Exchange-Archivierungsdienst

Der Exchange-Archivierungsdienst ermöglicht die automatisierte Archivierung von E-Mails unter Nutzung der Postfach-Regeln des Microsoft-Exchange-Servers. Dabei werden E-Mails, die aus proALPHA erzeugt wurden und eine Beschlagwortung enthalten, direkt zum entsprechenden Kontext in proALPHA archiviert. Andere E-Mails werden in einem vorkonfigurierten DMS-Ordner oder zum proALPHA Dokumenttyp "E-Mails" archiviert. Die Archivierung erfolgt für alle E-Mails, die in einem bestimmten Postfach liegen. Dabei gibt es keine Begrenzung hinsichtlich der Anzahl der E-Mails. Die E-Mails werden nach Empfangsdatum archiviert. Somit bleibt bei der Archivierung von mehreren E-Mails in einem Vorgang die zeitliche Reihenfolge erhalten.

Hinweis: Dieses Thema behandelt im Wesentlichen Erläuterungen zur Konfiguration, die der DMS-Systemadministrator vornimmt. Weiterführende Informationen zur Konfiguration finden Sie im proALPHA Wiki. Das proALPHA Wiki ist Bestandteil des proALPHA Kundenportals. Die Zugangsdaten für das proALPHA Kundenportal erhalten Sie vom proALPHA Service.

Verbindungsdaten festlegen

Im Fenster Verbindung zu Exchange-Archivierungsdienst legen Sie die Verbindungsdaten für die Exchange-Archivierung fest. Dazu stehen verschiedene Felder zur Verfügung.

Verbindungsdaten festlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Konfiguration Exchange-Archivierungsdienst....

    Das Fenster Verbindung zu Exchange-Archivierungsdienst wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verbinden.

    Das Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung wird geöffnet.

Exchange-Archivierung konfigurieren

Im Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung konfigurieren Sie anhand verschiedener Felder die Exchange-Archivierung und bestimmen so, wie die Archivierung durchgeführt wird. Die Felder stehen auf verschiedenen Registerkarten zur Verfügung, wobei jede Registerkarte Felder thematisch gruppiert.

Registerkarten

Erläuterungen

Exchange

Thema: Allgemeine Einstellungen vornehmen

proALPHA

Thema: Konfigurations- und Anmeldedaten zu proALPHA erfassen

Exchange-Ordner

Thema: Einstellungen zu einem Exchange-Ordner vornehmen

Protokollierung

Thema: Einstellungen zur Protokollierung vornehmen

Exchange-Archivierung konfigurieren

Voraussetzung für das Konfigurieren ist, dass die Verbindung zum Exchange-Archivierungsdienst hergestellt und somit das Fenster Konfiguration Exchange-Archivierung geöffnet ist.

  1. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Registerkarten.

  2. Optional: Brechen Sie die Konfiguration ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Beenden.

  3. Speichern Sie.

Allgemeine Einstellungen vornehmen

In der Registerkarte Exchange nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Exchange-Archivierung vor. Dazu stehen verschiedene Felder zur Verfügung.

Konfigurations- und Anmeldedaten zu proALPHA erfassen

In der Registerkarte proALPHA hinterlegen Sie Daten zur proALPHA Umgebung (Konfigurationsdaten) und Anmeldedaten in verschiedenen Feldern.

Exchange-Ordner konfigurieren

Exchange-Ordner konfigurieren Sie in der Registerkarte Exchange-Ordner. In der Registerkarte werden bereits konfigurierte Exchange-Ordner zeilenweise angezeigt.

Sie können:

  • Einen Exchange-Ordner anlegen (Schaltfläche ).

  • Die Daten eines Exchange-Ordners ändern (Doppelklick auf die Zeile des Exchange-Ordners; alternativ: Schaltfläche ).

  • Einen Exchange-Ordner löschen, wenn er nicht mehr benötigt wird (Schaltfläche ).

Beim Konfigurieren eines Exchange-Ordner erfassen Sie verschiedene Daten im Fenster Pflege URL. Direkt in dem Fenster erfassen Sie die URL des Exchange-Ordners. Zur Arbeitserleichterung wird die URL des zuvor angelegten Exchange-Ordners ermittelt und vorgeschlagen. Weitere Daten erfassen Sie in verschiedenen Registerkarten, wobei jede Registerkarte die dafür erforderlichen Felder thematisch gruppiert.

Themen:

Einstellungen zu einem Exchange-Ordner vornehmen

Die Einstellungen zu einem Exchange-Ordner nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte Exchange-Ordner).

In dieser Registerkarte legen Sie fest, welcher Ordner der Exchange-Ordner ist. Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Einstellungen für in proALPHA erzeugte E-Mails vornehmen

Die Einstellungen zur Archivierung nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte proALPHA).

Bevor Sie Einstellungen in der Registerkarte vornehmen, sollten Sie sich über die Konfiguration folgender Komponenten informieren:

Hinweis: In der Registerkarte werden Outlook-E-Mails, die eine Beschlagwortung enthalten, als proALPHA-Mails bezeichnet. Diese Terminologie wird auch in den nachfolgenden Erläuterungen für Outlook-E-Mails mit Beschlagwortung verwendet.

Anwendungsfälle

Erläuterungen

Das E-Mail-System ist MS Outlook und die Beschlagwortung wird automatisch hinterlegt.

E-Mails mit und ohne Beschlagwortung werden archiviert.

Wenn der E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern mit DMS-Funktionen gestartet wird, dann wird die Beschlagwortung automatisch hinterlegt.

Wenn der E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern ohne DMS-Funktionen gestartet wird, dann enthält die E-Mail keine Beschlagwortung.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "1" eingestellt.

Das E-Mail-System ist MS Outlook und die Beschlagwortung wird automatisch hinterlegt.

Nur E-Mails mit Beschlagwortung werden archiviert.

Grundsätzlich werden nur proALPHA-Mails archiviert. Dies betrifft den E-Mail-Versand in proALPHA Fenstern mit DMS-Funktionen.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "1" eingestellt.

Das E-Mail-System ist MS Outlook.

Die E-Mails enthalten grundsätzliche keine Beschlagwortung.

MS Outlook ist als E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "0" eingestellt.

Ein anderes E-Mail-System wird genutzt.

Die E-Mails enthalten grundsätzlich keine Beschlagwortung.

Das genutzte E-Mail-System ist nicht MS Outlook. Das betreffende E-Mail-System ist als proALPHA E-Mail-System konfiguriert.

Die Compilerkonstante pA_O_MailCatchwording ist auf "0" eingestellt.

Einstellungen zur Archivierung der E-Mails vornehmen

Die Einstellungen zur Archivierung der E-Mails nehmen Sie im Fenster URL vor (Registerkarte Archivierung). Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Einstellungen zur Protokollierung vornehmen

In der Registerkarte "Protokollierung" nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zur Protokollierung vor. Dazu erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

Exchange-Archivierungsdienst überwachen

Der Exchange-Archivierungsdienst ist ein Windows-Dienst, der über das Windows-Verwaltungsprogramm "Dienste" gestartet und gestoppt wird. Fehler und Fehlerursachen können Sie daher in der Windows-Ereignisanzeige einfach einsehen und analysieren.

Administration

Hinweis: Empfohlen wird, die Konfiguration in der DMS-Administration vorzunehmen. In Ausnahmen kann die Konfiguration mit verschiedenen Zeichenfolgen in der Windows-Systemregistrierung (Registrierungs-Editor) übersteuert werden. Die entsprechenden Zeichenfolgen werden in den nachfolgenden Themen erläutert.

Objekte

Bedeutung

O_Email...

Einen proALPHA Standard-Dokumenttyp mit einem proALPHA Unterdokumenttypen benutzerspezifisch übersteuern.

DMSExchangeRemoteHost

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Name des Rechners, auf dem der Exchange-Archivierungsdienst läuft.

DMSExchangeRemotePort

Startkonfiguration: Parametertypen | proALPHA DMS

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Port, der für die Kommunikation zwischen der DMS-Administration und dem Exchange-Archivierungsdienst genutzt wird.

Wert der Zeichenfolge: Portnummer

DMSExchangeConfigFile

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Verzeichnis (Pfad inklusive Dateiname), in dem die Konfigurationsdatei (pastart.xml) abgelegt ist.

Wert der Zeichenfolge: Verzeichnis der Konfigurationsdatei

DMSExchangeInterval

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Zeitraum, in dem die Exchange-Ordner nach neu zu archivierenden E-Mails geprüft werden.

Wert der Zeichenfolge: Gewünschter Zeitraum in Minuten

DMSExchangeLogFile

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Verzeichnis (Pfad inklusive Dateiname), in dem die Protokolldatei abgelegt ist.

Wert der Zeichenfolge: Verzeichnis der Protokolldatei.

DMSExchangeOnlyErrorEventLog

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Im Windows-Ereignisprotokoll werden nur Fehler protokolliert

Wert der Zeichenfolge: 1

DMSExchangeRemoteLogEntryCount

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

Anzahl der Protokolleinträge, die in der Protokolldatei angezeigt werden

Wert der Zeichenfolge: Gewünschte Anzahl

DMSExchangeRemoteUseIPv6

Windows-Systemregistrierung: proALPHA-DMS

IPv6-Protokoll bei der Exchange-Archivierung verwenden

Wert der Zeichenfolge: 1