Scanmappen verwalten

Die eingescannten Seiten eines oder mehrerer Papierdokumente werden im Dokumentenmanagement in Scanmappen abgelegt. Ausgehend von den beim Scannen unterstützten Formaten werden TIF-Scanmappen, PDF-Scanmappen, JPEG-Scanmappen und BMP-Scanmappen unterschieden. TIF-Scanmappen und PDF-Scanmappen können eine oder mehrere Seiten (Multipage) enthalten. JPEG-Scanmappen und BMP-Scanmappen dagegen sind singulär, d.h. eine solche Scanmappe enthält immer nur eine als Bild digitalisierte Seite. Einer Scanmappe kann ein DMS-Barcode - dieser enthält die Beschlagwortung eines bestimmten Geschäftsvorgangs in proALPHA - zugewiesen werden. Ein DMS-Barcode kann entweder automatisch, z.B. direkt beim Einscannen oder manuell zugewiesen werden. Eine Scanmappe, der ein DMS-Barcode zugewiesen ist, wird als Barcode-Mappe bezeichnet.

Scanmappen manuell anlegen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Bereits vor dem Einscannen von Papierdokumenten können Sie leere Scanmappen in den unterstützten Formaten "TIF", "PDF", "JPEG" und "BMP" anlegen. So können Sie z.B. eine Scanmappenstruktur für die Ablage von eingescannten Papierdokumenten im TIF-Format definieren. Vor dem Start des Scanvorgangs kann dann der verantwortliche Sachbearbeiter die gewünschte TIF-Scanmappe auswählen, sodass die eingescannten TIF-Dateien darin abgelegt werden.

Scanmappen anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Scanmappe anlegen.

    Alternativ: Kontextmenü des Scanmappenbereichs.

  3. Optional: Benennen Sie die Scanmappe um.

  4. Optional: Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 2 bis die gewünschte Scanmappenstruktur angelegt ist.

Scanmappen öffnen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für das globale Scannen als auch für das kontextbezogene Scannen.

Die Scanmappen im Scanmappenbereich werden ähnlich wie in einem Explorer aufgelistet. Zur Einsicht der eingescannten Seiten öffnen Sie die gewünschten Scanmappen.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Eine Scanmappe öffnen

Klick auf die Schaltlfäche

Die Seiten der Scanmappe werden eingeblendet.

Alle Scanmappen öffnen

Menüpunkt Alle Seiten einblenden im Kontextmenü des Scanmappenbereichs

Alle Scanmappen werden geöffnet. Je Scanmappe werden die Seiten eingeblendet.

Alle Seiten einer Scanmappe, z.B. einer TIF-Scanmappe können Sie in der Miniaturanzeige einsehen. Eine von Ihnen ausgewählte Seite können Sie in der Bildanzeige einsehen. In der Bildanzeige können Sie auch Anmerkungen erfassen.

Eine Scanmappe umbenennen

Eine Scanmappe umbenennen

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Scanmappe.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Umbenennen.

    Alternativ: Kontextmenü des Scanmappenbereichs.

  4. Benennen Sie die Scanmappe wie in Windows üblich um.

Scanmappen aktualisieren

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für das globale Scannen als auch für das kontextbezogene Scannen.

Wenn Dateien im Scanverzeichnis abgelegt, umbenannt oder gelöscht werden, dann müssen die Scanmappen aktualisiert werden. Die Aktualisierung kann abhängig von den Scaneinstellungen wie folgt erfolgen:

  • Automatisch (aktives Kontrollkästchen Scanmappenliste automatisch aktualisieren)

    Die Aktualisierung wird automatisch gestartet, wenn eine der genannten Aktionen eintrifft.

  • Manuell (inaktives Kontrollkästchen Scanmappenliste automatisch aktualisieren)

    Sie starten die Aktualisierung zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt (Schaltfläche ).

Dateien importieren

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Dateien im Format TIF, PDF, JPEG und BMP, die z.B. lokal auf Ihrem Rechner abgelegt sind, können Sie in die Scanoberfläche des DMS importieren (hinzufügen). Dabei wird eine Scanmappe im entsprechenden Format angelegt, die die Dateien als Seiten enthält. Beim Import von JPEG-Dateien und BMP-Dateien wird je Datei eine neue Scanmappe angelegt, da für diese Formate Multipage nicht unterstützt wird.

Dateien importieren

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Hinzufügen.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

  3. Wählen Sie die gewünschten Dateien wie in Windows üblich aus.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

    Je Datei wird eine neue Scanmappe angelegt.

Seiten in einer neuen Scanmappe zusammenfassen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Eine oder mehrere von Ihnen in einer Scanmappe ausgewählte Seiten können Sie in einer neuen Scanmappe zusammenfassen. Die neue Scanmappe, die die zusammengefügten Seiten enthält, wird dabei automatisch erstellt.

Die neu erstellte Scanmappe erhält eine vom System generierte Nummer als Namen. Damit der Inhalt der neuen Scanmappe besser erkennbar ist, können Sie diese umbenennen.

Seiten in einer neuen Scanmappe zusammenfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Scanmappe.

    Die Seiten der Scanmappe werden angezeigt.

  3. Markieren Sie eine oder mehrere Seiten wie in Windows üblich.

  4. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Seiten zusammenfassen.

    Eine neue Scanmappe, die die markierten Seiten enthält, wird angelegt.

  5. Optional: Benennen Sie die neue Scanmappe um. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Umbenennen.

      Alternativ: Kontextmenü des Scanmappenbereichs.

    2. Benennen Sie die Scanmappe wie in Windows üblich um.

Eine Scanmappe in eine PDF-Scanmappe konvertieren

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Eine Scanmappe können Sie in eine PDF-Scanmappe (Farbmodus "Schwarz/Weiß) konvertieren, sodass die PDF-Scanmappe zusätzlich zur ursprünglichen Scanmappe zur Verfügung steht. Bei der Konvertierung wird eine neue PDF-Scanmappe automatisch erstellt.

Tipp: Die neu erstellte PDF-Scanmappe erhält eine vom System generierte Nummer als Namen. Damit der Inhalt der neuen PDF-Scanmappe besser erkennbar ist, können Sie diese im Anschluss der PDF-Konvertierung umbenennen.

Eine Scanmappe in eine PDF-Scanmappe konvertieren

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Scanmappe.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | PDF-Konvertierung.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

    Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    Die PDF-Konvertierung der Scanmappe wird durchgeführt. Zusätzlich steht die ursprüngliche Scanmappe zur Verfügung.

    Nein

    PDF-Konvertierung wird durchgeführt. Die ursprüngliche Scanmappe wird gelöscht.

Leerseiten erkennen und entfernen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

In einer Scanmappe vorhandene Leerseiten können mit der Leerseitenerkennung aufgefunden und anschließend entfernt werden.

Die Leerseitenerkennung und -entfernung können Sie zu folgenden Zeitpunkten starten:

  • Automatisch während des Scanvorgangs

    Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen automatische Leerseitenerkennung aktiv ist (Scaneinstellungen; Bereich Sonstiges; Unterbereich Leerseitenerkennung)

  • Manuell nach dem Scanvorgang

    Die Leerseitenerkennung erfolgt für die von Ihnen ausgewählten Scanmappen. Anschließend können Sie die entsprechenden Leerseiten entfernen.

Leerseitenerkennung manuell starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Markieren Sie die gewünschte Scanmappe oder die gewünschten Scanmappen wie in Windows üblich.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Leerseiten entfernen.

    Die entsprechenden Scanmappen werden auf Leerseiten geprüft. Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  4. Bestimmen Sie, dass die Leerseiten entfernt werden. Bestätigen Sie dazu die Systemmeldung mit Ja.

Barcode-Erkennung durchführen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Ein DMS-Barcode identifiziert die Beschlagwortung zu einem bestimmten Geschäftsvorgang in proALPHA. Der DMS-Barcode kann einem Papierdokument beigefügt werden. Beim Einscannen des Papierdokuments wird der DMS-Barcode erkannt und der Scanmappe zugewiesen, in der das Papierdokument abgelegt wird. Die Scanmappe ist somit eine Barcode-Mappe. Wenn diese Barcode-Mappe archiviert wird, dann wird die erforderliche Beschlagwortung mit Hilfe des DMS-Barcodes automatisch vorgenommen.

Bei der Barcode-Erkennung werden die eingescannten Seiten auf einen eventuell enthaltenen DMS-Barcode wie folgt untersucht:

  • Die Barcode-Art muss bekannt sein und in den Scaneinstellungen hinterlegt werden.

  • Die Barcode-Erkennung unterstützt sowohl die Erkennung von Barcodes in Farbbildern als auch die Erkennung von 2D-Barcodes. 2-D Barcode-Arten, die unterstützt werden, sind: Aztec, Datamatrix, PDF 417, PDF 417 kompakt, QR Code, Micro QR, Maxi-Code

Die Barcode-Erkennung kann zu folgenden Zeitpunkten gestartet werden:

  • Automatisch während des Scanvorgangs

    Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen automatische Barcode-Erkennung aktiv ist (Scaneinstellungen; Bereich Barcode; Unterbereich Barcode-Einstellungen).

  • Automatisch beim Öffnen der Scanoberfläche

    Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen Barcode-Erkennung sofort starten aktiv ist (Scaneinstellungen; Bereich Sonstiges; Unterbereich Automatismus).

  • Manuell nach dem Scanvorgang

    Die Barcode-Erkennung kann entweder für eine von Ihnen ausgewählte Scanmappe erfolgen oder für alle Scanmappen. Ausgenommen sind Barcode-Mappen.

Wenn mehrere unterschiedliche DMS-Barcodes erkannt werden, dann werden mehrere Barcode-Mappen erzeugt, in denen die jeweiligen Seiten - entsprechend den erkannten DMS-Barcodes - abgelegt werden. Wenn bereits Barcode-Mappen mit dem passenden DMS-Barcode existieren, dann werden die eingescannten Seiten in dieser Barcode-Mappe abgelegt. Wenn kein DMS-Barcode bei der Prüfung erkannt wurde, dann können Sie einer Scanmappe den gewünschten DMS-Barcode manuell zuweisen.

Barcode-Erkennung manuell starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Starten Sie die Barcode-Erkennung.

    Anwendungsfälle:

Einer Scanmappe einen DMS-Barcode manuell zuweisen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Einer Scanmappe können Sie einen DMS-Barcode manuell zuweisen. So können Sie z.B. eine Barcode-Mappen-Struktur festlegen, sodass bei automatischer Barcode-Erkennung während des Scanvorgangs die eingescannten Seiten direkt in der entsprechenden Barcode-Mappe abgelegt werden. Das manuelle Zuweisen eines DMS-Barcodes kann auch dann hilfreich sein, wenn ein DMS-Barcode vom System nicht erkannt wird, weil z.B. die Qualität der eingescannten Seiten gering ist.

Die manuelle Zuweisung können Sie wie folgt vornehmen:

  • DMS-Barcode mit Prüfsumme zuweisen

    Sie geben die Prüfsumme des DMS-Barcodes ein, z.B. "080000008".

    Die Zuweisung erfolgt nur dann, wenn die Prüfsumme mit einem DMS-Barcode übereinstimmt, der in proALPHA erzeugt wurde.

  • DMS-Barcode ohne Prüfsumme zuweisen

    Sie geben nur die Barcode-Nummer ein, z.B. "8".

    Der DMS-Barcode wird zugewiesen, auch wenn er kein in proALPHA erstellter DMS-Barcode ist.

Hinweis: Die Prüfsumme und die Barcode-Nummer werden beim Erstellen eines DMS-Barcodes vergeben. Bei Bedarf kann Ihr DM-Systemadministrator in der DMS-Administration die Prüfsumme und die Barcode-Nummer eines DMS-Barcodes einsehen und Ihnen mitteilen.

Einer Scanmappe einen DMS-Barcode manuell zuweisen

  1. Öffnen Sie das Fenster Scannen (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Scanmappe.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Barcode zuweisen.

  4. Weisen Sie einen DMS-Barcode nach Ihren Anforderungen zu.

    Anwendungsfälle:

  5. Bestätigen Sie mit OK.

Seiten in einer Scanmappe löschen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für das globale Scannen als auch für das kontextbezogene Scannen.

Seiten einer Scanmappe können wie folgt gelöscht werden:

  • Manuell in der Scanoberfläche

  • Automatisch im Anschluss an die Archivierung

    Voraussetzung dafür ist, dass die Kontrollkästchen Mappenstruktur erhalten und Scanmappen bei Übernahme als zu Löschen markieren aktiv sind (Scaneinstellungen; Bereich Systemeinstellungen).

Seiten in einer Scanmappe manuell löschen

Anwendungsfälle:

Scanmappen löschen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für das globale Scannen als auch für das kontextbezogene Scannen.

Scanmappen können aus der Scanoberfläche, d.h. aus dem Scanverzeichnis gelöscht werden. Scanmappen werden nach der Archivierung automatisch gelöscht, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

  • Das Kontrollkästchen Scanmappen bei Übernahme als zu Löschen markieren ist aktiv (Scaneinstellungen; Bereich Systemeinstellungen).

  • In der Archivierungsdateiliste haben Sie über die Löschauswahl bestimmt, dass die übernommene Scanmappe nach der Archivierung gelöscht wird.

Welche dieser Einstellungen gewählt wird, ist davon abhängig, wie Sie das Einscannen und die abschließende Archivierung abwickeln. Wenn Sie grundsätzlich die Scanmappenstruktur in der Scanoberfläche beibehalten, jedoch ausnahmsweise eine Scanmappe gelöscht werden soll, dann bestimmen Sie dies in der Archivierungsdateiliste anhand der Löschauswahl. Sollen dagegen archivierte Scanmappen grundsätzlich gelöscht werden, dann bestimmen Sie dies mit dem aktiven Kontrollkästchen.

Das Löschen können Sie auch manuell starten, indem Sie eine oder mehrere ausgewählte Scanmappen manuell löschen.

Scanmappen manuell löschen

Anwendungsfälle: