Dokumente archivieren

Archivierungsdateiliste erstellen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Die Archivierungsdateiliste enthält alle Dateien, die bei der Archivierung in einem DMS-Dokument zum Geschäftsvorgang abgelegt werden. Die Archivierungsdateiliste ist wie eine Tabelle aufgebaut. Die Zeilen zeigen die einzelnen Dateien, die Spalten strukturieren die Informationen zu den Dateien. Welche Dateien die Archivierungsdateiliste enthält, bestimmen Sie. Dazu fügen Sie die gewünschten Dateien der Archivierungsdateiliste hinzu, z.B. per Drag & Drop. Wenn Sie eine Datei, die Sie der Archivierungsdateiliste hinzugefügt haben, doch nicht archivieren wollen, dann können Sie diese aus der Archivierungsdateiliste entfernen (Schaltfläche ).

Tipp: Nutzen Sie die Verzeichnisüberwachung, um alle Dateien, die archiviert werden sollen, der Archivierungsdateiliste automatisch hinzuzufügen.

Dateien verschlüsselt archivieren

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Dateien mit sensiblem Inhalt können Sie verschlüsselt archivieren. Dazu können Sie:

• In der Archivierungsdateiliste die Verschlüsselung einer Datei festlegen (Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln).

  Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei bei der Archivierung verschlüsselt wird. Mit dem inaktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nicht verschlüsselt wird.

• In den DMS-Einstellungen Dateiendungen von Dateien festlegen, die grundsätzlich verschlüsselt werden.

  Bei solchen Dateien ist das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln automatisch aktiv. Wenn eine einzelne Datei nicht verschlüsselt werden soll, dann kann das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln deaktiviert werden.

• In den DMS-Einstellungen festlegen, ob für alle Verschlüsselungen in einer proALPHA Sitzung dasselbe Passwort verwendet wird (aktives Kontrollkästchen einheitliches Passwort für Sitzung verwenden).

  Das Verschlüsselungspasswort für die Sitzung vergeben Sie bei der ersten verschlüsselten Archivierung einer Datei oder in den DMS-Einstellungen. Das Passwort legen Sie im Fenster Verschlüsselungspasswort für Sitzung festlegen fest. In den DMS-Einstellungen öffnen Sie das Fenster über die Schaltfläche Passwort festlegen. Das Passwort können Sie während einer Sitzung in den DMS-Einstellungen ändern.

Beschlagwortung vornehmen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Zur Klassifizierung und Beschreibung des DMS-Dokuments nehmen Sie die Beschlagwortung im Fenster Archivierung (DMS) vor. Die Beschlagwortung umfasst die Auswahl des Dokumenttyps und die Belegung der Schlagworte mit Schlagwortwerten. Anhand der Beschlagwortung kann das DMS-Dokument zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe der Schlagwortsuche recherchiert werden.

Der Dokumenttyp klassifiziert das DMS-Dokument, z.B. ein Vertriebsbelegdokument. Die Dokumenttypen werden in der Dokumenttypliste - ähnlich wie in einem Explorer - angezeigt. Dabei werden verschiedene Arten von Dokumenttypen unterschieden.

Die Schlagworte beschreiben das DMS-Dokument, z.B. mit Hilfe der Belegnummer und der Kundennummer. Die Schlagworte werden in der Archivierungsbeschlagwortung angezeigt. Dabei werden verschiedene Schlagworttypen unterschieden.

Archivierungsnotiz und Anmerkungen erfassen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Zu einem DMS-Dokument können Sie eine Notiz vor der Archivierung wie folgt erfassen und pflegen:

• Als unformatierten Text im Standardtexteditor

• Als formatierten Text im RTF-Texteditor

Mit Hilfe der Notizrecherche können Sie nach Inhalten in den Dokumentnotizen suchen und so DMS-Dokumente recherchieren.

Zu einer Bilddatei können Sie Anmerkungen, die direkt in der Bilddatei integriert sind, erfassen.

Löschauswahl festlegen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Vor der Archivierung sind Dateien in einem Verzeichnis abgelegt. Nach der Archivierung sind die Dateien als Dokumentdateien im DMS abgelegt, daher werden Sie in dem ursprünglichen Verzeichnis nicht mehr benötigt. Mit der Löschauswahl bestimmen Sie, ob eine Datei nach Abschluss der Archivierung automatisch aus dem ursprünglichen Verzeichnis gelöscht wird.

Die Grundeinstellung zur Löschauswahl legen Sie in den DMS-Einstellungen fest. So werden die Dateien nach der Archivierung grundsätzlich gelöscht oder nicht gelöscht. Ausnahmen von der Grundeinstellung legen Sie in der Archivierungsdateiliste je Datei in der Spalte löschen fest. Sie können auch beim Drag & Drop von Dateien auf die Archivierungsdateiliste festlegen, dass diese für eine Löschung nach der Archivierung markiert werden. Dazu drücken Sie beim Drag & Drop der Dateien gleichzeitig die Taste <Umschalt>. Eine generelle Ausnahme für alle zu archivierenden Dateien können Sie direkt beim Archivieren vornehmen. Dazu wird eine Systemmeldung angezeigt, in der Sie bestimmen, ob die Dateien tatsächlich gelöscht werden, die Sie dafür vorgesehen haben.

Tipp: Ob eine Datei nach der Archivierung aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht oder nicht gelöscht wird, erkennen Sie in der Spalte Dateiname. Dateien, die gelöscht werden, erkennen Sie am folgenden Symbol: . Dateien, die nicht gelöscht werden, werden mit folgendem Symbol gekennzeichnet:

Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Beim Archivieren von Dateien wird je Datei eine Prüfsumme erzeugt und zur Datei gespeichert. Die Prüfsumme ist ein Code zur eindeutigen Identifizierung des Dateinamens inklusive der Datei-Extension.

Mit Hilfe der Prüfsumme kann beim Archivieren weiterer Dokumente ermittelt werden, ob eine Datei bereits archiviert ist. Dies wird als Prüfsummenrecherche bezeichnet.

Voraussetzung für die Prüfsummenrecherche ist, dass sie in den DMS-Einstellungen aktiviert ist (Kontrollkästchen Prüfsummenrecherche und Warnung bei Existenz).

Bei der Prüfsummenrecherche werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:

• Wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird, entscheiden Sie im Verlauf der Archivierung (Kontrollkästchen Automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist nicht aktiv).

  Dazu wird das Fenster Datei bereits im Archivsystem vorhanden automatisch geöffnet. In dem Fenster werden die Archivdateien aufgelistet, die dieselbe Prüfsumme wie die zu archivierende Datei haben. In dem Fenster können Sie mit Hilfe verschiedener Optionsfelder Folgendes festlegen:

  Optionsfelder	Erläuterungen
  Datei trotzdem archivieren	Die Datei wird archiviert, obwohl sie bereits im Archivsystem vorhanden ist.
  Datei nicht archivieren, Verknüpfung zu ausgewählter Archivdatei erzeugen	Die Datei wird nicht archiviert. Stattdessen wird eine Dokumentdateiverknüpfung zur korrespondierenden Archivdatei erzeugt. Wenn mehrere korrespondierende Archivdateien vorhanden sind, dann wählen Sie die gewünschte Archivdatei aus.
  Datei nicht archivieren	Die Datei wird nicht archiviert. Sie können ggf. im Anschluss an die Archivierung die Dokumentdateiverknüpfung manuell erstellen.

• Eine Dateiverknüpfung zur vorhandenen Archivdatei wird automatisch erzeugt (Kontrollkästchen automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist aktiv).

  Hinweis: Die Dateiverknüpfung wird nur dann erzeugt, wenn genau eine Archivdatei mit derselben Prüfsumme vorhanden ist. Wenn mehrere Archivdateien mit derselben Prüfsumme ermittelt werden, dann müssen Sie wie oben erläutert entscheiden, wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird.