DMS-Ordnerstamm

Mit Hilfe von DMS-Ordnern können Dokumentdateien ohne Beschlagwortung archiviert werden. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt der Geschäftsvorgang bekannt ist, dann kann das Dokument nachträglich beschlagwortet werden. Es steht dann bei dem jeweiligen Geschäftsvorgang in proALPHA zur Verfügung.

Die DMS-Ordner werden in der DMS-Administration vorgegeben. Dabei wird die Ordnerstruktur bestehend aus Hauptordner und Unterordner je Mandant definiert.

DMS-Ordner anlegen

Hinweis: DMS-Ordner legen Sie in der DMS-Administration an.

Bei der Anlage eines DMS-Ordners erfassen Sie verschiedene Daten. So bestimmen Sie u.a., ob ein DMS-Ordner im Dokumentenmanagement angezeigt werden soll oder nicht.

DMS-Ordner anlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Ordnerstamm.

    Klicken Sie dazu auf das Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

  5. Klicken Sie auf den entsprechenden Ordner.

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Neu.

    Alternativ: Schaltfläche .

    Alternativ: Kontextmenü des Ordners

    Das Fenster Ordner wird geöffnet.

  7. Erfassen Sie die Daten des Ordners in den dafür vorgesehenen Feldern nach Ihren Anforderungen.

  8. Speichern Sie.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern.

DMS-Ordner verschieben

Einen DMS-Ordner können Sie von einem bestimmten Ordner in einen anderen Ordner verschieben.

Hinweis: DMS-Ordner können Sie nur innerhalb eines Mandanten verschieben.

DMS-Ordner verschieben

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Ordnerstamm.

    Klicken Sie dazu auf das Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

  5. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie verschieben wollen.

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Bearbeiten.

    Alternativ: Schaltfläche .

    Alternativ: Kontextmenü des Ordners

    Das Fenster Ordner wird geöffnet.

  7. Geben Sie im Feld Eltern-Ordner-ID die ID des Ordners an, in den Sie den Ordner verschieben wollen.

  8. Speichern Sie.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern.

    Der Ordner wurde verschoben.

DMS-Ordner pflegen

Die Daten eines DMS-Ordners können Sie ändern. Sie können auch die Reihenfolge eines DMS-Ordners festlegen.

DMS-Ordner, die nicht benötigt werden, können Sie löschen.

DMS-Ordner umbenennen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Ordnerstamm.

    Klicken Sie dazu auf das Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

  5. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie umbenennen wollen.

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Bearbeiten.

    Alternativ: Schaltfläche .

    Alternativ: Kontextmenü des Ordners

    Das Fenster Ordner wird geöffnet.

  7. Ändern Sie im Feld Bezeichnung die Bezeichnung um.

  8. Speichern Sie.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Speichern.

    Die Bezeichnung des Ordners wurde umbenannt.

Reihenfolge der DMS-Ordner festlegen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Ordnerstamm.

    Klicken Sie dazu auf das Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, dessen Position Sie in der Reihenfolge ändern wollen.

    Das Kontextmenü zum Ordner wird geöffnet.

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Ordner-Reihenfolge festlegen.

    Das Fenster Ordner-Reihenfolge wird geöffnet.

  7. Optional: Brechen Sie die Anordnung der Reihenfolge ab.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

  8. Verwenden Sie die Schaltflächen und , um den Ordner auf die gewünschte Position zu verschieben.

  9. Bestätigen Sie mit OK.

DMS-Ordner löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Klicken Sie auf die Kategorie Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Ordnerstamm.

    Klicken Sie dazu auf das Plus.

  4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

  5. Klicken Sie auf den Ordner, den Sie löschen wollen.

  6. Wählen Sie den Menüpunkt Datei | Löschen.

    Alternativ: Schaltfläche .

    Alternativ: Kontextmenü des Ordners

Zugriffsberechtigungen vergeben

Je Ordner vergeben Sie Zugriffsberechtigungen. Diese werden auch als Ordnerberechtigungen bezeichnet.

Zugriffsberechtigungen vergeben Sie für Benutzergruppen oder einzelne Benutzer. Dies sind die Benutzergruppen und Benutzer, die in der proALPHA Zugangsverwaltung definiert sind.

Für folgende Aktionen können Sie Berechtigungen vergeben:

  • Ein Benutzer darf Dateien in dem DMS-Ordner archivieren (Spalte Archivierung).

  • Ein Benutzer darf Ordnerdateien in dem DMS-Ordner einsehen (Spalte Recherche). Wenn keine Berechtigung vorliegt, dann werden die Ordnerdateien nicht angezeigt.

  • Ein Benutzer darf Ordnerdateien laden (Spalte Laden). Zum Laden zählen z.B. folgende Bearbeitungsschritte:

    • Ordnerdatei anzeigen

    • Ordnerdatei in Miniaturansicht öffnen

    • Ordnerdatei speichern unter

    • Ordnerdatei versenden

  • Ein Benutzer darf eine Datei beim Archivieren verschlüsseln (Spalte Verschlüsselung).

Eine Zugriffsberechtigung vergeben Sie, indem Sie das gewünschte Kontrollkästchen aktivieren. Sie können für mehrere Objekte, z.B. mehrere Benutzergruppen, Zugriffsberechtigungen in einem Arbeitsschritt vergeben. Dazu markieren Sie die Objekte wie in Windows üblich. Anschließend aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der betreffenden Spaltenüberschrift, z.B. das Kontrollkästchen in der Überschrift der Spalte Archivierung.

Zur Arbeitserleichterung können Sie im Fenster Ordner-Berechtigungen eine der folgenden Ansichten wählen:

  • Ordner -> Gruppen

    Zu einem Ordner werden alle Benutzergruppen angezeigt.

  • Gruppe -> Ordner

    Zu einer Benutzergruppe werden alle DMS-Ordner angezeigt.

  • Ordner -> Benutzer

    Zu einem Ordner werden alle Benutzer angezeigt.

  • Benutzer -> Ordner

    Zu einem Benutzer werden alle Ordner angezeigt.

Hinweis: Anhand des Anwendungsparameters O_SystemPermission wird konfiguriert, welche Benutzerberechtigungen die DMS-Systemadministratoren und die Benutzer, die der Benutzergruppe "System" angehören, haben.