Export- und Auslagerungsassistent

Mit Hilfe des Export- und Auslagerungsassistenten können Sie Archivdateien aus dem Archivsystem exportieren oder auslagern. Beim Export wird ein Backup Ihrer Archivdateien erstellt. Bei der Auslagerung werden die Archivdateien aus dem Archivsystem und aus der Datenbank gelöscht. Welche Archivdateien und welche weiteren Daten, u.a. Anmerkungen exportiert oder ausgelagert werden, bestimmen Sie im Assistenten anhand verschiedener Felder.

Archivdateien exportieren oder auslagern

Der Export oder die Auslagerung erfolgen auf Basis einer Exportart und eines Dokumentfilters. Die Exportart bestimmt, ob Archivdateien exportiert oder ausgelagert werden. Mit dem Dokumentfilter legen Sie fest, anhand welcher Kriterien die einzelnen Archivdateien gefiltert werden.

Folgende Exportarten werden unterschieden:

  • Archivdateien exportieren

    Zweck des Exports ist die Datensicherung (Backup). Beim Export werden die Archivdateien in einem Verzeichnis Ihrer Wahl abgelegt, z.B. im Backup-Verzeichnis. Die Archivdateien bleiben im Archivsystem und in der Datenbank erhalten.

  • Archivdateien auslagern

    Zweck der Auslagerung ist die Gewinnung von Speicherplatz im Archivsystem und somit eine Verbesserung der Performance. Bei der Auslagerung werden die Archivdateien in einem Verzeichnis Ihrer Wahl abgelegt. Zugleich werden sie im Archivsystem und in der Datenbank gelöscht. Deshalb ist eine Auslagerung nur dann sinnvoll, wenn die entsprechenden Archivdateien im DMS nicht mehr benötigt werden. Beachten Sie hierbei die gesetzliche Aufbewahrungsfrist der DMS-Dokumente.

Folgende Dokumentfilter werden unterschieden:

  • Archivsystem

    Dieser Dokumentfilter ist sinnvoll, wenn das Archivsystem entsprechend organisiert ist. Wenn Sie z.B. für jedes Jahr ein Volumen angelegt haben, dann können Sie nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist die betreffenden Volumen anhand des Anlagedatums eingrenzen.

  • Beschlagwortung

    Dieser Dokumentfilter ist sinnvoll, wenn Sie eine Eingrenzung anhand der Beschlagwortung vornehmen wollen. So können Sie z.B. Archivdateien eines Mandanten (Schlagwort Firma) oder einer Belegart (Schlagwort Belegart) eingrenzen.

Die Exportart und den Dokumentfilter bestimmen Sie im Vorlauf des Assistenten. Abhängig davon müssen Sie im Vorlauf weitere Einstellungen im Assistenten vornehmen.

Tipp: Sie können den Export oder die Auslagerung im Vorfeld auch per Simulation starten (aktives Kontrollkästchen Simulation). Nach Ablauf der Simulation werden Sie über die Anzahl der zu exportierenden oder auszulagernden Archivdateien informiert.

Archivdateien exportieren oder auslagern

  1. Öffnen Sie das Fenster Administration (DMS) in der Programmauswahl.

  2. Wählen Sie den Menüpunkt Extras | Assistenten | Export- und Auslagerung.

    Das Fenster Export- und Auslagerungsassistent wird geöffnet.

  3. Erfassen Sie die gewünschten Daten in den entsprechenden Feldern.

  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertigstellen.

    Der Export oder die Auslagerung wird gestartet.

Auswirkungen der Auslagerung

Auswirkungen sind:

  • Je Archivdatei werden auch abhängige Datensätze gelöscht, u.a. Anmerkungen, digitale Signaturen und Dokumentnotizen.

  • Verschiedene Daten des Archivsystems werden aktualisiert, z.B. Archivspeicher und Archivzähler.

  • Container, Volumen und Geräte werden automatisch gelöscht, wenn sie nach der Auslagerung keine weiteren Daten enthalten.

Einstellungen im Assistenten vornehmen

Anhand verschiedener Felder im Assistenten bestimmen Sie, welche Archivdateien und welche weiteren Daten, u.a. Anmerkungen exportiert oder ausgelagert werden sollen. Zur besseren Übersichtlichkeit werden die Felder im Folgenden wie folgt unterteilt:

Unterteilung

Erläuterungen

Felder für Basisdaten

Anhand dieser Felder legen Sie die Basiseinstellungen sowohl für den Export als auch für die Auslagerung fest. Diese Felder stehen grundsätzlich zur Verfügung.

Felder zum Archivsystem

Diese Felder stehen zur Verfügung, wenn der Export oder die Auslagerung auf Basis des Archivsystems erfolgt (Dokumentfilter "Archivsystem").

Felder zu Archivdateien

Felder zur Beschlagwortung

Diese Felder stehen zur Verfügung, wenn der Export oder die Auslagerung auf Basis der Beschlagwortung erfolgt (Dokumentfilter "Beschlagwortung").

Felder zu Exportoptionen

Anhand dieser Felder bestimmen Sie, welche weiteren Daten exportiert werden und welche Inhalte die Exportdatei enthält. Diese Felder stehen grundsätzlich zur Verfügung.

Felder für Basisdaten

Felder

Erläuterungen

Simulation

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass eine Simulation des Exports oder der Auslagerung durchgeführt wird.

Verarbeitung

Nach Ablauf der Simulation werden Sie in einer Systemmeldung über die Anzahl der zu exportierenden oder auszulagernden Archivdateien informiert.

Exportverzeichnis

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

Verzeichnis, in das die Archivdateien exportiert werden.

Wert

Das Verzeichnis können Sie eingeben oder wie in Windows üblich auswählen.

Art des Exports

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie, ob die Archivdateien exportiert oder ausgelagert werden sollen.

Einstellung

Export

Die Archivdateien werden exportiert.

Auslagerung

Die Archivdateien werden ausgelagert.

Export in zentrale XML-Datei

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass eine Gesamt-Exportdatei erstellt wird. Die Gesamt-Exportdatei enthält Informationen zu den exportierten Archivdateien. Sie wird im Exportverzeichnis abgelegt.

Thema: Exportdateien einsehen

Export in einzelne XML-Dateien

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass je Archivdatei eine separate Exportdatei erstellt wird. Die separaten Exportdateien enthalten spezifische Dateiinformationen. Sie werden im Exportverzeichnis abgelegt.

Thema: Exportdateien einsehen

Basis des Dokumentfilters

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie die Basis des Dokumentfilters.

Einstellung

Archivsystem

Dieser Dokumentfilter ist sinnvoll, wenn das Archivsystem entsprechend organisiert ist. Wenn Sie z.B. für jedes Jahr ein Volumen angelegt haben, dann können Sie nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist die betreffenden Volumen anhand des Anlagedatums eingrenzen.

Beschlagwortung

Dieser Dokumentfilter ist sinnvoll, wenn Sie eine Eingrenzung anhand der Beschlagwortung vornehmen wollen. So können Sie z.B. Archivdateien eines Mandanten (Schlagwort Firma) oder einer Belegart (Schlagwort Belegart) eingrenzen.

Felder zum Archivsystem

Felder

Erläuterungen

Export-Basis

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie, ob die Archivdateien auf Basis der Kollektionen oder auf Basis der Geräte exportiert oder ausgelagert werden sollen.

Einstellung

Kollektionen

Die Archivdateien werden auf Basis der Kollektionen exportiert oder ausgelagert.

Geräte

Die Archivdateien werden auf Basis der Geräte exportiert oder ausgelagert.

Diverse Kontrollkästchen zu Kollektionen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Kollektionen, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

Diverse Kontrollkästchen zu Kollektionselementen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Kollektionselemente der Kollektionen, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

Diverse Kontrollkästchen zu Geräten

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Geräte, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

Diverse Kontrollkästchen zu Medien

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Medien, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

Diverse Kontrollkästchen zu Volumen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Volumen, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

Felder zu Archivdateien

Felder

Erläuterungen

Selektion Archivdateien

Feldtyp

Optionsfelder

Bedeutung

Mit der Optionsgruppe bestimmen Sie, welche Archivdateien exportiert oder ausgelagert werden. Dies betrifft die Archivdateien, die anhand der Einstellungen ermittelt wurden, die Sie zuvor im Assistenten getroffen haben.

