Dokumenttypen

Ein Dokumenttyp klassifiziert Arten von Dokumenten. Dokumenttypen werden für die erste Klassifizierung von Dokumenten verwendet und dienen als Suchkriterium für eine Recherche. Folgende Dokumenttypen werden unterschieden:

  • proALPHA Dokumenttypen

    Dies sind bereits vordefinierte Basis-Dokumenttypen, die in fester Verbindung zu proALPHA Objekten (z.B. einem Vertriebsbeleg) stehen. Ein proALPHA Dokumenttyp kann nicht selbst definiert werden, sondern wird von proALPHA vorgegeben.

    Für proALPHA Dokumenttypen sind die IDs "0" bis "999" reserviert.

  • proALPHA Unterdokumenttypen

    Dies sind benutzerdefinierte Dokumenttypen, die unterhalb von den proALPHA Dokumenttypen definiert werden können. proALPHA Unterdokumenttypen besitzen bei der Neuanlage automatisch die Eigenschaften des proALPHA Dokumenttyps. Die Eigenschaften des Unterdokumenttyps (z.B. DMS-Berechtigungen) können geändert werden. Es können allerdings keine bereits zugeordneten Schlagworte entfernt werden.

    Für proALPHA Unterdokumenttypen muss die ID größer oder gleich "1000" sein.

  • Benutzerdefinierte Dokumenttypen

    Dies sind eigenständige, rein benutzerdefinierte Dokumenttypen, die in keiner direkten Verbindung zu proALPHA Objekten stehen. Zu benutzerdefinierten Dokumenttypen können auch Unterdokumenttypen definiert werden.

    Für benutzerdefinierte Dokumenttypen muss die ID größer oder gleich "1000" sein.

Über Dokumenttypen können Sie eine Verzeichnisstruktur ähnlich der Windows-Verzeichnis-Struktur definieren. Werden zu einem proALPHA Objekt, z.B. ein Kunde, sehr viele Dokumente zu einem Dokumenttyp, z.B. Kundendokumente, archiviert, so empfiehlt sich eine Archivierung in Unterdokumenttypen. So können die Dokumente leichter aufgefunden werden.

Werden dagegen wenige Dokumente zu einem Dokumenttyp archiviert, so sollte das Dokument direkt am proALPHA Dokumenttyp archiviert werden. In diesem Fall werden alle Dokumente übersichtlich auf einem Blick angezeigt.

Hinweis: Definieren Sie eine Dokumenttyp-Struktur für proALPHA Dokumenttypen vor der Inbetriebnahme des DMS. Eine Änderung oder Ergänzung kann zwar für zukünftige Archivierungen vorgenommen werden, die vorherige Konfiguration oder Archivierung der Dokumente in Verbindung mit dem zugeordneten Dokumenttyp lässt sich jedoch nicht rückgängig machen.

Dokumenttypen definieren

Beim Definieren von Dokumenttypen erfassen Sie folgende Daten:

  • Für den Dokumenttypen zu verwendende Kollektion im Feld Kollektion

    Wenn Dokumentdateien zu diesem Dokumenttyp archiviert werden, dann werden diese in einem speziellen Archivsystem (Speicherort) abgelegt.

  • Das Dokument ist steuerrechtlich relevant

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen steuerrechtlich, wenn die Dokumente des Dokumenttyps steuerrechtlich relevant sind.

    Die Beschlagwortung von steuerrechtlichen Dokumenten kann nicht entfernt, geändert oder ergänzt werden.

    Hinweis: Die Deaktivierung des Kontrollkästchens kann im Rahmen des Auditing protokolliert werden. Dazu muss in der Audit-Richtlinie für Applikationsauditereignisse das entsprechende Applikationsauditereignis aktiviert sein.

  • Bei der Archivierung wird ein Wechsel auf einen anderen Dokumenttyp verhindert

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schutz, sodass bei der Archivierung aus proALPHA ein Wechsel auf einen anderen Dokumenttyp außerhalb des proALPHA Dokumenttyps oder der abgeleiteten Dokumenttyp-Struktur verhindert wird. Diese Option können Sie nur bei proALPHA Dokumenttypen aktivieren.

  • Innerhalb von textbasierten Archivdateien ist die Suche für einen Dokumenttyp möglich

    Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Volltextrecherche. Nach Aktivierung des Kontrollkästchens ist eine Volltextinitialisierung für diesen Dokumenttyp durchzuführen. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Extras | Initialisierung Volltextrecherche.

  • Workflow-Verteilergruppen für den Dokumenttypen

    Die Workflow-Verteilergruppen geben Sie in den Feldern Verteilergruppe Dokumentdateien und Verteilergruppe Dokument ein.

  • Aufbewahrungsfrist für Dokumente je Dokumenttyp

    Im Rahmen der Aufbewahrungspflicht für steuerrechtlich relevante Dokumente können Sie je Dokumenttyp eine Aufbewahrungsfrist hinterlegen. Beachten Sie hierbei die rechtlichen Bestimmungen je Dokumenttyp. Archivierte Dokumente können innerhalb dieses Zeitraums nicht aus dem Archivsystem entfernt werden. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist können Dokumente entweder von DMS-Administratoren manuell gelöscht oder von der Recherche ausgenommen werden. Die Aufbewahrungsfrist von Dokumenten können Sie manuell oder automatisch prüfen.

Unterdokumenttypen definieren

Unterdokumenttypen können Sie definieren, indem Sie den Unterdokumenttypen von einem proALPHA Dokumenttyp ableiten. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Geben Sie in dem Feld Eltern-Dokumenttyp den proALPHA Dokumenttypen ein.

