Microsoft-Office-Dokumente erstellen und archivieren

Zur Abwicklung eines Geschäftsvorgangs werden unterschiedliche Dokumente benötigt, u.a. auch Dokumente, die mit Microsoft-Office-Anwendungen erstellt werden. Unterstützt werden Sie bei der Erstellung von Office-Dokumenten durch die DM-Office-Integration. DM-Office-Integration bedeutet, dass Microsoft-Office-Dokumente direkt aus den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und Outlook heraus archiviert werden können. Wenn Sie ein proALPHA Benutzer sind, dann können Sie die Microsoft-Office-Anwendungen auch aus den proALPHA Fenstern heraus aufrufen, das benötigte Microsoft-Office-Dokument erstellen und sofort archivieren.

Hinweis: Zu den Microsoft-Office-Dokumenten zählen Textdokumente, Arbeitsmappen und verschiedene Outlook-Elemente, wie z.B. E-Mails, Termine oder Aufgaben. Diese Microsoft-Office-Dokumente werden im Folgenden als Office-Dokumente bezeichnet.

Office-Dokumente über ein proALPHA Fenster erstellen

Aus einem proALPHA Fenster heraus können Sie ein Office-Dokument erstellen. Dazu wählen Sie in proALPHA eine DM-Office-Vorlage aus. Die dazu passende Microsoft-Office-Anwendung wird automatisch geöffnet und das Office-Dokument wird erstellt.

Zur Auswahl stehen folgende DM-Office-Vorlagen:

DM-Office-Vorlagen

Erläuterungen

Im Dateisystem abgelegte DM-Office-Vorlagen

Übliche DM-Office-Vorlagen, wie z.B. "Normal.dot"

Diese DM-Office-Vorlagen können Sie wie in Windows üblich auswählen.

Im DMS archivierte DM-Office-Vorlagen

Vorlagen, die im DMS zum Dokumenttyp "Office-Vorlagen" archiviert sind

Diese DM-Office-Vorlagen werden von Ihrem DM-Systemadministrator dem jeweiligen Dokumenttyp zugeordnet, sodass diese direkt im Fenster Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen.

Für die Erstellung von Dokumenten in Word und Excel können spezielle DM-Office-Vorlagen definiert werden. In diesen kann mit Hilfe von Textmarken oder Zellennamen auf bestimmte Datenfelder in proALPHA referenziert werden. Durch die Referenzierung werden in die Office-Dokumente proALPHA Daten automatisch übertragen. So kann z.B. die Adresse eines Kunden oder Lieferanten automatisch an einer bestimmten Textstelle eingefügt werden.

Hinweis: Bei der Office-Dokument-Erstellung werden proALPHA Daten im Dokument als Dokumenteigenschaften integriert, die u.a. für die Beschlagwortung benötigt werden. Diese Daten können in der Office-Anwendung als DMS-Informationen eingesehen werden.

Office-Dokument über ein proALPHA Fenster erstellen

  1. Öffnen Sie das proALPHA Fenster der gewünschten Datensatzart.

  2. Suchen Sie den Datensatz, zu dem ein Office-Dokument erstellt werden soll.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Neues Office-Dokument.

    Das Fenster Dokumentvorlagen wird geöffnet.

    Die archivierten DM-Office-Vorlagen, die dem Dokumenttyp zugeordnet sind, werden zeilenweise angezeigt.

  4. Optional: Wählen Sie im Feld Ansprechpartner einen Ansprechpartner aus, der in das Office-Dokument übertragen wird.

  5. Optional: Wählen Sie im Feld spezielle Adresse eine Adresse aus, die in das Office-Dokument übertragen wird.

  6. Wählen Sie die DM-Office-Vorlage aus.

    Anwendungsfälle:

  7. Optional: Sehen Sie die DMS-Informationen ein.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche im Ribbon proALPHA-DMS.

    Das Fenster proALPHA-Daten wird geöffnet.

    Die proALPHA Daten werden angezeigt.

  8. Optional: Ändern Sie das Office-Dokument nach Ihren Anforderungen.

  9. Speichern Sie das Office-Dokument wie in Windows üblich.

  10. Starten Sie die Archivierung in der Microsoft-Office-Anwendung.

    Anwendungsfälle:

Belege digital signieren

Belege, die Sie mit einer DM-Office-Mail versenden, können Sie digital signieren. Die digitale Signatur wird wie für Belege üblich der E-Mail angehängt.

Thema: Belege digital signieren

Office-Dokumente aus Microsoft-Office-Anwendungen heraus archivieren

Aus den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und Outlook können Sie die Archivierung von Office-Dokumenten vornehmen. Je nach Office-Anwendung kann die Archivierung auf unterschiedliche Arten erfolgen.

Archivierung in Microsoft Word oder Microsoft Excel starten

Sie können:

  • Die Archivierung eines Textdokuments in Microsoft Word starten.

  • Die Archivierung einer Arbeitsmappe in Microsoft Excel starten.

Zur Arbeitserleichterung können Sie direkt beim erstmaligen Archivieren den Dateinamen für eine noch nicht gespeicherte Office-Datei wie in Windows üblich vergeben. Dazu wird das Fenster Speichern unter automatisch geöffnet. Ob das Fenster automatisch geöffnet wird, ist anhand der Zeichenfolge DMSOfficeTempFileDialog konfiguriert. Wenn das Fenster Speichern unter nicht automatisch geöffnet wird, dann müssen Sie die Office-Datei wie in Windows üblich speichern, bevor Sie die Archivierung starten.

Zur Archivierung wird das Fenster Archivierung (DMS) automatisch geöffnet. Wenn das Office-Dokument als PDF-Datei archiviert wird, dann wird es zuerst über den PDF-Drucker gedruckt und anschließend wird das Fenster Archivierung (DMS) geöffnet. Die Office-Datei oder PDF-Datei wird automatisch in die Archivierungsdateiliste aufgenommen. Sie nehmen die Beschlagwortung vor und können anschließend die Archivierung wie für Dokumente üblich durchführen.

Archivierung in Microsoft Word starten

  1. Erstellen Sie mit Microsoft Word das gewünschte Textdokument.

  2. Archivieren Sie nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

  3. Schließen Sie die Archivierung ab.

Archivierung in Microsoft Excel starten

  1. Erstellen Sie mit Microsoft Excel die gewünschte Arbeitsmappe.

  2. Archivieren Sie nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

  3. Schließen Sie die Archivierung ab.

Archivierung in Microsoft Outlook starten

Sie können die Archivierung von Outlook-Elementen in Microsoft Outlook starten, u.a. in E-Mails, Terminen oder Aufgaben.

Anwendungsfälle

DMS-Funktionen

Erläuterungen

Bestehende Outlook-Elemente archivieren

Ausgewählte Elemente archivieren

Sie können Outlook-Elemente archivieren, z.B. erhaltene oder gesendete E-Mails im Posteingang oder Postausgang. Die E-Mails wählen Sie wie in Windows üblich aus.

Anhang einer bestehenden E-Mail archivieren

Anhang archivieren

Sie können den Anhang einer erhaltenen oder gesendeten E-Mail archivieren.

Ein aktuell erstelltes Outlook-Element archivieren

Aktuelles Element archivieren

Sie können ein geöffnetes Outlook-Element archivieren, z.B. eine geöffnete E-Mail, die Sie erstellt haben.

Eine aktuell erstellte E-Mail senden und archivieren

Senden und Archivieren

Sie können eine aktuell erstellte E-Mail in einem Arbeitsschritt senden und archivieren. Nach Versenden der E-Mail kann eine Systemmeldung angezeigt werden. In der Systemmeldung bestimmen Sie, ob die E-Mail tatsächlich archiviert wird. Ob die Systemmeldung angezeigt wird, ist anhand der Zeichenfolge DMSOfficeArchiveSentMailsSuppressMessage konfiguriert.

Zur Archivierung wird das Fenster Archivierung (DMS) automatisch geöffnet. Das Outlook-Element wird automatisch in die Archivierungsdateiliste aufgenommen. Sie nehmen die Beschlagwortung vor und können anschließend die Archivierung wie für Dokumente üblich durchführen.

Archivierung in Microsoft Outlook starten

  1. Erstellen Sie die Outlook-Elemente in Microsoft Outlook.

  2. Archivieren Sie nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

  3. Schließen Sie die Archivierung ab.

DM-Office-Vorlagen gestalten

DM-Office-Vorlagen können Sie so gestalten, dass an bestimmte Textstellen proALPHA Daten automatisch übertragen werden, z.B. Kundenadresse oder Name des Sachbearbeiters. In Word-Vorlagen definieren und positionieren Sie Textmarken, in die die proALPHA Daten übertragen werden. In Excel-Vorlagen definieren Sie zu den Zellen, in die die proALPHA Daten übertragen werden, die entsprechenden Zellennamen. Bei der Erstellung des Office-Dokuments werden die proALPHA Daten in Word in die entsprechende Textmarke eingefügt. In Excel werden die proALPHA Daten in die Zelle mit dem entsprechenden Zellennamen eingefügt.

Hinweis: Aus Gründen der Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff "Textstelle" verwendet, der sowohl Textmarke als auch Zellenname meint.

Folgende Textstellen zur Übertragung von proALPHA Daten können Sie definieren:

Zur Definition der gewünschten Textstellen benötigen Sie die XML-Datei "proALPHA.DMS.Office.xml", die Attribute enthält, deren Namen für die Definition der Textstellen relevant sind.

Hinweise zur Gestaltung und Verwendung von Office-Vorlagen

Im Verzeichnis "bin\dms\vorlagen" Ihrer proALPHA Installation finden Sie Beispielvorlagen, die Sie für die Gestaltung eigener DM-Office-Vorlagen heranziehen können.

Vielfältige Funktionen zur komfortablen Gestaltung und Ausgabe von Formularen in proALPHA bietet der Formulargenerator, so z.B. für die Ausgabe von proALPHA Belegen. Die Möglichkeit der Datenübertragung aus proALPHA in ein Office-Dokument ist kein gleichwertiger Ersatz für den Formulargenerator. Für die Ausgabe von Belegen ist daher der Formulargenerator vorzuziehen. Ergänzend dazu kann mit Hilfe der COLD-Archivierung die Archivierung der proALPHA Belege im DMS automatisiert werden.

XML-Datei "proALPHA.DMS.Office.xml" im Protokollverzeichnis ablegen

Die Übertragung der proALPHA Daten in ein Office-Dokument erfolgt über die XML-Datei "proALPHA.DMS.Office.xml". Der Aufbau der XML-Datei ist einer Baumstruktur ähnlich. Sie besteht aus verschiedenen Knoten und Unterknoten, die ein- und ausgeblendet werden können. In den Knoten sind Attribute enthalten. Die Attributnamen entsprechen den Namen der Datenfelder in proALPHA. Die Attributwerte entsprechen den Daten, die in proALPHA in den Datenfeldern enthalten sind.

Damit Sie auf die XML-Datei "proALPHA.DMS.Office.xml" zugreifen können, müssen Sie den Debug-Modus aktivieren. Die XML-Datei wird, sobald Sie über ein proALPHA Fenster ein Office-Dokument erstellen, im Protokollverzeichnis des DMS abgelegt. Die XML-Datei enthält genau die Attribute zu der Datensatzart, zu der Datensätze in dem jeweiligen proALPHA Fenster erfasst werden können. Das bedeutet: Wenn Sie zu verschiedenen Geschäftsvorgängen DM-Office-Vorlagen gestalten wollen, müssen Sie die XML-Datei jeweils aus dem entsprechenden proALPHA Fenster heraus erzeugen, um die benötigten Attribute zu erhalten.

Textstellen zur Übertragung der Beschlagwortung definieren

Hinweis: Aus Gründen der Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff "Textstelle" verwendet, der sowohl Textmarke als auch Zellenname meint.

Knoten

Catchwording

(Daten zum Dokumenttyp)

Unterknoten

Catchword

(Daten zum Schlagwort)

XML-Struktur

Textstellen

Besonderheiten

Eine Textstelle kann nur einmal in einem Office-Dokument eingefügt werden. In Word können Sie mit Hilfe von Feldfunktionen den Wert an eine andere Stelle duplizieren. Definieren Sie dazu in der Word-Vorlage an der gewünschten Stelle ein Feld mit folgenden Einstellungen:

Einstellungen

Werte

Kategorien

Dokumentinformationen

Feldnamen

DocProperty

Feldfunktionen

DOCPROPERTY <Name der Textmarke>

Kontrollkästchen Formatierung bei Aktualisierung beibehalten

inaktiv

Textstellen zur Übertragung von kontextbezogenen Daten definieren

Hinweis: Aus Gründen der Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff "Textstelle" verwendet, der sowohl Textmarke als auch Zellenname meint.

Kontextbezogene Daten sind z.B. Daten aus dem Stammdatensatz eines Kunden, d.h. Daten, die im Kontext zur Tabelle "S_Kunde" stehen.

Knoten

Context

XML-Struktur

Textstellen

Hinweis: Im Folgenden wird die Definition der Textstellen am Beispiel einer Kundenadresse erläutert. Die Vorgehensweise gilt für alle Textstellen, in die kontextbezogene Daten übertragen werden.

Präfix

Attribut

Name der Textstelle

Erläuterung

DMSWA_

AddressName1

DMSWA_AddressName1

Übertragung des Namens aus dem ersten Namensfeld

AddressName2

DMSWA_AddressName2

Übertragung des Namens aus dem zweiten Namensfeld

AddressStrasse

DMSWA_AddressName2

Übertragung des Straßennamens

AddressHausnummer

DMSWA_AddressHausnummer

Übertragung der Hausnummer

Besonderheiten

Eine Textstelle kann nur einmal in einem Office-Dokument eingefügt werden. In Word können Sie mit Hilfe von Feldfunktionen den Wert an eine andere Stelle duplizieren. Definieren Sie dazu in der Word-Vorlage an der gewünschten Stelle ein Feld mit folgenden Einstellungen:

Einstellungen

Werte

Kategorien

Dokumentinformationen

Feldnamen

DocProperty

Feldfunktionen

DOCPROPERTY <Name der Textmarke>

Kontrollkästchen Formatierung bei Aktualisierung beibehalten

inaktiv

Textstellen zur Übertragung von Daten in Belegpositionen definieren

Hinweis: Aus Gründen der Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff "Textstelle" verwendet, der sowohl Textmarke als auch Zellenname meint.

Zu folgenden Arten von Belegpositionen können Sie Textstellen definieren:

  • Teilepositionen

  • Textpositionen

  • Gruppensummen

  • Zwischensummen

Knoten

Positions

Unterknoten

  • Position

    (Daten zur Teileposition)

  • TextPosition

    (Daten zur Textposition)

  • Gruppensummenposition

    (Daten zur Gruppensumme)

  • Zwischensummenposition

    (Daten zur Zwischensumme)

XML-Struktur

Textstellen

Ein Beleg enthält in der Regel mehrere Positionen. Daher müssen Sie in der DM-Office-Vorlage einzelne Hilfsbereiche für die vier Arten von Belegpositionen definieren. Zusätzlich müssen Sie mit einer Textstelle den tatsächlichen Positionsbereich definieren. Die Hilfsbereiche dienen zur Übertragung der Positionsdaten in das Office-Dokument. Wenn die Übertragung der Daten einer Belegposition abgeschlossen ist, werden die Daten in den tatsächlichen Positionsbereich kopiert. Im Hilfsbereich werden die Daten gelöscht und die Übertragung der Daten der nächsten Belegposition beginnt. Im Dokument selbst sind die Hilfsbereiche nicht zu sehen, sondern nur der tatsächliche Positionsbereich.

Hinweis: Im Folgenden wird die Definition der Textstellen beispielhaft erläutert. Die Textstellen zu Beginn und Ende der Hilfsbereiche sowie die Textstelle zum tatsächlichen Positionsbereich werden grundsätzlich erläutert.

Besonderheiten

Eine Textstelle kann nur einmal in einem Office-Dokument eingefügt werden. In Word können Sie mit Hilfe von Feldfunktionen den Wert an eine andere Stelle duplizieren. Definieren Sie dazu in der Word-Vorlage an der gewünschten Stelle ein Feld mit folgenden Einstellungen:

Einstellungen

Werte

Kategorien

Dokumentinformationen

Feldnamen

DocProperty

Feldfunktionen

DOCPROPERTY <Name der Textmarke>

Kontrollkästchen Formatierung bei Aktualisierung beibehalten

inaktiv