Einstellung

Alle Archivdateien

Alle ermittelten Archivdateien werden exportiert oder ausgelagert.

Archivdateien-Filter

Die ermittelten Archivdateien grenzen Sie mit dem Archivdateien-Filter wie folgt ein:

  • Dokumentdateien nach Dokumenttypen

    (aktives Kontrollkästchen Dokumentdateien)

    Anhand welcher Dokumenttypen die Dokumentdateien eingegrenzt werden, bestimmen Sie im nächsten Schritt mit diversen Kontrollkästchen zu Dokumenttypen.

  • Ordnerdateien nach DMS-Ordner

    (aktives Kontrollkästchen Ordnerdateien)

    Anhand welcher DMS-Ordner die Ordnerdateien eingegrenzt werden, bestimmen Sie im nächsten Schritt mit diversen Kontrollkästchen zu Ordnern.

Einzelauswahl Archivdateien

Die ermittelten Archivdateien werden im nächsten Schritt aufgelistet. Je Archivdatei legen Sie fest, ob diese exportiert oder ausgelagert wird. Die Festlegung treffen Sie mit diversen Kontrollkästchen zu Archivdateien.

Diverse Kontrollkästchen zu Dokumenttypen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Dokumenttypen, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

untergeordnete Dokumenttypen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass beim Export oder bei der Auslagerung von Archivdateien auch die untergeordneten Dokumenttypen berücksichtigt werden.

Diverse Kontrollkästchen zu Ordnern

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Ordner, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

untergeordnete Ordner

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass beim Export oder bei der Auslagerung von Archivdateien auch die untergeordneten Ordner berücksichtigt werden.

Diverse Kontrollkästchen zu Archivdateien

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie einzeln die Archivdateien, die Sie exportieren oder auslagern wollen.

Felder zur Beschlagwortung

Felder

Erläuterungen

Diverse Kontrollkästchen zu Dokumenttypen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit den aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie die Dokumenttypen, deren Archivdateien Sie exportieren oder auslagern wollen.

untergeordnete Dokumenttypen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass beim Export oder bei der Auslagerung von Archivdateien auch die untergeordneten Dokumenttypen berücksichtigt werden.

Diverse Eingabefelder für Schlagwortwerte

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

In den Eingabefeldern geben Sie die gewünschten Schlagwortwerte ein. Dazu gibt es je Schlagwort ein Eingabefeld. Anhand der Schlagwortwerte werden die Archivdateien recherchiert, die Sie exportieren oder auslagern wollen.

Wert

Den gewünschten Schlagwortwert können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie den <Strg + A> oder den <Strg + S> Auswahlbrowser auf, in denen Sie die gewünschten Schlagwortwerte suchen können.

Diverse Eingabefelder für Filterkriterien

Feldtyp

Eingabefeld

Bedeutung

In den Eingabefeldern geben Sie die gewünschten Filterkriterien ein. Dazu gibt es je Filterkriterium die Eingabefelder Von-Bis. Anhand der Filterkriterien können Sie die Archivdateien, die Sie exportieren oder auslagern wollen, Ihren Anforderungen entsprechend eingrenzen.

Wert

Den gewünschten Wert können Sie eingeben oder zuordnen. Zum Zuordnen rufen Sie den <Strg + A> Auswahlbrowser auf, in dem Sie die gewünschten Werte suchen können.

Felder zu Exportoptionen

Felder

Erläuterungen

Digitale Signatur exportieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die digitale Signatur von Archivdateien exportiert oder ausgelagert wird.

Verarbeitung

Die digitale Signatur wird im Exportverzeichnis abgelegt. Je Signatur wird eine Datei erstellt. Der Dateiname identifiziert die digitale Signatur.

Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: S<ID der Archivdatei>.p7k

Beispiel: SA342.p7k

Anmerkungen exportieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Anmerkungen von Bilddateien exportiert oder ausgelagert werden.

Verarbeitung

Die Anmerkungen werden im Unterordner "Annotations" abgelegt. Je Anmerkung wird eine Datei erstellt. Der Dateiname identifiziert die Anmerkung.

Hinweis: Anmerkungen, die als Integriert in der Bilddatei gespeichert wurden, werden beim Export und bei der Auslagerung nicht berücksichtigt.

Dokumente exportieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Exportdatei Angaben zu den DMS-Dokumenten enthält, deren Archivdateien exportiert oder ausgelagert werden. Das sind Angaben wie z.B. die Dokument-ID und die Dokumenttyp-ID inklusive der Beschlagwortung des Dokuments.

Dokumentnotizen exportieren

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Exportdatei die Dokumentnotizen der DMS-Dokumente enthält, deren Archivdateien exportiert oder ausgelagert werden.

Einstellung

Voraussetzung für die Aktivierung ist, dass das Kontrollkästchen Dokumente exportieren aktiv ist.

Export in Unterordner

Maximale Dateianzahl

Feldtyp

Kontrollkästchen und Eingabefeld

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass die Archivdateien in einen oder mehrere Unterordner exportiert oder ausgelagert werden.

Im Eingabefeld legen Sie die maximale Anzahl der Archivdateien pro Unterordner fest.

Verarbeitung

Der oder die Unterordner werden automatisch angelegt. Wie viele Unterordner angelegt werden, ist davon abhängig, wie viele Archivdateien maximal in einem Unterordner abgelegt werden. Wenn z.B. 100 Archivdateien exportiert werden und die maximale Anzahl pro Unterordner beträgt 20, dann werden 5 Unterordner angelegt.

Die Unterordner werden in Ihrem Exportverzeichnis automatisch angelegt.

unsichtbare Dateien ausschließen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass als unsichtbar gekennzeichnete Archivdateien nicht exportiert oder ausgelagert werden.

ausgecheckte Dateien ausschließen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass ausgecheckte Archivdateien nicht exportiert oder ausgelagert werden.

verschlüsselte Dateien ausschließen

Feldtyp

Kontrollkästchen

Bedeutung

Mit dem aktiven Kontrollkästchen bestimmen Sie, dass verschlüsselte Archivdateien nicht exportiert oder ausgelagert werden.

Verarbeitung

Wenn das Kontrollkästchen inaktiv ist, dann werden Sie beim Export oder bei der Auslagerung aufgefordert das Kennwort für die jeweils verschlüsselten Archivdateien einzugeben.

Exportdateien einsehen

Abhängig von den Einstellungen, die Sie im Export- und Auslagerungsassistenten getroffen haben, wird eine Gesamt-Exportdatei oder je Archivdatei eine separate Exportdatei automatisch erstellt.

Die Exportdateien werden im Exportverzeichnis abgelegt. Die Dateien können Sie wie für XML-Dateien üblich öffnen, z.B. in einem Webbrowser.

Mit Hilfe der Gesamt-Exportdatei können Sie die exportierten oder ausgelagerten Archivdateien identifizieren. Welche Daten die Gesamt-Exportdatei enthält, ist davon abhängig, wie Sie den Export oder die Auslagerung vorgenommen haben. Wenn Sie z.B. auch die Dokumentnotizen exportieren, dann sind diese in der Gesamt-Exportdatei enthalten. Wenn während des Exports oder der Auslagerung Fehler auftreten, dann sind die Fehlermeldungen auch in der Gesamt-Exportdatei enthalten. Wenn keine Gesamt-Exportdatei erstellt wird (Kontrollkästchen Export in zentrale XML-Datei ist nicht aktiv), dann sind die Fehlermeldungen in der Datei "ExportErrors.xml" enthalten.

Die separaten Exportdateien enthalten spezifische Dateiinformationen zu den einzelnen Archivdateien. Mit Hilfe dieser Dateien können Sie z.B. eine ausgelagerte Archivdatei schnell wiederfinden.