Adressen

Adressen Ihrer Geschäftspartner sowie Ihres Unternehmens erfassen und pflegen Sie im Adressstamm. Dort werden alle Adressen, die Ihr Unternehmen für die Abwicklung der unterschiedlichen Geschäftsvorgänge benötigt, zentral verwaltet. Dies hat den Vorteil, dass bei Adressänderungen diese nur an einer Stelle, und zwar im Adressstamm, vorgenommen werden. Eine geänderte Adresse wird automatisch für neue und mit Ausnahmen auch für laufende Geschäftsvorgänge herangezogen.

Adressen zählen zu den Stammdaten.

Basiswissen: Stammdaten

Adressen erfassen und pflegen

Adressen erfassen und pflegen Sie im Adressstamm. Zu einer Adresse erfassen Sie verschiedene Adressangaben sowie ergänzende Angaben, z.B. E-Mail-Adresse. Dazu wird der Adressstamm an verschiedenen Stellen in proALPHA abhängig von der Datensatzart automatisch oder manuell geöffnet. So wird der Adressstamm z.B. beim Erfassen von Kundenstammdaten direkt im Kundenstammdatensatz automatisch geöffnet. Nach dem Öffnen des Adressstamms erfassen Sie eine Adresse neu oder verwenden eine bestehende Adresse.

Für den Adressstamm können zusätzliche Felder zum Hinterlegen von mandantenspezifischen Informationen verfügbar sein. Ob und welche Felder je Mandant verfügbar sind, ist anhand des Anwendungsparameters SB_AddressCharacterFields_... konfiguriert.

Eine Adresse, die nicht verwendet wird, können Sie löschen.

Die Adressangaben in einer Adresse können Sie ändern. Eine geänderte Adresse wird automatisch für neue und laufende Geschäftsvorgänge herangezogen. So können die geänderten Adressangaben in offene Belege übernommen werden, in denen die Adresse verwendet wird.

Ausnahmen: In Vertriebsbelege, Servicebelege und Einkaufsbelege werden je nach Belegart geänderte Adressangaben nicht oder nur eingeschränkt übernommen.

Thema: Aktualisierung offener Belege bei Adressänderungen im Adressstamm

Hinweis: Die Firmenadresse wird nicht im Adressstamm, sondern im Firmenstamm erfasst und gepflegt.

Adressangaben neu erfassen oder bestehende Adresse zuordnen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart, z.B. Stammdatenfenster Lagerorte.

  2. Geben Sie den gewünschten Schlüssel des Stammdatensatzes ein.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster Adressanlage wird geöffnet.

  4. Erfassen Sie die gewünschten Adressangaben oder ordnen Sie eine bestehende Adresse zu.

    Anwendungsfälle:

Adresse eines Stammdatensatzes pflegen

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart, z.B. Stammdatenfenster Lagerorte.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Adresse.

    Das Fenster Adresse wird geöffnet.

  4. Optional: Prüfen Sie, wo die Adresse noch verwendet wird.

    Wählen Sie dazu den Menüpunkt Info | Adressverwendung.

    Das Fenster Adressverwendung wird geöffnet.

    In dem Fenster sehen Sie, in welchen Datensätzen die Adresse verwendet wird.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Die Adresse wird zur Bearbeitung geöffnet.

  6. Ändern Sie die gewünschten Adressangaben in den entsprechenden Feldern.

  7. Speichern Sie.

Adresszuordnung ändern (Einem Stammdatensatz eine andere Adresse zuordnen)

  1. Öffnen Sie das Stammdatenfenster der gewünschten Datensatzart, z.B. Stammdatenfenster Lagerorte.

  2. Suchen Sie den gewünschten Stammdatensatz.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Adresszuordnung ändern.

    Das Fenster Auswahl einer neuen Adresse wird geöffnet.

    Die Adressen werden zeilenweise angezeigt.

  4. Suchen Sie die gewünschte Adresse.

  5. Doppelklicken Sie auf die Zeile der gewünschten Adresse.

    Die Adresse wird dem Stammdatensatz zugeordnet.

  6. Optional: Ändern Sie die Adressangaben nach Ihren Anforderungen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Adresse.

      Das Fenster Adresse wird geöffnet.

    2. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

      Die Adresse wird zur Bearbeitung geöffnet.

    3. Ändern Sie die gewünschten Adressangaben in den entsprechenden Feldern.

    4. Speichern Sie.

Basiswissen: Stammdaten pflegen

Adressdubletten ermitteln

In der Regel erfassen Sie jede Adresse nur einmal. Damit eine Adresse nicht versehentlich mehrfach erfasst wird, wird beim Erfassen und Pflegen einer Adresse geprüft, ob identische und/oder ähnliche Adressen bereits erfasst sind (Adressdubletten). Die Prüfung erfolgt beim Speichern der Adresse. Wenn identische und/oder ähnliche Adressen erfasst sind, dann werden Sie in einer Systemmeldung darüber informiert.

Voraussetzung für die Prüfung ist, dass das Soundex Coding System konfiguriert ist.

Ob Adressdubletten vorhanden sind, können Sie auch nachträglich prüfen und den Adressstamm entsprechend bereinigen. Dazu ermitteln Sie im Adressstamm mögliche Dubletten und löschen diese bei Bedarf. Welche Adressdubletten existieren, sehen Sie je Adresse im Infofenster Dubletten anzeigen.

Zur Arbeitserleichterung beim Prüfen können Sie die möglichen Dubletten in der Liste "Adressdubletten nach Soundex-Code" ausgeben. Dazu ist im Lieferumfang von proALPHA eine Listenansicht enthalten. Diese Listenansicht sowie weitere Listenansichten können Sie in den Listeneditoren gestalten. So können Sie anhand von Listenfeldern bestimmen, welche Daten in der Liste ausgegeben werden. Bei der Ausgabe der Liste grenzen Sie die auszugebenden Daten im Druckvorlauf ein. So können Sie z.B. bestimmen, für welche Adressen die Liste ausgegeben wird.

Adressdubletten im Adressstamm ermitteln

  1. Öffnen sie das Fenster Adressen.

    Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Mögliche Adressdubletten.

    Das Fenster Mögliche Adressdubletten wird geöffnet.

    Adressen, die anhand des Soundex-Codes als mögliche Adressdubletten erkannt wurden, werden zeilenweise angezeigt.

    Dabei wird je identischem Soundex-Code jeweils nur die zuerst gefundene Adresse angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Zeile der Adresse, zu der Sie identische und/oder ähnliche Adressen einsehen wollen.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Dubletten anzeigen.

    Das Fenster Dubletten anzeigen wird geöffnet.

    Die ermittelten Dubletten werden zeilenweise angezeigt.

  4. Optional: Prüfen Sie, wo die Dublette noch verwendet wird. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Klicken Sie auf die Zeile der Dublette.

    2. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Adressverwendung.

      Das Fenster Adressverwendung wird geöffnet.

      In dem Fenster sehen Sie, in welchen Datensätzen die Adresse verwendet wird.

  5. Optional: Löschen Sie im Fenster Dubletten anzeigen die Dublette.

Basiswissen:

Adressen verwenden

Die Adressen des Adressstamms können Sie in den verschiedenen Modulen zu unterschiedlichen Zwecken verwenden. So können Sie z.B. bei der Erfassung von Belegen verschiedene Adressen auswählen. Wichtige Adressen sind u.a. Adressen Ihrer Kunden und Lieferanten.

Thema: Adressen verwenden

Compliance-Adressprüfung durchführen

Thema: Compliance-Adressprüfung

Länderspezifische Adressformate definieren

Thema: Länderspezifische Adressformate definieren

Adressen anonymisieren

Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.), die im System gespeichert sind, nach vorgegebenen Fristen oder nach Aufforderung der jeweiligen Personen aus dem System entfernt werden. Um eine im Adressstamm gespeicherte Adresse aus dem System zu entfernen, können Sie diese löschen oder anonymisieren.

Thema: Adressen anonymisieren

Adressen mandantenspezifisch verwalten

Adressen werden in der Regel im Adressstamm zentral verwaltet, sodass sie mandantenübergreifend verfügbar sind. Bei Bedarf können Adressen jedoch auch mandantenspezifisch geführt werden. Dazu werden zu den Adressen in der Datenbank die Firmenincludes der gewünschten Mandanten hinterlegt. Eine Adresse, die nur in einem bestimmten Mandanten geführt wird, ist im Adressstamm der anderen Mandanten nicht verfügbar.

Die Funktion wird für Ihr Unternehmen individuell programmiert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Informationen zu Adressen

Wichtige Informationen und Informationsquellen sind u.a.:

Informationen

Informationsquellen

Adressverwendung

Stammdatenfenster Adressen; Menüpunkt Info | Adressverwendung

In der Adressverwendung sehen Sie je Adresse, in welchen Datensätzen die Adresse verwendet wird.

Adressdubletten

Stammdatenfenster Adressen; Menüpunkt Info | Dubletten anzeigen

In der Übersicht Dubletten anzeigen sehen Sie je Adresse, welche Adressdubletten zu der Adresse existieren.

Prüfergebnis der Compliance-Adressprüfung

Stammdatenfenster Adressen; Menüpunkt Info | Compliance-Prüfergebnis

In der Übersicht Compliance-Prüfergebnis sehen Sie je Adresse das aktuelle Prüfergebnis.

Aus der Übersicht Compliance Prüfergebnis können Sie wiederum je Adressprüfung die Prüfergebnisse für einzelne Adressangaben einsehen (Menüpunkt Info | Details). So erkennen Sie z.B., dass eine Adresse auf Grund ihres Staats den Compliance-Status "indiziert" erhalten hat.

Anschriften der Lagerortsadresse laut Adressformat

Stammdatenfenster Lagerorte; Menüpunkt Info | Adresse

Anschriften der Kundenadresse laut Adressformat

Stammdatenfenster Kunden; Menüpunkt Info | Adresse

Anschriften der verschiedenen Adressen in Vertriebsbelegen laut Adressformat

Kundenadresse

Erfassungsfenster des Vertriebsbelegs; Menüpunkt Info | Kundenadresse

Lieferadresse

Erfassungsfenster des Vertriebsbelegs; Menüpunkt Info | Lieferadresse

Rechnungsadresse

Erfassungsfenster des Vertriebsbelegs; Menüpunkt Info | Rechnungsadresse

Adresse des Beauftragten

Erfassungsfenster des Vertriebsbelegs; Menüpunkt Info | Adresse Beauftragter

Bestimmungsort

Erfassungsfenster des Vertriebsbelegs; Menüpunkt Info | Bestimmungsort

Anschriften der Lieferantenadresse laut Adressformat

Stammdatenfenster Lieferanten; Menüpunkt Info | Adresse

Anschriften der verschiedenen Adressen in Einkaufsbelegen laut Adressformat

Lieferantenadresse

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Adresse

Bestelladresse

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Bestelladresse

Zahlungsadresse

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Zahlungsadresse

Rechnungsadresse

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Rechnungsadresse

Lieferadresse

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Lieferadresse

Bestimmungsort

Erfassungsfenster des Einkaufsbelegs; Menüpunkt Info | Bestimmungsort

Anschriften der Debitoren und Kreditoren in offenen Posten laut Adressformat

Fenster offener Posten; Menüpunkt Info | Adresse

Hinweis: Zu einer abweichenden Adresse wird in der Titelleiste anstelle des Kontos die Belegnummer des offenen Postens angezeigt.

Administration

Objekte

Bedeutung

Soundex Coding System

Unternehmensspezifische Konfiguration des Soundex Coding Systems

EB_DocHeaderTypes_...

Abkürzungen für Adressen in Einkaufsbelegen zur Darstellung in der Adressverwendung

SB_AddressCharacterFields...

Zusätzliche Felder für mandantenspezifische Informationen zu Adressen

SB_ArchAddressName

Festlegung, welcher Begriff beim Anonymisieren einer Adresse in das erste Feld Name eingesteuert wird.

SB_ArchAddressNameDeleted

Festlegung, welcher Begriff beim Löschen einer anonymisierten Adresse in das erste Feld Name eingesteuert wird.

SB_LanguageCountryPostalAddress...

Sprache für die Ausgabe von Staatsbezeichnungen in Formularen

SB_CustSupNameToAccDesc

Verfahrensweise für die Übernahme von Namensänderungen in die Bezeichnungen der betreffenden Personenkonten

VB_SalesDocAddressShortcuts_...

Abkürzungen für Adressen in Vertriebsbelegen zur Darstellung in der Adressverwendung

VS_ServiceDocAddressShortcuts_...

Abkürzungen für Adressen in Servicebelegen zur Darstellung in der Adressverwendung

pa_S_AdressAnrede...

Adressanreden der Ansprechpartner

pa_S_AdressTitel

Titel der Ansprechpartner

pa_S_Anrede...

Anreden der Ansprechpartner

pa_S_BriefAnrede...

Briefanreden der Ansprechpartner

Speicher SBMAA

Speicherdauer für anonymisierte Adressen