Einstellungen für die Archivierung

Zum Festlegen von Einstellungen öffnen Sie das Fenster Einstellungen (DMS) in der Programmauswahl. Die Einstellungen nehmen Sie im Bereich Archivierung vor. Dieser Bereich enthält die Unterbereiche Archivierung und Beschlagwortung. Ihre Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert.

Archivierung

Felder

Erläuterungen

Dateien nach Archivierung löschen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass alle Dateien nach einer Archivierung automatisch lokal gelöscht werden.

Thema: Löschauswahl festlegen

Archivierungsnotiz einblenden

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass beim Wechsel in die Ansicht Archivierung das Fenster Archivierungsnotiz automatisch geöffnet wird.

Prüfsummenrecherche und Warnung bei Existenz

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchgeführt wird.

Thema: Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen

automatische Verknüpfung

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass eine Dokumentdateiverknüpfung bei der Prüfsummenrecherche automatisch erstellt wird.

Thema: Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen

Einstellung

Voraussetzung für die Aktivierung ist, dass das Kontrollkästchen Prüfsummenrecherche und Warnung bei Existenz aktiv ist.

Signierung nach Archivierung

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass nach der Archivierung von Dokumentdateien automatisch das Fenster für die digitale Signatur geöffnet wird.

Thema: Dokumentdateien digital signieren

schnelle Versionierung per Drag & Drop

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob eine schnelle Versionierung per Drag & Drop möglich ist.

Einstellung

Schnelle Versionierung per Drag & Drop ist möglich.

Schnelle Versionierung per Drag & Drop ist nicht möglich.

Thema: Dokumentdateien schnell versionieren

Dateiauswahldialog öffnen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob beim Starten der Archivierung das Fenster Öffnen geöffnet wird.

Einstellung

Das Fenster Öffnen wird geöffnet.

Das Fenster Öffnen wird nicht geöffnet.

Schnellarchivierung aktivieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob eine schnelle Archivierung per Drag & Drop in proALPHA Fenstern möglich ist.

Einstellung

Schnelle Archivierung ist möglich.

Schnelle Archivierung ist nicht möglich.

Thema: Dateien archivieren

Schnellverknüpfung aktivieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob eine Schnellverknüpfung per Drag & Drop in proALPHA Fenstern möglich ist.

Einstellung

Schnellverknüpfung ist möglich.

Schnellverknüpfung ist nicht möglich.

Thema: Dokumentverknüpfung erstellen

zuletzt ausgewählten Unterdokumenttyp verwenden

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass eine schnelle Archivierung oder Verknüpfung zu einem proALPHA Unterdokumenttyp erfolgt. Dies ist der Unterdokumenttyp, zu dem zuletzt eine DMS-Funktion in dem betreffenden proALPHA Fenster gestartet wurde.

Einstellung

Wenn das Kontrollkästchen inaktiv ist, dann erfolgt die Verknüpfung oder die Archivierung zum proALPHA Hauptdokumenttyp.

Beschlagwortung

Felder

Erläuterungen

Schlagwort Firma vorbelegen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass das proALPHA Schlagwort "Firma" mit der aktiven Firma des Benutzers in der Archivierungsbeschlagwortung vorbelegt wird. Welches die aktive Firma eines Benutzers ist, ist im Benutzerstammdatensatz hinterlegt.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Schlagwort Firma schützen, wenn vorbelegt

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass das vorbelegte proALPHA Schlagwort "Firma" geschützt ist. Das bedeutet, dass im Zuge der Archivierung dieses Schlagwort nicht versehentlich geändert werden kann.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Einstellung

Voraussetzung für die Aktivierung ist, dass das Kontrollkästchen Schlagwort "Firma" vorbelegen aktiv ist.

Schlagwort Sachbearbeiter vorbelegen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass das proALPHA Schlagwort "Sachbearbeiter" mit dem Namen des zuständigen Sachbearbeiters in der Archivierungsbeschlagwortung automatisch vorbelegt wird.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Schlagwort Bemerkung mit Dateinamen belegen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass das proALPHA Schlagwort "Bemerkung" in der Archivierungsbeschlagwortung mit dem Dateinamen vorbelegt wird.

Wenn mehrere Dateien gleichzeitig archiviert werden, dann wird das Schlagwort mit dem Dateinamen der ersten Datei vorbelegt.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Systemschlagworte anzeigen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass beim Start des DMS auch Systemschlagworte in der Archivierungsbeschlagwortung angezeigt werden.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Einstellung ändern

Die Einstellung können Sie in der Archivierungsansicht ändern (Menüpunkt Bearbeiten | Systemschlagworte anzeigen).

Beschlagwortung nach Archivierung zurücksetzen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass nach einer Archivierung die Schlagwortwerte in der Archivierungsbeschlagwortung automatisch gelöscht werden. So können bei der nächsten Archivierung die Schlagwortwerte bequem eingegeben werden.

Thema: Beschlagwortung vornehmen

Administration

Objekte

Bedeutung

O_AutoFillCompany

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schlagwort Firma vorbelegen

O_AutoFillSpecialist

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schlagwort Sachbearbeiter vorbelegen

O_AutoSignAfterArchivement

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Signierung nach Archivierung

O_ChecksumResearchAutoLink

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: automatische Verknüpfung

O_ChecksumResearchBeforeArchivement

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Prüfsumme und Warnung bei Existenz

O_EnableFileDialog

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Dateiauswahldialog öffnen

O_FastArchivement

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schnellarchivierung aktivieren

O_FastArchivementLastSubDocType

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: zuletzt ausgewählten Unterdokumenttyp verwenden

O_FastLinkCreation

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schnellverknüpfung aktivieren

O_FastVersioning

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: schnelle Versionierung per Drag & Drop

O_FillSubjectWithFilename

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schlagwort Bemerkung mit Dateinamen belegen

O_MarkAllFilesForDelete

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Dateien nach Archivierung löschen

O_ProtectCompany

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Schlagwort Firma schützen, wenn vorbelegt

O_ResetArchivementCatchwords

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Beschlagwortung nach Archivierung zurücksetzen

O_ShowArchivementNote

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Archivierungsnotiz einblenden

O_ShowSystemCatchwords

Vorschlagswert für die Einstellung des folgenden Kontrollkästchens: Systemschlagworte anzeigen