Mit digitalen Akten arbeiten

Mit Hilfe von digitalen Akten können Sie DMS-Dokumente und Dokumentdateien so zusammenstellen, wie Sie sie z.B. für Ihre tägliche Arbeit benötigen. Digitale Akten werden auch als DMS-Akten bezeichnet.

Begriffserläuterungen

Begriffe

Erläuterungen

Digitale Akte

Oberbegriff für die Basisakte mit Hauptakten und Unterakten

Basisakte

Vordefinierte digitale Akte mit der Bezeichnung "Akten"

Hauptakte

Digitale Akte mit Unterakten, DMS-Dokumenten und Dokumentdateien

Unterakte

Digitale Akte zu einer Hauptakte

Eine Unterakte kann wiederum Unterakten sowie DMS-Dokumente und Dokumentdateien enthalten.

Aktenstruktur

Struktur aus Basisakte, Hauptakten, Unterakten, DMS-Dokumenten und Dokumentdateien

Die Aktenstruktur wird ähnlich einem Explorer im Fenster Akten (DMS) angezeigt.

Hinweise zum Arbeiten mit digitalen Akten

Die Aktenstruktur wird ähnlich einem Explorer im Fenster Akten (DMS) angezeigt. Je Akte sind Zugriffsberechtigungen konfiguriert. Akten, auf die Sie nicht zugreifen dürfen, sind für Sie in der Aktenstruktur unsichtbar. Ausnahme: Es bestehen Zugriffsrechte für darin enthaltene Unterakten. Solche Hauptakten werden in der Aktenstruktur mit dem Symbol gekennzeichnet.

Hinweise zu Zugriffsberechtigungen

Zugriffsberechtigungen werden im Dokumentenmanagement wie folgt vergeben:

  • Automatisch beim Anlegen einer digitale Hauptakte oder Unterakte

    Beim Anlegen einer digitalen Hauptakte oder Unterakte entscheiden Sie in einer Systemmeldung, ob die Akte nur für Sie persönlich (personalisiert) oder für alle Benutzergruppen (global) freigegeben wird. Beim Anlegen werden die Zugriffsberechtigungen automatisch vergeben.

  • Manuell durch den DMS-Administrator

    Ihr DMS-Administrator kann die Zugriffsberechtigungen je Akte nachträglich anpassen. So kann er z.B. den Benutzerkreis für den Zugriff auf eine globale Akte einschränken. Die ursprüngliche Akte wird dabei zu einer benutzerangepassten Akte.

Ob es sich um eine personalisierte, globale oder benutzerangepasste Akte handelt, wird in der Aktenstruktur anhand folgender Symbole gekennzeichnet:

Symbole

Bedeutung

Personalisierte Akte

Zugriffsrechte bestehen nur für Sie persönlich. Die Akte ist in der Aktenstruktur nur für Sie sichtbar.

Globale Akte

Zugriffsrechte bestehen für alle Benutzergruppen, die in der proALPHA Zugangsverwaltung erfasst sind. Die Akte ist in der Aktenstruktur global für alle Benutzergruppen sichtbar.

Benutzerangepasste Akte

Zugriffsrechte bestehen für Sie sowie für alle weiteren - durch den DMS-Administrator bestimmte - Benutzer und/oder Benutzergruppen. Die Akte ist in der Aktenstruktur für diesen Benutzerkreis sichtbar.

Hinweise zu möglichen Aktionen

Anhand des Anwendungsparameters O_AllowUserClusterCreation ist konfiguriert, ob Sie als "normaler" Benutzer digitale Akten selbst anlegen und pflegen dürfen. Die Einstellung des Anwendungsparameters bestimmt zusammen mit Ihren Zugriffsberechtigungen, welche Aktionen Sie beim Arbeiten mit digitalen Akten durchführen können.

Es wird wie folgt unterschieden:

Konfiguration des Anwendungsparameters O_AllowUserClusterCreation

Ihre Zugriffsberechtigungen

Mögliche Aktionen/Erläuterungen

Benutzer dürfen Akten nicht selbst anlegen und pflegen.

(Konfiguration: No)

Sie haben keine Zugriffsberechtigungen für digitale Akten.

In der Aktenstruktur sehen Sie ausschließlich die vordefinierte digitale Akte mit der Bezeichnung "Akten". Sie können keine Aktionen durchführen.

Sie haben Zugriffsberechtigungen für eine oder mehrere digitale Akten.

In der Aktenstruktur sehen Sie die vordefinierte digitale Akte mit der Bezeichnung "Akten" sowie alle Hauptakten und Unterakten, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Sie können:

Benutzer dürfen Akten selbst anlegen und pflegen.

Konfiguration: Yes

Sie haben Zugriffsberechtigungen für eine oder mehrere digitale Akten, z.B. für globale Akten, die Sie selbst angelegt haben.

In der Aktenstruktur sehen Sie die vordefinierte digitale Akte mit der Bezeichnung "Akten" sowie alle Hauptakten und Unterakten, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Sie können:

Hinweis: Unabhängig von Zugriffsberechtigungen können Sie Hauptakten mit Unterakten anlegen.

Digitale Akten anlegen

Voraussetzung für das Anlegen: Der Anwendungsparameter O_AllowUserClusterCreation ist auf Yes konfiguriert.

Sie können:

  • Hauptakten anlegen

  • Je Hauptakte Unterakten anlegen

Welche Hauptakten und Unterakten Sie anlegen, ist von der Aktenstruktur abhängig, die Sie definieren wollen. Nachdem Sie die digitale Akte angelegt haben, können Sie diese wie in Windows üblich umbenennen.

Tipp: Aktualisieren Sie vor dem Anlegen von digitalen Akten die Aktenstruktur, sodass Änderungen, die ein anderer Benutzer vorgenommen hat, angezeigt werden.

Digitale Akten anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Optional: Aktualisieren Sie die Aktenstruktur.

    Klicken Sie dazu auf die gewünschte Akte und klicken Sie auf die Schaltfläche .

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Akte anlegen.

    Alternativ: Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü der Akte den Menüpunkt Akte anlegen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  4. Entscheiden Sie, ob Sie eine persönliche oder eine globale Akte anlegen wollen. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Schaltfläche.

    Die Akte wird angelegt.

  5. Optional: Benennen Sie die digitale Akte um. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Akte umbenennen.

    2. Benennen Sie die digitale Akte wie in Windows üblich um.

  6. Optional: Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 bis die gewünschte Aktenstruktur angelegt ist.

DMS-Dokumente und Dokumentdateien einer digitalen Akte hinzufügen

Einer digitalen Akte können Sie ein DMS-Dokument mit allen Dokumentdateien oder eine einzelne Dokumentdatei hinzufügen. Dazu müssen Sie das DMS-Dokument oder die Dokumentdatei wie im Dokumentenmanagement üblich recherchieren (Menüpunkt Stamm | Recherche). Das recherchierte DMS-Dokument oder die recherchierte Dokumentdatei können Sie einer Akte wie folgt hinzufügen:

  • DMS-Dokument oder einzelne Dokumentdatei über das Menü Extras der digitalen Akte hinzufügen.

  • DMS-Dokument per Drag & Drop in die digitale Akte ziehen.

    Auch Dokumentverknüpfungen können Sie per Drag & Drop in die digitale Akte ziehen.

  • Dokumentdatei des recherchierten DMS-Dokuments per Drag & Drop in die digitale Akte ziehen.

Hinweis: Per Drag & Drop können Sie auch DMS-Dokumente und/oder Dokumentdateien aus einer DMS-Akte in eine andere DMS-Akte verschieben.

DMS-Dokumente und Dokumentdateien einer digitalen Akte hinzufügen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Stamm | Recherche (DMS).

    Die Fenster Recherche (DMS) und Recherchekriterien werden geöffnet.

  3. Recherchieren Sie wie im DMS üblich.

    Die Rechercheergebnisse werden im Bereich Dokumente zeilenweise aufgelistet.

  4. Fügen Sie einer digitalen Akte ein DMS-Dokument oder eine Dokumentdatei hinzu.

    Anwendungsfälle:

Digitale Akten senden

Die Dokumentdateien, die in einer digitalen Akte zusammengestellt sind, können Sie als Anhang mit einer E-Mail senden.

Für den E-Mail-Versand bestimmen Sie, ob nur die Dokumentdateien der ausgewählten digitalen Akte oder auch die der Unterakten gesendet werden. Für den E-Mail-Versand wird eine ZIP-Datei mit den betreffenden Dokumentdateien erstellt. Die ZIP-Datei wird der E-Mail angehängt.

Digitale Akten senden

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Akte versenden.

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü der Akte den Menüpunkt Akte versenden.

    Eine E-Mail wird erstellt. Der Anhang der E-Mail enthält die entsprechenden Dokumentdateien als ZIP-Datei.

  4. Bearbeiten Sie die E-Mail nach Ihren Anforderungen und senden Sie die E-Mail.

Digitale Akten exportieren

Eine digitale Akte können Sie in ein Verzeichnis Ihrer Wahl exportieren. Dies ist z.B. dann nützlich, wenn Sie die darin enthaltenen Dateien unabhängig vom DMS einsehen und ggf. für eigene Zwecke verwenden wollen.

Für den Export bestimmen Sie, ob nur die ausgewählte digitale Akte oder auch die Unterakten exportiert werden. Der Export kann wie folgt erfolgen:

  • Export in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und Erstellung einer Ordnerstruktur

    Die Ordnerstruktur entspricht der Struktur der digitalen Akte. Der oberste Ordner erhält den Namen und die ID der exportierten digitalen Akte. Auch für Unterakten werden entsprechende Ordner angelegt. DMS-Dokumente werden im Ordner "Dokumente" abgelegt. Einzelne Dokumentdateien werden im Ordner "Archivdateien" abgelegt.

  • Export in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und Erstellung einer ZIP-Datei

    Die ZIP-Datei wird mit Pfadangaben erstellt, sodass beim Extrahieren eine Ordnerstruktur analog zur Aktenstruktur angelegt werden kann.

Wie der Export erfolgt bestimmen Sie in einer Systemmeldung.

Hinweis: Beim Export wird eine Protokolldatei (Export.txt) mit Daten zum Export automatisch erstellt.

Digitale Akten exportieren

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Akte | Akte exportieren.

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü der Akte den Menüpunkt Akte exportieren.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  4. Exportieren Sie nach Ihren Anforderungen.

    Anwendungsfälle:

    • Digitale Akte als Ordner exportieren.

      Bestätigen Sie dazu die Systemmeldung mit Nein.

      Das Fenster Ordner suchen wird geöffnet.

    • Digitale Akte als ZIP-Datei exportieren.

      Bestätigen Sie dazu die Systemmeldung mit Ja.

      Das Fenster Speichern unter wird geöffnet.

  5. Gehen Sie wie in Windows üblich vor.

Digitale Akten pflegen

Voraussetzung für das Pflegen: Der Anwendungsparameter O_AllowUserClusterCreation ist auf Yes konfiguriert.

Sie können:

  • DMS-Dokumente und Dokumentdateien aus einer digitalen Akte löschen

    Ein DMS-Dokument, das Sie nicht mehr benötigen, können Sie mit allen Dokumentdateien löschen.

    Ebenso können Sie eine Dokumentdatei, die Sie der digitalen Akte einzeln hinzugefügt haben, löschen.

  • Digitale Akten löschen

    Eine digitale Akte, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie löschen. Wenn die digitale Akte Unterakten enthält, dann müssen Sie die Unterakten zuerst löschen.

  • Digitale Akten verschieben

  • Digitale Akten umbenennen

  • Sortierreihenfolge von digitalen Akten oder Aktendokumenten ändern

DMS-Dokumente und Dokumentdateien aus einer digitalen Akte löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

    Die DMS-Dokumente und Dokumentdateien werden angezeigt.

    Anwendungsfälle:

Digitale Akten löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

Digitale Akten umbenennen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Akte umbenennen.

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü zur Akte den Menüpunkt Akte umbenennen.

  4. Benennen Sie die digitale Akte wie in Windows üblich um.

Sortierreihenfolge der digitalen Akten ändern

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Akten (DMS) | Dokumentenmanagement).

  2. Klicken Sie auf die gewünschte Akte.

  3. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Sortierreihenfolge.

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü der Akte den Menüpunkt Sortierreihenfolge.

    Das Fenster Sortierreihenfolge wird geöffnet.

  4. Klicken Sie auf die Bezeichnung der digitalen Akte, dessen Position in der Sortierreihenfolge Sie ändern wollen.

  5. Optional: Brechen Sie die Anordnung der Reihenfolge ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

  6. Verwenden Sie die Schaltflächen und , um die digitale Akte auf die gewünschte Position zu verschieben.

  7. Wiederholen Sie die Schritte 3-5, bis alle digitalen Akten nach Ihren Anforderungen angeordnet sind.

  8. Bestätigen Sie mit OK.

Digitale Akten überwachen

Durch die Einbindung des proALPHA DMS in die WorkflowAutomation von proALPHA ist die kontrollierte Bearbeitung von Dokumenten möglich. So werden u.a. digitale Akten in die Aufgabenmonitore der verantwortlichen proALPHA Sachbearbeiter gestellt. Die Aufgaben, auch Vorgänge genannt, lassen sich von dort aus direkt bearbeiten und bei Bedarf an weitere proALPHA Sachbearbeiter weiterleiten.

Thema: WorkflowAutomation für das DMS

Informationen zu digitalen Akten

Informationen

Informationsquellen

Daten einer digitalen Akte, u.a. Akten-ID, Name

Fenster Akten (DMS); Menüpunkt Info | Details Akte

Administration

Objekte

Bedeutung

O_AllowUserClusterCreation

Festlegung, ob auch "normale" Benutzer digitale Akten anlegen und pflegen dürfen.

Zugriffsberechtigungen

Thema: Zugriffsberechtigungen anpassen

Zugriffsberechtigungen anpassen

Zugriffsberechtigungen für digitale Akten anpassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Akten (DMS) in der Programmauswahl (Menüpunkt Dokumentenmanagement).

  2. Öffnen Sie die Aktenstruktur.

  3. Klicken Sie auf die Hauptakte oder Unterakte, für die Sie die Zugriffsberechtigung anpassen wollen.

  4. Wählen Sie im Kontextmenü der Akte den Menüpunkt Berechtigungen.

    Das Zuordnungsfenster Berechtigungen Akte wird geöffnet.

  5. Passen Sie die Zugriffsberechtigungen für die Akte an.

    Anwendungsfälle: