Exchange-Archivierungsdienst

Verbindungsdaten festlegen

Im Fenster Verbindung zu Exchange-Archivierungsdienst legen Sie die Verbindungsdaten für die Exchange-Archivierung fest. Dazu stehen verschiedene Felder zur Verfügung.

Felder

Erläuterungen

Host

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Name des Rechners, auf dem der Exchange-Archivierungsdienst läuft.
Wert	Den Vorschlagswert für den Rechnernamen hinterlegen Sie in der proALPHA Startkonfiguration anhand des Startparameters DMSExchangeRemoteHost.

Port

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Port, der für die Kommunikation zwischen der DMS-Administration und dem Exchange-Archivierungsdienst genutzt wird.

Wert

Den Vorschlagswert für den Port hinterlegen Sie in der proALPHA Startkonfiguration anhand des Startparameters DMSExchangeRemotePort.

Den Wert des Startparameters können Sie in der Windows-Systemregistrierung anhand der Zeichenfolge DMSExchangeRemotePort übersteuern.

Timeout

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Zeitspanne in Sekunden, in der versucht wird eine Verbindung zum Exchange-Archivierungsdienst herzustellen.

IPv6 nutzen

Feldtyp	Kontrollkästchen
Bedeutung	Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass das IPv6-Protokoll (Internet Protocol Version 6) genutzt wird.

Verbindungsdaten festlegen

Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.
Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Konfiguration Exchange-Archivierungsdienst....

Das Fenster Verbindung zu Exchange-Archivierungsdienst wird geöffnet.
Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden.

Das Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung wird geöffnet.

Exchange-Archivierung konfigurieren

Im Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung konfigurieren Sie anhand verschiedener Felder die Exchange-Archivierung und bestimmen so, wie die Archivierung durchgeführt wird. Die Felder stehen auf verschiedenen Registerkarten zur Verfügung, wobei jede Registerkarte Felder thematisch gruppiert.

Registerkarten	Erläuterungen
Exchange	Thema: Allgemeine Einstellungen vornehmen
proALPHA	Thema: Konfigurations- und Anmeldedaten zu proALPHA erfassen
Exchange-Ordner	Thema: Einstellungen zu einem Exchange-Ordner vornehmen
Protokollierung	Thema: Einstellungen zur Protokollierung vornehmen

Exchange-Archivierung konfigurieren

Voraussetzung für das Konfigurieren ist, dass die Verbindung zum Exchange-Archivierungsdienst hergestellt und somit das Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung geöffnet ist.

Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Registerkarten.
Optional: Brechen Sie die Konfiguration ab.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Beenden.
Speichern Sie.

Allgemeine Einstellungen vornehmen

In der Registerkarte Exchange nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Exchange-Archivierung vor. Dazu stehen verschiedene Felder zur Verfügung.

Felder

Erläuterungen

Version

Feldtyp

Auswahlfeld

Bedeutung

Festlegung, welche Microsoft Exchange Server-Version für die Exchange-Archivierung verwendet wird.

Welche Versionen jeweils unterstützt werden, finden Sie in den Freigabeinformationen.

Prüfung des Serverzertifikats deaktivieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob bei der Verbindung zum Exchange-Server das Serverzertifikat geprüft wird.

Einstellung

Keine Prüfung des Serverzertifikats

Diese Einstellung ist dann sinnvoll, wenn z.B. kein Zertifikat verwendet wird.

Prüfung des Serverzertifikats

E-Mail-Adressauflösung

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, wie die Schlagwortwerte der Schlagworte "Absender" und "Empfänger" aus der E-Mail-Adresse des jeweiligen Absenders oder Empfängers belegt werden.

Einstellung

Die Schlagwortwerte werden im Format "name@domäne" belegt.

Die Schlagwortwerte werden nicht im Format "name@domäne" belegt.

Es wird je nach Exchange-Konfiguration eine aufgeschlüsselte Domänenerkennung verwendet. Dies kann zur Folge haben, dass die Schlagwortwerte mit kryptischen Zeichenfolgen belegt werden.

Intervallweise Archivierung

Archivierung zum Zeitpunkt

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie, wann die Exchange-Ordner nach neu zu archivierenden E-Mails geprüft werden.

Einstellung

Intervallweise Archivierung

Die Exchange-Ordner werden nach einem festen Intervall in Minuten geprüft. Den gewünschten Zeitraum geben Sie im Feld Abstand in Minuten ein.

Anhand der Zeichenfolge DMSExchangeInterval in der Windows-Systemregistrierung können Sie das Archivierungsintervall übersteuern.

Archivierung zum Zeitpunkt

Die Exchange-Ordner werden zu einem festen zyklischen Zeitpunkt, z.B. jeden zweiten Tag um 22.00 Uhr geprüft. Die Angaben erfassen Sie in folgenden Feldern:

Abstand in Tagen
Uhrzeit

Berücksichtigung von übersprungenen Elementen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob Elemente, die aufgrund eines Fehlers nicht archiviert wurden, bei der nächsten Archivierung berücksichtigt werden. Fehler sind z.B. eine fehlerhafte Beschlagwortung oder ein nicht aktiver DMS-AppServer.

Einstellung

	Übersprungene Elemente werden berücksichtigt.
	Übersprungene Elemente werden nicht berücksichtigt.

Parallelarchivierung aktivieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass im Archivierungsdienst mehrere Archivierungen parallel durchgeführt werden.

Hinweis: Bei einer Parallelarchivierung erfolgt die Archivierung von E-Mails nicht sortiert nach Empfangsdatum. Dies ist bedingt durch unterschiedliche Archivierungslaufzeiten.

Anzahl gleichzeitiger Archivierungen

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Festlegung der Anzahl der parallelen Archivierungsvorgänge im Archivierungsdienst.

Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen Parallelarchivierung aktivieren aktiv ist.

Wert

Es können maximal acht Archivierungsvorgänge gleichzeitig durchgeführt werden.

Exchange-Archivierung deaktivieren

Feldtyp	Kontrollkästchen
Bedeutung	Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Exchange-Archivierung deaktiviert wird, z.B. aus Wartungsgründen. Dabei läuft der Windows-Dienst weiter, es findet aber keine Archivierung statt. Nach der erneuten Aktivierung werden die in dieser Zeit nicht archivierten E-Mails archiviert.

Konfigurations- und Anmeldedaten zu proALPHA erfassen

In der Registerkarte proALPHA hinterlegen Sie Daten zur proALPHA Umgebung (Konfigurationsdaten) und Anmeldedaten in verschiedenen Feldern.

Felder

Erläuterungen

Startkonfiguration

(proALPHA Umgebung)

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Verzeichnis (Pfad inklusive Dateiname), in dem die Konfigurationsdatei (pastart.xml) abgelegt ist. Die Konfigurationsdatei wird für die Verbindung zum DMS-AppServer verwendet.
Wert	Das Verzeichnis können Sie eingeben oder wie in Windows üblich auswählen.
Wert ändern	Das Verzeichnis können Sie anhand der Zeichenfolge DMSExchangeConfigFile in der Windows-Systemregistrierung übersteuern.

Sitzungstyp

(proALPHA Umgebung)

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Sitzungstyp, der für die Verbindung zum DMS-AppServer verwendet wird, z.B. DEV-COL-MU

Registrypfad

(proALPHA Umgebung)

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Verzeichnis in der Windows-Systemregistrierung, in dem Konfigurationsparameter für proALPHA hinterlegt sind.

Hinweis: Die Einstellungen in der Windows-Systemregistrierung übersteuern die Einstellungen der Startkonfiguration.

Konfigurationsprofil

(proALPHA Umgebung)

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Schlüssel des Anwendungsprofils (ACM)

Benutzer

(Anmeldedaten)

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Benutzername des proALPHA Benutzers, unter dessen Benutzerprofil die Exchange-Archivierung durchgeführt wird.

Der Benutzer muss Archivierungsberechtigungen für die eingestellten DMS-Dokumenttypen und DMS-Ordner besitzen.

Empfohlen wird die Verwendung eines proALPHA Benutzers mit Systemrechten, der nur für die Exchange-Archivierung genutzt wird.

Passwort

(Anmeldedaten)

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Passwort des proALPHA Benutzers

Passwort wiederholen

(Anmeldedaten)

Umgebungsprüfung deaktivieren

(proALPHA Umgebung)

Feldtyp	Kontrollkästchen
Bedeutung	Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die proALPHA Umgebung nicht geprüft wird. Dies ist z.B. bei der Übernahme von Altdaten oder beim Arbeiten in einer Testumgebung sinnvoll.

Exchange-Ordner konfigurieren

Exchange-Ordner konfigurieren Sie in der Registerkarte Exchange-Ordner. In der Registerkarte werden bereits konfigurierte Exchange-Ordner zeilenweise angezeigt.

Sie können:

Einen Exchange-Ordner anlegen (Schaltfläche ).
Die Daten eines Exchange-Ordners ändern (Doppelklick auf die Zeile des Exchange-Ordners; alternativ: Schaltfläche ).
Einen Exchange-Ordner löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird (Schaltfläche ).

Beim Konfigurieren eines Exchange-Ordner erfassen Sie verschiedene Daten im Fenster Pflege URL. Direkt in dem Fenster erfassen Sie die URL des Exchange-Ordners. Zur Arbeitserleichterung wird die URL des zuvor angelegten Exchange-Ordners ermittelt und vorgeschlagen. Weitere Daten erfassen Sie in verschiedenen Registerkarten, wobei jede Registerkarte die dafür erforderlichen Felder thematisch gruppiert.

Themen:

Einstellungen zu einem Exchange-Ordner vornehmen
Einstellungen für in proALPHA erzeugte E-Mails vornehmen
Einstellungen zur Archivierung der E-Mails vornehmen

Einstellungen zu einem Exchange-Ordner vornehmen

Die Einstellungen zu einem Exchange-Ordner nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte Exchange-Ordner).

In dieser Registerkarte legen Sie fest, welcher Ordner der Exchange-Ordner ist. Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Registerkarte "Exchange-Ordner"

Felder

Erläuterungen

Optionsgruppe Postfachordner/Öffentlicher Ordner

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie die Art des Ordners.

Einstellung

Postfachordner	Der Ordner ist ein benutzerspezifischer Exchange-Ordner. Das bedeutet, der Ordner befindet sich im Postfach des jeweiligen Benutzers.
Öffentlicher Ordner	Der Ordner ist ein öffentlicher Exchange-Ordner. Das bedeutet, dass mehrere Benutzer auf den Ordner zugreifen.

Benutzername

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Benutzer des Postfachordners
Wert	Den Benutzernamen hinterlegen Sie nur dann, wenn das Optionsfeld Postfachordner aktiv ist.

Ordnername

Ordner manuell eingeben

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Name des Exchange-Ordners

Wert

Anwendungsfälle:

Sie wählen den Ordner wie in Windows üblich aus (Schaltfläche ). Dies ist die empfohlene Vorgehensweise.

Abhängig von der Optionsgruppe werden die Postfach-Ordner oder die öffentlichen Ordner zur Auswahl angeboten. Dabei wird immer nur eine Ordnerebene in einem Vorgang ermittelt. Zum Nachladen der gewünschten Ordner öffnen Sie die entsprechenden Ordner.

Für die Auswahl eines Postfach-Ordners muss der Benutzername erfasst sein.

Sie geben den Ordner manuell ein.

Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen Manuelle Ordnereingabe aktiv ist.

Eingabe

Erläuterungen

Ordnername

Der Ordnername muss eindeutig sein. Der Exchange-Archivierungsdienst sucht über alle Ordner nach dem Exchange-Ordner mit dem betreffenden Namen.

Beispiel: "Ordner 3"

Ordnerpfad

Für den Zugriff auf den Exchange-Ordner können Sie auch den Pfad zum Ordner eingeben.

Beispiel: Postfachordner

Pfadangabe: "Posteingang\Ordner 1\Ordner 2\Ordner 3"

Ordner 3 ist der Exchange-Ordner.

Beispiel: Öffentlicher Ordner

Pfadangabe: "Ordner 1\Ordner 2\Ordner 3"

Ordner 3 ist der Exchange-Ordner.

Verarbeitung

Ordner wurde ausgewählt.	Die eindeutige ID des Exchange-Ordners ist gespeichert und wird beim Archivierungsvorgang direkt ermittelt. Daher wird diese Vorgehensweise empfohlen.
Ordner wurde manuell eingegeben.	Um den eingegebenen Exchange-Ordner zu ermitteln, wird eine Suche über alle Ordner durchgeführt. Je nach Anzahl der Postfach-Ordner oder öffentlichen Ordner im Exchange-Server kann die Suche zeitintensiv sein.

Einstellungen für in proALPHA erzeugte E-Mails vornehmen

Die Einstellungen zur Archivierung nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte proALPHA).

Bevor Sie Einstellungen in der Registerkarte vornehmen, sollten Sie sich über die Konfiguration folgender Komponenten informieren:

Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording
E-Mail-System für proALPHA

Hinweis: In der Registerkarte werden Outlook-E-Mails, die eine Beschlagwortung enthalten, als proALPHA-Mails bezeichnet. Diese Terminologie wird auch in den nachfolgenden Erläuterungen für Outlook-E-Mails mit Beschlagwortung verwendet.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Das E-Mail-System ist MS Outlook und die Beschlagwortung wird automatisch hinterlegt.

E-Mails mit und ohne Beschlagwortung werden archiviert.

Wenn der E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern mit DMS-Funktionen gestartet wird, dann wird die Beschlagwortung automatisch hinterlegt.

Wenn der E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern ohne DMS-Funktionen gestartet wird, dann enthält die E-Mail keine Beschlagwortung.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "1" eingestellt.

Einstellungen in der Registerkarte

Das Kontrollkästchen nur proALPHA-E-Mails archivieren ist inaktiv. Ergänzend legen Sie fest, wo die archivierten E-Mails abgelegt werden.

Ablage in einem

Erläuterungen

DMS-Ordner

Optionsfeld Ordnerarchivierung ist aktiv.

proALPHA-Mails werden grundsätzlich im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung archiviert. Sie bestimmen den DMS-Ordner für die E-Mails ohne Beschlagwortung (Feld Ordner). Die ID des gewünschten DMS-Ordners können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die <Strg + A> Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Dokumenttyp

Das Optionsfeld Dokumenttyparchivierung ist aktiv.

proALPHA-Mails werden grundsätzlich im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung archiviert. Sie bestimmen den Dokumenttypen für die E-Mails ohne Beschlagwortung (Feld Dokumenttyp). Die ID des gewünschten Dokumenttyps können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die <Strg + A> Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Bei der Dokumenttyparchivierung können Dokumentverknüpfungen für proALPHA E-Mails automatisch erstellt werden (aktives Kontrollkästchen proALPHA-E-Mails verlinken). Die proALPHA E-Mail wird im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung archiviert. Die Dokumentverknüpfung wird im Dokumenttyp für proALPHA E-Mails erstellt (Compilerkonstante pa_O_DT_Emails). Sie können auch festlegen, dass die Dokumenttypen "getauscht" werden. Das bedeutet: Die proALPHA-Mails werden im Dokumenttyp für proALPHA E-Mails archiviert. Die Dokumenttypverknüpfung wird im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung erstellt. Dazu aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen zum E-Mail-Dokumenttyp archivieren.

Ob ein proALPHA Standard-Dokumenttyp mit einem proALPHA Unterdokumenttypen benutzerspezifisch übersteuert wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_Email... konfiguriert.

Hinweis: Zudem können Sie festlegen, dass E-Mails mit ungültiger Beschlagwortung archiviert werden. Eine Beschlagwortung ist ungültig, wenn z.B. bei der Beschlagwortung das Schlüsselschlagwort nicht eingegeben wurde.

Das E-Mail-System ist MS Outlook und die Beschlagwortung wird automatisch hinterlegt.

Nur E-Mails mit Beschlagwortung werden archiviert.

Grundsätzlich werden nur proALPHA-Mails archiviert. Dies betrifft den E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern mit DMS-Funktionen.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "1" eingestellt.

Einstellungen in der Registerkarte

Das Kontrollkästchen nur proALPHA E-Mails archivieren ist aktiv. Bei diesem Anwendungsfall werden proALPHA-Mails ausschließlich in einem Dokumenttypen archiviert. Ob ein proALPHA Standard-Dokumenttyp mit einem proALPHA Unterdokumenttypen benutzerspezifisch übersteuert wird, ist anhand des Anwendungsparameters O_Email... konfiguriert.

Sie legen folgende Einstellungen zur Dokumenttyparchivierung fest:

Dokumentverknüpfungen automatisch erstellen

Bei der Dokumenttyparchivierung können Dokumentverknüpfungen für proALPHA E-Mails automatisch erstellt werden (aktives Kontrollkästchen proALPHA-E-Mails verlinken). Die proALPHA E-Mail wird im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung archiviert. Die Dokumentverknüpfung wird im Dokumenttyp für proALPHA E-Mails erstellt (Compilerkonstante pa_O_DT_Emails). Die ID des gewünschten Dokumenttyps können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die Strg+A Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.
Dokumenttypen bei Dokumentverknüpfungen tauschen

Sie können auch festlegen, dass die Dokumenttypen "getauscht" werden. Das bedeutet: Die proALPHA-Mails werden im Dokumenttyp für proALPHA E-Mails archiviert. Die Dokumenttypverknüpfung wird im Dokumenttyp aus der Beschlagwortung erstellt. Dazu aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen zum E-Mail-Dokumenttyp archivieren.

Das E-Mail-System ist MS Outlook.

Die E-Mails enthalten grundsätzliche keine Beschlagwortung.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "0" eingestellt.

Einstellungen in der Registerkarte

Das Kontrollkästchen nur proALPHA E-Mails archivieren ist inaktiv. Ergänzend legen Sie fest, wo die archivierten E-Mails abgelegt werden.

Ablage in einem

Erläuterungen

DMS-Ordner

Das Optionsfeld Ordnerarchivierung ist aktiv.

Sie bestimmen den DMS-Ordner, in dem die E-Mails archiviert werden (Feld Ordner). Die ID des gewünschten DMS-Ordners können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die <Strg + A> Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Dokumenttyp

Das Optionsfeld Dokumenttyparchivierung ist aktiv.

Sie bestimmen den Dokumenttypen, in dem die E-Mails archiviert werden (Feld Dokumenttyp). Die ID des gewünschten Dokumenttyps können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die <Strg + A> Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Ein anderes E-Mail-System wird genutzt.

Die E-Mails enthalten grundsätzlich keine Beschlagwortung.

Das genutzte E-Mail-System ist nicht MS Outlook. Das betreffende E-Mail-System ist als proALPHA E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "0" eingestellt.

Einstellungen in der Registerkarte

Das Kontrollkästchen nur proALPHA E-Mails archivieren ist inaktiv. Ergänzend legen Sie fest, wo die archivierten E-Mails abgelegt werden.

Ablage in einem

Erläuterungen

DMS-Ordner

Das Optionsfeld Ordnerarchivierung ist aktiv.

Sie bestimmen den DMS-Ordner, in dem die E-Mails archiviert werden (Feld Ordner). Die ID des gewünschten DMS-Ordners können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die <Strg + A> Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Dokumenttyp

Das Optionsfeld Dokumenttyparchivierung ist aktiv.

Sie bestimmen den Dokumenttypen, in dem die E-Mails archiviert werden (Feld Dokumenttyp). Die ID des gewünschten Dokumenttyps können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie die Strg+A Übersicht auf, in der Sie den Datensatz suchen können.

Einstellungen zur Archivierung der E-Mails vornehmen

Die Einstellungen zur Archivierung der E-Mails nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte Archivierung). Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Registerkarte "Archivierung"

Felder

Erläuterungen

Archivierungsformat

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie, in welchem Format die E-Mails durch die Exchange-Archivierung archiviert werden.

Einstellung

MIME (EML-Datei)	Die E-Mails werden als EML-Dateien archiviert.
Outlook (MSG-Datei)	Die E-Mails werden als MSG-Dateien archiviert.

Dateianhänge separat archivieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob Dateianhänge von E-Mails separat archiviert werden.

Einstellung

Die Dateianhänge von E-Mails werden separat archiviert.

Die Dateianhänge aus den entsprechenden E-Mails werden entfernt und als separate Archivdatei abgelegt. Die E-Mail selbst wird im Anschluss zusätzlich ohne die entfernten Anhänge archiviert. Die Ablage der Dateianhänge und der E-Mail erfolgt als jeweils separate Archivdatei unter demselben Dokument.

Die Dateianhänge von E-Mails werden nicht separat archiviert.

Die Dateianhänge können nur mit der E-Mail zusammen recherchiert werden.

Platzhalter in archivierte E-Mail einfügen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die separat archivierten Dateianhänge in der archivierten E-Mail durch Platzhalter ersetzt werden.

Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen Anhänge separat archivieren aktiv ist.

archivierte E-Mails löschen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass archivierte E-Mails vom Exchange-Server gelöscht werden.

Verarbeitung

Beim Löschen von E-Mails können Platzhalter erzeugt werden. Dadurch kann nachvollzogen werden, welche E-Mails gelöscht wurden.

Anwendungsfälle:

Platzhalter erzeugen

Detaillierte Platzhalter werden erzeugt.

Voraussetzung dafür ist, dass das Kontrollkästchen Platzhalter erzeugen aktiv ist.

Ein detaillierter Platzhalter enthält folgende Informationen zur Archivdatei:
- Archivierungsdatum
- Eindeutige Exchange-ID der E-Mail
- Absender
- Empfänger
- Kopie-Empfänger
- Informationen zur proALPHA Umgebung: Konfigurationsdatei, Sitzungstyp, DMS-Servername, Benutzer
- Informationen zum DMS-Dokument: Dokument-ID, Archivdatei-ID, Dokumenttyp-ID und Beschlagwortung
- Den Text der E-Mail als "plaintext".
Einfache Platzhalter erzeugen

Einfache Platzhalter, die nur die Dokument-ID und Archivdatei-ID enthalten, werden erzeugt.

Voraussetzung dafür ist, dass die Kontrollkästchen Platzhalter erzeugen und einfache Platzhalter verwenden aktiv sind.

E-Mail

Feldtyp	Kontrollkästchen
Bedeutung	Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass vor der Archivierung von E-Mails eine Prüfsummenrecherche durchgeführt wird. Mit der Prüfsummenrecherche wird eine redundante Archivierung von identischen E-Mails vermieden.
Verarbeitung	Wenn bei der Prüfsummenrecherche eine Archivdatei gefunden wird, dann wird die E-Mail nicht erneut archiviert. Es wird eine Verknüpfung zur bereits archivierten E-Mail erstellt.

Dateianhänge

Feldtyp	Kontrollkästchen
Bedeutung	Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass vor der Archivierung von Dateianhängen eine Prüfsummenrecherche durchgeführt wird. Mit der Prüfsummenrecherche wird eine redundante Archivierung von identischen Dateianhängen vermieden.
Einstellungen	Das Kontrollkästchen können Sie aktivieren, wenn das Kontrollkästchen Anhänge separat archivieren aktiv ist.
Verarbeitung	Wenn bei der Prüfsummenrecherche eine Archivdatei gefunden wird, dann wird der Dateianhang nicht erneut archiviert. Es wird eine Verknüpfung zum bereits archivierten Dateianhang erstellt.

Einstellungen zur Protokollierung vornehmen

In der Registerkarte "Protokollierung" nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Protokollierung vor. Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Felder

Erläuterungen

Protokolldatei

Feldtyp	Eingabefeld
Bedeutung	Verzeichnis (Pfad inklusive Dateiname), in dem die Protokolldatei abgelegt ist.
Verarbeitung	In der Protokolldatei wird die Exchange-Archivierung protokolliert. Voraussetzung dafür ist, dass der Archivierungsdienst Zugriff auf die Protokolldatei hat. Die letzten 50 Protokolleinträge können Sie direkt in der Registerkarte einsehen (Schaltfläche Protokolleinträge anzeigen). Die Anzahl der Protokolleinträge können Sie anhand der Zeichenfolge DMSExchangeRemoteLogEntryCount in der Windows-Systemregistrierung übersteuern. Die Protokolldatei können Sie aus dem Verzeichnis löschen (Schaltfläche Protokolldatei löschen).
Wert ändern	Das Verzeichnis der Protokolldatei können Sie anhand der Zeichenfolge DMSExchangeLogFile in der Windows-Systemregistrierung übersteuern.

Protokollstufe

Feldtyp

Auswahlfeld

Bedeutung

Mit der Protokollstufe bestimmen Sie, wie detailliert die Protokollierung durchgeführt wird.

Wert

0 - Basisprotokoll	Start- und Stoppereignisse werden protokolliert. Fehler werden protokolliert.
1 - Einfache Protokollierung	Grundfortschritt wird protokolliert. Ordnerprotokoll wird erstellt.
2 - Erweiterte Protokollierung	Einfache E-Mail-Protokollierung wird durchgeführt.
3 - Detaillierte Protokollierung	Detaillierte E-Mail-Protokollierung wird durchgeführt (inklusive Attachments).
4 - Vollständige Protokollierung	Umfassende E-Mail-Protokollierung wird durchgeführt (inklusive Attachments, E-Mail-Details und erzeugte DMS-Dokumente).

nur Fehler im Ereignisprotokoll protokollieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Neben der Protokollierung in der Protokolldatei findet eine zusätzliche Protokollierung im Windows-Ereignisprotokoll statt. Mit dem Kontrollkästchen bestimmen Sie, ob im Windows-Ereignisprotokoll nur Fehler protokolliert werden oder alle Ereignisse.

Einstellung

	Im Windows-Ereignisprotokoll werden nur Fehler protokolliert.
	Im Windows-Ereignisprotokoll werden alle Ereignisse protokolliert.

Die Einstellung können Sie anhand der Zeichenfolge DMSExchangeOnlyErrorEventLog in der Windows-Systemregistrierung übersteuern.

Exchange-Archivierungsdienst überwachen

Der Exchange-Archivierungsdienst ist ein Windows-Dienst, der über das Windows-Verwaltungsprogramm "Dienste" gestartet und gestoppt wird. Fehler und Fehlerursachen können Sie daher in der Windows-Ereignisanzeige einfach einsehen und analysieren.

Administration

Hinweis: Empfohlen wird, die Konfiguration in der DMS-Administration vorzunehmen. In Ausnahmen kann die Konfiguration mit verschiedenen Zeichenfolgen in der Windows-Systemregistrierung (Registrierungs-Editor) übersteuert werden. Die entsprechenden Zeichenfolgen werden in den nachfolgenden Themen erläutert.

Objekte

Bedeutung

O_Email...

Einen proALPHA Standard-Dokumenttyp mit einem proALPHA Unterdokumenttypen benutzerspezifisch übersteuern.

DMSExchangeRemoteHost

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Name des Rechners, auf dem der Exchange-Archivierungsdienst läuft.

DMSExchangeRemotePort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS