Adressen anonymisieren

Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen personenbezogene Daten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.), die im System gespeichert sind, nach vorgegebenen Fristen oder nach Aufforderung der jeweiligen Personen aus dem System entfernt werden. So müssen Sie z.B. personenbezogene Daten eines Kunden aus dem System entfernen, wenn der Kunde dies wünscht.

In proALPHA sind personenbezogene Daten hauptsächlich im Adressstamm gespeichert. Auch E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden als Bestandteile einer Adresse gespeichert. Um eine im Adressstamm gespeicherte Adresse aus dem System zu entfernen, können Sie diese löschen oder anonymisieren.

Voraussetzungen für die Anonymisierung einer Adresse

Voraussetzungen

Erläuterungen

Die Adresse ist keine diverse Adresse (Adressnummer "0").

Eine diverse Adresse wird nicht anonymisiert.

Die Adresse wird nicht in offenen Belegen verwendet.

Bei der Anonymisierung wird geprüft, ob die Adresse in offenen Belegen verwendet wird. Die Prüfung berücksichtigt alle offenen Belege in allen Mandanten. Wenn ein offener Beleg mit der Adresse existiert, dann wird die Anonymisierung abgebrochen. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Die Anonymisierung wird jedoch nur dann abgebrochen, wenn die Adresse in dem Beleg nicht manuell geändert wurde. Sobald eine Adresse belegspezifisch geändert wird, wird der Bezug der Adresse zum Adressstamm gelöst. Somit wird die belegspezifische Adresse nicht mehr unter der ursprünglichen Adressnummer der Originaladresse laut Adressstamm geführt. Je nach Beleg und Aktion wird im Beleg zu einer geänderten Adresse die Adressnummer "0" oder ein "?" (Fragezeichen) angezeigt.

Tipp: Die offenen Belege eines Kunden können Sie z.B. im Infofenster Belege Kunde einsehen (Menüpunkt Belege | Gesamtübersicht in den Kundeninformationen).

Die Adresse ist nicht die Adresse eines Kunden oder Lieferanten, zu dem offene Posten existieren.

Bei der Anonymisierung wird geprüft, ob zu dem Kunden oder Lieferanten mit der Adresse offene Posten existieren. Wenn ein offener Posten existiert, dann wird die Anonymisierung abgebrochen. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Die Adresse ist nicht die Kundenadresse eines abweichenden Rechnungsempfängers.

Je Kunden können Sie im Kundenstamm einen Kunden als abweichenden Rechnungsempfänger zuordnen (Feld Rechnung an).

Bei der Anonymisierung wird geprüft, ob die betreffende Adresse die Kundenadresse eines abweichenden Rechnungsempfängers ist. Wenn ja, dann wird die Anonymisierung abgebrochen. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Damit die Adresse anonymisiert werden kann, müssen Sie zuerst die Zuordnung als abweichender Rechnungsempfänger im Stammdatensatz des betreffenden Kunden löschen.

Die Adresse wird nicht als Lagerortsadresse eines Konsignationslagers verwendet.

Die Voraussetzung gilt nicht für archivierte Konsignationsläger. Die Lagerortsadresse eines archivierten Lagerorts kann anonymisiert werden.

Bei der Anonymisierung wird geprüft, ob die Adresse für Konsignationsläger von Kunden oder Lieferanten verwendet wird. Wenn ein Konsignationslager mit der Adresse existiert, dann wird die Anonymisierung abgebrochen. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Hinweis: Bevor Sie die Archivierung eines Lagerorts mit einer anonymisierten Lagerortsadresse aufheben können, müssen Sie die Adresse entanonymisieren.

Die Adresse ist nicht die Adresse eines Vertreters, der noch für Ihr Unternehmen tätig ist.

Sie können nur Adressen von archivierten Vertretern anonymisieren.

Anonymisierung durchführen

Durch das Anonymisieren einer Adresse ist diese in allen proALPHA Mandanten nicht mehr sichtbar und wird in proALPHA auch nicht mehr verwendet. So ist z.B. eine anonymisierte Kundenadresse weder im Kundenstamm noch im Adressstamm ersichtlich. Auch wird die Adresse u.a. bei Datenexporten, Replikationen, Listenausgaben, Compliance-Adressprüfungen sowie im b2b nicht mehr berücksichtigt.

Von einer anonymisierten Adresse bleiben lediglich die Adressnummer und der Staat erhalten. Im ersten Feld Name wird der Begriff "anonym" angezeigt. Der Feldinhalt ist in dem Anwendungsparameter SB_ArchAddressName hinterlegt.

Hinweis: Die Anonymisierung wird im Rahmen des Auditings nicht in der Änderungshistorie protokolliert. Somit wird auch das Datum, zu dem eine Adresse anonymisiert wurde, nicht als Änderungsdatum protokolliert.

Je nach Anwendungsfall können Sie die Anonymisierung wie folgt vornehmen:

Adressen eines Kunden anonymisieren

Im Kundenstamm können Sie alle Adressen eines Kunden in einem Arbeitsschritt anonymisieren. Dazu starten Sie die Anonymisierung im Stammdatensatz des betreffenden Kunden (Menüpunkt Extras | Kunde anonymisieren). Folgende Adressen des Kunden werden anonymisiert:

  • Kundenadresse

    Wenn die Kundenadresse in weiteren Datensätzen verwendet wird, dann hat die Anonymisierung auch Auswirkungen auf diese Datensätze. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Kundenadresse in einem anderen Mandanten unter derselben Adressnummer als Lieferantenadresse verwendet wird. In diesem Fall wird auch die Lieferantenadresse anonymisiert, sodass diese im Lieferantenstamm nicht mehr ersichtlich ist.

  • Privatadressen der Ansprechpartner, die zu dem Kunden erfasst sind

    Je Ansprechpartner können weitere personenbezogene Daten in der Registerkarte Adresse erfasst sein. Diese Daten werden nicht anonymisiert und müssen daher manuell gelöscht werden.

  • Kontaktadresse

    Wenn der Kunde gleichzeitig als Kontakt geführt wird, dann wird auch die korrespondierende Kontaktadresse anonymisiert. Dies geschieht auch dann, wenn Kundenadresse und Kontaktadresse nicht unter derselben Adressnummer geführt werden.

  • Lieferadressen des Kunden inkl. der zugehörigen Bestimmungsorte

  • Rechnungsadressen des Kunden

  • Mahnadressen des Kunden

  • Adresse des Konsignationslagers des Kunden, sofern die Adresse des Konsignationslagers unter derselben Adressnummer wie die Kundenadresse geführt wird.

Damit die Adressen eines Kunden anonymisiert werden, müssen die Voraussetzungen für die Anonymisierung erfüllt sein. Die Voraussetzungen müssen für jede Adresse des Kunden erfüllt sein. Sobald für eine Adresse eine Voraussetzung nicht erfüllt ist, wird die Anonymisierung für alle Adressen des Kunden abgebrochen, sodass keine Adresse anonymisiert wird. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Hinweis: Bevor Sie die Adressen eines Kunden anonymisieren, sollten Sie prüfen, ob zu dem Kunden noch offene Belege zu laufenden Geschäftsvorgängen existieren. Dazu können Sie das Infofenster Belege Kunde nutzen (Menüpunkt Belege | Gesamtübersicht in den Kundeninformationen). In dem Infofenster werden alle offenen und archivierten Belege von allen Belegarten aufgelistet, die zu dem Kunden erfasst sind.

Besonderheiten bei der Anonymisierung:

Thematik

Erläuterungen

Webshop

Im Webshop-Kundenstamm bleibt die Kundenadresse erhalten. Wenn der Kunde im Webshop geführt wird, dann müssen Sie den Webshop-Kundenstammdatensatz manuell löschen.

Archivierte Belege

In archivierten Belegen bleiben die Adressen des Kunden erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Belege automatisch gelöscht werden. Dies ist anhand der Speicherdauer konfiguriert.

DMS-Dokumente

In DMS-Dokumenten bleiben die Adressen erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Dokumente von der Recherche ausgenommen werden. Somit sind die Dokumente im Rechercheergebnis nicht mehr sichtbar. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobSetExpiredInvisible konfiguriert. Zudem können Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Für die Ermittlung der zu löschenden Dokumente können deren Aufbewahrungsfristen geprüft und mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobCreateExpiredWFL konfiguriert.

Finanzbuchhaltung

Die Buchungsbelege zu dem Kunden können nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Dazu gibt es die Speicherdauer "FBEW" und das Verarbeitungsprogramm "Bewegungsdaten löschen".

Vertreter

Die Adressen der Vertreter, die dem Kunden zugeordnet sind, bleiben erhalten. Die Anonymisierung einer Vertreteradresse starten Sie im Adressstamm.

Wenn Sie mit einem anonymisierten Kunden wieder in Geschäftsbeziehung treten oder die Anonymisierung versehentlich erfolgt ist, dann entanonymisieren Sie den Kunden. Die Entanonymisierung starten Sie im Stammdatensatz des betreffenden Kunden (Menüpunkt Extras | Kunde entanonymisieren). Dabei werden alle Adressen des Kunden so wiederhergestellt, wie sie vor der Anonymisierung waren.

Adressen eines Kontakts anonymisieren

Im Kontaktstamm können Sie alle Adressen eines Kontakts in einem Arbeitsschritt anonymisieren. Dazu starten Sie die Anonymisierung im Stammdatensatz des betreffenden Kontakts (Menüpunkt Extras | Kontakt anonymisieren). Folgende Adressen des Kontakts werden anonymisiert:

  • Kontaktadresse

    Wenn die Kontaktadresse in weiteren Datensätzen verwendet wird, dann hat die Anonymisierung auch Auswirkungen auf diese Datensätze, sodass sie auch dort nicht mehr ersichtlich ist.

  • Privatadressen der Ansprechpartner, die zu dem Kontakt erfasst sind

    Je Ansprechpartner können weitere personenbezogene Daten in der Registerkarte Adresse erfasst sein. Diese Daten werden nicht anonymisiert und müssen daher manuell gelöscht werden.

  • Kundenadresse

    Wenn der Kontakt gleichzeitig als Kunde geführt wird, dann wird auch die korrespondierende Kundenadresse anonymisiert. Dies geschieht auch dann, wenn Kundenadresse und Kontaktadresse nicht unter derselben Adressnummer geführt werden.

Damit die Adressen eines Kontakts anonymisiert werden, müssen die Voraussetzungen für die Anonymisierung erfüllt sein. Die Voraussetzungen müssen für jede Adresse des Kontakts erfüllt sein. Sobald für eine Adresse eine Voraussetzung nicht erfüllt ist, wird die Anonymisierung für alle Adressen des Kontakts abgebrochen, sodass keine Adresse anonymisiert wird. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Besonderheiten bei der Anonymisierung:

Thematik

Erläuterungen

Archivierte Angebote

In archivierten Angeboten bleibt die Adresse des Kontakts erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Angebote automatisch gelöscht werden. Dies ist anhand der Speicherdauer konfiguriert.

DMS-Dokumente

In DMS-Dokumenten bleiben die Adressen erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Dokumente von der Recherche ausgenommen werden. Somit sind die Dokumente im Rechercheergebnis nicht mehr sichtbar. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobSetExpiredInvisible konfiguriert. Zudem können Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Für die Ermittlung der zu löschenden Dokumente können deren Aufbewahrungsfristen geprüft und mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobCreateExpiredWFL konfiguriert.

Wenn Sie mit einem anonymisierten Kontakt wieder in Geschäftsbeziehung treten oder die Anonymisierung versehentlich erfolgt ist, dann entanonymisieren Sie den Kontakt. Die Entanonymisierung starten Sie im Stammdatensatz des betreffenden Kontakts (Menüpunkt Extras | Kontakt entanonymisieren). Dabei werden alle Adressen des Kontakts so wiederhergestellt, wie sie vor der Anonymisierung waren.

Adressen eines Lieferanten anonymisieren

Im Lieferantenstamm können Sie alle Adressen eines Lieferanten in einem Arbeitsschritt anonymisieren. Dazu starten Sie die Anonymisierung im Stammdatensatz des betreffenden Lieferanten (Menüpunkt Extras | Lieferant anonymisieren).

Hinweis: Lieferanten können u.a. auch externe Dienstleister (Spediteure und Frachtführer) und Versicherungsgesellschaften sein.

Folgende Adressen des Lieferanten werden anonymisiert:

  • Lieferantenadresse

    Wenn die Lieferantenadresse in weiteren Datensätzen verwendet wird, dann hat die Anonymisierung auch Auswirkungen auf diese Datensätze. Dies ist z.B. der Fall, wenn die Lieferantenadresse in einem anderen Mandanten unter derselben Adressnummer als Kundenadresse verwendet wird. In diesem Fall wird auch die Kundenadresse anonymisiert, sodass diese im Kundenstamm nicht mehr ersichtlich ist.

  • Privatadressen der Ansprechpartner, die zu dem Lieferanten erfasst sind

    Je Ansprechpartner können weitere personenbezogene Daten in der Registerkarte Adresse erfasst sein. Diese Daten werden nicht anonymisiert und müssen daher manuell gelöscht werden.

  • Bestelladressen des Lieferanten inkl. der zugehörigen Bestimmungsorte

  • Zahlungsadressen des Lieferanten

  • Adresse des Konsignationslagers des Lieferanten, sofern die Adresse des Konsignationslagers unter derselben Adressnummer wie die Lieferantenadresse geführt wird.

Damit die Adressen eines Lieferanten anonymisiert werden, müssen die Voraussetzungen für die Anonymisierung erfüllt sein. Die Voraussetzungen müssen für jede Adresse des Lieferanten erfüllt sein. Sobald für eine Adresse eine Voraussetzung nicht erfüllt ist, wird die Anonymisierung für alle Adressen des Lieferanten abgebrochen, sodass keine Adresse anonymisiert wird. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Besonderheiten bei der Anonymisierung:

Thematik

Erläuterungen

Archivierte Belege

In archivierten Belegen bleiben die Adressen des Lieferanten erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Belege automatisch gelöscht werden. Dies ist anhand der Speicherdauer konfiguriert.

DMS-Dokumente

In DMS-Dokumenten bleiben die Adressen erhalten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können die Dokumente von der Recherche ausgenommen werden. Somit sind die Dokumente im Rechercheergebnis nicht mehr sichtbar. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobSetExpiredInvisible konfiguriert. Zudem können Dokumente nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Für die Ermittlung der zu löschenden Dokumente können deren Aufbewahrungsfristen geprüft und mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Dies ist anhand des Anwendungsparameters O_JobCreateExpiredWFL konfiguriert.

Finanzbuchhaltung

Die Buchungsbelege zu dem Lieferanten können nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden. Dazu gibt es die Speicherdauer "FBEW" und das Verarbeitungsprogramm "Bewegungsdaten löschen".

Wenn Sie mit einem anonymisierten Lieferanten wieder in Geschäftsbeziehung treten oder die Anonymisierung versehentlich erfolgt ist, dann entanonymisieren Sie den Lieferanten. Die Entanonymisierung starten Sie im Stammdatensatz des betreffenden Lieferanten (Menüpunkt Extras | Lieferant entanonymisieren). Dabei werden alle Adressen des Lieferanten so wiederhergestellt, wie sie vor der Anonymisierung waren.

Einzelne Adressen anonymisieren

Im Adressstamm können Sie einzelne Adressen anonymisieren, z.B. Adresse eines Mitarbeiters, eines Vertreters oder einer Versicherungsgesellschaft. Dazu starten Sie die Anonymisierung im Stammdatensatz der betreffenden Adresse (Menüpunkt Extras | Adresse anonymisieren).

Damit eine Adresse anonymisiert wird, müssen die Voraussetzungen für die Anonymisierung erfüllt sein. Wenn die Voraussetzungen nicht erfüllt sind, dann wird die Anonymisierung abgebrochen. In einer Systemmeldung werden Sie entsprechend informiert.

Besonderheiten bei der Anonymisierung: Je nach Adresse kann es erforderlich sein, weitere Daten manuell zu löschen. Wenn Sie z.B. die Adresse eines Mitarbeiters anonymisieren, dann bleiben im Mitarbeiterstamm verschiedene Daten erhalten, u.a. Geburtsdatum. Diese personenbezogenen Daten müssen Sie manuell löschen.

Wenn Sie eine anonymisierte Adresse wieder benötigen oder die Anonymisierung versehentlich erfolgt ist, dann entanonymisieren Sie die Adresse. Die Entanonymisierung starten Sie im Adressstamm für die betreffende Adressnummer (Menüpunkt Extras | Adresse entanonymisieren). Dabei wird die Adresse so wiederhergestellt, wie sie vor der Anonymisierung war.

Anonymisierte Adressen löschen

Anonymisierte Adressen können im Tagesabschluss automatisch gelöscht werden. Dazu gibt es die Speicherdauer "SBMAA". Von einer gelöschten Adresse bleiben die Adressnummer und der Staat erhalten.

Eine anonymisierte Adresse, die im Tagesabschluss gelöscht wurde, kann nicht mehr entanonymisiert werden. Wenn Sie für eine gelöschte Adresse den Menüpunkt Extras | Adresse entanonymisieren ausführen, dann wird im ersten Feld Name der Begriff "gelöscht" angezeigt. Somit erkennen Sie, dass die Adresse bereits gelöscht wurde. Der Begriff "gelöscht" ist in dem Anwendungsparameter SB_ArchAddressNameDeleted hinterlegt.