Papierdokumente scannen

Das Dokumentenmanagement verfügt über eine integrierte Scanoberfläche. In dieser stehen Funktionen für das Einscannen von Papierdokumenten und für die Verwaltung der eingescannten Dokumente zur Verfügung. Papierdokumente können in den Formaten TIF, PDF, JPEG und BMP eingescannt werden. Dazu können Flachbettscanner oder Einzugsscanner, die den TWAIN-Standard unterstützen, genutzt werden.

Hinweise zum Scannen von Papierdokumenten

Thematik

Hinweise

Globales Scannen

Das Papierdokument wird kontextunabhängig über die Scanoberfläche (Fenster Scannen (DMS)) eingescannt, z.B. von einer zentralen, für das Einscannen zuständigen Stelle. Bei der anschließenden Archivierung kann die Zuordnung zu dem gewünschten proALPHA Objekt, z.B. zu einem Kunden, mit Hilfe eines DMS-Barcodes automatisch vorgenommen werden. Die im DMS-Barcode enthaltenen Informationen, z.B. die Beschlagwortung, werden bei der Barcode-Erkennung automatisch ermittelt.

Kontextbezogenes Scannen

Das Papierdokument wird vom zuständigen Sachbearbeiter aus einem DMS-fähigen Fenster heraus direkt zum betreffenden Geschäftsvorgang eingescannt, z.B. aus dem Fenster Kunden. Die Archivierung des eingescannten Papierdokuments erfolgt direkt im Anschluss an den Scanvorgang. Bei der Archivierung wird die Beschlagwortung des DMS-Dokuments automatisch ermittelt. Wenn Sie z.B. die Archivierung im Kundenstamm vornehmen, dann ist die Kundennummer des aktuellen Kunden ein Schlagwortwert.

Scanmappen

Die eingescannten Seiten eines oder mehrerer Papierdokumente werden im DMS in Scanmappen abgelegt. Ausgehend von den beim Scannen unterstützten Formaten werden TIF-Scanmappen, PDF-Scanmappen, JPEG-Scanmappen und BMP-Scanmappen unterschieden. TIF-Scanmappen und PDF-Scanmappen können eine oder mehrere Seiten (Multipage) enthalten. JPEG-Scanmappen und BMP-Scanmappen dagegen sind singulär, d.h. eine solche Scanmappe enthält immer nur eine als Bild digitalisierte Seite.

Barcode-Mappen

Eine Scanmappe, der ein DMS-Barcode zugewiesen ist, wird als Barcode-Mappe bezeichnet.

Scanvorgang vorbereiten

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten nur für das globale Scannen.

Vorbereitende Arbeitsschritte sind:

Scanvorgang starten

Sie können Papierdokumente in den Formaten TIF, PDF, JPEG und BMP einscannen. Dazu können Flachbettscanner oder Einzugsscanner, die den TWAIN-Standard unterstützen, genutzt werden.

Sie können:

  • Beim globalen Scannen den Scanvorgang im Fenster Scannen (DMS) starten.

    Thema: Papierdokumente global scannen und archivieren

  • Beim kontextbezogenen Scannen den Scanvorgang aus einem DMS-fähigen proALPHA Fenster heraus starten, z.B. aus dem Fenster Kunden.

    Thema: Papierdokumente kontextbezogen scannen und archivieren

  • Den Scanvorgang im Archivierungsszenario starten

    Scanmappen werden wie für das DMS üblich im Archivierungsszenario archiviert. Wenn dabei erkannt wird, dass ein Papierdokument fehlt, dann kann dieses nachträglich eingescannt werden.

Scannen im Archivierungsszenario starten

  1. Öffnen Sie das Fenster Archivierung (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie im Fenster Dateien hinzufügen den Menüpunkt Datei | Scannen.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Scanvorgang wird, wie in den Scaneinstellungen festgelegt, gestartet und durchgeführt.

    Die Scanmappe wird in der Registerkarte gescannte Dateien abgelegt und kann direkt in die Archivierungsdateiliste übernommen werden.

Papierdokumente global scannen und archivieren

Thema: Papierdokumente global scannen und archivieren

Papierdokumente kontextbezogen scannen und archivieren

Das Scanszenario öffnen Sie in DMS-fähigen Fenstern mit der Schaltfläche .

Im Fenster Dateien hinzufügen starten Sie den Scanvorgang mit der Schaltfläche . Eine Scanmappe wird in der Registerkarte gescannte Dateien automatisch angelegt. Die neu erstellte Mappe erhält eine vom System generierte Nummer als Namen, z.B. "Scanmappe 001". Die eingescannten Seiten werden in der Scanmappe abgelegt.

Im Anschluss an den Scanvorgang können Sie:

  • Die Scanmappe in der Registerkarte gescannte Dateien umbenennen.

  • Weitere Arbeitsschritte, die für das Verwalten von Scanmappen erforderlich sind, vornehmen.

  • Die Scanmappe archivieren.

    Für die Archivierung fügen Sie die Scanmappe der Archivierungsdateiliste hinzu. Abhängig vom Datensatz zu dem Sie die Archivierung der Scanmappe vornehmen, wird die Beschlagwortung automatisch ermittelt. Wenn Sie z.B. die Archivierung im Kundenstamm vornehmen, dann ist die Kundennummer des aktuellen Kunden ein Schlagwortwert.

    Sie nehmen weitere Einstellungen, wie für die Archivierung üblich, vor z.B. Verschlüsselung und Löschauswahl festlegen.

Kontextbezogenes Scannen starten

  1. Öffnen Sie das proALPHA Fenster der gewünschten Datensatzart, z.B. Kunden

  2. Suchen Sie den Datensatz, zu dem das Dokument eingescannt werden soll.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Scannen.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Archivierungsszenario bestehend aus den Fenstern Archivierung (DMS) und Dateien hinzufügen wird geöffnet.

  4. Wählen Sie im Fenster Dateien hinzufügen den Menüpunkt Datei | Scannen.

    Alternativ: Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Der Scanvorgang wird, wie in den Scaneinstellungen festgelegt, gestartet und durchgeführt.

    Die Scanmappe wird in der Registerkarte gescannte Dateien abgelegt und kann direkt in die Archivierungsdateiliste übernommen werden.

Scanmappen verwalten

Thema: Scanmappen verwalten

Administration

Objekte

Bedeutung

O_BarcodeDisableBarcodeText

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen DMS-Barcode-Nummer nicht drucken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeDisableSessionTitle

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen proALPHA Umgebung nicht drucken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeHeight

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Eingabefeld Barcode-Höhe: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeLandscape

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Barcode vertikal ausdrucken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeLeft

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Eingabefeld linker Rand: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeManual

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen manuelle Barcode-Eingabe: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeNineDigits

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen 9-stellige-Barcode-Nummer: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeNoCatchwordEdit

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Schlagwortergänzung unterdrücken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodePrintCatchwords

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Beschlagwortung ausdrucken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodePrintChecksum

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Prüfsumme drucken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodePrintdialog

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Drucker-Auswahldialog: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodePrinter

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Barcode-Drucker voreinstellen und Auswahlfeld Barcode-Drucker: Einstellungen benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeSize

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Eingabefeld Barcode-Größe: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeTextFontsize

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Eingabefeld Textgröße: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeTop

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Eingabefeld oberer Rand: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_BarcodeViewOnly

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen nur erstellen und anzeigen: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_PrintBarcodeImmediate

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Kontrollkästchen Barcode-Vorlaufdialog unterdrücken: Einstellung benutzerspezifisch speichern

O_PrintBarcodeType

Anpassungsmodus: Benutzerspezifisch

ACM: DMS | DMSBarcode | DMSBarcode Creation

Auswahlfeld Barcode-Art: Einstellung benutzerspezifisch speichern

Hinweis: Gilt nur für die benutzerspezifische Einstellung im Fenster Barcode-Ausdruck.

O_UseTwain1

Festlegung, welche Version der TWAIN-Schnittstelle für die Scannerkommunikation verwendet wird.