- Dokumente archivieren
- Begriffserläuterungen
- Hinweis zur Archivierung
- Einstellungen für die Archivierung festlegen
- Archivierungsarten
- Archivierung durchführen
- Archivierungsdateiliste erstellen
- Einstellungen zur Archivierung in der Archivierungsdateiliste vornehmen
- Dateien verschlüsselt archivieren
- Beschlagwortung vornehmen
- Archivierungsnotiz und Anmerkungen erfassen
- Löschauswahl festlegen
- Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen
- Archivierung im Remote-Betrieb durchführen
- Archivierung überwachen
- Administration
Dokumente archivieren
Bei der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs erstellen Sie selbst Dokumente und erhalten von Ihren Geschäftspartnern Dokumente. Dies können Handnotizen, Briefe, Belege, Bilder und viele andere Dokumente sein. Mit Hilfe der Archivierung können Sie diese Dokumente im Dokumentenmanagement strukturiert ablegen, sodass die Dokumente jederzeit von Ihnen oder Ihren Kollegen beauskunftet werden können. Bei Bedarf können archivierte Dokumente mit Check-out-Check-in-Mechanismen zur Bearbeitung geöffnet und dann zum neuen Stand archiviert werden. Zur eindeutigen Beschreibung eines Dokuments nehmen Sie die Beschlagwortung im Vorfeld der Archivierung vor. Beschlagwortung bedeutet, dass Sie einen Dokumenttyp auswählen und Schlagworte erfassen, z.B. Kundennummer und Rechnungsnummer. Auf Grund dieser Daten kann das Dokument mit der Schlagwortsuche jederzeit recherchiert werden.
Begriffserläuterungen
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Begriffe |
Erläuterungen |
|---|---|
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Dokument |
Dokument, das archiviert werden soll. Das Dokument muss für die Archivierung in elektronischer Form als Datei vorliegen. Beispiele: ein Brief, ein Beleg, ein Bild usw. |
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Dokumentdatei Archivdatei |
Dokument, das im DMS archiviert ist. |
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DMS-Dokument |
Zu einem Geschäftsvorgang können mehrere Dateien unter derselben Beschlagwortung archiviert werden. Diese Dokumentdateien werden in einem DMS-Dokument zusammengefasst, dass die Schlagworte enthält. Das DMS-Dokument und die Dokumentdateien werden ähnlich wie in einem Explorer dargestellt. Das bedeutet: Die einzelnen Dokumentdateien können Sie einblenden oder ausblenden. Wenn nur eine Datei zu einem Geschäftsvorgang archiviert wird, dann verschmelzen das DMS-Dokument und die Datei. Das bedeutet: Das DMS-Dokument und die Dokumentdatei werden wie ein Datensatz dargestellt. Das DMS-Dokument enthält die Schlagworte. |
Hinweis zur Archivierung
Bei der Archivierung werden Dateien im Archivsystem des DMS abgelegt. Ausgangsbasis des Archivsystems ist das Gerät, z.B. eine Festplatte. Der Zugriff auf das Archivsystem erfolgt über den Gerätepfad, der in der Datenbank hinterlegt ist. Beim Betrieb mehrerer proALPHA Umgebungen, z.B. Production (Echt), Test und Demo, müssen die in der Datenbank hinterlegten Gerätepfade mit dem Startkonfigurationsparameter DeviceReplacements übersteuert werden.
Voraussetzung: Die Testumgebung und Demoumgebung sind Kopieumgebungen, d.h. die Datenbanken sind durch Kopieren der Echtdatenbank entstanden.
Durch die Übersteuerung kann z.B. vermieden werden, dass Dateien aus der Testumgebung im Archivsystem der Echtumgebung abgelegt werden. Wenn beim Betrieb mehrerer proALPHA Umgebungen Probleme mit den Archivsystemen auftreten, dann wenden Sie sich bitte an Ihren DM-Systemadministrator.
