Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagement können Dokumente strukturiert abgelegt und verwaltet werden. Solche Dokumente sind u.a. eingescannte Belege (z.B. Lieferantenrechnungen oder Handnotizen), Geschäftsbriefe in Microsoft Word oder Versicherungsverträge. Schlagwortsuche und Volltextsuche sorgen für ein schnelles Aufspüren von Dokumenten. So kann der Verkaufssachbearbeiter z.B. die Notiz über ein Kundentelefonat an den betreffenden Kundenauftrag "hängen". Die Notiz wird mit dem Auftrag archiviert und kann wie dieser jederzeit beauskunftet werden.

Durch den hohen Integrationsgrad stehen in den DMS-fähigen proALPHA Fenstern die DMS-Funktionen bei der Abwicklung verschiedenster Geschäftsvorgänge zu Verfügung. Dies erlaubt einen homogenen Arbeitsfluss in proALPHA. Wenn z.B. ein Finanzbuchhalter einen Beleg verbucht, kann er die DMS-Funktionen nutzen: So kann er am Ende des Buchungsvorgangs entscheiden, ob der Beleg direkt eingescannt wird. Er kann bestimmen, dass sich die Buchung auf das vorher eingescannte Dokument bezieht oder dass ein DMS-Barcode für das spätere Einscannen gedruckt wird.

Dokumente archivieren

Dokumentenmanagement - strukturierte Ablage von Dokumenten

In fast allen Unternehmensbereichen müssen immer mehr Dokumente und Belege in immer kürzeren Zeiträumen verfügbar sein. Eine zentrale Aufgabe des Dokumentenmanagements ist deshalb die strukturierte Ablage von Dokumenten.

Grundlage der strukturierten Ablage sind die Dokumenttypen. Ein Dokumenttyp fasst Dokumente zusammen, die fachlich oder inhaltlich zusammengehören und durch bestimmte Schlagworte beschrieben werden. Zur Arbeitserleichterung sind intelligente Dokumenttypen vordefiniert. So z.B. der Dokumenttyp "Kundendokumente" mit dem Schlagwort "Kundennummer", der automatisch prüft, ob ein Kunde in proALPHA unter der Kundennummer geführt wird. So kann ein Dokument nicht mehr aus Versehen "verschwinden", weil z.B. ungültige Kundennummern verwendet werden.

Viele Dokumente, wie z.B. Skizzen, handschriftliche Notizen oder Prospekte liegen nur in Papierform vor. Um sie sinnvoll weiterverarbeiten zu können, müssen sie eingescannt werden. Auch dieser Bereich der Archivierung ist im Dokumentenmanagement abgedeckt. Dazu steht die intuitiv zu bedienende Scanoberfläche zur Verfügung. In dieser können Sie u.a. Einstellungen für das Einscannen vornehmen und den Scanvorgang starten. Direkt aus einem DMS-fähigen Fenster heraus - bei der Abwicklung eines Geschäftsvorgangs - kann ebenfalls gescannt werden. Alle für die Archivierung wesentlichen Daten werden zum Geschäftsvorgang ermittelt. Die Archivierung erfolgt sodann automatisch, da alle notwendigen Informationen vorhanden sind. Werden Dokumente per Workflow z.B. zur Stellungnahme weitergeleitet, erlaubt das Redlining das Kommentieren direkt auf dem Dokument, ohne das Originaldokument zu verändern.

Eine Vielzahl von Belegen entsteht in proALPHA selbst, so z.B. Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen. Diese proALPHA Belege sind aus unterschiedlichen Gründen, z.B. aus steuerrechtlichen Gründen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Unterstützung finden Sie dabei durch die COLD-Archivierung, wobei COLD für Computer Output To Laserdisk steht. Die COLD-Archivierung ist eine automatisierte Archivierung, die z.B. direkt beim Belegausdruck oder - ohne weiteres Eingreifen seitens des Benutzers - im Tagesabschluss erfolgt.

Zusätzlich ist die Organisation von beliebigen Dateien in DMS-Ordnern möglich. Die DMS-Ordner ermöglichen die Archivierung von Dateien ohne Beschlagwortung. Die DMS-Ordner können nach betriebsinternen Anforderungen strukturiert werden. Natürlich ist auch die spätere Beschlagwortung der Dateien möglich, sodass sie dann in Bezug zu Geschäftsvorgängen in proALPHA stehen.

Themen:

Dokumente recherchieren, pflegen und verwenden

Alles im Zugriff - unternehmensweit recherchieren

Auf einfache Art und Weise können archivierte Dokumente recherchiert werden. Schlagwortsuche und Volltextsuche sorgen für ein schnelles Aufspüren von Dokumenten. Die Volltextsuche umfasst dabei nicht nur die Dokumentinhalte, sondern auf Wunsch auch die dazu erfassten Dokumentnotizen. Neben der Suche auf Basis von Schlagworten und Volltext, wie sie jedes Archivierungssystem bieten kann, sind die Dokumente den konkreten Geschäftsvorgängen im gesamten proALPHA System zugeordnet. So kann der Benutzer z.B. einen Auftrag in proALPHA einsehen und hat sofort alle zugeordneten Dokumente zur Hand. Die intelligenten vordefinierten Dokumenttypen erlauben sogar den "Blick über den Tellerrand". Sieht der Benutzer einen Auftrag ein, so können z.B. auch die Dokumente des zugeordneten Projektes oder des Kunden mit einem Klick eingesehen werden. Selbstverständlich können die gefundenen Dokumente per Mausklick direkt angezeigt, gedruckt oder per E-Mail versandt werden. Das Auschecken und Einchecken von Dokumenten erlaubt zudem die koordinierte Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter an einem Dokument - auch über Standorte hinweg.

Mit Hilfe der WorkflowAutomation ist die kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten möglich. So werden u.a. Dokument- und Ordnerdateien in die Aufgabenmonitore der verantwortlichen proALPHA Sachbearbeiter gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an weitere proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten.

Themen:

DMS-Technologie

Die Technologie ist entscheidend

Der DMS-Server ist das Kernstück des Dokumentenmanagements. Er koordiniert die Onlinezugriffe zur Datenbank und verwaltet alle dem System bekannten Ressourcen wie Scanner, Drucker oder Speichermedien. Die zentrale Koordination der Datenablage ermöglicht ein nahezu beliebiges Wachstum des Datenvolumens. Die Speicherverwaltung ist hierarchisch aufgebaut, sodass immer zuerst auf Festplatten und anschließend auf anderen Medien gespeichert wird, etwa auf optischen Medien in einer Jukebox.

Die Datenablage erfolgt in konfigurierbaren Bereichen, den sogenannten Kollektionen. Der DM-Systemadministrator wird durch die permanente Überwachung der Kollektionen und die WorkflowAutomation unterstützt. Neigt sich in einer Kollektion der freie Speicherplatz dem Ende zu, wird der Administrator in seinem Aufgabenmonitor darauf aufmerksam gemacht.

Die servergestützte Versionierung von Dokumenten stellt die Revisionssicherheit her. Das Aus- und Einchecken von Dokumenten erlaubt dabei die koordinierte Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter an einem Dokument auch über Standorte hinweg. Um Daten konsistent zu halten und das Datenvolumen zu verringern, ermöglicht das proALPHA DMS die Verlinkung von Dokumenten. Ein physisches Dokument ist so systemweit sichtbar und auffindbar.

Durch Assistenten bekommt der DM-Systemadministrator weitere Unterstützung, z.B. bei der Definition des Archivsystems. Die Assistenten führen ihn durch die notwendigen Schritte bis zur Erreichung seines Ziels. Die Rechtevergabe für Dokumenttypen ist durch den DM-Systemadministrator steuerbar. Hierbei wird zwischen unterschiedlichen Rechten, z.B. Rechte für das Archivieren, Recherchieren oder Auschecken unterschieden. Integriert in die systemweiten proALPHA Zugriffsberechtigungen kann so der Zugriff auf alle relevanten Unternehmensdaten in proALPHA gesteuert werden.

Thema: Dokumentenmanagement konfigurieren