Stammdaten

Unter der Kategorie "Stammdaten" können Sie die folgenden Stammdaten oder Ordner einsehen und pflegen:

  • Stammdaten im Archivsystem

    Unter der Kategorie "Archivsystem" können Sie die Gerätetypen, die Medientypen und die Kollektionen einsehen und pflegen. Je Kollektion werden die zugehörigen Kollektionselemente angezeigt.

  • Stammdaten der Beschlagwortung (DMS-Metadaten)

    Unter der Kategorie "Beschlagwortung" können Sie folgende Objekte einsehen und pflegen:

    • Dokumenttypen

      Die Dokumenttypen und zugehörigen Unterdokumenttypen werden in einer Baumstruktur angezeigt.

    • Schlagworttypen

      Die Schlagworttypen sind unterteilt in proALPHA Schlagworte, benutzerdefinierte Schlagworte, und Systemschlagworte. Unterhalb der einzelnen Schlagworte sind Vorgabewerte aufgelistet.

    • DMS-Barcodes

      Alle bisher erstellten DMS-Barcodes werden unter der Rubrik "Barcodes" angezeigt.

  • DMS-Ordner

    Die DMS-Ordner und die zugehörigen Unterordner werden in einer Baumstruktur dargestellt. Dabei erfolgt eine Unterteilung auf die in proALPHA vorhandenen Mandanten.

Stammdatenpflege

Hinweis: Beim Start einer DMS-Funktion in proALPHA findet eine Aktualisierung automatisch statt, wenn Sie zuvor Stammdaten geändert haben.

Stammdatensatz anlegen

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Neu.

    Alternativ: Schaltfläche Neu

    Ein Dialog wird geöffnet.

  2. Erfassen Sie die Daten zu dem neuen Stammdatensatz nach Ihren Anforderungen.

    Sie erfassen zu einem Stammdatensatz mindestens die eindeutige Nummer (ID) und die Bezeichnung des Stammdatensatzes. Verschiedene Daten zu dem Stammdatensatz können Sie über die Tastenkombination <Strg+A> auswählen, so z.B. den Gerätetypen.

  3. Speichern Sie den Stammdatensatz.

Stammdatensatz bearbeiten

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Bearbeiten.

    Alternativ: Schaltfläche Bearbeiten

    Ein Dialog wird geöffnet.

  2. Bearbeiten Sie die Daten des Stammdatensatzes nach Ihren Anforderungen.

    Felder, in denen Sie keine Eingaben machen können, sind grau unterlegt, so z.B. die ID.

  3. Speichern Sie den Stammdatensatz.

Stammdatensatz löschen

  1. Selektieren Sie die Stammdaten, die Sie löschen wollen.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Löschen.

    Alternativ: Schaltfläche Löschen

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  3. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit OK.

    Die selektierten Stammdaten werden gelöscht.

Sprachabhängige Bezeichnungen der Stammdaten ändern

  1. Wählen Sie im Stammdatensatz den Menüpunkt Funktion | Bezeichnungen.

    Alternativ: Schaltfläche Bezeichnungen

    Ein Dialog wird geöffnet.

    Die in proALPHA hinterlegten fremdsprachigen Bezeichnungen zu dem Stammdatensatz werden angezeigt.

  2. Markieren Sie die Bezeichnung, die Sie ändern wollen.

    Drücken Sie die Taste <Eingabe>.

    Alternativ: Doppelklicken Sie auf die Bezeichnung.

  3. Ändern Sie die Bezeichnung nach Ihren Anforderungen.

  4. Drücken Sie die Taste <Eingabe>.

    Alternativ: Verlassen Sie das Eingabefeld.

  5. Speichern Sie die Bezeichnung.