Archivierungsarten
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Archivierungsarten |
Erläuterungen |
|---|---|
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Globale Archivierung |
Sie archivieren Ihre Dokumente im Dokumentenmanagement (Fenster Archivierung (DMS)). Thema: Dokumente global archivieren |
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DMS-Batcharchivierung |
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Kontextbezogene Archivierung |
Sie starten die Archivierung Ihrer Dokumente in einem proALPHA Fenster zu einer bestimmten Datensatzart, z.B. Kunden oder Rechnungen. |
Archivierung durchführen
Wenn Sie eine oder mehrere Dateien zu einem Geschäftsvorgang archivieren, dann wird ein DMS-Dokument automatisch erstellt. In dem DMS-Dokument werden die archivierten Dokumentdateien abgelegt. Für das DMS-Dokument und für jede Dokumentdatei wird eine Identifikationsnummer (ID) automatisch vergeben. Wenn Sie die ID eines DMS-Dokuments oder einer Dokumentdatei kennen, dann können Sie im DMS anhand der ID recherchieren. So z.B., um weitere Dateien zu diesem DMS-Dokument zu archivieren.
Sie können:
Archivierungsdateiliste erstellen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Die Archivierungsdateiliste enthält alle Dateien, die bei der Archivierung in einem DMS-Dokument zum Geschäftsvorgang abgelegt
werden. Die Archivierungsdateiliste ist wie eine Tabelle aufgebaut. Die Zeilen zeigen die einzelnen Dateien, die Spalten strukturieren
die Informationen zu den Dateien. Welche Dateien die Archivierungsdateiliste enthält, bestimmen Sie. Dazu fügen Sie die gewünschten
Dateien der Archivierungsdateiliste hinzu, z.B. per Drag & Drop. Wenn Sie eine Datei, die Sie der Archivierungsdateiliste
hinzugefügt haben, doch nicht archivieren wollen, dann können Sie diese aus der Archivierungsdateiliste entfernen (Schaltfläche
).
Tipp: Nutzen Sie die Verzeichnisüberwachung, um alle Dateien, die archiviert werden sollen, der Archivierungsdateiliste automatisch hinzuzufügen.
Ausnahmen
Die Erläuterungen zur Archivierungsdateiliste gelten nicht für:
-
Druckprogramm Archivierung der Lagerbewegungen ins DMS
-
COLD-Archivierung
Einstellungen zur Archivierung in der Archivierungsdateiliste vornehmen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Je Datei können Sie in einigen Spalten der Archivierungsdateiliste Einstellungen zur Archivierung vornehmen. Dazu aktivieren oder deaktivieren Sie in den Spalten Kontrollkästchen.
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Spalten |
Einstellungen |
|---|---|
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verschlüsseln |
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komprimieren |
Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei bei der Archivierung zur Einsparung von Speicherplatz komprimiert wird. Mit dem inaktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nicht komprimiert wird. |
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löschen |
Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nach der Archivierung automatisch aus dem ursprünglichen Verzeichnis gelöscht
wird. Die Datei wird dazu in der Spalte Dateiname mit folgendem Symbol gekennzeichnet: |
Dateien verschlüsselt archivieren
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Dateien mit sensiblem Inhalt können Sie verschlüsselt archivieren. Dazu können Sie:
-
In der Archivierungsdateiliste die Verschlüsselung einer Datei festlegen (Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln).
Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei bei der Archivierung verschlüsselt wird. Mit dem inaktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Datei nicht verschlüsselt wird.
-
In den DMS-Einstellungen Dateiendungen von Dateien festlegen, die grundsätzlich verschlüsselt werden.
Bei solchen Dateien ist das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln automatisch aktiv. Wenn eine einzelne Datei nicht verschlüsselt werden soll, dann kann das Kontrollkästchen in der Spalte verschlüsseln deaktiviert werden.
-
In den DMS-Einstellungen festlegen, ob für alle Verschlüsselungen in einer proALPHA Sitzung dasselbe Passwort verwendet wird (aktives Kontrollkästchen einheitliches Passwort für Sitzung verwenden).
Das Verschlüsselungspasswort für die Sitzung vergeben Sie bei der ersten verschlüsselten Archivierung einer Datei oder in den DMS-Einstellungen. Das Passwort legen Sie im Fenster Verschlüsselungspasswort für Sitzung festlegen fest. In den DMS-Einstellungen öffnen Sie das Fenster über die Schaltfläche Passwort festlegen. Das Passwort können Sie während einer Sitzung in den DMS-Einstellungen ändern.
Beschlagwortung vornehmen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Zur Klassifizierung und Beschreibung des DMS-Dokuments nehmen Sie die Beschlagwortung im Fenster Archivierung (DMS) vor. Die Beschlagwortung umfasst die Auswahl des Dokumenttyps und die Belegung der Schlagworte mit Schlagwortwerten. Anhand der Beschlagwortung kann das DMS-Dokument zu einem späteren Zeitpunkt mit Hilfe der Schlagwortsuche recherchiert werden.
Der Dokumenttyp klassifiziert das DMS-Dokument, z.B. ein Vertriebsbelegdokument. Die Dokumenttypen werden in der Dokumenttypliste - ähnlich wie in einem Explorer - angezeigt. Dabei werden verschiedene Arten von Dokumenttypen unterschieden.
Arten von Dokumenttypen
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Arten von Dokumenttypen |
Erläuterungen |
|---|---|
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proALPHA Dokumenttypen |
Vordefinierte Standard-Dokumenttypen mit fester Verbindung zu proALPHA Objekten Durch die feste Verbindung wird der Dokumenttyp automatisch für die Archivierung herangezogen. So wird z.B. für die Archivierung einer Rechnung automatisch der Dokumenttyp "Vertriebsbelegdokumente" ausgewählt. Die manuelle Auswahl eines anderen Dokumenttyps ist nicht möglich. Ausgenommen sind untergeordnete Dokumenttypen, die sogenannten proALPHA Unterdokumenttypen. |
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Benutzerdefinierte Dokumenttypen |
Benutzerdefinierte proALPHA Unterdokumenttypen Die Definition erfolgt durch Ihren DM-Systemadministrator. Ein solcher Dokumenttyp erbt die Eigenschaften des übergeordneten proALPHA Dokumenttyps, d.h. auch er steht in fester Verbindung zu dem jeweiligen proALPHA Objekt. |
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Benutzerdefinierte Dokumenttypen ohne Bezug zu proALPHA Objekten Die Definition erfolgt durch Ihren DM-Systemadministrator, der einzelne Dokumenttypen oder eine Dokumenttypenstruktur in Form von übergeordneten und untergeordneten Dokumenttypen definiert. |
Dokumenttypen identifizieren Sie anhand ihrer Bezeichnung. Zusätzlich sind Dokumenttypen mit folgenden Symbolen gekennzeichnet:
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Symbole |
Erläuterungen |
|---|---|
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Standard-Dokumenttyp mit Archivierungs- und Rechercheberechtigung |
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Benutzerdefinierter Dokumenttyp mit Archivierungs- und Rechercheberechtigung |
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Dokumenttyp ohne Archivierungsberechtigung |
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Standard-Dokumenttyp ohne Rechercheberechtigung |
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Benutzerdefinierter Dokumenttyp ohne Rechercheberechtigung |
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Dokumenttyp ohne Archivierungs- und Rechercheberechtigung Das Verbotszeichen wird nur dann angezeigt, wenn noch Berechtigungen für Unterdokumenttypen existieren. Wenn die Berechtigungen auch für die Unterdokumenttypen entzogen sind, dann wird der Dokumenttyp in der Dokumenttypliste ausgeblendet. |
Die Schlagworte beschreiben das DMS-Dokument, z.B. mit Hilfe der Belegnummer und der Kundennummer. Die Schlagworte werden in der Archivierungsbeschlagwortung angezeigt. Dabei werden verschiedene Schlagworttypen unterschieden.
Schlagworttypen
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Schlagworttypen |
Erläuterungen |
|---|---|
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proALPHA Schlagworte |
Vordefinierte Standard-Schlagworte mit fester Verbindung zu proALPHA Objekten proALPHA Schlagworte sind mit Daten aus proALPHA zu belegen, die Sie über <Strg + A> auswählen können. Hinweis: proALPHA Schlagworte, deren Werte nicht in den proALPHA Datenbanktabellen gespeichert werden, können Sie nicht über <Strg + A> auswählen, z.B. Werte zum Schlagwort Bemerkung. Zu solchen Schlagworten können Sie über das Kontextmenü eine Übersicht der bisher verwendeten Schlagwortwerte öffnen. |
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Benutzerdefinierte Schlagworte |
Freidefinierbare Schlagworte, ohne Bezug zu proALPHA Objekten Die Definition erfolgt durch Ihren DM-Systemadministrator. |
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Systemschlagworte |
Vordefinierte interne Schlagworte, die automatisch mit den Schlagwortwerten belegt werden. Ob die Systemschlagworte in der Archivierungsbeschlagwortung angezeigt werden, können Sie in den DMS-Optionen für die Beschlagwortung festlegen (Kontrollkästchen Systemschlagworte anzeigen). |
Die Schlagworte zu einem Dokumenttyp wurden durch Ihren DM-Systemadministrator konfiguriert, der verschiedene Einstellungen zu den Schlagworten getroffen hat. Mit den Einstellungen hat er festgelegt, ob und wie Sie Schlagwortwerte erfassen.
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Das Schlagwort... |
Erläuterungen |
|---|---|
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...ist ein Pflichtschlagwort |
Die Eingabe eines Schlagwortwerts ist zwingend. |
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...wird auf Plausibilität geprüft |
Der Schlagwortwert muss plausibel sein. Sie dürfen z.B. für proALPHA Schlagworte nur solche Schlagwortwerte verwenden, die mit den entsprechenden Daten aus proALPHA übereinstimmen, so z.B. im Schlagwort "Kunde" die Kundennummer eines in proALPHA angelegten Kunden |
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...ist geschützt |
Der Schlagwortwert wird automatisch ermittelt und ist geschützt, d.h. Sie können ihn nicht ändern. |
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...ist mit einem Vorgabewert zu belegen |
Ihr DM-Systemadministrator hat Vorgabewerte zu dem Schlagwort hinterlegt, die Sie verwenden müssen. Diese können Sie über <Strg + S> auswählen. |
Archivierungsnotiz und Anmerkungen erfassen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Zu einem DMS-Dokument können Sie eine Notiz vor der Archivierung wie folgt erfassen und pflegen:
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Als unformatierten Text im Standardtexteditor
-
Als formatierten Text im RTF-Texteditor
Mit Hilfe der Notizrecherche können Sie nach Inhalten in den Dokumentnotizen suchen und so DMS-Dokumente recherchieren.
Zu einer Bilddatei können Sie Anmerkungen, die direkt in der Bilddatei integriert sind, erfassen.
Löschauswahl festlegen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Vor der Archivierung sind Dateien in einem Verzeichnis abgelegt. Nach der Archivierung sind die Dateien als Dokumentdateien im DMS abgelegt, daher werden Sie in dem ursprünglichen Verzeichnis nicht mehr benötigt. Mit der Löschauswahl bestimmen Sie, ob eine Datei nach Abschluss der Archivierung automatisch aus dem ursprünglichen Verzeichnis gelöscht wird.
