Medien

Ein Medium beschreibt einen logischen oder physikalischen Datenträger eines Geräts, auf dem die Archivierung stattfindet. Somit ist das Medium unmittelbar an ein Gerät gebunden. Die Archivierung unterstützt verschiedene Medientypen, z.B. Partition oder ein WORM-Medium. Die gängigsten Medientypen sind in proALPHA zur Arbeitserleichterung bereits vordefiniert. Diese Medientypen werden als proALPHA Medientypen bezeichnet. Wenn Ihr Unternehmen andere Medientypen benötigt, dann können Sie diese erfassen. Von Ihnen erfasste Medientypen werden als benutzerdefinierte Medientypen bezeichnet.

Hinweis: Ein Gerät kann mehrere Medien besitzen, z.B. mehrere Partitionen bei einer Festplatte. Daher sind die Medientypen eine eigenständige Datensatzart. So können Sie einen Medientyp mehrmals verwenden, in dem Sie ihn jeweils beim passenden Medium hinterlegen.

Medientypen erfassen und pflegen

proALPHA Medientypen

Die Medientypen, die im Dokumentenmanagement am gängigsten sind, sind in proALPHA zur Arbeitserleichterung vordefiniert. Diese Medientypen werden als proALPHA Medientypen bezeichnet. proALPHA Medientypen können Sie nicht erfassen und pflegen.

Medientyp-ID

Bezeichnung

0

Partition

1

MO 2.3 GB

2

MO 2.6 GB

3

WORM 2.3 GB

4

WORM 2.6 GB

5

CD

6

MO 5.2 GB

7

WORM 5.2 GB

8

MO 9.1 GB

9

WORM 9.1 GB

10

DVD

11

DVD Dual Layer

12

Partition (DVD-Kapazität)

13

Blu-Ray

14

Blu-Ray Dual Layer

Benutzerdefinierte Medientypen

Benutzerdefinierte Medientypen sind Medientypen, die Sie speziell für ihr Unternehmen erfassen. Diese Medientypen haben eine Medientyp-ID ab 100.

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Benutzerdefinierten Medientyp erfassen

Beim Erfassen eines neuen Medientyps wird automatisch die Medientyp-ID ausgehend von der zuletzt vergebenen ID um eins hochgezählt und vergeben.

Beim Erfassen eines Medientyps legen Sie verschiedene Daten fest, u.a. die gesamte Kapazität des Medientyps und das Format.

Benutzerdefinierten Medientyp bearbeiten

Die Daten eines Medientyps können Sie bearbeiten. So können Sie z.B. die Kapazität eines Medientyps ändern.

Benutzerdefinierten Medientyp löschen

Medientypen, die nicht benötigt werden, können Sie löschen.

Medientypen erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Klicken Sie auf den Ordner Medientypen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Neu.

    Das Fenster Medientypwird geöffnet.

  6. Erfassen Sie die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern nach Ihren Anforderungen.

  7. Speichern Sie.

Medientypen bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Doppelklicken Sie auf den Ordner Medientypen.

  5. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Medientyp 100.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Bearbeiten.

    Das Fenster Medientypwird geöffnet.

  7. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    Felder, in denen Sie keine Eingaben machen können, sind grau unterlegt.

  8. Optional: Brechen Sie die Bearbeitung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

    Alternativ: <Esc>

  9. Speichern Sie.

Medientypen löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Doppelklicken Sie auf den Ordner Medientypen.

  5. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Gerätetyp 100.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  7. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Der Medientyp wird gelöscht.

Medien erfassen und pflegen

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Medium erfassen

Beim Erfassen eines Mediums legen Sie verschiedene Daten fest, u.a. das Gerät, zu dem das Medium gehört und die Medientyp-ID des Medientypen, zu dem das Medium zugeordnet ist.

Medium bearbeiten

Die Daten eines Mediums können Sie bearbeiten. So können Sie z.B. die Bezeichnung ändern.

Medium löschen

Medien, die nicht benötigt werden, können Sie löschen. Voraussetzung dazu ist, dass dem Medium kein Volumen zugeordnet ist.

Medien erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Doppelklicken Sie auf den Unterordner Geräte.

  4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Gerät zu dem Sie ein Medium erfassen wollen.

  5. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Neues Medium.

    Das Fenster Medium wird geöffnet.

  6. Erfassen Sie die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern nach Ihren Anforderungen.

  7. Speichern Sie.

Medien bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Doppelklicken Sie auf den Unterordner Geräte.

    Alle vorhandenen Geräte werden angezeigt.

  4. Öffnen Sie das Gerät, dessen Medium Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche vor dem Gerät.

    Alle vorhandenen Medien zu dem Gerät werden angezeigt.

  5. Klicken Sie auf das gewünschte Medium.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Bearbeiten.

    Das Fenster Medium wird geöffnet.

  7. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    Felder, in denen Sie keine Eingaben machen können, sind grau unterlegt.

  8. Optional: Brechen Sie die Bearbeitung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

    Alternativ: <Esc>

  9. Speichern Sie.

Medien löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Doppelklicken Sie auf den Unterordner Geräte.

    Alle vorhandenen Geräte werden angezeigt.

  4. Öffnen Sie das Gerät, dessen Medium Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche vor dem Gerät.

    Alle vorhandenen Medien zu dem Gerät werden angezeigt.

  5. Klicken Sie auf das gewünschte Medium.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  7. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Das Medium wird gelöscht.