Schlagworttypen

Schlagworttypen oder Schlagworte werden neben dem Dokumenttyp für die weitere Klassifizierung von Dokumenten verwendet. Schlagworte werden immer mit Schlagwortwerten versehen. Diese dienen im Wesentlichen als Suchkriterien für eine spätere Recherche. Folgende Schlagworttypen stehen zur Verfügung:

  • proALPHA Schlagworttypen

    proALPHA Schlagworttypen sind bereits vordefinierte Basis-Schlagworttypen, die in fester Verbindung zu proALPHA Daten, z.B. der Kundennummer, stehen.

    Für proALPHA Schlagworttypen sind die IDs "1000" bis "1999" reserviert.

  • Benutzerdefinierte Schlagworttypen

    Benutzerdefinierte Schlagworttypen sind frei definierbare Schlagworttypen, die in keiner direkten Verbindung zu proALPHA Daten stehen.

    Für benutzerdefinierte Schlagworttypen muss die ID größer oder gleich "2000" sein.

  • Systemschlagworttypen

    Systemschlagworttypen sind vordefinierte, interne Schlagworttypen, die im Unterschied zu den proALPHA Schlagworten bei einer Archivierung automatisch mit den entsprechenden Daten gefüllt werden und bei der Archivierung nicht an der Oberfläche sichtbar sind.

    Für Systemschlagworttypen sind die IDs "0" bis "999" reserviert.

Jeder Schlagworttyp besitzt einen der folgenden Datentypen:

  • Zahl

    Ganzzahl im Bereich -2147483648 bis 2147483647

  • Text

    Jede Art von Text (max. 100 Zeichen)

  • Datum

    Ein bestimmtes Datum, ohne Zeitangabe im Format TT.MM.JJJJ

  • Zeit

    Eine bestimmte Zeitangabe, ohne Datum im Format HH:MM:SS

  • Gleitkomma

    Eine Zahl mit Nachkommastellen (Dezimaltrennzeichen ",")

  • Logisch

    Ein boolscher Datentyp, mögliche Werte sind "Ja" und "Nein" (bzw. "1" oder "0")

Das Format der Datentypen Datum, Zeit, und Gleitkomma hängt von den proALPHA Ländereinstellungen ab.

Der Datentyp von proALPHA Schlagworttypen und Systemschlagworttypen kann nicht verändert werden.

Vorgabewerte

Einem Schlagworttyp können beliebig viele Vorgabewerte zugeordnet werden. Die Vorgabewerte können bei der Archivierung über die Tastenkombination <STRG + S> abgerufen und zugewiesen werden.

Den Vorgabewert erfassen Sie entsprechend dem Datentyp im Feld Vorgabewert. Über die Option Standardwert können Sie bestimmen, dass der Vorgabewert der Standardwert ist. Das bedeutet, dass bei einer Archivierung von Dokumenten der Standardwert automatisch als Schlagwortwert vorgeschlagen wird. Bei Schlagworttypen vom Datentyp "Zeit" oder "Datum" kann zusätzlich die aktuelle Zeit oder das aktuelle Datum vorgeschlagen werden.

Vorgabewerte ändern

Einen bestehenden Vorgabewert (alter Vorgabewert) können Sie mit einem neuen Vorgabewert überschreiben. Dabei wird geprüft, ob der alte Vorgabewert bereits als Schlagwortwert verwendet wird. Wenn bereits Dokumente mit dem alten Vorgabewert existieren, dann werden Sie in einer Systemmeldung informiert.

Schlagworte zuordnen

Jedes Dokument besitzt eine eindeutige Beschlagwortung. Eine Beschlagwortung enthält immer einen Dokumenttyp und zugeordnete Schlagworte mit vergebenen Schlagwortwerten. Jedem proALPHA Dokumenttyp sind bereits spezielle Schlagworttypen zugeordnet.

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Schlagwort-Zuordnung.

    Das Fenster Zuordnung Schlagworte zu Dokumenttyp wird geöffnet.

    Links sehen Sie die nicht zugeordneten Schlagworte, rechts sehen Sie die zugeordneten Schlagworte.

  2. Ordnen Sie mit den Pfeiltasten die Schlagworte entsprechend Ihren Anforderungen zu oder heben Sie die Zuordnung auf.

  3. Entscheiden Sie für die zugeordneten Schlagworte Folgendes:

    • Das Schlagwort wird vor der Archivierung auf Plausibilität geprüft (aktives Kontrollkästchen Plausi). Dabei wird ermittelt, ob der Schlagwortwert in dem zu archivierenden Dokument mit den entsprechenden Daten aus proALPHA übereinstimmt. Wenn die Daten nicht übereinstimmen, dann ist die Archivierung des Dokuments nicht möglich.

      Die Einstellung sollte bei proALPHA Dokumenttypen nicht verändert werden. Jedoch kann es bei der Plausibilitätsprüfung der Schlagworte Kommissionsnummer oder Sachbearbeiter zu Problemen beim Archivierungsvorgang kommen, wenn folgende Umstände in Kombination auftreten:

      • Ein Dokument wird nicht-kontextbezogen archiviert, z.B. in einer COLD-Archivierung oder einer DMS-Batcharchivierung.

      • Zwischen der Beschlagwortung des zu archivierenden Dokuments und dem eigentlichen Archivierungsvorgang gibt es eine größere zeitliche Verzögerung, z.B. bei der Verarbeitung eines DMS-COLD-Jobs durch die DMS-COLD-Queue.

      • Während der zeitlichen Verzögerung wird der zum Schlagwort gehörende Wert im proALPHA Objekt geändert.

      Die genannten Umstände führen dazu, dass das Dokument aufgrund der fehlenden Plausibilität nicht archiviert wird. Zur Vermeidung dieser Situation können Sie die Plausibilitätsprüfung für die Schlagworte Kommissionsnummer oder Sachbearbeiter aufheben (Deaktivierung des Kontrollkästchens Plausi).

    • Hinweis: Für weitere Schlagworte sollte die Plausibilitätsprüfung auf keinen Fall aufgehoben werden. Probleme, die durch das Aufheben von Plausibilitätsprüfungen entstehen, unterliegen ausschließlich der Verantwortung des Benutzers.

      Das Schlagwort kann bei der Archivierung aus proALPHA nicht verändert werden (aktives Kontrollkästchen Schutz).

      Die Einstellung sollte bei proALPHA Dokumenttypen auf keinen Fall verändert werden.

    • Für das Schlagwort werden Schlagwortwerte vorgegeben. Bei der Archivierung dürfen nur diese verwendet werden. Wenn ein anderer Schlagwortwert verwendet wird, dann ist die Archivierung nicht möglich (aktives Kontrollkästchen Vorgabe).

    • Das Schlagwort ist ein Schlüsselschlagwort. Das bedeutet: Es muss bei der Archivierung eingegeben werden, damit eine sinnvolle Verknüpfung zum Geschäftsvorfall in proALPHA hergestellt wird. So ist z.B. das Schlagwort Kunde ein Schlüsselschlagwort. Als Schlagwortwert wird die Kundennummer angegeben, über die der Kunde eindeutig identifiziert wird (aktives Kontrollkästchen Notwendig).

      Die Einstellung sollte bei proALPHA Dokumenttypen auf keinen Fall verändert werden.

    • Das Schlagwort muss bei der Archivierung eingegeben werden. Ohne Angabe eines Werts kann keine Archivierung durchgeführt werden (aktives Kontrollkästchen Pflicht).

      Die Einstellung sollte bei proALPHA Dokumenttypen auf keinen Fall verändert werden.

  4. Speichern Sie die Zuordnungen.

Hinweis: Das Schlagwort ist für die Zuordnung eines Dokuments zu einem proALPHA Objekt notwendig. Die Einstellung sollte bei proALPHA-Dokumenttypen auf keinen Fall verändert werden.

Schlagworte zum Dokumenttypen "E-Mails" zuordnen

Die Schlagworte des Dokumenttypen "E-Mails" (z.B. Absender, Empfänger), können Sie auch den proALPHA Dokumenttypen zuordnen. Die Schlagwortwerte werden auf Grund der Zuordnung vom Exchange-Archivierungsdienst ermittelt und hinterlegt.

Beispiel

Sie ordnen dem Dokumenttypen "Kundendokumente" die Schlagworte "Absender" und "Empfänger" zu. Eine E-Mail wird aus dem Kundenstamm verschickt. Die E-Mail wird zum Dokumenttypen "Kundendokumente" vom Exchange-Archivierungsdienst archiviert. Die Schlagwortwerte für die Schlagworte "Absender" und "Empfänger" werden automatisch ermittelt und hinterlegt.