Die Grundeinstellung zur Löschauswahl legen Sie in den DMS-Einstellungen fest. So werden die Dateien nach der Archivierung grundsätzlich gelöscht oder nicht gelöscht. Ausnahmen von der Grundeinstellung legen Sie in der Archivierungsdateiliste je Datei in der Spalte löschen fest. Sie können auch beim Drag & Drop von Dateien auf die Archivierungsdateiliste festlegen, dass diese für eine Löschung nach der Archivierung markiert werden. Dazu drücken Sie beim Drag & Drop der Dateien gleichzeitig die Taste <Umschalt>. Eine generelle Ausnahme für alle zu archivierenden Dateien können Sie direkt beim Archivieren vornehmen. Dazu wird eine Systemmeldung angezeigt, in der Sie bestimmen, ob die Dateien tatsächlich gelöscht werden, die Sie dafür vorgesehen haben.
Tipp: Ob eine Datei nach der Archivierung aus dem Ursprungsverzeichnis gelöscht oder nicht gelöscht wird, erkennen Sie in der Spalte
Dateiname. Dateien, die gelöscht werden, erkennen Sie am folgenden Symbol: 
. Dateien, die nicht gelöscht werden, werden mit folgendem Symbol gekennzeichnet: 
Archivierung unter Berücksichtigung der Prüfsumme durchführen
Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen gelten sowohl für die globale Archivierung als auch für die kontextbezogene Archivierung.
Beim Archivieren von Dateien wird je Datei eine Prüfsumme erzeugt und zur Datei gespeichert. Die Prüfsumme ist ein Code zur eindeutigen Identifizierung des Dateinamens inklusive der Datei-Extension.
Mit Hilfe der Prüfsumme kann beim Archivieren weiterer Dokumente ermittelt werden, ob eine Datei bereits archiviert ist. Dies wird als Prüfsummenrecherche bezeichnet.
Voraussetzung für die Prüfsummenrecherche ist, dass sie in den DMS-Einstellungen aktiviert ist (Kontrollkästchen Prüfsummenrecherche und Warnung bei Existenz).
Bei der Prüfsummenrecherche werden folgende Anwendungsfälle unterschieden:
-
Wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird, entscheiden Sie im Verlauf der Archivierung (Kontrollkästchen Automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist nicht aktiv).
Dazu wird das Fenster Datei bereits im Archivsystem vorhanden automatisch geöffnet. In dem Fenster werden die Archivdateien aufgelistet, die dieselbe Prüfsumme wie die zu archivierende Datei haben. In dem Fenster können Sie mit Hilfe verschiedener Optionsfelder Folgendes festlegen:
Optionsfelder
Erläuterungen
Datei trotzdem archivieren
Die Datei wird archiviert, obwohl sie bereits im Archivsystem vorhanden ist.
Datei nicht archivieren, Verknüpfung zu ausgewählter Archivdatei erzeugen
Die Datei wird nicht archiviert. Stattdessen wird eine Dokumentdateiverknüpfung zur korrespondierenden Archivdatei erzeugt. Wenn mehrere korrespondierende Archivdateien vorhanden sind, dann wählen Sie die gewünschte Archivdatei aus.
Datei nicht archivieren
Die Datei wird nicht archiviert.
Sie können ggf. im Anschluss an die Archivierung die Dokumentdateiverknüpfung manuell erstellen.
-
Eine Dateiverknüpfung zur vorhandenen Archivdatei wird automatisch erzeugt (Kontrollkästchen automatische Verknüpfung in den DMS-Einstellungen ist aktiv).
Hinweis: Die Dateiverknüpfung wird nur dann erzeugt, wenn genau eine Archivdatei mit derselben Prüfsumme vorhanden ist. Wenn mehrere Archivdateien mit derselben Prüfsumme ermittelt werden, dann müssen Sie wie oben erläutert entscheiden, wie die zu archivierende Datei verarbeitet wird.
Archivierung im Remote-Betrieb durchführen
Im Falle einer proALPHA Terminalsitzung können Sie Dateien mit Hilfe des DM-Remote direkt im proALPHA DMS archivieren. Diese Funktionalität steht für beliebige Dokumentdateien zur Verfügung, z.B. für Dateianhänge von E-Mails, die Sie direkt aus Microsoft Outlook archivieren können.
Archivierung überwachen
Mit der WorkflowAutomation ist die kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten möglich. So werden u.a. Dokumente in die Aufgabenmonitore der verantwortlichen proALPHA Sachbearbeiter gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an weitere proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten.
Administration
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Objekte |
Bedeutung |
|---|---|
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Benachrichtigungsarten zur Information der Sachbearbeiter über Vorgänge |
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Prüfung der Firmenzugehörigkeit eines Benutzers |
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Festlegung, welche Benutzerberechtigungen folgende Benutzer haben:
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Batcharchivierung |
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COLD-Steuerparameter |
Festlegung, ob und zu welchem Zeitpunkt proALPHA Belege COLD-archiviert werden Thema: COLD-Steuerparameter |
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Microsoft-Office-Dokumente |
Thema: Erstellung und Archivierung von Microsoft-Office-Dokumenten konfigurieren |
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Outlook-Elemente |
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Remote-Betrieb |
Thema: Remote-Betrieb konfigurieren |
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Windows-Drucker "PDF-DMS-Archivierung" |
proALPHA Formulare und Listen als PDF-Datei archivieren |
DMS-Batcharchivierung konfigurieren
Nachfolgend wird eine Konfigurationsmöglichkeit zum Start der DMS-Batcharchivierung erläutert. Weitere Konfigurationen werden unterstützt. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.
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Konfiguration |
Erläuterungen/Bedeutung |
|---|---|
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Programm "osvpad00.p" |
Für das Programm legen Sie einen permanenten Job im Fenster manuelle Anlage permanenter Job an. |
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Startverknüpfung für die Batcharchivierung (Windows-Batchdatei) |
Mit Hilfe der Startverknüpfung wird der permanente Job automatisch gestartet. Wichtige Daten im Ziel der Windows-Batchdatei sind:
Angabe einer bestimmten PAD-Datei Ziel: <proALPHA>\startup\server\pa-adm.bat <proALPHA>\startup\server\job JobNr -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=<PAD-Datei>" -n Beispiel: D:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\pa-adm.bat d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\demo job 16937 -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\bin\dms\cold\batch\demo1.pad" -n Angabe eines Verzeichnisses Ziel: <proALPHA>\startup\server\pa-adm.bat <proALPHA>\startup\server\job JobNr -c prowin32.exe -p "DMSPADDirectory=<PAD-Verzeichnis>" ?n Beispiel: D:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\pa-adm.bat d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\demo job 16937 -c prowin32.exe -p "DMSPADDirectory=d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\bin\dms\cold\batch" ?n |
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DMSPADDirectory Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS |
Verzeichnis, in dem eine oder mehrere PAD-Dateien abgelegt sind. Alle PAD-Dateien in dem Verzeichnis werden ermittelt und automatisch verarbeitet. Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben. |
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DMSPADFile Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS |
Verzeichnis und Name einer bestimmten PAD-Datei Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben. |
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DMSRefreshPAD Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS |
Erfolgreich archivierte Dokumente werden aus der PAD-Datei gelöscht. Nicht archivierte Dokumente bleiben in der PAD-Datei erhalten, die somit als Prüfprotokoll dient. Der Startparameter wird im Ziel der Windows-Batchdatei mitgegeben. Ziel: <proALPHA>\startup\server\pa-adm.bat <proALPHA>\startup\server\JobNr -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=<PAD-Datei> DMSRefreshPAD=yes" -n Beispiel: D:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\pa-adm.bat d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\startup\server\demo job 16937 -c prowin32.exe -p "DMSPADFile=d:\Projekte\proalpha\62c05\proalpha\bin\dms\cold\batch\demo1.pad. DMSRefreshPAD=yes" -n |
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DMSRemovePADFile Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS |
Die PAD-Datei wird gelöscht, wenn alle darin enthaltenen Dokumente erfolgreich archiviert wurden. Voraussetzung: Der Parameter DMSRefreshPAD ist aktiviert. Der Parameter ist übersteuerbar. Sie können den Parameter direkt im Ziel der Windows-Batchdatei angeben. |
Erstellung und Archivierung von Microsoft-Office-Dokumenten konfigurieren
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Konfiguration |
Bedeutung |
|---|---|
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Festlegung, ob ausschließlich die Vorlagedateien zur Verfügung stehen, die im DMS archiviert sind. |
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O_TemplateDirectory ACM: DMS | DMSOffice |
Verzeichnis für lokal gespeicherte DM-Office-Vorlagen |
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DMSOfficeArchiveSentMailsSuppressMessage Windows-Systemregistrierung: DMS |
Systemmeldung "Möchten Sie die versandte E-Mail jetzt archivieren?" nicht anzeigen. Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen. |
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DMSOfficeTempFileDialog Windows-Systemregistrierung: DMS |
Fenster Speichern unter automatisch öffnen, wenn die Archivierung in Microsoft Word oder Microsoft Excel gestartet wird. Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen. |
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Zugriffsberechtigungen |
Neues Office-Dokument erstellen Voraussetzung: Der Benutzer muss für mindestens einen Dokumenttypen eine Rechercheberechtigung besitzen. |
Archivierung von Outlook-Elementen konfigurieren
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Objekte |
Bedeutung |
|---|---|
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Integration der DMS-Beschlagwortung in proALPHA E-Mails |
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Mailsystem; Wert: "MS-Outlook" Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session |
Verwendetes E-Mail-System |
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MailsystemAPI; Wert: "Application" Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session |
Bevorzugte E-Mail-Schnittstelle |
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DMSOfficeArchiveSentMails Windows-Systemregistrierung: DMS |
proALPHA Outlook-E-Mail nach dem Versenden automatisch im DMS archivieren Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen. Die automatische Archivierung erfolgt nicht, wenn die Archivierung einer E-Mail mit Senden und Archivieren gestartet wird (Ribbon für das proALPHA DMS). |
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DMSOfficeArchiveSentMailsSuppressMessage Windows-Systemregistrierung: DMS |
Systemmeldung "Möchten Sie die versandte E-Mail jetzt archivieren?" nicht anzeigen. Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen. |
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DMSOutlookExchangeToggle Windows-Systemregistrierung: DMS |
Kontrollkästchen Exchange-Archivierung für dieses Element deaktivieren anzeigen. Wert der Zeichenfolge auf "1" setzen. Administration: Exchange-Archivierungsdienst |
Hinweis: Bei der E-Mail-Erstellung und Archivierung werden Sicherheitsmeldungen von Microsoft Outlook ausgegeben. Es existieren verschiedene Tools mit denen die Sicherheitsmeldungen teilweise unterdrückt werden können. Eine zentrale Konfiguration der Sicherheitseinstellungen für Outlook-Clients kann speziell im Exchange Server durch das Outlook Security Features Administrative Package vorgenommen werden.
Remote-Betrieb konfigurieren
Im Falle einer proALPHA Terminalsitzung können folgende DMS-Funktionen mit Hilfe des DM-Remote auf dem Client ausgeführt werden:
-
Scannen
-
Neues Office-Dokument
-
Neues Dokument
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Objekte |
Bedeutung |
|---|---|
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DMSRemoteCall Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS |
Remote-Betrieb für das DMS aktivieren |
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RemoteServer Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session |
Name des Rechners, auf dem eine Funktion im Remote-Betrieb aufgerufen wird |
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RemoteServerPort Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA Session |
Port, der für die Kommunikation im Remote-Betrieb genutzt wird |