Belegparameter

Als Erfassungshilfe für die Belegerfassung können Sie verschiedene Belegdaten als Vorschlagswerte hinterlegen. Die Belegdaten werden bei der Erfassung von Belegen ermittelt und in den Belegen vorgeschlagen. So können Sie z.B. für Aufträge festlegen, welche Formularvorlage zur Ausgabe der Auftragsbestätigungen üblicherweise verwendet wird und wie viele Kopien benötigt werden. Solche Belegdaten werden als Belegparameter bezeichnet. Belegparameter zählen zu den Stammdaten.

Basiswissen: Stammdaten

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Belegparameter

Oberbegriff für alle Belegparameter.

Belegtexte

Kopftexte und Bemerkungen, die ebenfalls zu den Belegparametern zählen.

Standardbelegparameter

Belegparameter, die in Ihrem Unternehmen üblicherweise für die Belege einer Belegart verwendet werden. Diese Belegparameter sind kunden- und lieferantenübergreifend. Das bedeutet: Sie gelten in der Regel für den Großteil der Kunden und Lieferanten.

Standardbelegtexte

Belegtexte, die in Ihrem Unternehmen üblicherweise für Belege eines Moduls verwendet werden, z.B. für Belege im Vertrieb.

Belegparameter eines Kunden

Belegparameter, die speziell für Belege eines Kunden verwendet werden.

Belegparameter eines Lieferanten

Belegparameter, die speziell für Belege eines Lieferanten verwendet werden.

Belegparameter erfassen

Belegparameter erfassen Sie je Belegart.

Belegparameter können Sie an verschiedenen Orten erfassen, sodass sie z.B. für alle Belege einer Belegart gelten oder nur für bestimmte Belege eines Kunden oder Lieferanten.

Orte

Erläuterungen

Stammdatenfenster Standardbelegparameter

Modulübergreifende Belegparameter (ohne Belegtexte)

Hier können Sie Belegparameter für nahezu alle Belegarten erfassen. Je nach Belegart können dies unterschiedliche Belegparameter sein.

Stammdatenfenster Standardbelegtexte Vertrieb

Belegtexte für Belege im Vertrieb

Hier können Sie Belegtexte für Vertriebsbelege erfassen.

Stammdatenfenster Belegparameter im Kundenstamm

Belegparameter (inkl. Belegtexte) für Belege eines Kunden

Hier können Sie Belegparameter für Vertriebsbelege sowie für einige Buchhaltungsbelege erfassen. Je nach Belegart können dies unterschiedliche Belegparameter sein.

Hinweis: Zu Calls können Sie keine kundenspezifischen Belegparameter hinterlegen, da Sie in einem Call den Kunden ändern können.

Stammdatenfenster Standardbelegtexte Einkauf

Belegtexte für Belege im Einkauf

Hier können Sie Belegtexte für Einkaufsbelege erfassen.

Stammdatenfenster Belegparameter im Lieferantenstamm

Belegparameter (inkl. Belegtexte) für Belege eines Lieferanten

Hier können Sie Belegparameter für Einkaufsbelege sowie für einige Buchhaltungsbelege erfassen. Je nach Belegart können dies unterschiedliche Belegparameter sein.

Stammdatenfenster Standardbelegtexte Materialwirtschaft

Belegtexte für Belege in der Materialwirtschaft

Hier können Sie Belegtexte für Materialwirtschaftsbelege erfassen.

Je nach Stammdatenfenster können Sie Belegparameter für unterschiedliche Belegarten erfassen. Die Belegarten werden je Stammdatenfenster in einem Auswahlfeld aufgelistet.

Hinweis: Für einige Belege können Sie verschiedene Belegparameter zusätzlich als Vorschlagswert in weiteren Stammdaten erfassen. Dies betrifft hauptsächlich die Verteilergruppe. So können Sie z.B. für Kommissioniervorschläge Verteilergruppen in Kommissionierzonen erfassen. In solchen Fällen wird der Belegparameter zuerst aus diesen Stammdaten ermittelt. Wenn der Belegparameter dort nicht erfasst ist, dann wird die Ermittlung in den Belegparametern fortgesetzt.

Standardbelegparameter erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Standardbelegparameter.

  2. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Speichern Sie.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, bis für alle gewünschten Belegarten Standardbelegtexte erfasst sind.

Standardbelegtexte erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Standardbelegtexte der gewünschten Belegart.

  2. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  5. Speichern Sie.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4, bis für alle gewünschten Belegarten Standardbelegtexte erfasst sind.

Belegparameter für einen Kunden erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Kunden.

  2. Suchen Sie den gewünschten Kunden.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Belegparameter.

    Das Stammdatenfenster Belegparameter wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  6. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  7. Speichern Sie.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, bis für alle gewünschten Belegarten Belegparameter erfasst sind.

Belegparameter für einen Lieferanten erfassen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Suchen Sie den gewünschten Lieferanten.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Belegparameter.

    Das Stammdatenfenster Belegparameter wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Felder werden zur Bearbeitung geöffnet.

  6. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  7. Speichern Sie.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 6, bis für alle gewünschten Belegarten Belegparameter erfasst sind.

Felder für Belegparameter

Zur Erfassung der Belegparameter gibt es folgende Felder in folgenden Stammdatenfenstern:

Felder

Stammdatenfenster

Erläuterungen

Formularnummer

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit der Formularnummer bestimmen Sie, welche Formularvorlage für die Ausgabe der Belege verwendet wird.

Voraussetzung für die Erfassung der Formularnummer ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Formularfelder aktiv ist.

Formular MKBL

Standardbelegparameter

(Gilt nur für Kommissioniervorschläge.)

Mit dem Kontrollkästchen Formular MKBL bestimmen Sie, welches Formular zum Drucken der Kommissionierscheine für Kommissioniervorschläge verwendet wird.

Die Einstellung des Kontrollkästchens ist ein Vorschlagswert beim Generieren von Kommissioniervorschlägen.

Anzahl Formulare

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit der Anzahl der Formulare bestimmen Sie, wie oft ein Formular für die Belege ausgegeben wird.

Voraussetzung für die Erfassung der Formularanzahl ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Formularfelder aktiv ist.

Auftragsart

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit der Auftragsart kategorisieren Sie die Belege z.B. für Statistiken.

Voraussetzung für die Erfassung der Auftragsart ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Auftragsart zuord aktiv ist.

Verteilergruppe

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit der Verteilergruppe bestimmen Sie, welche Sachbearbeiter in der WorkflowAutomation über anfallende Aufgaben zu dem Beleg informiert werden.

Voraussetzung für die Erfassung der Verteilergruppe ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Verteilergruppe aktiv ist.

E-Mail-Vorlage

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit der E-Mail-Vorlage bestimmen Sie, welche E-Mail-Vorlage für das Versenden der Belege per E-Mail verwendet wird.

Voraussetzung für die Erfassung der E-Mail-Vorlage ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen E-Mail-Vorlagen aktiv ist.

Ausgabeprozess

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit dem Ausgabeprozess bestimmen Sie, welcher Ausgabeprozess für die automatisierte Belegausgabe der Belege verwendet wird.

Voraussetzung für die Erfassung des Ausgabeprozesses ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Ausgabeprozesse aktiv ist.

Gültigkeitsdauer

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm

(Gilt nur für Angebote.)

Gültigkeitsdauer zur Ermittlung der Gültigkeitszeiträume von Angeboten.

Kopftext

Bemerkung

Standardbelegtexte Vertrieb

Standardbelegtexte Einkauf

Standardbelegtexte Materialwirtschaft

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Als Kopftext und Bemerkung können Sie z.B. Kommentare zum Geschäftsvorgang oder Anmerkungen zum Beleg erfassen, die Sie in den Formularen ausgeben können.

Voraussetzung für die Erfassung des Kopftexts und der Bemerkung ist, dass in der Konfigurationstabelle Belegarten bei der entsprechenden Belegart das Kontrollkästchen Belegtexte aktiv ist.

Gutschriftanzeige

Standardbelegparameter

Belegparameter im Kundenstamm und Lieferantenstamm

Mit dem Kontrollkästchen Gutschriftanzeige bestimmen Sie, ob die Abrechnung des Geschäftsprozesses über das Gutschriftenanzeigeverfahren erfolgt.

Thema: Gutschriftenanzeigeverfahren

Zusätzliche Felder für Belegparameter zu Abrufaufträgen

Als Erfassungshilfe beim Definieren der Abrufsteuerung in Abrufaufträgen können Sie zusätzliche Belegparameter in folgenden Stammdatenfenstern erfassen:

  • Standardbelegparameter

  • Belegparameter im Kundenstamm

Dazu gibt es folgende Felder:

Felder

Erläuterungen

Abrufverfahren

Mit dem Abrufverfahren bestimmen Sie, durch welche Verfahren die Mengen von Abrufaufträgen abgerufen werden.

Transitberechnung

(Gilt nur für Abrufverfahren 2.)

Mit der Transitberechnung bestimmen Sie, wie die Transitmenge berechnet wird.

Formularnummer LAB

Mit der Formularnummer bestimmen Sie, welche Formularvorlage für die Ausgabe von Lieferabrufen verwendet wird.

Formularnummer LT

Mit der Formularnummer bestimmen Sie, welche Formularvorlage für die Ausgabe von Anhängern für Packmittel verwendet wird.

LE auffüllen

(Gilt nur für Abrufverfahren 2.)

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob nur vollständige Ladeeinheiten an Kunden geliefert werden sollen.

EDI-Lieferschein

Mit den Kontrollkästchen bestimmen Sie u.a., ob die Lieferscheine zu Abrufaufträgen über EDI an Kunden gesendet werden können.

Thema: Einstellungen für EDI-Geschäftsvorgänge

EDI-Rechnung

Gutschriftanzeige

Belegparameter pflegen

Standardbelegparameter pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Standardbelegparameter.

  2. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

    Anwendungsfälle:

Standardbelegtexte pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Standardbelegtexte der gewünschten Belegart.

  2. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

    Anwendungsfälle:

Belegparameter für einen Kunden pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Kunden.

  2. Suchen Sie den gewünschten Kunden.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Belegparameter.

    Das Stammdatenfenster Belegparameter wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

    Anwendungsfälle:

Belegparameter für einen Lieferanten pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster Lieferanten.

  2. Suchen Sie den gewünschten Lieferanten.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Belegparameter.

    Das Stammdatenfenster Belegparameter wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Feld Belegart die gewünschte Belegart aus.

    Anwendungsfälle:

Belegparameter verwenden

Standardbelegparameter in den Belegparametern von Kunden und Lieferanten verwenden

Standardbelegparameter sind Vorschlagswerte bei der Erfassung von kunden- und lieferantenspezifischen Belegparametern. Ausnahme sind Standardbelegtexte. Diese werden in den Belegparametern der Kunden und Lieferanten nicht vorgeschlagen. Kunden- oder lieferantenspezifische Belegtexte erfassen Sie daher manuell in den Belegparametern des betreffenden Kunden oder Lieferanten.

Belegparameter bei der Belegerfassung verwenden

Belegparameter werden bei der Belegerfassung verwendet. Dabei werden die für die Belegart relevanten Belegparameter ermittelt und im Beleg vorgeschlagen. Hinsichtlich der Ermittlung werden zwei Ermittlungsarten unterschieden:

Art der Ermittlung

Erläuterungen

Unabhängige Ermittlung

Die Ermittlung erfolgt einzeln je Belegparameter.

Die Reihenfolge der Ermittlung ist:

  1. Belegparameter aus dem Kunden- oder Lieferantenstammdatensatz zur jeweiligen Belegart

  2. Standardbelegparameter zur jeweiligen Belegart

    Die Standardbelegparameter werden ermittelt, wenn im Kunden- oder Lieferantenstamm keine Belegparameter vorhanden sind oder einzelne Werte fehlen.

Wenn einzelne Werte zum Kunden- oder Lieferantenstammdatensatz nicht erfasst sind, dann werden diese aus den Standardbelegparametern oder den Standardbelegtexten ermittelt. So kann z.B. ein Kopftext über den Kundenstamm ermittelt werden, während die Bemerkung den Standardbelegtexten entnommen wird.

Abhängige Ermittlung

Die Ermittlung erfolgt nicht einzeln je Belegparameter, da die Parameter voneinander abhängig sind. Das bedeutet: Die Belegparameter werden entweder aus dem Kunden- bzw. Lieferantenstamm ermittelt oder aus den Standardbelegparametern.

Die Reihenfolge der Ermittlung bei der Belegerfassung ist:

  1. Belegparameter aus dem Kunden- oder Lieferantenstammdatensatz zur jeweiligen Belegart

  2. Standardbelegparameter zur jeweiligen Belegart

    Die Standardbelegparameter werden nur dann ermittelt, wenn im Kunden- oder Lieferantenstamm keine Belegparameter für die betreffende Belegart existieren.

Art der Ermittlung je Belegparameter

Felder

Erläuterungen

Formularnummer

Anzahl Formulare

Auftragsart

Verteilergruppe

E-Mail-Vorlage

Ausgabeprozess

Gutschriftanzeige

Abhängige Ermittlung

Kopftext

Bemerkung

Unabhängige Ermittlung

Hinweis: Für den Kopftext stehen 4 Felder zur Verfügung und für die Bemerkung 3 Felder. Wenn der Kopftext oder die Bemerkung in den Belegparametern des Kunden oder Lieferanten z.B. nur in einem Feld erfasst sind, dann gilt: Für die leeren Felder im Beleg erfolgt keine weitere Ermittlung des Kopftexts oder der Bemerkung aus den Standardbelegtexten.

Gültigkeitsdauer

(Gilt nur für Angebote.)

Unabhängige Ermittlung

Abrufverfahren

Transitberechnung

Formularnummer LAB

Formularnummer LT

LE auffüllen

EDI-Lieferschein

EDI-Rechnung

Gutschriftanzeige

(Gilt nur für Abrufaufträge.)

Abhängige Ermittlung

Modulspezifische Besonderheiten

Vertriebsbelege

Reihenfolge der Ermittlung:

  1. Belegparameter aus den Stammdaten des Kunden

  2. Belegparameter aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten des Vertriebs

Belege

Erläuterungen

Calls

Die Belegparameter werden aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten des Vertriebs ermittelt.

Laufkarten zu Serviceaufträgen

Formularnummer und Anzahl Formulare werden aus den Standardbelegparametern ermittelt.

Berichtsvorlagen für Serviceberichte in Wartungsverträgen und Serviceaufträgen

Formularnummer und Anzahl Formulare werden jeweils in folgender Reihenfolge ermittelt:

  1. Formularnummer und Anzahl Formulare aus den Stammdaten der Berichtsarten

  2. Formularnummer und Anzahl Formulare aus den Standardbelegparametern

Einkaufsbelege

Reihenfolge der Ermittlung:

  1. Belegparameter aus den Stammdaten des Lieferanten

  2. Belegparameter aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten des Einkaufs

Materialwirtschaftsbelege

Die Ermittlung der Belegparameter ist je nach Belegart unterschiedlich.

Belege

Reihenfolge der Ermittlung

Lieferscheine an Lager

  1. Belegparameter aus den Stammdaten des Kunden oder Lieferanten

    Ob die Belegparameter eines Kunden oder eines Lieferanten vorgeschlagen werden, ist davon abhängig, auf welchen Lagerort die Umlagerung erfolgt. So werden z.B. bei einer Umlagerung auf ein Konsignationslager eines Kunden die Belegparameter des betreffenden Kunden vorgeschlagen.

  2. Belegparameter aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten der Materialwirtschaft

Interne Lieferscheine

Die Belegparameter werden aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten der Materialwirtschaft ermittelt.

Manuelle Bedarfsanforderungen

Die Belegparameter werden aus den Standardbelegparametern ermittelt.

Kommissioniervorschläge

Die Belegparameter werden aus den Standardbelegparametern ermittelt.

Besonderheiten:

  • Die Verteilergruppe wird in folgender Reihenfolge ermittelt:

    1. Verteilergruppe aus der Kommissionierzone

    2. Verteilergruppe aus den Standardbelegparametern

  • Die Formularnummer wird bei Kommissioniervorschlägen zu Produktionsaufträgen aus den Standardstücklisten ermittelt.

Produktakten

Formularnummer und Anzahl Formulare werden aus den Standardbelegparametern ermittelt.

Produktionsbelege

Die Belegparameter für Angebotsaufträge und Produktionsaufträge werden aus den Standardbelegparametern ermittelt.

Buchhaltungsbelege

Reihenfolge der Ermittlung beim Generieren von Zahlungsdifferenzbelegen:

  1. Belegparameter aus dem zugehörigen Zahlungsdifferenztypen

  2. Belegparameter aus den Stammdaten des Kunden

  3. Belegparameter aus den Standardbelegparametern und den Standardbelegtexten des Vertriebs