Dokumente archivieren

Bei der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs erstellen Sie selbst Dokumente und erhalten von Ihren Geschäftspartnern Dokumente. Dies können Handnotizen, Briefe, Belege, Bilder und viele andere Dokumente sein. Mit Hilfe der Archivierung können Sie diese Dokumente im Dokumentenmanagement strukturiert ablegen, sodass die Dokumente jederzeit von Ihnen oder Ihren Kollegen beauskunftet werden können. Bei Bedarf können archivierte Dokumente mit Check-out-Check-in-Mechanismen zur Bearbeitung geöffnet und dann zum neuen Stand archiviert werden. Zur eindeutigen Beschreibung eines Dokuments nehmen Sie die Beschlagwortung im Vorfeld der Archivierung vor. Beschlagwortung bedeutet, dass Sie einen Dokumenttyp auswählen und Schlagworte erfassen, z.B. Kundennummer und Rechnungsnummer. Auf Grund dieser Daten kann das Dokument mit der Schlagwortsuche jederzeit recherchiert werden.

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Dokument

Dokument, das archiviert werden soll. Das Dokument muss für die Archivierung in elektronischer Form als Datei vorliegen.

Beispiele: ein Brief, ein Beleg, ein Bild usw.

Dokumentdatei

Archivdatei

Dokument, das im DMS archiviert ist.

DMS-Dokument

Zu einem Geschäftsvorgang können mehrere Dateien unter derselben Beschlagwortung archiviert werden. Diese Dokumentdateien werden in einem DMS-Dokument zusammengefasst, dass die Schlagworte enthält. Das DMS-Dokument und die Dokumentdateien werden ähnlich wie in einem Explorer dargestellt. Das bedeutet: Die einzelnen Dokumentdateien können Sie einblenden oder ausblenden.

Wenn nur eine Datei zu einem Geschäftsvorgang archiviert wird, dann verschmelzen das DMS-Dokument und die Datei. Das bedeutet: Das DMS-Dokument und die Dokumentdatei werden wie ein Datensatz dargestellt. Das DMS-Dokument enthält die Schlagworte.

Archivierungsarten

Archivierungsarten

Erläuterungen

Globale Archivierung

Sie archivieren Ihre Dokumente im Dokumentenmanagement (Fenster Archivierung (DMS)).

Thema: Dokumente global archivieren

DMS-Batcharchivierung

Thema: DMS-Batcharchivierung durchführen

Kontextbezogene Archivierung

Sie starten die Archivierung Ihrer Dokumente in einem proALPHA Fenster zu einer bestimmten Datensatzart, z.B. Kunden oder Rechnungen.

Thema: Dokumente kontextbezogen archivieren

Archivierung durchführen

Wenn Sie eine oder mehrere Dateien zu einem Geschäftsvorgang archivieren, dann wird ein DMS-Dokument automatisch erstellt. In dem DMS-Dokument werden die archivierten Dokumentdateien abgelegt. Für das DMS-Dokument und für jede Dokumentdatei wird eine Identifikationsnummer (ID) automatisch vergeben. Wenn Sie die ID eines DMS-Dokuments oder einer Dokumentdatei kennen, dann können Sie im DMS anhand der ID recherchieren. So z.B., um weitere Dateien zu diesem DMS-Dokument zu archivieren.

Sie können:

Archivierungsdateiliste erstellen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Die Archivierungsdateiliste enthält alle Dateien, die bei der Archivierung in einem DMS-Dokument zum Geschäftsvorgang abgelegt werden. Die Archivierungsdateiliste ist wie eine Tabelle aufgebaut. Die Zeilen zeigen die einzelnen Dateien, die Spalten strukturieren die Informationen zu den Dateien. Welche Dateien die Archivierungsdateiliste enthält, bestimmen Sie. Dazu fügen Sie die gewünschten Dateien der Archivierungsdateiliste hinzu, z.B. per Drag & Drop. Wenn Sie eine Datei, die Sie der Archivierungsdateiliste hinzugefügt haben, doch nicht archivieren wollen, dann können Sie diese aus der Archivierungsdateiliste entfernen (Schaltfläche ).

