Geräte

Ausgangspunkt für die Definition eines Archivsystems ist das Gerät. Das Gerät beschreibt das physikalische Peripheriegerät, auf dem die Archivierung stattfindet. Die Archivierung unterstützt verschiedene Gerätetypen, z.B. Festplatte, CD-Laufwerk und DVD-Laufwerk. Die gängigsten Gerätetypen sind in proALPHA zur Arbeitserleichterung bereits vordefiniert. Diese Gerätetypen werden als proALPHA Gerätetypen bezeichnet. Wenn Ihr Unternehmen andere Gerätetypen benötigt, dann können Sie diese erfassen. Von Ihnen erfasste Gerätetypen werden als benutzerdefinierte Gerätetypen bezeichnet.

Hinweis: Es ist möglich mehrere Archivsysteme gleichzeitig zu führen, z.B. drei Festplatten. Daher sind die Gerätetypen eine eigenständige Datensatzart. So können Sie einen Gerätetyp mehrmals verwenden, in dem Sie ihn jeweils beim passenden Gerät hinterlegen.

Gerätetypen erfassen und pflegen

proALPHA Gerätetypen

Die Gerätetypen, die im Dokumentenmanagement am gängigsten sind, sind in proALPHA zur Arbeitserleichterung vordefiniert. Diese Gerätetypen werden als proALPHA Gerätetypen bezeichnet.

proALPHA Gerätetypen sind:

Gerätetyp-ID

Bezeichnung

0

Festplatte

1

Jukebox

2

CD-Laufwerk

3

Netzwerkfreigabe

4

DVD-Laufwerk

5

SAN

6

NAS

7

Blu-Ray-Laufwerk

proALPHA Gerätetypen können Sie nicht bearbeiten und löschen.

Benutzerdefinierte Gerätetypen

Benutzerdefinierte Gerätetypen sind Gerätetypen, die speziell in Ihrem Unternehmen benötigt werden. Diese Gerätetypen haben eine Gerätetyp-ID ab 100.

Benutzerdefinierte Gerätetypen können Sie erfassen und pflegen. Arbeitsschritte dabei sind:

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Benutzerdefinierten Gerätetyp erfassen

Beim Erfassen eines Gerätetyps legen Sie verschiedene Daten fest. Wenn Sie ein Gerätetyp erfassen, das Wechselmedien besitzt, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gerät besitzt Wechselmedien und geben die Anzahl der entsprechenden Laufwerke (Einschübe) oder Slots (Fächer) ein.

Beim Erfassen eines neuen Gerätetyps wird automatisch die Gerätetyp-ID ausgehend von der zuletzt vergebenen ID um eins hochgezählt und vergeben.

Benutzerdefinierten Gerätetyp bearbeiten

Die Daten eines Gerätetyps können Sie bearbeiten. So können Sie z.B. die Bezeichnung ändern.

Benutzerdefinierten Gerätetyp löschen

Gerätetypen, die nicht benötigt werden, können Sie löschen.

Gerätetypen erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Klicken Sie auf den Ordner Gerätetypen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Neu.

    Das Fenster Gerätetyp wird geöffnet.

  6. Erfassen Sie die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern nach Ihren Anforderungen.

  7. Speichern Sie.

Gerätetypen bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Doppelklicken Sie auf den Ordner Gerätetypen.

  5. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Gerätetyp 100.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Bearbeiten.

    Das Fenster Gerätetyp wird geöffnet.

  7. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    Felder, in denen Sie keine Eingaben machen können, sind grau unterlegt.

  8. Optional: Brechen Sie die Bearbeitung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

    Alternativ: <Esc>

  9. Speichern Sie.

Gerätetypen löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Stammdaten.

  3. Öffnen Sie den Unterordner Archivsystem.

  4. Doppelklicken Sie auf den OrdnerGerätetypen.

  5. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Gerätetyp 100.

  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  7. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Der Gerätetyp wird gelöscht.

Geräte erfassen und pflegen

Arbeitsschritte

Erläuterungen

Gerät erfassen

Beim Erfassen eines neuen Geräts wird automatisch die Geräte-ID ausgehend von der zuletzt vergebenen ID um eins hochgezählt und vergeben.

Zu einem Gerät legen Sie verschiedene Daten fest, u.a. den Gerätetyp und den Gerätepfad.

Gerät bearbeiten

Die Daten eines Geräts können Sie bearbeiten. So können Sie z.B. die Bezeichnung ändern.

Gerät löschen

Geräte, die nicht benötigt werden, können Sie löschen.

Voraussetzung: Dem Gerät ist kein Medium zugeordnet.

Geräte erfassen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Klicken Sie auf den Unterordner Geräte.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Neu.

    Das Fenster Gerät wird geöffnet.

  5. Erfassen Sie die Daten in den dafür vorgesehenen Feldern nach Ihren Anforderungen.

  6. Speichern Sie.

Geräte bearbeiten

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Doppelklicken Sie auf den Ordner Geräte.

  4. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Gerät 3.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Bearbeiten.

    Das Fenster Gerät wird geöffnet.

  6. Ändern Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

    Felder, in denen Sie keine Eingaben machen können, sind grau unterlegt.

  7. Optional: Brechen Sie die Bearbeitung ab, ohne zu speichern.

    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Abbrechen.

    Alternativ: <Esc>

  8. Speichern Sie.

Geräte löschen

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Öffnen Sie wie in Windows üblich den Ordner Archivsystem.

  3. Doppelklicken Sie auf den Ordner Geräte.

  4. Klicken Sie auf den gewünschten Datensatz, z.B. Gerät 3.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Alternativ: Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  6. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Das Gerät wird gelöscht.