    Unterdokumenttypen erben bei der Neuanlage die Eigenschaften des Eltern-Dokumenttyps, z.B. DMS-Berechtigungen.

Dokumenttypberechtigungen vergeben

Hinweis: Zugriffsberechtigungen können nur von Benutzern vergeben oder geändert werden, die der Benutzergruppe "System" angehören oder von Benutzern, die als Administrator für das Modul "Dokumentenmanagement" bestimmt sind (Fenster Modulverriegelungen).

Je Dokumenttyp vergeben Sie Zugriffsberechtigungen. Diese werden auch als Dokumenttypberechtigungen bezeichnet.

Zugriffsberechtigungen vergeben Sie für Benutzergruppen oder einzelne Benutzer. Dies sind die Benutzergruppen und Benutzer, die in der proALPHA Zugangsverwaltung definiert sind.

Folgende Dokumenttypberechtigungen stehen zur Verfügung:

  • Archivierung

    Hiermit bestimmen Sie, dass ein Benutzer oder eine Benutzergruppe die Archivierung von Dateien und die Erstellung von Dokumentverknüpfungen pro Dokumenttyp durchführen darf.

  • Recherche

    Hiermit bestimmen Sie, dass ein Benutzer oder eine Benutzergruppe eine Recherche von Dokumenten und Dokumentverknüpfungen pro Dokumenttypen durchführen darf.

    Hinweis: Die Anzeige oder das Öffnen der recherchierten Dokumentdateien wird über die Berechtigung "Laden" gesteuert.

  • Laden

    Hiermit bestimmen Sie, dass ein Benutzer oder eine Benutzergruppe die Dateien der recherchierten Dokumente anzeigen darf. Die Berechtigung "Laden" umfasst u.a. die Anzeige, das Speichern unter, das Versenden als E-Mail, und das Auschecken von Dokumentdateien.

  • Verschlüsselung

    Hiermit bestimmen Sie, dass ein Benutzer oder eine Benutzergruppe eine verschlüsselte Archivierung von Dateien pro Dokumenttyp durchführen darf. Bei einer Verschlüsselung erfolgt der Zugriff auf die Dokumentdatei nur in Verbindung mit einem bei der Archivierung vergebenen Passwort. Die Dokumentdatei selber wird dabei verschlüsselt im Archivsystem abgelegt.

Eine Zugriffsberechtigung vergeben Sie, indem Sie das gewünschte Kontrollkästchen aktivieren. Sie können für mehrere Objekte, z.B. mehrere Benutzergruppen, Zugriffsberechtigungen in einem Arbeitsschritt vergeben. Dazu markieren Sie die Objekte wie in Windows üblich. Anschließend aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der zugehörigen Spaltenüberschrift, z.B. das Kontrollkästchen in der Überschrift der Spalte Archivierung.

Zur Arbeitserleichterung können Sie im Fenster Dokumenttyp-Berechtigungen eine der folgenden Ansichten wählen:

  • Dokumenttyp -> Gruppen

    Zu einem Dokumenttyp werden alle Benutzergruppen angezeigt.

  • Gruppe -> Dokumenttypen

    Zu einer Benutzergruppe werden alle Dokumenttypen angezeigt.

  • Dokumenttyp -> Benutzer

    Zu einem Dokumenttyp werden alle Benutzer angezeigt.

  • Benutzer -> Dokumenttypen

    Zu einem Benutzer werden alle Dokumenttypen angezeigt.

Hinweis: Anhand des Anwendungsparameters O_SystemPermission wird konfiguriert, welche Benutzerberechtigungen die DMS-Administratoren und die Benutzer, die der Benutzergruppe "System" angehören, haben.

Dokumenttypberechtigungen vergeben

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration.

    Wählen Sie dazu die Menüpunkte Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Klicken Sie auf den Ordner Stammdaten.

    Die Kategorien der Stammdaten werden angezeigt.

  3. Öffnen Sie den Ordner der Dokumenttypen.

  4. Klicken Sie auf den gewünschten Dokumenttyp und wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten | Berechtigungen.

    Das Fenster Dokumenttypberechtigungen wird geöffnet.

  5. Wählen Sie eine der folgenden Ansichten:

    • Dokumenttyp -> Gruppen

      Sie können pro Dokumenttyp die Berechtigungen für Benutzergruppen vergeben.

    • Dokumenttyp -> Benutzer

      Sie können pro Dokumenttyp alle Berechtigungen für einzelne Benutzer vergeben.

    • Gruppe -> Dokumenttypen

      Sie können pro Benutzergruppe die Berechtigungen für alle Dokumenttypen vergeben.

    • Benutzer -> Dokumenttypen

      Sie können pro Benutzer die Berechtigungen für alle Dokumenttypen vergeben.

  6. Bestimmen Sie für welchen Dokumenttyp, welche Benutzergruppe oder welchen Benutzer Berechtigungen vergeben werden.

    Die Dokumenttypen, Benutzergruppen oder Benutzer können Sie im Auswahlfeld Auswahl auswählen.

    Ordnen Sie dazu über <Strg + A> den Dokumenttyp, die Benutzergruppe oder den Benutzer zu.

  7. Vergeben Sie im Fensterbereich Berechtigungen direkt die Berechtigungen für Archivierung, Recherche, Laden und Verschlüsselung. Dazu aktivieren/deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen.

  8. Speichern Sie.

    Wenn Sie nicht gespeichert haben, dann werden Ihre Einstellungen verworfen.

DMS-Berechtigungen für die Versionierung

Für die Versionierung von Dokumentdateien benötigt ein Benutzer folgende Berechtigungen:

  • Berechtigung für den Zugriff

  • Berechtigung für die Archivierung