WorkflowAutomation für das DMS

Mit der WorkflowAutomation ist die kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten möglich. So werden u.a. Dokument- und Ordnerdateien in die Aufgabenmonitore der verantwortlichen proALPHA Sachbearbeiter gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an weitere proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten.

DMS-Dokumente und Dokumentdateien überwachen

Dokumentdateien und DMS-Dokumente können mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • DMS-Dokumente und Dokumentdateien an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. die digitale Signatur einer Dokumentdatei. Dazu sind in der WorkflowAutomation für Dokumentdateien und DMS-Dokumente verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert. Zur Information eines Sachbearbeiters wird der jeweilige Vorgang automatisch in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt. Dort kann er den Vorgang einsehen und abarbeiten.

  • Archivierte DMS-Dokumente und Dokumentdateien mit Zuständen sperren, u.a. für die Bearbeitung. So werden z.B. beim Auschecken einer Dokumentdatei die Zustände geprüft.

Hinweis: Die Archivierung und Pflege von Dokumenten können im DMS umfangreiche Arbeiten mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation in verschiedenen Fenstern manuell starten.

Fenster

WorkflowAutomation für

Dokumente

Recherche (DMS)

DMS-Dokumente

Details Archivdatei-ID

Dokumentdateien

WorkflowAutomation für DMS-Dokumente und Dokumentdateien manuell starten

  1. Recherchieren Sie das gewünschte DMS-Dokument.

    Anwendungsfälle:

    Das Rechercheergebnis wird im Bereich Dokumente angezeigt.

  2. Bestimmen Sie, zu welchem Objekt die WorkflowAutomation gestartet wird.

    Anwendungsfälle:

  3. Geben Sie im Feld Ereignis die Nummer des gewünschten Ereignisses ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> das gewünschte Ereignis zu.

  4. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Der Workflow des Ereignisses wird manuell gestartet.

DMS-Dokumente und Dokumentdateien weiterleiten

DMS-Dokumente oder Dokumentdateien können Sie an proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten, z.B. für die digitale Signatur einer Dokumentdatei.

  • DMS-Dokument weiterleiten

    Beim Weiterleiten eines DMS-Dokuments ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Dokumente (ODD)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter das DMS-Dokument erhalten sollen.

  • Dokumentdatei weiterleiten

    Beim Weiterleiten einer Dokumentdatei ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Archivdateien (ODA)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter die Dokumentdatei erhalten sollen.

Anhand des Vorgangs werden die Sachbearbeiter über den Arbeitsschritt informiert, der zu erledigen ist. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob der Vorgang in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt wird, und/oder die Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden. Dies bestimmen Sie anhand der Benachrichtigungsart. Die Benachrichtigungsarten sind in dem Anwendungsparameter O_AdminWorkflowNotification hinterlegt.

DMS-Dokumente und Dokumentdateien weiterleiten

  1. Recherchieren Sie das DMS-Dokument, das weitergeleitet werden soll.

    Anwendungsfälle:

    Das Rechercheergebnis wird im Bereich Dokumente angezeigt.

  2. Leiten Sie das DMS-Dokument oder einzelne Dokumentdateien weiter.

    Anwendungsfälle:

DMS-Ordner und Ordnerdateien überwachen

Ordnerdateien und DMS-Ordner können in proALPHA mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • DMS-Ordner und Ordnerdateien an Sachbearbeiter weiterleiten.

  • proALPHA Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. die Beschlagwortung einer Ordnerdatei. Dazu sind in der WorkflowAutomation für Ordnerdateien und DMS-Ordner verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert. Zur Information eines Sachbearbeiters wird der jeweilige Vorgang automatisch in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt. Dort kann er den Vorgang einsehen und abarbeiten.

  • DMS-Ordner mit Zuständen sperren, u.a. für die Verwendung im DMS. So werden z.B. beim Archivieren einer Ordnerdatei die Zustände geprüft.

Hinweis: Die Pflege von Ordnern und Ordnerdateien können im DMS umfangreiche Arbeiten mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Fenster Ordner (DMS) manuell starten.

WorkflowAutomation für DMS-Ordner und Ordnerdateien manuell starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Ordner (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Ordner (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Bestimmen Sie, zu welchem Objekt die WorkflowAutomation gestartet wird.

    Anwendungsfälle:

  3. Geben Sie im Feld Ereignis die Nummer des gewünschten Ereignisses ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> das gewünschte Ereignis zu.

  4. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung.

  5. Bestätigen Sie mit OK.

    Der Workflow des Ereignisses wird manuell gestartet.

DMS-Ordner und Ordnerdateien weiterleiten

Ordnerdateien oder DMS-Ordner können Sie an proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten, z.B. für die Bearbeitung einer Dokumentdatei.

  • DMS-Ordner weiterleiten

    Beim Weiterleiten eines DMS-Ordners ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Ordner (O_O)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter den DMS-Ordner erhalten sollen.

  • Ordnerdatei weiterleiten

    Beim Weiterleiten einer Ordnerdatei ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Ordnerdatei (O_A)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter die Ordnerdatei erhalten sollen.

Anhand des Vorgangs werden die Sachbearbeiter über den Arbeitsschritt informiert, der zu erledigen ist. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob der Vorgang in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt wird, und/oder die Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden. Dies bestimmen Sie anhand der Benachrichtigungsart. Die Benachrichtigungsarten sind in dem Anwendungsparameter O_AdminWorkflowNotification hinterlegt.

DMS-Ordner und Ordnerdateien weiterleiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Ordner (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Ordner (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Leiten Sie den gesamten DMS-Ordner oder einzelne Ordnerdateien weiter.

    Anwendungsfälle:

DMS-Akten überwachen

DMS-Akten können in proALPHA mit der WorkflowAutomation überwacht werden. Anhand der WorkflowAutomation können Sie:

  • DMS-Akten an Sachbearbeiter in proALPHA weiterleiten.

  • proALPHA Sachbearbeiter über anfallende Arbeitsschritte informieren, wie z.B. das Umbenennen einer DMS-Akte. Dazu sind in der WorkflowAutomation für digitale Akten verschiedene Ereignisse und Vorgänge vordefiniert. Zur Information eines Sachbearbeiters wird der jeweilige Vorgang automatisch in den Aufgabenmonitor des Sachbearbeiters gestellt. Dort kann er den Vorgang einsehen und abarbeiten.

Ihr DM-Systemadministrator kann DMS-Akten für die Verwendung im DMS mit Zuständen sperren. Die Prüfung erfolgt im DMS nur für Zustände mit der Zustandsfunktion "Sperre".

Hinweis: Die Pflege von DMS-Akten kann im DMS umfangreiche Arbeiten mit sich bringen. Zur Information der zuständigen Sachbearbeiter können Sie die WorkflowAutomation im Fenster Akten (DMS) manuell starten.

WorkflowAutomation für DMS-Akten manuell starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die DMS-Akte, zu der die WorkflowAutomation manuell gestartet werden soll.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Workflow Ereignis auslösen....

    Das Fenster Ereignis auslösen DMS-Akte wird geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Ereignis die Nummer des gewünschten Ereignisses ein.

    Alternativ: Ordnen Sie über <Strg + A> das gewünschte Ereignis zu.

  5. Optional: Erfassen Sie eine Bemerkung.

  6. Bestätigen Sie mit OK.

    Der Workflow des Ereignisses wird manuell gestartet.

DMS-Akten weiterleiten

DMS-Akten können Sie an proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten, z.B. zur Überprüfung der DMS-Akte.

  • DMS-Akte weiterleiten

    Beim Weiterleiten einer DMS-Akte ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Akten (O_C)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter die DMS-Akte erhalten sollen.

  • Akten-Dokument weiterleiten

    Beim Weiterleiten eines Akten-Dokuments ordnen Sie einen Vorgang aus dem Workflow-Bereich "DMS-Akten-Dokumente (O_CD)" zu und bestimmen, welche Sachbearbeiter das Akten-Dokument erhalten sollen.

Anhand des Vorgangs werden die Sachbearbeiter über den Arbeitsschritt informiert, der zu erledigen ist. Je nach Konfiguration können Sie auch bestimmen, ob der Vorgang in die Aufgabenmonitore der Sachbearbeiter gestellt wird, und/oder die Sachbearbeiter per E-Mail informiert werden. Dies bestimmen Sie anhand der Benachrichtigungsart. Die Benachrichtigungsarten sind in dem Anwendungsparameter O_AdminWorkflowNotification hinterlegt.

DMS-Akten und Akten-Dokumente weiterleiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Leiten Sie die gesamte DMS-Akte oder ein Akten-Dokument weiter.

    Anwendungsfälle: