COLD-Archivierung

Belege unterschiedlicher Belegarten sind z.B. aus steuerrechtlichen Gründen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Zum einen werden solche Belege - wie sie in proALPHA erfasst wurden - im Belegarchiv bis zum Ablauf der Speicherdauer aufbewahrt. Zum anderen können die Belege - wie sie an Geschäftspartner, z.B. Kunden übermittelt wurden - im DMS archiviert und somit aufbewahrt werden. Zur Arbeitserleichterung kann die Archivierung automatisch als COLD-Archivierung (Computer Output on Laserdisk) erfolgen, z.B. beim Belegausdruck oder über den Tagesabschluss. Die COLD-Archivierung ist eine GoBD-konforme Archivierung.

Da es in proALPHA viele Belegarten und korrespondierende Speicher gibt, wurden zur Arbeitserleichterung diejenigen identifiziert, die für die COLD-Archivierung relevant sind. Die relevanten COLD-Belegarten und COLD-Speicher sind korrespondierend in den Compilerkonstanten pa_O_COLDBelegarten und pa_O_COLDSpeicher hinterlegt. Je COLD-Belegart und COLD-Speicher ist ein COLD-Steuerparameter vordefiniert, wobei der COLD-Speicher als Schlüssel des COLD-Steuerparameters dient. Ein COLD-Steuerparameter ist immer so vordefiniert, dass keine COLD-Archivierung der betreffenden Belege erfolgt. Wie die COLD-Archivierung erfolgt, definieren Sie, indem Sie - abhängig von den betriebsinternen Anforderungen - in den jeweiligen COLD-Steuerparametern die Art der COLD-Archivierung hinterlegen, z.B. COLD-Archivierung bei Belegausdruck.

Hinweise zur COLD-Archivierung

Thematik

Hinweis

Installation und Konfiguration

Informationen zur Installation und Konfiguration von DMS-COLD finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

DMS-Status

Der DMS-Status ist ein Hilfsmittel, um COLD-archivierbare Belege entsprechend dem Stand der COLD-Archivierung zu kennzeichnen. Der DMS-Status wird im Beleg intern gespeichert und für die COLD-Archivierung ausgewertet.

Speicherdauer

Die Speicherdauer gilt nur für die Aufbewahrung der Belege im Belegarchiv. Auf die im DMS archivierten Belege hat die Speicherdauer keinen Einfluss. Das bedeutet: Im DMS bleiben die archivierten Belege erhalten, auch dann, wenn Sie aus dem Belegarchiv gelöscht werden.

Belegarchiv

Nach Ablauf der Speicherdauer werden Belege über den Tagesabschluss aus dem Belegarchiv gelöscht.

Wenn für eine COLD-Belegart die COLD-Archivierung im COLD-Steuerparameter konfiguriert ist, dann wird vor dem Löschen geprüft, ob die COLD-Archivierung erfolgt ist. Ist die COLD-Archivierung noch nicht erfolgt, dann wird der Beleg nicht aus dem Belegarchiv gelöscht. Dies betrifft Belege mit dem DMS-Status "0" und "2".

Wenn für eine COLD-Belegart keine COLD-Archivierung im COLD-Steuerparameter konfiguriert ist, dann werden die Belege unabhängig vom DMS-Status gelöscht.

Folgeformulare

Zu Belegen können weitere Formulare als Folgeformulare angelegt sein, z.B. Packscheine als Folgeformulare zu Aufträgen. Wenn zu einem Beleg ein Folgeformular existiert, dann kann es zusammen mit dem Beleg COLD-archiviert werden. Die generelle Vorgabe, ob Folgeformulare bei der COLD-Archivierung von Belegen berücksichtigt werden, ist anhand des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms konfiguriert. Die Einstellung des Anwendungsparameters können Sie je COLD-Speicher und Formularvorlage übersteuern.

Thema: Datumsabhängige Übersteuerung festlegen

Revisionssicherheit

Belege der COLD-Belegarten, z.B. Rechnungen, können im DMS revisionssicher archiviert werden. Dazu bietet Ihnen proALPHA die Möglichkeit, Belege auch nachträglich genau so zu archivieren, wie sie in Papierform an den Geschäftspartner übermittelt wurden - also im Originaldruckbild. Vor der Archivierung kann es daher erforderlich sein, die Formularvorlage, die im betreffenden COLD-Steuerparameter festgelegt ist, durch die früher verwendete Formularvorlage zu ersetzen.

Thema: Datumsabhängige Übersteuerung festlegen

COLD-Steuerparameter

Arten von COLD-Steuerparametern

COLD-Steuerparameter definieren

Zu den COLD-Belegarten sind die entsprechenden COLD-Steuerparameter vordefiniert, wobei die Einstellung so gewählt ist, dass keine COLD-Archivierung erfolgt. Damit die betreffenden Belege COLD-archiviert werden, definieren Sie den COLD-Steuerparameter auf Grund der betriebsinternen Anforderungen. So können Sie z.B. definieren, dass die COLD-Archivierung beim Belegausdruck (Formulardruck) erfolgt. Ergänzend können Sie bestimmen, dass die COLD-Archivierung über den Tagesabschluss erfolgt, wenn zuvor keine COLD-Archivierung erfolgt ist. Somit stellen Sie sicher, dass der Beleg auf jeden Fall im DMS archiviert wird.

Hinweis: Nach einem Update von proALPHA wird die Stammdateninitialisierung durchgeführt. Dabei werden ggf. neue COLD-Steuerparameter angelegt. Ein neuer COLD-Steuerparameter wird grundsätzlich so angelegt, dass keine COLD-Archivierung erfolgt. Wenn eine COLD-Archivierung erfolgen soll, müssen Sie den COLD-Steuerparameter entsprechend definieren.

Datumsabhängige Übersteuerung festlegen

Die Vorgaben zu Formularvorlage und/oder Dokumenttyp der COLD-Steuerparameter können Sie je COLD-Speicher mit eigenen Angaben übersteuern. Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn eine Formularvorlage bei einer nachträglichen COLD-Archivierung von Belegdaten durch eine früher verwendete Formularvorlage ersetzt werden muss, z.B. durch eine Formularvorlage mit anderer Fußzeile.

Zudem können Sie je Formularvorlage die Vorgaben zu Folgeformularen übersteuern. Die generelle Vorgabe zur COLD-Archivierung von Folgeformularen ist anhand des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms konfiguriert.

Die Einstellungen für die Übersteuerung nehmen Sie im Fenster COLD-Formulare vor (Menüpunkt Funktion | COLD-Formulare im Fenster Steuerparameter COLD). Je nach Art der gewünschten Übersteuerung erfassen Sie folgende Daten:

  • Formularvorlage, mit deren Hilfe die Daten des Belegs in proALPHA ausgegeben werden

    In dem Feld FormularNr Beleg erfassen Sie die zu übersteuernde Formularvorlage. Die Übersteuerung erfolgt, wenn ein Beleg mit der betreffenden Formularvorlage oder Listenansicht im Gültigkeitszeitraum in proALPHA ausgegeben wird. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keine Formularvorlage.

  • Gültig-ab-Datum und Gültig-bis-Datum

    Mit den Feldern Gültig ab/Gültig bis bestimmen Sie den Zeitraum, in dem die Übersteuerung gilt. Dazu wird geprüft, ob das Belegdatum des zu archivierenden Belegs in dem Zeitraum liegt.

  • COLD-Formularvorlage, die für die COLD-Archivierung herangezogen wird

    In dem Feld FormularNr COLD erfassen Sie die Formularvorlage, mit der übersteuert wird, d.h. die im Gültigkeitszeitraum für die COLD-Archivierung der Belegdaten herangezogen werden soll. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keine Formularvorlage.

  • Dokumenttyp

    In dem Feld Dokumentyp-ID erfassen Sie den Dokumenttyp, in den der Beleg COLD-archiviert werden soll. Wenn keine Übersteuerung gewünscht ist, dann hinterlegen Sie keinen Dokumenttyp.

  • Angabe, ob auch Folgeformulare archiviert werden

    Mit dem Kontrollkästchen Folgeformular bestimmen Sie, ob auch die zugehörigen Folgeformulare COLD-archiviert werden.

    Hinweis: Das Kontrollkästchen übersteuert die Einstellung des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms. Anhand des Anwendungsparameters ist die generelle Vorgabe zur COLD-Archivierung von Folgeformularen konfiguriert. Somit können Sie mit Hilfe des Kontrollkästchens Formularvorlagen der COLD-Belegart von der Vorgabe des Anwendungsparameters ausnehmen. Die COLD-Archivierung kann z.B. so konfiguriert werden, dass bei der Archivierung ausschließlich Folgeformulare von Aufträgen berücksichtigt werden (Einstellung des Anwendungsparameters O_COLDSuccessorForms auf "NO"; aktives Kontrollkästchen Folgeformular für die Formularvorlagen der COLD-Belegart Auftrag (U) im Fenster COLD-Formulare).

Hinweis: Einige Belege werden in Listen ausgegeben. Bei solchen Speichern lautet der Fenstertitel COLD-Ansichten. Die Labels für die Eingabe der Listenansichten lauten Ansicht Beleg und Ansicht COLD.

COLD-Steuerparameter pflegen

Die Daten eines COLD-Steuerparameters können Sie ändern. So können Sie z.B. festlegen, dass zusätzlich eine XML-Datei COLD-archiviert wird.

Hinweis: Die Änderungen werden bei der nächsten COLD-Archivierung von Belegen der entsprechenden COLD-Belegart wirksam.

COLD-Steuerparameter können Sie nicht löschen, da diese vordefiniert sind.

Administration

Objekte

Bedeutung

O_COLDSuccessorForms

Festlegung, ob bei der COLD-Archvierung von Belegen generell auch die Folgeformulare archiviert werden

O_Force_DMSStatusReset_Change

Rücksetzen des DMS-Status bei Belegänderung und Verneinung der Abfrage zur COLD-Archivierung

pa_O_COLDAenderung

Belege einer COLD-Belegart können bei Belegänderung COLD-archiviert werden

pa_O_COLDAusdruck

Belege einer COLD-Belegart können bei Belegausdruck COLD-archiviert werden

pa_O_COLDBelegarten

Im DMS-COLD unterstützte proALPHA Belegarten

pa_O_COLDDokTypen

Standard-Dokumenttypen, zu denen die Belege der COLD-Belegarten COLD-archiviert werden

pa_O_COLDDruckPruefung

Belege einer COLD-Belegart können abhängig vom Druckkennzeichen bei Belegausdruck oder Belegänderung COLD-archiviert werden

pa_O_COLDFormat

Zulässige Dateiformate für die COLD-Archivierung

pa_O_COLDSpeicher

Zu den COLD-Belegarten korrespondierende COLD-Speicher

pa_O_COLDTagesabschluss

Belege einer COLD-Belegart können über den Tagesabschluss COLD-archiviert werden

pa_O_DMSStatus_...

DMS-Status zur Kennzeichnung eines Belegs hinsichtlich des Stands der COLD-Archivierung

COLD-Jobs

Themen:

COLD-Jobs über Queue-Server abarbeiten

Konfiguration

Erläuterungen/Bedeutung

Queues werden für Ihr Unternehmen individuell konfiguriert.

Informationen dazu erhalten Sie von Ihrem Berater.

COLD-Archivierung über eine Queue einrichten.

COLD-Jobs überwachen

Themen: