Dokumente offline pflegen und verwenden

Im Dokumentenmanagement archivierte Dokumente werden auf einem zentralen DMS-Server gespeichert. So können Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmensbereiche die Dokumente online im Dokumentenmanagement recherchieren und verwenden. Es kann aber auch erforderlich sein, dass Sie auf DMS-Dokumente und darin abgelegte Dokumentdateien zugreifen, wenn Sie keine Verbindung zum DMS-Server haben, z.B. im Außendienst während eines Kundenbesuchs. Für einen solchen Fall können Sie im Vorfeld des Kundenbesuchs alle erforderlichen DMS-Dokumente und die darin abgelegten Dokumentdateien online recherchieren. Anschließend exportieren Sie die DMS-Dokumente und Dokumentdateien in ein sogenanntes Offlineverzeichnis. Beim Kunden können Sie dann mit dem DMS-Offlineclient offline arbeiten. Arbeiten, die Sie offline durchführen, werden in Ihrem Offlineverzeichnis protokolliert. Wenn Sie wieder online im Dokumentenmanagement arbeiten, erfolgt eine Synchronisation der Daten, sodass diese auch online auf dem aktuellen Stand sind.

Hinweis: Bei den folgenden Erläuterungen wird davon ausgegangen, dass Sie den clientbasierten Offlinemodus nutzen. Erläuterungen zum serverbasierten Offlinemodus erhalten Sie von Ihrem Berater oder DM-Systemadministrator.

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Offlinedokument

DMS-Dokument, das im Offlinemodus archiviert wird.

Offlineaktionen

Aktionen, die im Offlinemodus durchgeführt werden, z.B. Neuarchivierung.

Einstellungen zum Offlinemodus online festlegen

Thema: Einstellungen zum Offlinemodus festlegen

Dokumente für den Offlinemodus online recherchieren und exportieren

Die Recherche und der Export erfolgen, wenn Sie in proALPHA im Dokumentenmanagement online arbeiten. Die Recherche der gewünschten Dokumente führen Sie global oder kontextbezogen durch. Bei der globalen Recherche können Sie mit Rechercheprofilen arbeiten.

Wenn Sie die gewünschten Dokumente recherchiert haben, dann exportieren Sie diese in das Offlineverzeichnis. Die Dokumente sind dann im Offlineclient verfügbar. Zu den exportierten Dokumenten können auch Dokumente zählen, die Sie online ausgecheckt haben. Ein online ausgechecktes Dokument können Sie offline einchecken. Nach erfolgreicher Offlinesynchronisation ist das Dokument auch online eingecheckt.

Im DMS-Offlineclient arbeiten

Öffnen Sie den DMS-Offlineclient wie in Windows üblich, z.B. über Start | Programme. Nehmen Sie anschließend die erforderlichen Arbeitsschritte vor, z.B. zur Recherche von DMS-Dokumenten.

Im Vergleich zum Onlinemodus ist der Funktionsumfang im Offlineclient reduziert. So stehen z.B. proALPHA Standardfunktionen (Szenario speichern usw.) nicht zur Verfügung. DMS-Funktionen, die im Offlinemodus nicht zur Verfügung stehen, sind inaktiv.

Offlinefunktionen

Erläuterungen

DMS-Einstellungen vornehmen

Sie können die DMS-Einstellungen wie folgt öffnen:

  • Mit der Schaltfläche in der Steuerungsleiste

  • Menüpunkt Stamm | Einstellungen (DMS) in der Programmauswahl

In den DMS-Einstellungen können Sie wie üblich die für Ihre Arbeit notwendigen Einstellungen vornehmen. Diese Einstellungen gelten nur im Offlinemodus.

Dokumente archivieren

Sie können:

  • Eine Neuarchivierung durchführen.

  • Einem DMS-Dokument eine Datei hinzufügen und archivieren.

  • Die Beschlagwortung vor der Archivierung zurücksetzen.

  • Dateien komprimiert archivieren.

DMS-Dokumente recherchieren

Sie können:

  • Für den Offlinemodus exportierte Dokumente recherchieren.

  • Eine Dokumentdatei anzeigen und drucken.

  • Einem DMS-Dokument eine Datei hinzufügen und archivieren.

  • DMS-Dokumente und Dokumentdateien exportieren und versenden.

  • Rechercheergebnisse exportieren.

  • Rechercheprofile verwenden.

  • Offlinedokument oder Offlinedokumentdatei entfernen.

    Im Falle einer Neuarchivierung wird ein Offlinedokument erzeugt, in dem die Offlinedokumentdateien abgelegt werden. Im Gegensatz zu einem herkömmlichen DMS-Dokument können Sie ein ganzes Offlinedokument oder eine einzelne Offlinedokumentdatei entfernen. Das bedeutet: Die betreffenden Daten werden im Offlineverzeichnis gelöscht. Sie haben somit die Neuarchivierung rückgängig gemacht.

    Ein Offlinedokument erkennen Sie an folgendem Symbol: .

    Eine Offlinedokumentdatei erkennen Sie an folgendem Symbol: .

Papierdokumente scannen

Sie können:

  • Eine Scanmappe manuell anlegen

  • Eine Scanmappe umbenennen

  • Eine Scanmappe in eine PDF-Scanmappe konvertieren

  • Scanmappen löschen

  • Seiten in einer neuen Scanmappe zusammenfassen und archivieren

  • Seiten in einer Scanmappe ausschneiden, einfügen und löschen

  • Leerseiten in einer Scanmappe erkennen und entfernen

  • Trennseiten drucken

  • Barcode-Erkennung durchführen

  • Einer Scanmappe einen DMS-Barcode manuell zuweisen

Hinweis: Die Archivierung von Barcode-Mappen ist im Offlinemodus nicht möglich.

Online ausgecheckte DMS-Dokumente einchecken

Zu den exportierten Dokumenten können auch Dokumente zählen, die Sie online ausgecheckt haben. Ein online ausgechecktes Dokument können Sie offline einchecken. Nach erfolgreicher Offlinesynchronisation ist das Dokument auch online eingecheckt.

Synchronisation online durchführen

Die Synchronisation wird clientbasiert oder serverbasiert durchgeführt. Dies ist in den Einstellungen zum Offlinemodus festgelegt. Erläuterungen zur serverbasierten Synchronisation erhalten Sie von Ihrem Berater oder DM-Systemadministrator.

Synchronisation clientbasiert durchführen

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen wieder online arbeiten, dann erfolgt eine Synchronisation der Daten, sodass diese auch online auf dem aktuellen Stand sind. Dazu werden alle im Offlinemodus durchgeführten Aktionen in Ihrem Offlineverzeichnis protokolliert. Die Synchronisation wird beim Öffnen der Fenster Archivierung (DMS) oder Recherche (DMS) gestartet. Dabei entscheiden Sie in einer Systemmeldung, ob die Synchronisation durchgeführt wird. Offlineaktionen, die bei der Synchronisation verarbeitet wurden, werden automatisch aus Ihrem Offlineverzeichnis entfernt. Nach der Synchronisation werden die durchgeführten Offlineaktionen nicht entfernt. Diese stehen sowohl im Onlinemodus als auch im Offlinemodus zur Verfügung.

Administration

Objekte

Bedeutung

Konfigurationen für den Offlinemodus allgemein

Thema: Einstellungen für den Offlinemodus