abgrenzungsperiode. Die Abgrenzungsperiode können Sie verwenden, um periodenfremde Aufwendungen oder Buchungen nach Ende des Geschäftsjahres zu verbuchen. Die Buchungsperioden sind nach der Neuanlage zur Bebuchung geöffnet. Buchungsperioden, die nicht bebucht werden dürfen, müssen Sie schließen.

Ein Geschäftsjahr kann einem Kalenderjahr entsprechen. In diesem Fall beginnt das Geschäftsjahr im Januar, der somit die Buchungsperiode 01 ist. Ebenso kann für Ihr Unternehmen ein vom Kalenderjahr abweichendes Geschäftsjahr gültig sein. Ein solches Geschäftsjahr kann z.B. im April beginnen. Somit ist der April die Buchungsperiode 01. Zur besseren Identifizierung wird je Buchungsperiode der korrespondierende Monat im Fenster Buchungsperioden Finanzbuchhaltung angezeigt.

Hinweis: Wenn Sie das Fenster Buchungsperioden Finanzbuchhaltung erstmalig öffnen, dann werden Geschäftsjahre mit Buchungsperioden automatisch angelegt. Damit Buchungen in weiteren Geschäftsjahren möglich sind, müssen Sie die Geschäftsjahre mit den Buchungsperioden kontinuierlich anlegen.

Geschäftsjahre mit Buchungsperioden anlegen

  1. Wählen Sie im Feld Geschäftsjahr das jüngste Geschäftsjahr aus.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  3. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Das nächste Geschäftsjahr wird mit den Buchungsperioden angelegt.

  4. Optional: Schließen Sie die Buchungsperioden, die nicht bebucht werden.

Erläuterungen zu einem Geschäftsjahresbeginnwechsel

Ihr Systemverwalter konfiguriert den Geschäftsjahresbeginnwechsel. Dabei legt er folgende Geschäftsjahre an:

  • Rumpfgeschäftsjahr, das ein verkürztes Geschäftsjahr ist

  • Geschäftsjahr mit dem neuen Geschäftsjahresbeginn

Wenn Sie ein Geschäftsjahr mit Buchungsperioden anlegen, dann entscheiden Sie in einer Systemmeldung, welches Geschäftsjahr gemeint ist. Wenn Sie das Rumpfgeschäftsjahr mit Buchungsperioden anlegen, dann werden entsprechend weniger Buchungsperioden erzeugt.

Beispiel: Geschäftsjahresbeginnwechsel

Bisher entsprach das Geschäftsjahr einem Kalenderjahr. Somit begann das Geschäftsjahr im Januar (bisher Buchungsperiode 01). Ein Geschäftsjahresbeginnwechsel wurde für das Jahr 2015 konfiguriert. Der Geschäftsjahresbeginn ist der April (nun Buchungsperiode 01). Hieraus resultieren folgende Geschäftsjahre mit Buchungsperioden:

Geschäftsjahre

Buchungsperioden

Kalendermonate

Rumpfgeschäftsjahr 2015

01 | 02 | 03 | 13

Januar 2015 - März 2015

Geschäftsjahr 2015

01 | 02 | 03 | 04 | 05 | 06 | 07 | 08 | 09 | 10 | 11 | 12 | 13

April 2015 - März 2016

Buchungsperioden öffnen und schließen

Je Buchungsperiode existiert ein Kontrollkästchen (Zeile geschlossen). Wenn das Kontrollkästchen inaktiv ist, dann ist die Buchungsperiode geöffnet. Eine geöffnete Buchungsperiode darf bebucht werden. Wenn das Kontrollkästchen aktiv ist, dann ist die Buchungsperiode geschlossen. Eine geschlossene Buchungsperiode darf nicht bebucht werden.

Anhand des Anwendungsparameters FB_OpenFiscalYears ist konfiguriert, wie viele Geschäftsjahre maximal zur Bebuchung freigegeben sind. Nur innerhalb dieser Geschäftsjahre können Sie Buchungsperioden öffnen und schließen.

Das Öffnen oder Schließen einer Buchungsperiode ist nur möglich, wenn die abhängige Buchungsperiode dies zulässt.

Pfeile

Bedeutung

Beim Öffnen einer Buchungsperiode wird in Pfeilrichtung geprüft, ob die abhängige Buchungsperiode geöffnet ist. Wenn die abhängige Buchungsperiode nicht geöffnet ist, dann ist das Öffnen nicht möglich. Abhängigkeiten sind:

  • Die Buchungsperiode Zeit kann nur geöffnet werden, wenn die Buchungsperiode Kostenrechnung geöffnet ist.

  • Die Buchungsperiode Finanzbuchhaltung kann nur geöffnet werden, wenn die Buchungsperiode Kostenrechnung geöffnet ist.

  • Die Buchungsperiode Material kann nur geöffnet werden, wenn die Buchungsperiode Finanzbuchhaltung geöffnet ist.

Ergebnis: Sie müssen die Buchungsperiode Kostenrechnung zuerst öffnen.

Beim Schließen einer Buchungsperiode wird in Pfeilrichtung geprüft, ob die abhängige Buchungsperiode geschlossen ist. Wenn die abhängige Buchungsperiode nicht geschlossen ist, dann ist das Schließen nicht möglich. Abhängigkeiten sind:

  • Die Buchungsperiode Kostenrechnung kann nur geschlossen werden, wenn die Buchungsperiode Finanzbuchhaltung und die Buchungsperiode Zeit geschlossen sind.

  • Die Buchungsperiode Finanzbuchhaltung kann nur geschlossen werden, wenn die Buchungsperiode Material geschlossen ist.

Ergebnis: Sie müssen die Buchungsperiode Zeit und die Buchungsperiode Material zuerst schließen.

proALPHA kann das Öffnen und Schließen von Buchungsperioden in Änderungshistorien protokollieren. Wenn für die Buchungsperioden eine Änderungshistorie geführt wird, dann können Sie diese je Buchungsperiode eines Geschäftsjahrs einsehen (Menüpunkt Info | Änderungshistorie). Zuvor wechseln Sie in die gewünschte Buchungsperiode (Menüpunkt Extras | Buchungsperiode wechseln). Der Menüpunkt steht nur dann zur Verfügung, wenn für die Tabelle der betreffenden Buchungsperiode das Auditing eingerichtet ist.

Geschäftsjahre mit Buchungsperioden löschen

Ein Geschäftsjahr mit noch nicht bebuchten Buchungsperioden können Sie löschen (Schaltfläche ).

Voraussetzung dafür ist, dass noch kein zukünftiges Geschäftsjahr mit Buchungsperioden existiert.

Buchungsperioden verwenden

Buchungsperioden werden zur zeitlichen Abgrenzung von Bewegungen verwendet. So erfolgen z.B. Dialogbuchungen und Stapelbuchungen je Buchungsperiode. Auch im Rahmen der Planung verwenden Sie Buchungsperioden. So erfassen Sie je Buchungsperiode Planwerte zu den Stammdaten der Finanzbuchhaltung. Beim Erstellen einer Auswertung bestimmen Sie anhand von Geschäftsjahr und Buchungsperiode, für welchen Zeitraum die Auswertung erstellt wird.

Ob die 13. Buchungsperiode in Auswertungen separat ausgewiesen wird, ist anhand der Compilerkonstante pa_FA_Auswertung13Separat konfiguriert.

Erläuterungen zu einem Geschäftsjahresbeginnwechsel

Wenn in Ihrem Unternehmen ein Geschäftsjahresbeginnwechsel erfolgt ist, dann existieren zu dem betreffenden Jahr zwei Geschäftsjahre, das Rumpfgeschäftsjahr und das Geschäftsjahr mit dem neuen Geschäftsjahresbeginn. Wenn Sie eine Buchungsperiode verwenden, dann entscheiden Sie in einer Systemmeldung, welches Geschäftsjahr gemeint ist.

Informationen zu bebuchten Buchungsperioden

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Buchungsperioden, in denen die Dauerbuchungen verbucht sind

Stammdatenfenster Buchungsperioden Finanzbuchhaltung; Menüpunkt erfolgte Buchungen/Meldungen Geschäftsjahr

Buchungsperioden, in denen die Umsatzsteuer-Voranmeldungen übermittelt sind

Administration

Objekte

Beschreibung

FB_OpenFiscalYears

Buchungsperioden öffnen und schließen

FM_PeriodTypes

Periodentyp der Buchungsperioden