COLD-Archivierung
Belege unterschiedlicher Belegarten sind z.B. aus steuerrechtlichen Gründen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Zum einen werden solche Belege - wie sie in proALPHA erfasst wurden - im Belegarchiv bis zum Ablauf der Speicherdauer aufbewahrt. Zum anderen können die Belege - wie sie an Geschäftspartner, z.B. Kunden übermittelt wurden - im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung (Computer Output on Laserdisk) erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss. Die COLD-Archivierung ist eine GoBD-konforme Archivierung.
Da es in proALPHA viele Belegarten und korrespondierende Speicher gibt, wurden zur Arbeitserleichterung diejenigen identifiziert, die für die COLD-Archivierung relevant sind. Die relevanten COLD-Belegarten und COLD-Speicher sind korrespondierend in den Compilerkonstanten pa_O_COLDBelegarten und pa_O_COLDSpeicher hinterlegt. Je COLD-Belegart und COLD-Speicher ist ein COLD-Steuerparameter vordefiniert, wobei der COLD-Speicher als Schlüssel des COLD-Steuerparameters dient. Ein COLD-Steuerparameter ist immer so vordefiniert, dass keine COLD-Archivierung der betreffenden Belege erfolgt. Wie die COLD-Archivierung erfolgt, definieren Sie, indem Sie - abhängig von den betriebsinternen Anforderungen - in den jeweiligen COLD-Steuerparametern die Art der COLD-Archivierung hinterlegen, z.B. COLD-Archivierung bei Belegausdruck.
Hinweise zur COLD-Archivierung
Thematik |
Hinweis |
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Installation und Konfiguration |
Informationen zur Installation und Konfiguration von DMS-COLD finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service. |
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DMS-Status |
Der DMS-Status ist ein Hilfsmittel, um COLD-archivierbare Belege entsprechend dem Stand der COLD-Archivierung zu kennzeichnen. Der DMS-Status wird im Beleg intern gespeichert und für die COLD-Archivierung ausgewertet. mehr
Den DMS-Status in COLD-archivierbaren Belegen können Sie analysieren und bei Bedarf setzen. Dazu stehen im Fenster Steuerparameter COLD im Menüpunkt Extras verschiedene DMS-COLD-Tools zur Verfügung. Informationen zur Verwendung und Bedienung der DMS-COLD-Tools finden Sie im proALPHA Wiki. |
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Speicherdauer |
Die Speicherdauer gilt nur für die Aufbewahrung der Belege im Belegarchiv. Auf die im DMS archivierten Belege hat die Speicherdauer keinen Einfluss. Das bedeutet: Im DMS bleiben die archivierten Belege erhalten, auch dann, wenn Sie aus dem Belegarchiv gelöscht werden. |
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Belegarchiv |
Nach Ablauf der Speicherdauer werden Belege über den Tagesabschluss aus dem Belegarchiv gelöscht. Wenn für eine COLD-Belegart die COLD-Archivierung im COLD-Steuerparameter konfiguriert ist, dann wird vor dem Löschen geprüft, ob die COLD-Archivierung erfolgt ist. Ist die COLD-Archivierung noch nicht erfolgt, dann wird der Beleg nicht aus dem Belegarchiv gelöscht. Dies betrifft Belege mit dem DMS-Status "0" und "2". Wenn für eine COLD-Belegart keine COLD-Archivierung im COLD-Steuerparameter konfiguriert ist, dann werden die Belege unabhängig vom DMS-Status gelöscht. |
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Folgeformulare |
Zu Belegen können weitere Formulare als Folgeformulare angelegt sein, z.B. Packscheine als Folgeformulare zu Aufträgen. Wenn zu einem Beleg ein Folgeformular existiert, dann kann es zusammen mit dem Beleg COLD-archiviert werden. Die generelle Vorgabe, ob Folgeformulare bei der COLD-Archivierung von Belegen berücksichtigt werden, ist anhand des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms konfiguriert. Die Einstellung des Anwendungsparameters können Sie je COLD-Speicher und Formularvorlage übersteuern. |
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Revisionssicherheit |
Belege der COLD-Belegarten, z.B. Rechnungen, können im DMS revisionssicher archiviert werden. Dazu bietet Ihnen proALPHA die Möglichkeit, Belege auch nachträglich genau so zu archivieren, wie sie in Papierform an den Geschäftspartner übermittelt wurden - also im Originaldruckbild. Vor der Archivierung kann es daher erforderlich sein, die Formularvorlage, die im betreffenden COLD-Steuerparameter festgelegt ist, durch die früher verwendete Formularvorlage zu ersetzen. |
