Extras

Assistenten

Für die Definition und Konfiguration der Archivsysteme im DMS stehen die folgenden Assistenten zur Verfügung:

Archivsystem-Assistent

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Archivsystem-Assistent.

Der Assistent führt Sie in einzelnen Schritten durch die Definition ein oder mehrerer Archivsysteme. Unterstützt werden Sie dabei durch Kommentare und Anweisungen zu Neuanlage und Konfiguration der jeweiligen Geräte, Medien und Volumen.

Kollektions-Assistent

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Kollektions-Assistent.

Der Assistent führt Sie in einzelnen Schritten durch die Definition ein oder mehrerer Kollektionen. Unterstützt werden Sie dabei durch Kommentare und Anweisungen zu Neuanlage und Konfiguration der jeweiligen Kollektionen, deren Elementen und Zuordnung zu Dokumenttypen.

Volumen-Assistent

Der Assistent führt Sie in einzelnen Schritten durch die Definition ein oder mehrerer Volumen. Unterstützt werden Sie dabei durch Kommentare und Anweisungen zu Neuanlage und Konfiguration von Medien und Volumen in einem Gerät.

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Volumen-Assistent.

    Das Fenster Assistent Volumen-Neuanlage wird geöffnet.

  2. Geben Sie im Feld Medium das Medium ein, für das ein oder mehrere Volumen angelegt werden sollen.

  3. Geben Sie im Feld Volumen-Anzahl die Anzahl der Volumen ein, die angelegt werden sollen.

    Für die Anzahl ist ein Wert von "1" bis "100" zulässig.

  4. Geben Sie im Feld Anfängliche laufende Nummer die anfängliche laufende Nummer ein.

  5. Geben Sie im Feld Präfix für Volumennamen das Präfix der anzulegenden Volumen ein.

    Der endgültige Name wird aus dem Präfix und der Volumen-ID gebildet.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Volumen erstellen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

    Klicken Sie in der Systemmeldung auf eine der folgenden Schaltflächen:

    Schaltflächen

    Auswirkungen

    Ja

    Die neu angelegten Volumen werden direkt einer Kollektion zugeordnet.

    Nein

    Die neu angelegten Volumen werden nicht direkt einer Kollektion zugeordnet. Die Zuordnung können Sie zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen.

  7. Die Volumen werden erstellt.

    Eine Systemmeldung informiert Sie über die erfolgreiche Erstellung.

Initialisierung der Volltextrecherche

Die Initialisierung dient dazu, die Volltextdatenbank für die Recherche in textbasierten Archivdateien vorzubereiten und anschließend bereits vorhandene Archivdateien hinsichtlich des gesamten Texts zu indizieren. Bei der Initialisierung werden nur Dokumenttypen berücksichtigt, für die eine Volltextrecherche aktiviert ist. Fehler, die während der nachträglichen Indizierung auftreten, werden in das FTR-Indizierungsprotokoll (FTR-Index.log) geschrieben.

Hinweis: Die Initialisierung kann sich abhängig von der Anzahl der bereits archivierten Dokumentdateien negativ auf die Performance und das Systemverhalten auswirken. Daher wird empfohlen, die Initialisierung nicht im laufenden Betrieb vorzunehmen.

Zur Initialisierung gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Volltextrecherche | Administration.

    Das Fenster Administration Volltextrecherche wird geöffnet.

  2. Bestimmen Sie, für welche Dokumenttypen die Initialisierung durchgeführt wird.

    • Initialisierung für alle Dokumenttypen durchführen

      Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Alle Dokumenttypen.

      Die Kontrollkästchen der jeweiligen Dokumenttypen werden automatisch aktiviert.

      Hinweis: Die Kontrollkästchen der Dokumenttypen, die für eine Volltextrecherche nicht aktiviert sind, bleiben inaktiv.

    • Initialisierung für einzelne Dokumenttypen durchführen

      Aktivieren Sie dazu die Kontrollkästchen der Dokumenttypen, für die eine Initialisierung durchgeführt werden soll.

      Optional: Legen Sie anhand der Dokument-ID fest, welche Dokumente des ausgewählten Dokumenttyps indiziert werden sollen.

      Geben Sie dazu im Feld Dokument-ID von bis den Bereich ein.

  3. Optional: Setzen Sie für bestimmte Dokumenttypen die Volltextdaten zurück und bauen Sie die Volltextdaten neu auf . Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der entsprechenden Dokumenttypen.

    2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Indizierung bereits vorhandener Archivdateien.

    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Volltextdatenbank zurücksetzen/ neu aufbauen.

  4. Optional: Setzen Sie die Volltextdaten zurück ohne sie wieder aufzubauen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

    1. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der entsprechenden Dokumenttypen.

    2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Indizierung bereits vorhandener Archivdateien.

    3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Volltextdatenbank zurücksetzen/ neu aufbauen.

  5. Optional: Bestimmen Sie, dass Fehlermeldungen zu Fehlern, die bei der Indizierung auftreten, am Bildschirm angezeigt werden.

    Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Fehlermeldungen anzeigen.

    Hinweis: Zum Fortsetzen der Indizierung müssen Sie die Fehlermeldungen bestätigen.

  6. Starten Sie die Initialisierung.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Vorgang starten.

    Während der laufenden Initialisierung werden alle Felder und Schaltflächen deaktiviert.

    Im Bereich Status wird der Fortschritt der laufenden Initialisierung angezeigt.

  7. Optional: Beenden Sie die Initialisierung.

Tipp:

  • Führen Sie eine Neuindizierung zu einem Zeitpunkt durch, zu dem keine neuen Dateien im DMS archiviert werden.

  • Optimieren Sie die Volltextdatenbank nach einer Neuindizierung und in regelmäßigen Abständen, z.B. einmal im Monat (Menüpunkt Extras | Optimierung Volltextrecherche).

DMS-Server Logdateien anzeigen

Die Protokolldateien des DMS-Servers können auf den lokalen Rechner übertragen werden und mit der in Windows verknüpften Anwendung eingesehen werden.

Protokolldatei

Übertragung starten

AppServer-Logdatei

Menüpunkt Extras | Log-Dateien | Anzeige AppServer-Logdatei

Volltextsuche Initialisierungs-Logdatei

Menüpunkt Extras | Log-Dateien | Anzeige Volltextsuche-Initialisierungs-Logdatei

Volltextsuche Indizierungs-Logdatei

Menüpunkt Extras | Log-Dateien | Anzeige Volltextsuche-Indizierungs-Logdatei

Volltextsuche Meldungs-Logdatei

Menüpunkt Extras | Log-Dateien | Anzeige Volltextsuche-Meldungs-Logdatei

Volltextsuche Recherche-Logdatei

Menüpunkt Extras | Log-Dateien | Anzeige Volltextsuche-Recherche-Logdatei