DMS-Barcodes

proALPHA unterstützt Unternehmen bei der automatischen Zuordnung von eingescannten Papierdokumenten zu proALPHA Objekten, z.B. Rechnungen. Die automatische Zuordnung erfolgt in mehreren Schritten:

  • Generierung eines DMS-Barcodes für das proALPHA Objekt

  • Verknüpfung des DMS-Barcodes mit dem Papierdokument

  • Einscannen des Papierdokuments

  • Automatische Barcode-Erkennung

In einem ersten Schritt wird anhand des Papierdokuments der dazugehörige Geschäftsvorgang in proALPHA angewählt. Zu diesem Geschäftsvorgang wird nun eine interne Nummer generiert, die als DMS-Barcode mit dem Papierdokument mittels separater Trennseite, Aufdruck auf dem Papierdokument, oder Etikett verknüpft wird. Über den DMS-Barcode ist das Papierdokument nun dem proALPHA Objekt in Verbindung mit der DMS-Beschlagwortung eindeutig zugeordnet. In einem zweiten Schritt werden alle mit DMS-Barcodes versehenen Papierdokumente in einem Stapel z.B. von einem Massenscanner eingescannt. Eine anschließende Software-Barcode-Erkennung legt hierfür separate Barcode-Mappen an und ordnet die eingescannten Dokumentseiten den entsprechenden Barcode-Mappen zu. Die Barcode-Mappen können nun über die identifizierten Barcodes automatisch in das Archivsystem archiviert und dem proALPHA Objekt zugeordnet werden.

In der DMS-Administration können im Ordner Stammdaten | Archivsystem | Barcodes alle bereits erstellten DMS-Barcodes analysiert werden. In der Dokumenttyp-Struktur können DMS-Barcodes pro Dokumenttyp angezeigt werden.

Ein DMS-Barcode, der erstellt, aber noch nicht über eine Barcode-Erkennung und Archivierung verarbeitet wurde, wird im DMS als offen bezeichnet. Einen erstellten Barcode können Sie nicht nochmals erstellen. Ein DMS-Barcode, der erstellt und über eine Barcode-Erkennung und Barcode-Archivierung verarbeitet wurde, wird im DMS als geschlossen bezeichnet. Einen geschlossenen Barcode können Sie für eine Barcode-Erkennung und Barcode-Archivierung erneut verwenden.

Druckergebnis prüfen

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Öffnen Sie den Ordner Stammdaten.

  3. Klicken Sie auf den Ordner Barcodes.

    Die erstellten Barcodes werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den DMS-Barcode, den Sie in der eingestellten Barcode-Art prüfen wollen.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Info | Details.

    Der DMS-Barcode wird angezeigt.

Beschlagwortung eines DMS-Barcodes anzeigen

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Öffnen Sie den Ordner Stammdaten.

  3. Klicken Sie auf den Ordner Barcodes.

    Die erstellten Barcodes werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den DMS-Barcode, dessen Beschlagwortung Sie anzeigen wollen.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Barcode-Beschlagwortung.

    Das Fenster Schlagwortbearbeitung von Barcode wird geöffnet.

Schlagwortwert eines DMS-Barcodes ändern

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Öffnen Sie den Ordner Stammdaten.

  3. Klicken Sie auf den Ordner Barcodes.

    Die erstellten Barcodes werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den DMS-Barcode, dessen Beschlagwortung Sie ändern wollen.

  5. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Barcode-Beschlagwortung.

    Das Fenster Schlagwortbearbeitung von Barcode wird geöffnet.

  6. Klicken Sie auf das Schlagwort, dessen Schlagwortwert Sie ändern wollen.

  7. Wählen Sie im Kontextmenü des Fensters den Menüpunkt Bearbeiten.

  8. Geben Sie im Feld Schlagwortwert den neuen Schlagwortwert ein.

  9. Speichern Sie.

Dokumenttyp eines DMS-Barcodes ändern

Hinweis: Den Dokumenttyp eines DMS-Barcodes können Sie nachträglich nur ändern, wenn im neuen Dokumenttyp alle Pflichtschlagworte des ursprünglichen Dokumenttyps enthalten sind.

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Öffnen Sie den Ordner Stammdaten.

  3. Klicken Sie auf den Ordner Barcodes.

    Die erstellten Barcodes werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den DMS-Barcode, dessen Dokumenttyp Sie nachträglich ändern wollen.

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche .

    Das Fenster Schlagwortbearbeitung von Barcode wird geöffnet.

  6. Geben Sie im Feld Dokumenttyp die ID des neuen Dokumenttyps ein.

  7. Alternativ: Ordnen Sie den neuen Dokumenttypen mit dem Auswahlbrowser zu.

    Drücken Sie dazu im Feld Dokumenttyp die Tastenkombination <Strg + A>.

  8. Speichern Sie.

DMS-Barcode löschen

  1. Öffnen Sie die DMS-Administration über den Menüpunkt Systemverwaltung | Konfiguration | DMS | Administration (DMS).

  2. Öffnen Sie den Ordner Stammdaten.

  3. Klicken Sie auf den Ordner Barcodes.

    Die erstellten Barcodes werden angezeigt.

  4. Klicken Sie auf den DMS-Barcode, den Sie löschen wollen.

  5. Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt Löschen.

    Eine Systemmeldung wird angezeigt.

  6. Bestätigen Sie die Systemmeldung mit Ja.

    Der DMS-Barcode wird gelöscht.

Barcodezähler zurücksetzen

  1. Wird der DMS-Barcode automatisch erstellt, so wird die Barcode-Nummer über einen internen Zähler (Sequence) generiert. Den Barcodezähler können Sie auf die zuletzt verwendete Barcode-Nummer zurücksetzen. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Extras | Barcodes | Barcode-Zähler zurücksetzen.

Geschlossene DMS-Barcodes löschen

  1. Wählen Sie den Menüpunkt Funktion | Geschlossene DMS-Barcodes löschen, um alle erstellten und bereits verarbeiteten DMS-Barcodes zu löschen.

    Danach können diese mit neuer Barcode-Beschlagwortung erneut erstellt oder generiert werden.