COLD-Steuerparameter
Arten von COLD-Steuerparametern
COLD-Steuerparameter zu Vertriebsbelegen
Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 20 (Vertriebsbelegdokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen). Ausnahmen sind:
-
Laufkarte Serviceauftrag (VSL) und Servicebericht (VSB), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 21 (Vertriebspositionsdokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
-
Calls (VSC), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 22 (Calldokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
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Transportbelege EDL (VSD), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 29 (Versanddokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
COLD-Speicher |
COLD-Belegarten |
proALPHA Formulare |
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VNA |
Angebot (A) |
VNA |
VUU |
Auftrag (U) |
VUU |
VUR |
Rahmenauftrag (VUR) |
VUR |
VUA |
Abrufauftrag (VUA) |
VUA |
VUL |
Lieferschein (L) |
VUL |
VUD |
Demo-Lieferschein (VUD) |
VUD |
VFP |
Proforma-Rechnung (VFP) |
VFP |
VFR |
Rechnung (R) |
VFR |
VFG |
Gutschrift (G) |
VFG |
VLA |
Lieferabruf (VLA) |
VLA |
VSW |
Wartungsvertrag (VSW) |
VSW |
VSA |
Serviceauftrag (VSA) |
VSA |
VSL |
Laufkarte Serviceauftrag (VSL) |
VSL Hinweis: Die Laufkarte ist ein ergänzendes Formular zum Serviceauftrag. Daher steht die Funktionalität "COLD-Archivierung über den Tagesabschluss" nur dann zur Verfügung, wenn auch der Serviceauftrag (VSA) über den Tagesabschluss COLD-archiviert wird. |
VSB |
Servicebericht (VSB) |
VSB Hinweis: Der Servicebericht ist ein ergänzendes Formular zum Serviceauftrag. Daher steht die Funktionalität "COLD-Archivierung über den Tagesabschluss" nur dann zur Verfügung, wenn auch der Serviceauftrag (VSA) über den Tagesabschluss COLD-archiviert wird. |
VSC |
Call (VSC) |
VSC |
VSD |
Transportbeleg EDL (VSD) |
VSD |
VSM |
RMA-Beleg (VSM) |
VSM |
COLD-Steuerparameter zu Einkaufsbelegen
Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 31 (Einkaufsbelegdokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen). Ausnahme sind folgende Belege:
-
Liefermahnbelege und AB-Mahnungen, deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 2 (Lieferantendokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
COLD-Speicher |
COLD-Belegarten |
proALPHA Formulare |
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EAA |
Anfrage (EAA) |
EAA |
EB |
Bestellung (EB) |
EB |
ERA |
Rahmenbestellung (ERA) |
ERA |
ECO |
Abrufbestellung (ECO) |
ECO |
EAB |
Bestellung mit Lieferplan (EAB) |
EAB |
EWE |
Wareneingang (EWE) |
EWE |
ERL |
Rücklieferung (ERL) |
ERL |
ERR |
Rechnungskontrolle (ERR) |
Hinweis: Die Rechnungskontrolle dient zur Kontrolle und zur Erfassung von Lieferantenrechnungen in proALPHA. Die Daten - wie sie in proALPHA erfasst wurden - werden mit der Liste "Rechnungskontrollen (ER_REC)" ausgegeben. Wenn die Liste COLD-archiviert wird, dient sie als Ergänzung zur Original-Lieferantenrechnung, die z.B. im DMS eingescannt wurde. |
ERZ |
Rechnungskontrolle (Anzahlung) (ERZ) |
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EBA |
Belastungsanzeige (EBA) |
EBA |
EUL |
Liefermahnbeleg (EUL) |
EUL |
EUA |
AB-Mahnung (EUA) |
EUA |
COLD-Steuerparameter zu Materialwirtschaftsbelegen
Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 23 (MaWi-Lieferscheine und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen). Ausnahmen sind:
-
Entnahmemeldung Lieferant (MLK), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 38 (Entnahmemeldungen und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
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Lagerbewegungen (MLKOBL), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 3 (Teiledokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
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Kommissioniervorschlag (MKB), deren Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 64 (Kommissioniervorschläge und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen) erfolgt.
COLD-Speicher |
COLD-Belegarten |
proALPHA Formulare |
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MKB |
Kommissioniervorschlag (MKB) |
MKB |
MLL |
Lieferschein an Lager (MLL) |
MLL |
MLI |
interner Lieferschein (MLI) |
MLI |
MLK |
Entnahmemeldung Lieferant (MLK) |
MKO |
MLKOBL |
Lagerbewegungen (MLKOBL) |
Hinweis: Lagerbewegungen werden in der Lagerbewegungsliste (MLBEWS) ausgegeben. Die COLD-Archivierung von Lagerbewegungen erfolgt ausschließlich mit Hilfe des Verarbeitungsprogramms Archivierung der Lagerbewegungen ins DMS. Daher stehen die folgenden Funktionalitäten in den COLD-Steuerparametern nicht zur Verfügung:
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MWA |
Warenannahme (MWA) |
MMSR |
COLD-Steuerparameter zu Produktionsbelegen
Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 41 (Produktionsaufträge und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen).
COLD-Speicher |
COLD-Belegarten |
proALPHA Formulare |
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PPA |
Produktionsauftrag (PPA) |
PPO Hinweis: Zu dieser COLD-Belegart werden die zu den Produktionsaufträgen gehörenden Laufkarten COLD-archiviert. Die Archivierung erfolgt grundsätzlich über den Tagesabschluss, wenn
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COLD-Steuerparameter zu Buchhaltungsbelegen
Archivierung zum Standard-Dokumenttyp 4 (Fibukontendokumente und dazugehörende benutzerdefinierte Unterdokumenttypen).
COLD-Speicher |
COLD-Belegarten |
proALPHA Formulare |
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FOK |
Saldenbestätigung (Fibu) (FOK) |
FOK |
FOM |
Mahnung (Fibu) (FOM) Auch historische Mahnungen werden COLD-archiviert. Die COLD-Archivierung von Mahnungen und historischen Mahnungen erfolgt zu den Einstellungen die im Druckvorlauf gewählt wurden. Somit werden die Mahnungen im DMS so archiviert, wie sie auch im Mahnwesen gedruckt wurden. |
FOM |
Hinweis: Die COLD-Archivierung von Saldenbestätigungen und Mahnungen erfolgt ausschließlich bei der Belegausgabe. Im Gegensatz zu anderen Belegen werden Saldenbestätigungen und Mahnungen nicht über den Tagesabschluss verarbeitet oder nachträglich geändert. Daher stehen die folgenden Funktionalitäten in den COLD-Steuerparametern nicht zur Verfügung:
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COLD-Archivierung über den Tagesabschluss
-
COLD-Archivierung bei Belegänderung
COLD-Steuerparameter definieren
Zu den COLD-Belegarten sind die entsprechenden COLD-Steuerparameter vordefiniert, wobei die Einstellung so gewählt ist, dass keine COLD-Archivierung erfolgt. Damit die betreffenden Belege COLD-archiviert werden, definieren Sie den COLD-Steuerparameter auf Grund der betriebsinternen Anforderungen. So können Sie z.B. definieren, dass die COLD-Archivierung beim Belegausdruck (Formulardruck) erfolgt. Ergänzend können Sie bestimmen, dass die COLD-Archivierung über den Tagesabschluss erfolgt, wenn zuvor keine COLD-Archivierung erfolgt ist. Somit stellen Sie sicher, dass der Beleg auf jeden Fall im DMS archiviert wird.
Hinweis: Nach einem Update von proALPHA wird die Stammdateninitialisierung durchgeführt. Dabei werden ggf. neue COLD-Steuerparameter angelegt. Ein neuer COLD-Steuerparameter wird grundsätzlich so angelegt, dass keine COLD-Archivierung erfolgt. Wenn eine COLD-Archivierung erfolgen soll, müssen Sie den COLD-Steuerparameter entsprechend definieren.
Datumsabhängige Übersteuerung festlegen
Die Vorgaben zu Formularvorlage und/oder Dokumenttyp der COLD-Steuerparameter können Sie je COLD-Speicher mit eigenen Angaben übersteuern. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn eine Formularvorlage bei einer nachträglichen COLD-Archivierung von Belegdaten durch eine früher verwendete Formularvorlage ersetzt werden muss, z.B. durch eine Formularvorlage mit anderer Fußzeile.
Zudem können Sie je Formularvorlage die Vorgaben zu Folgeformularen übersteuern. Die generelle Vorgabe zur COLD-Archivierung von Folgeformularen ist anhand des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms konfiguriert.
Die Einstellungen für die Übersteuerung nehmen Sie im Fenster COLD-Formulare vor (Menüpunkt Funktion | COLD-Formulare im Fenster Steuerparameter COLD). Je nach Art der gewünschten Übersteuerung erfassen Sie folgende Daten:
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Formularvorlage, mit deren Hilfe die Daten des Belegs in proALPHA ausgegeben werden
In dem Feld FormularNr Beleg erfassen Sie die zu übersteuernde Formularvorlage. Die Übersteuerung erfolgt, wenn ein Beleg mit der betreffenden Formularvorlage oder Listenansicht im Gültigkeitszeitraum in proALPHA ausgegeben wird. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keine Formularvorlage.
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Gültig-ab-Datum und Gültig-bis-Datum
Mit den Feldern Gültig ab/Gültig bis bestimmen Sie den Zeitraum, in dem die Übersteuerung gilt. Dazu wird geprüft, ob das Belegdatum des zu archivierenden Belegs in dem Zeitraum liegt.
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COLD-Formularvorlage, die für die COLD-Archivierung herangezogen wird
In dem Feld FormularNr COLD erfassen Sie die Formularvorlage, mit der übersteuert wird, d.h. die im Gültigkeitszeitraum für die COLD-Archivierung der Belegdaten herangezogen werden soll. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keine Formularvorlage.
-
Dokumenttyp
In dem Feld Dokumentyp-ID erfassen Sie den Dokumenttyp, in den der Beleg COLD-archiviert werden soll. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keinen Dokumenttyp.
-
Angabe, ob auch Folgeformulare archiviert werden
Mit dem Kontrollkästchen Folgeformular bestimmen Sie, ob auch die zugehörigen Folgeformulare COLD-archiviert werden.
Hinweis: Das Kontrollkästchen übersteuert die Einstellung des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms. Anhand des Anwendungsparameters ist die generelle Vorgabe zur COLD-Archivierung von Folgeformularen konfiguriert. Somit können Sie mit Hilfe des Kontrollkästchens Formularvorlagen der COLD-Belegart von der Vorgabe des Anwendungsparameters ausnehmen. Die COLD-Archivierung kann z.B. so konfiguriert werden, dass bei der Archivierung ausschließlich Folgeformulare von Aufträgen berücksichtigt werden (Einstellung des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms auf "NO"; aktives Kontrollkästchen Folgeformular für die Formularvorlagen der COLD-Belegart Auftrag (U) im Fenster COLD-Formulare).
Hinweis: Einige Belege werden in Listen ausgegeben. Bei solchen Speichern lautet der Fenstertitel COLD-Ansichten. Die Labels für die Eingabe der Listenansichten lauten Ansicht Beleg und Ansicht COLD.
COLD-Steuerparameter pflegen
Die Daten eines COLD-Steuerparameters können Sie ändern. So können Sie z.B. festlegen, dass zusätzlich eine XML-Datei COLD-archiviert wird.
Hinweis: Die Änderungen werden bei der nächsten COLD-Archivierung von Belegen der entsprechenden COLD-Belegart wirksam.
COLD-Steuerparameter können Sie nicht löschen, da diese vordefiniert sind.
Administration
Objekte |
Bedeutung |
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Festlegung, ob bei der COLD-Archvierung von Belegen generell auch die Folgeformulare archiviert werden |
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Rücksetzen des DMS-Status bei Belegänderung und Verneinung der Abfrage zur COLD-Archivierung |
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Belege einer COLD-Belegart können bei Belegänderung COLD-archiviert werden |
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Belege einer COLD-Belegart können bei Belegausdruck COLD-archiviert werden |
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Im DMS-COLD unterstützte proALPHA Belegarten |
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Standard-Dokumenttypen, zu denen die Belege der COLD-Belegarten COLD-archiviert werden |
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Belege einer COLD-Belegart können abhängig vom Druckkennzeichen bei Belegausdruck oder Belegänderung COLD-archiviert werden |
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Zulässige Dateiformate für die COLD-Archivierung |
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Zu den COLD-Belegarten korrespondierende COLD-Speicher |
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Belege einer COLD-Belegart können über den Tagesabschluss COLD-archiviert werden |
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DMS-Status zur Kennzeichnung eines Belegs hinsichtlich des Stands der COLD-Archivierung |
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COLD-Jobs |
Themen: |
COLD-Jobs über Queue-Server abarbeiten
Konfiguration |
Erläuterungen/Bedeutung |
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Queues werden für Ihr Unternehmen individuell konfiguriert. Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater. |
COLD-Archivierung über eine Queue einrichten. Erläuterungen zum Job-Status
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