Tipp: Nutzen Sie die Verzeichnisüberwachung, um alle Dateien, die archiviert werden sollen, der Archivierungsdateiliste automatisch hinzuzufügen.

Ausnahmen

Die Erläuterungen zur Archivierungsdateiliste gelten nicht für:

  • Druckprogramm Archivierung der Lagerbewegungen ins DMS

  • COLD-Archivierung

Einstellungen zur Archivierung in der Archivierungsdateiliste vornehmen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Je Datei können Sie in einigen Spalten der Archivierungsdateiliste Einstellungen zur Archivierung vornehmen. Dazu aktivieren oder deaktivieren Sie in den Spalten Kontrollkästchen.

Spalten

Einstellungen

verschlüsseln

Thema: Dateien verschlüsselt archivieren

komprimieren

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei bei der Archivierung zur Einsparung von Speicherplatz komprimiert wird. Mit dem inaktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nicht komprimiert wird.

löschen

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nach der Archivierung automatisch aus dem ursprünglichen Verzeichnis gelöscht wird. Die Datei wird dazu in der Spalte Dateiname mit folgendem Symbol gekennzeichnet:.

Dateien verschlüsselt archivieren

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Dateien mit sensiblem Inhalt können Sie verschlüsselt archivieren. Dazu können Sie:

  • In der Archivierungsdateiliste die Verschlüsselung einer Datei festlegen (Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln).

    Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei bei der Archivierung verschlüsselt wird. Mit dem inaktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nicht verschlüsselt wird.

  • In den DMS-Einstellungen Dateiendungen von Dateien festlegen, die grundsätzlich verschlüsselt werden.

    Bei solchen Dateien ist das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln automatisch aktiv. Wenn eine einzelne Datei nicht verschlüsselt werden soll, dann kann das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln deaktiviert werden.

  • In den DMS-Einstellungen festlegen, ob für alle Verschlüsselungen in einer proALPHA Sitzung dasselbe Passwort verwendet wird (aktives Kontrollkästchen einheitliches Passwort für Sitzung verwenden).

    Das Verschlüsselungspasswort für die Sitzung vergeben Sie bei der ersten verschlüsselten Archivierung einer Datei oder in den DMS-Einstellungen. Das Passwort legen Sie im Fenster Verschlüsselungspasswort für Sitzung festlegen fest. In den DMS-Einstellungen öffnen Sie das Fenster über die Schaltfläche Passwort festlegen. Das Passwort können Sie während einer Sitzung in den DMS-Einstellungen ändern.

Beschlagwortung vornehmen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Zur Klassifizierung und Beschreibung des DMS-Dokuments nehmen Sie die Beschlagwortung im Fenster Archivierung (DMS) vor. Die Beschlagwortung umfasst die Auswahl des Dokumenttyps und die Belegung der Schlagworte mit Schlagwortwerten. Anhand der Beschlagwortung kann das DMS-Dokument zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe der Schlagwortsuche recherchiert werden.

Der Dokumenttyp klassifiziert das DMS-Dokument, z.B. ein Vertriebsbelegdokument. Die Dokumenttypen werden in der Dokumenttypliste - ähnlich wie in einem Explorer - angezeigt. Dabei werden verschiedene Arten von Dokumenttypen unterschieden.

Die Schlagworte beschreiben das DMS-Dokument, z.B. mit Hilfe der Belegnummer und der Kundennummer. Die Schlagworte werden in der Archivierungsbeschlagwortung angezeigt. Dabei werden verschiedene Schlagworttypen unterschieden.

Archivierungsnotiz und Anmerkungen erfassen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Zu einem DMS-Dokument können Sie eine Notiz vor der Archivierung wie folgt erfassen und pflegen:

  • Als unformatierten Text im Standardtexteditor

  • Als formatierten Text im RTF-Texteditor

Mit Hilfe der Notizrecherche können Sie nach Inhalten in den Dokumentnotizen suchen und so DMS-Dokumente recherchieren.

Zu einer Bilddatei können Sie Anmerkungen, die direkt in der Bilddatei integriert sind, erfassen.

Löschauswahl festlegen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Vor der Archivierung sind Dateien in einem Verzeichnis abgelegt. Nach der Archivierung sind die Dateien als Dokumentdateien im DMS abgelegt, daher werden Sie in dem ursprünglichen Verzeichnis nicht mehr benötigt. Mit der Löschauswahl bestimmen Sie, ob eine Datei nach Abschluss der Archivierung automatisch aus dem ursprünglichen Verzeichnis gelöscht wird.

Die Grundeinstellung zur Löschauswahl legen Sie in den DMS-Einstellungen fest. So werden die Dateien nach der Archivierung grundsätzlich gelöscht oder nicht gelöscht. Ausnahmen von der Grundeinstellung legen Sie in der Archivierungsdateiliste je Datei in der Spalte löschen fest. Sie können auch beim Drag & Drop von Dateien auf die Archivierungsdateiliste festlegen, dass diese für eine Löschung nach der Archivierung markiert werden. Dazu drücken Sie beim Drag & Drop der Dateien gleichzeitig die Taste <Umschalt>. Eine generelle Ausnahme für alle zu archivierenden Dateien können Sie direkt beim Archivieren vornehmen. Dazu wird eine Systemmeldung angezeigt, in der Sie bestimmen, ob die Dateien tatsächlich gelöscht werden, die Sie dafür vorgesehen haben.

Tipp: Ob eine Datei nach der Archivierung aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht oder nicht gelöscht wird, erkennen Sie in der Spalte Dateiname. Dateien, die gelöscht werden, erkennen Sie am folgenden Symbol: . Dateien, die nicht gelöscht werden, werden mit folgendem Symbol gekennzeichnet:

Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.

Beim Archivieren von Dateien wird je Datei eine Prüfsumme erzeugt und zur Datei gespeichert. Die Prüfsumme ist ein Code zur eindeutigen Identifizierung des Dateinamens inklusive der Datei-Extension.

Mit Hilfe der Prüfsumme kann beim Archivieren weiterer Dokumente ermittelt werden, ob eine Datei bereits archiviert ist. Dies wird als Prüfsummenrecherche bezeichnet.

Voraussetzung für die Prüfsummenrecherche ist, dass sie in den DMS-Einstellungen aktiviert ist (Kontrollkästchen Prüfsummenrecherche und Warnung bei Existenz).

Bei der Prüfsummenrecherche werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:

  • Wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird, entscheiden Sie im Verlauf der Archivierung (Kontrollkästchen Automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist nicht aktiv).

    Dazu wird das Fenster Datei bereits im Archivsystem vorhanden automatisch geöffnet. In dem Fenster werden die Archivdateien aufgelistet, die dieselbe Prüfsumme wie die zu archivierende Datei haben. In dem Fenster können Sie mit Hilfe verschiedener Optionsfelder Folgendes festlegen:

    Optionsfelder

    Erläuterungen

    Datei trotzdem archivieren

    Die Datei wird archiviert, obwohl sie bereits im Archivsystem vorhanden ist.

    Datei nicht archivieren, Verknüpfung zu ausgewählter Archivdatei erzeugen

    Die Datei wird nicht archiviert. Stattdessen wird eine Dokumentdateiverknüpfung zur korrespondierenden Archivdatei erzeugt. Wenn mehrere korrespondierende Archivdateien vorhanden sind, dann wählen Sie die gewünschte Archivdatei aus.

    Datei nicht archivieren

    Die Datei wird nicht archiviert.

    Sie können ggf. im Anschluss an die Archivierung die Dokumentdateiverknüpfung manuell erstellen.

  • Eine Dateiverknüpfung zur vorhandenen Archivdatei wird automatisch erzeugt (Kontrollkästchen automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist aktiv).

    Hinweis: Die Dateiverknüpfung wird nur dann erzeugt, wenn genau eine Archivdatei mit derselben Prüfsumme vorhanden ist. Wenn mehrere Archivdateien mit derselben Prüfsumme ermittelt werden, dann müssen Sie wie oben erläutert entscheiden, wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird.

Archivierung im Remote-Betrieb durchführen

Im Falle einer proALPHA Terminalsitzung können Sie Dateien mit Hilfe des DM-Remote direkt im proALPHA DMS archivieren. Diese Funktionalität steht für beliebige Dokumentdateien zur Verfügung, z.B. für Dateianhänge von E-Mails, die Sie direkt aus Microsoft Outlook archivieren können.

Thema: Mit DM-Remote im DMS arbeiten

Archivierung überwachen

Mit der WorkflowAutomation ist die kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten möglich. So werden u.a. Dokumente in die Aufgabenmonitore der verantwortlichen proALPHA Sachbearbeiter gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an weitere proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten.

Thema: WorkflowAutomation für das DMS

Administration

Objekte

Bedeutung

O_AdminWorkflowNotification

Benachrichtigungsarten zur Information der Sachbearbeiter über Vorgänge

O_CompanyEnforced

Prüfung der Firmenzugehörigkeit eines Benutzers

O_SystemPermission

Festlegung, welche Benutzerberechtigungen folgende Benutzer haben:

  • DMS-Systemadministratoren

  • Benutzer, die der Benutzergruppe "System" angehören

Batcharchivierung

Thema: DMS-Batcharchivierung konfigurieren

COLD-Steuerparameter

Festlegung, ob und zu welchem Zeitpunkt proALPHA Belege COLD-archiviert werden

Thema: COLD-Steuerparameter

Microsoft-Office-Dokumente

Thema: Erstellung und Archivierung von Microsoft-Office-Dokumenten konfigurieren

Outlook-Elemente

Thema: Archivierung von Outlook-Elementen konfigurieren

Remote-Betrieb

Thema: Remote-Betrieb konfigurieren

Windows-Drucker "PDF-DMS-Archivierung"

proALPHA Formulare und Listen als PDF-Datei archivieren

Thema: Windows-Drucker konfigurieren

DMS-Batcharchivierung konfigurieren

Nachfolgend wird eine Konfigurationsmöglichkeit zum Start der DMS-Batcharchivierung erläutert. Weitere Konfigurationen werden unterstützt. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

Konfiguration

Erläuterungen/Bedeutung

Programm "osvpad00.p"

Für das Programm legen Sie einen permanenten Job im Fenster manuelle Anlage permanenter Job an.

Thema: Permanente Jobs manuell anlegen

Startverknüpfung für die Batcharchivierung

(Windows-Batchdatei)

Mit Hilfe der Startverknüpfung wird der permanente Job automatisch gestartet. Wichtige Daten im Ziel der Windows-Batchdatei sind:

  • Job-Nummer

  • Startkonfigurationsparameter DMSPADFile

    Angabe einer bestimmten PAD-Datei

  • Startkonfigurationsparameter DMSPADDirectory

    Angabe eines Verzeichnisses, in dem alle PAD-Dateien ermittelt und automatisch verarbeitet werden.

DMSPADDirectory

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Verzeichnis, in dem eine oder mehrere PAD-Dateien abgelegt sind.

Alle PAD-Dateien in dem Verzeichnis werden ermittelt und automatisch verarbeitet.

Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben.

DMSPADFile

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Verzeichnis und Name einer bestimmten PAD-Datei

Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben.

DMSRefreshPAD

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Erfolgreich archivierte Dokumente werden aus der PAD-Datei gelöscht.

Nicht archivierte Dokumente bleiben in der PAD-Datei erhalten, die somit als Prüfprotokoll dient.

Der Startparameter wird im Ziel der Windows-Batchdatei mitgegeben.

Ziel: <proALPHA>\startup\server\pa-adm.bat <proALPHA>\startup\server\JobNr -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=<PAD-Datei> DMSRefreshPAD=yes" -n

Beispiel: D:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\pa-adm.bat d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\demo job 16937 -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\bin\dms\cold\batch\demo1.pad. DMSRefreshPAD=yes" -n

DMSRemovePADFile

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Die PAD-Datei wird gelöscht, wenn alle darin enthaltenen Dokumente erfolgreich archiviert wurden.

Voraussetzung: Der Parameter DMSRefreshPAD ist aktiviert.

Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben.

Erstellung und Archivierung von Microsoft-Office-Dokumenten konfigurieren

Konfiguration

Bedeutung

O_SelectOfficeTemplates

Festlegung, ob ausschließlich die Vorlagedateien zur Verfügung stehen, die im DMS archiviert sind.

O_TemplateDirectory

ACM: DMS | DMSOffice

Verzeichnis für lokal gespeicherte DM-Office-Vorlagen

DMSOfficeArchiveSentMailsSuppressMessage

Windows-Systemregistrierung: DMS

Systemmeldung "Möchten Sie die versandte E-Mail jetzt archivieren?" nicht anzeigen.

Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen.

DMSOfficeTempFileDialog

Windows-Systemregistrierung: DMS

Fenster Speichern unter automatisch öffnen, wenn die Archivierung in Microsoft Word oder Microsoft Excel gestartet wird.

Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen.

Zugriffsberechtigungen

Neues Office-Dokument erstellen

Voraussetzung: Der Benutzer muss für mindestens einen Dokumenttypen eine Rechercheberechtigung besitzen.

Archivierung von Outlook-Elementen konfigurieren

Objekte

Bedeutung

pa_O_MailCatchwording

Integration der DMS-Beschlagwortung in proALPHA E-Mails

Mailsystem; Wert: "MS-Outlook"

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Verwendetes E-Mail-System

MailsystemAPI; Wert: "Application"

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Bevorzugte E-Mail-Schnittstelle

DMSOfficeArchiveSentMails

Windows-Systemregistrierung: DMS

proALPHA Outlook-E-Mail nach dem Versenden automatisch im DMS archivieren

Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen.

Die automatische Archivierung erfolgt nicht, wenn die Archivierung einer E-Mail mit Senden und Archivieren gestartet wird (Ribbon für das proALPHA DMS).

DMSOfficeArchiveSentMailsSuppressMessage

Windows-Systemregistrierung: DMS

Systemmeldung "Möchten Sie die versandte E-Mail jetzt archivieren?" nicht anzeigen.

Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen.

DMSOutlookExchangeToggle

Windows-Systemregistrierung: DMS

Kontrollkästchen Exchange-Archivierung für dieses Element deaktivieren anzeigen.

Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen.

Administration: Exchange-Archivierungsdienst

Hinweis: Bei der E-Mail-Erstellung und Archivierung werden Sicherheitsmeldungen von Microsoft Outlook ausgegeben. Es existieren verschiedene Tools mit denen die Sicherheitsmeldungen teilweise unterdrückt werden können. Eine zentrale Konfiguration der Sicherheitseinstellungen für Outlook-Clients kann speziell im Exchange Server durch das Outlook Security Features Administrative Package vorgenommen werden.

Remote-Betrieb konfigurieren

Im Falle einer proALPHA Terminalsitzung können folgende DMS-Funktionen mit Hilfe des DM-Remote auf dem Client ausgeführt werden:

  • Scannen

  • Neues Office-Dokument

  • Neues Dokument

Objekte

Bedeutung

DMSRemoteCall

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Remote-Betrieb für das DMS aktivieren

RemoteServer

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Name des Rechners, auf dem eine Funktion im Remote-Betrieb aufgerufen wird

RemoteServerPort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session

Port, der für die Kommunikation im Remote-Betrieb genutzt wird